Компания Whoosh, управляющая одним из лидирующих сервисов для аренды электросамокатов, внедрила решение по автоматизации документооборота. Проект реализован на базе платформы ELMA365 CSP с глубокой адаптацией под сложную организационную структуру заказчика и интеграцией с внешними сервисами. Внедрение выполнила IT-компания «КИТ Консалтинг».
Whoosh работает с тысячами контрагентов: от небольших локальных компаний до международных партнеров.
Результаты внедрения:
- добавлена интеграция с сервисами по проверке контрагентов для более быстрой проверки благонадежности и мгновенной загрузки реквизитов;
- проведено разделение карточек для юрлиц и физлиц с историей договоров и документами;
- добавлена «матрица лимитов» для определения подписантов — уникальный модуль, разработанный интегратором «КИТ Консалтинг»;
- подключено сквозное управление договорами;
- подключен внешний портал для контрагентов с разделением внутренней и внешней переписки;
- проведена интеграция ELMA365 с сервисом электронного документооборота для подписания ЭЦП в 1 клик.
Работа по внедрению велась 1,5 месяца. В результате внедрения удалось сократить время согласования договоров и проверки контрагентов за счет интеграции с сервисом по проверке контрагентов.
«BPM-система — не первое решение, которое Whoosh рассматривал для внутренней автоматизации. Изначально мы рассчитывали написать собственное, однако, посчитав стоимость и оценив риски, занялись поиском системы, которая бы закрывала основные наши потребности: актуальный технологический стек, отсутствие вендор-локов, возможность платформы масштабироваться, а также наличие в системе готовых решений. Платформа ELMA365 закрывает большинство из них. Это позволяет надеяться, что система будет бесперебойно работать и развиваться далее. При выборе подрядчика мы также руководствовались определенными критериями, например, высокой скоростью внедрения и компетенциями по глубокой кастомизации решения», — Илья Смагин, директор по поддержке внутренних процессов Whoosh.
«Whoosh для нас оказался непростым клиентом: географически разветвленная компания, огромное количество контрагентов, сложная система согласования. Необходимо было всего за 1,5 месяца собрать все технические требования, детально изучить бизнес-процессы компании и выполнить целый ряд сложных кастомных разработок. Гордостью проекта считаем «Матрицу лимитов». Это приложение было разработано специалистами «КИТ Консалтинг» с нуля и позволило автоматически определять подписанта для каждого типа договора», — Евгений Губарь, генеральный директор «КИТ Консалтинг».
«Работа с документами остается критически важной задачей для бизнеса. Несмотря на то, что часто документооборот не является основным процессом и не влияет напрямую на увеличение доходов компании, нельзя не учитывать то, какое влияние грамотно отлаженная работа в этой части оказывает на операционную эффективность бизнеса. И данный кейс отлично иллюстрирует практику правильно выстроенной работы с документами», — Наталия Долженкова, Product Owner ELMA365.
