Как снизить риски в работе директора

Компания MCOB более 11 лет предоставляет услуги бухгалтерского и юридического аутсорсинга по всей территории России. Мы помогаем как закрепившимся на рынке, так и только открывшимся компаниям избегать проблем с налоговыми и другими контролирующими органами.

За последние годы выросла ответственность директора за результаты деятельности компании. Основное ужесточение принято в июле 2017 года. Его можно читать так: если при банкротстве компании требования налоговиков составляют более 50% от общей суммы требований кредиторов, – значит, банкротство возникло в результате действия либо бездействия руководителя компании. Пока не будет доказано обратное.

Ответственность генерального директора: что нужно делать, будучи руководителем компании

НУЖНО	ЗАЧЕМ
Передать полномочия подписания документации на соответствующих руководителей подразделений и кадровой службы.	Когда объем документооборота значительный, директора ставят свою подпись без детального изучения документа. При этом ФИО сотрудника, который фактически несёт ответственность за то или иное действие, прописанное в документе, нигде не фигурирует.
Периодически проводить внутренний аудит деятельности компании с привлечением независимых экспертов.	Регулярные контрольные срезы по работе вашей бухгалтерии всегда положительно влияют на качество ведения учета. К тому же, у вас будет время исправить обнаруженные ошибки и в дальнейшем их не совершать. Более того, аудит может показать, находитесь ли вы в зоне риска по мнению налоговых органов либо наоборот: ответит на вопрос как можно легально сократить налоги.
Применять в работе компании внутренние локально-нормативные акты.	Во многих случаях налоговых санкций можно избежать, если действия компании прописаны в соответствующих положениях внутренних документов – в Учетной политике, Положении об оплате труда, Правилах техники безопасности и т.п.
Грамотно составлять трудовые договора с работниками.	С сотрудниками, которые работают с материальными ценностями и денежными средствами, необходимо заключать договора о полной материальной ответственности. Таким образом, вы сможете сократить случаи недостачи либо порчи имущества компании. На производственных предприятиях очень важно прописывать в трудовых договорах главного инженера и начальника службы по охране труда условие об ответственности за невыполнение требований законодательства. В обратном случае, если на производстве произойдет несчастный случай, вся ответственность будет на вас.

Чего нельзя делать генеральному директору

НЕ НУЖНО	ПОЧЕМУ
Заключать письменные соглашения с конкурентами, которые подразумевают демпинговые либо другие неправомерные действия.	В любой момент ваш конкурент может использовать подписанный вами документ против вас.
Страхование ответственности директоров через альтернативную ликвидацию для прекращения деятельности компании.	Даже после присоединения к другой компании и прекращения ваших полномочий вы несёте ответственность за результаты деятельности компании за период, когда вы были ее директором. При слиянии компании и дальнейшем банкротстве риск того, что налоговая обратит внимание на вашу компанию, увеличивается в несколько раз.
Накапливать задолженность компании перед налоговой	С 2017 года уплачивать страховые взносы необходимо в ИФНС. Таким образом при возникновении задолженности по страховым взносам налоговая может установить ограничения по расчётному счету компании, что может привести к нарушению сроков оплаты вашим поставщикам и штрафным санкциям с их стороны.
Экономить на выплате заработной платы.	Чтобы не иметь проблем с трудовой инспекцией и налоговой, уровень официальной заработной платы должен быть не ниже прожиточного минимума, установленного в регионе. В обратном случае, ждите требований из налоговой для дачи пояснений и вызовы на комиссию.

Как MCOB за 3 месяца максимально снизил ответственность руководителя

Исходные данные:

Компания занимается производством металлопластиковых конструкций.
Организационно-правовая форма: ООО.
Исполнительный орган: Генеральный директор.
Функции главного бухгалтера возложены также на Генерального директора.
Кол-во сотрудников: 68 штатных сотрудников и до 23 внештатных работника (в сезонные месяцы).

Какие задачи поставлены:

Максимально разгрузить директора от бумажной работы по подписанию кадровой и внутренней документации.
Проанализировать существующие трудовые договора на предмет риска возникновения судебных споров с сотрудниками.
«Обелить» заработную плату, при этом не увеличивая налоговую нагрузку.

Какая работа проведена. Данный раздел изложен как краткая инструкция, которая может подойти практически для каждой компании среднего бизнеса:

1. Разделение ответственности

Официальное назначение на соответствующие должности специалистов и назначение на них персональной ответственности. Таким образом, главный бухгалтер становится ответственным за работу с банками, взаимодействие с налоговыми органами и сдачу отчетности. Руководителя кадровой службы назначают ответственным за своевременный прием на работу сотрудников, правильность заполнения трудовых книжек, оформление прочей кадровой документации, включая увольнения сотрудников. Все обязанности руководителей подразделений должны быть прописаны в их должностных инструкциях и трудовых договорах.

2. «Обеление» заработной платы

MCOB рассчитал налоговую нагрузку при увеличении штатных сотрудников и проанализировал риски по работе с внештатными сотрудниками по договорам ГПХ. По итогам расчетов, часть работников компания приняла в штат, некоторых перевели на работу с ними как с индивидуальными предпринимателями.

В целом, для грамотной постановки кадрового учета необходимо, в первую очередь, изучить действующие трудовые договора и подробно описать все моменты, которые в дальнейшем могут вызвать споры либо с самим сотрудником, либо с налоговой/трудовой инспекцией. Обычно компании не прописывают такие условия как:

порядок выплаты выходных пособий;
условия дистанционной работы;
оплаты времени работы в командировке;
аренды жилья за сотрудника;
оплаты проезда в место проведения отпуска.

Кроме этого, с определенной категорией работников нужно подписать договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Зачастую руководители неохотно идут на такой шаг, т.к. опасаются, что лояльность работников к компании снизится. В этом вопросе очень удобно привлекать сторонние организации для ведения переговоров и подписания такого рода договоров.

Must have для любой компании – локальные нормативные акты: Положение о командировках, Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции в соответствии с профстандартами Минтруда РФ и т.п. Да, это занимает очень много времени и трудозатрат, но эффект от них в любых спорах с налоговой и трудовой инспекцией просто потрясающий. Основное правило – разрабатывать их нужно не по шаблону, а конкретно под потребности своей компании.

3. Налоговый аудит

Практика проведения аудита ведения бухгалтерского учета в нашей стране относительно прижилась, при этом налоговый аудит пока не слишком популярен. Хотя практическая польза для руководителей и снижения рисков их ответственности по налоговому аудиту в разы больше. MCOB для рассматриваемой провел налоговый аудит, исправил выявленные ошибки и подал уточняющий декларации. Этот момент также важен, потому что зачастую после проведенного аудита руководство компании ничего не предпринимает.

Сумма налогов к доплате получилась незначительная, т.к. была проведена работа по подготовке документации, которая подтверждает те или иные расходы и мероприятия. Как показывает практика, бухгалтера обычно откладывают бумажное оформление различных смет и бухгалтерских справок до назначения налоговой проверки.

4. Организация документооборота

Для снижения рисков доначисления налогов и отказа в принятии к вычету по НДС очень важно наличие оригиналов документов от поставщиков. В связи с этим в данной компании ввели запрет на перечисление денежных средств по оплате поставщику без предъявления оригинала закрывающего документа. По нашему опыту, такой подход снижает риски «потери» НДС в будущем на 70%.

5. Охрана труда

Для производственных компаний следует уделить значительное внимание на подготовку документации по охране труда и связанные с этим мероприятия:

Назначить лица, ответственных за пожарную безопасность предприятия.
Провести обучение начальника по охране труда, которое дает ему право проводить инструктаж работников в этой сфере.
Назначить ответственных за технику безопасности на предприятии, за проведение вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте.
Разработать все локальные нормативные акты, касающиеся охраны труда на предприятии.

6. Оптимизация денежных потоков

На каждом предприятии следует регулярно проводить анализ существующей налоговой нагрузки. В нашем случае, после анализа было принято решение о смене структуры компании. Речь идет не о ликвидации компании, а об оптимизации денежных потоков и распределении налоговой нагрузки между разными направлениями бизнеса.

Чего удалось достичь:

1. Налоговая нагрузка по группе компаний совокупно снизилась на 10%.

2. Компании в новой структуре находились в оптимальных рамках по критериям налоговой нагрузки и норм прибыли, которые предъявляют налоговые органы.

3. Увеличение страховых взносов нивелировано сэкономленным налогом на доходы на УСН по части компаний, а также уменьшением суммы НДС к уплате в результате пересмотра порядка работы с клиентами разных сегментов рынка.

4. Компания приняла решение о том, что заработная плата полностью выплачивается официально.

Благодаря проделанной работе риски генерального директора и собственника компании сведены практически к нулю. Хочется подчеркнуть, что грамотный и, самое главное, комплексный подход к вопросам управления бизнесом позволяет минимизировать расходы на уплату налогов, не нарушая действующего законодательства и полностью исключив риски для бизнеса и его руководителей.

Также мы разработали подробный чек лист, по которому вы сможете бесплатно проверить риски руководителя. Желаем вам поменьше ответственности:)

Узнать больше о бухгалтерском и юридическом сопровождении бизнеса вы можете на сайте MCOB

Партнерский материал

+8760 Михаил Трофименко Аналитик, Нижний Новгород 31 марта 2018, 20:24

Елена Воробьева пишет:
Михаил, в статье как раз описываются варианты, как разгрузить директора - назначить и документально закрепить ответственных за каждый участок, четко прописать должностные инструкции сотрудников, закрепить в договорах с сотрудниками их права и обязанности, чтобы в дальнейшем к компании и соответственно к ее руководителю не было лишних вопросов. Иногда объективный взгляд на работу предприятия со стороны "Агента" не так уж плох и помогает увидеть проблемы, которые накоплены уже годами.

Елена, а как может быть иначе? Вы посмотрите у кого нет должностных обязанностей среди руководителей разного уровня. У всех есть. Все представляют свои права и обязанности написанные на бумаге. Ну не дети же в песочнице на предприятиях. Давайте уважать производственников и не считать их полными тупицами.

Взгляд со стороны согласен, очень важен. Даже не буду спорить, что проводя аудит Вы выполняете важнейшую задачу. Во-первых Вы независимы от внутренней политики на предприятии мешающей руководителю получать достоверную информацию о процессах. Во-вторых Вы всегда более профессиональны, чем сотрудники предприятий, так как для Вас это основной технологический процесс, а значит более грамотные, опытные сотрудники. Их просто больше и они заточены на аудит.

Но разгрузить от принятия ответственных решений Вы не в состоянии. В вертикально ориентированных структурах управления уже по определению большинство важных задач решает только руководитель предприятия. Делегирование ответственности ниже зависит от качества информации. Например, директор должен быть уверен, что принятие решения по важной задаче ниже по вертикали власти не будет низкого качества. Уверенность достигается не доверием, а наличием качественной информации использованной при принятии решения и качеством самого решения. Проводя аудит, Вы даёте качественную информацию имеющую значение для принятия решений, пусть и значимых, но скоропортящихся. Нужна постоянная подпитка. Другое условие - качество решения, которое принимает Субъект принятия решений (СПР). СПР тоже человек. Человеческий фактор никто не отменял. Нужна система снижающая риски связанные с человеческим фактором. Руководитель не случайно замыкает на себе все важные вопросы. Он просто не доверяет решение в условиях непрозрачной производственной среды. Вы такие задачи решаете? Наверно нет. Вы поставщики информации и поставщики решений эпизодические. Или я не прав?