Как снизить риски в работе директора

Компания MCOB более 11 лет предоставляет услуги бухгалтерского и юридического аутсорсинга по всей территории России. Мы помогаем как закрепившимся на рынке, так и только открывшимся компаниям избегать проблем с налоговыми и другими контролирующими органами.

За последние годы выросла ответственность директора за результаты деятельности компании. Основное ужесточение принято в июле 2017 года. Его можно читать так: если при банкротстве компании требования налоговиков составляют более 50% от общей суммы требований кредиторов, – значит, банкротство возникло в результате действия либо бездействия руководителя компании. Пока не будет доказано обратное.

Ответственность генерального директора: что нужно делать, будучи руководителем компании

НУЖНО

ЗАЧЕМ

Передать полномочия подписания документации на соответствующих руководителей подразделений и кадровой службы.

Когда объем документооборота значительный, директора ставят свою подпись без детального изучения документа. При этом ФИО сотрудника, который фактически несёт ответственность за то или иное действие, прописанное в документе, нигде не фигурирует.

Периодически проводить внутренний аудит деятельности компании с привлечением независимых экспертов.

Регулярные контрольные срезы по работе вашей бухгалтерии всегда положительно влияют на качество ведения учета.

К тому же, у вас будет время исправить обнаруженные ошибки и в дальнейшем их не совершать. Более того, аудит может показать, находитесь ли вы в зоне риска по мнению налоговых органов либо наоборот: ответит на вопрос как можно легально сократить налоги.

Применять в работе компании внутренние локально-нормативные акты.

Во многих случаях налоговых санкций можно избежать, если действия компании прописаны в соответствующих положениях внутренних документов – в Учетной политике, Положении об оплате труда, Правилах техники безопасности и т.п.

Грамотно составлять трудовые договора с работниками.

С сотрудниками, которые работают с материальными ценностями и денежными средствами, необходимо заключать договора о полной материальной ответственности. Таким образом, вы сможете сократить случаи недостачи либо порчи имущества компании.

На производственных предприятиях очень важно прописывать в трудовых договорах главного инженера и начальника службы по охране труда условие об ответственности за невыполнение требований законодательства. В обратном случае, если на производстве произойдет несчастный случай, вся ответственность будет на вас.

Чего нельзя делать генеральному директору

НЕ НУЖНО

ПОЧЕМУ

Заключать письменные соглашения с конкурентами, которые подразумевают демпинговые либо другие неправомерные действия.

В любой момент ваш конкурент может использовать подписанный вами документ против вас.

Страхование ответственности директоров через альтернативную ликвидацию для прекращения деятельности компании.

Даже после присоединения к другой компании и прекращения ваших полномочий вы несёте ответственность за результаты деятельности компании за период, когда вы были ее директором.

При слиянии компании и дальнейшем банкротстве риск того, что налоговая обратит внимание на вашу компанию, увеличивается в несколько раз.

Накапливать задолженность компании перед налоговой

С 2017 года уплачивать страховые взносы необходимо в ИФНС. Таким образом при возникновении задолженности по страховым взносам налоговая может установить ограничения по расчётному счету компании, что может привести к нарушению сроков оплаты вашим поставщикам и штрафным санкциям с их стороны.

Экономить на выплате заработной платы.

Чтобы не иметь проблем с трудовой инспекцией и налоговой, уровень официальной заработной платы должен быть не ниже прожиточного минимума, установленного в регионе. В обратном случае, ждите требований из налоговой для дачи пояснений и вызовы на комиссию.

Как MCOB за 3 месяца максимально снизил ответственность руководителя

Исходные данные:

  • Компания занимается производством металлопластиковых конструкций.
  • Организационно-правовая форма: ООО.
  • Исполнительный орган: Генеральный директор.
  • Функции главного бухгалтера возложены также на Генерального директора.
  • Кол-во сотрудников: 68 штатных сотрудников и до 23 внештатных работника (в сезонные месяцы).

Какие задачи поставлены:

  1. Максимально разгрузить директора от бумажной работы по подписанию кадровой и внутренней документации.
  2. Проанализировать существующие трудовые договора на предмет риска возникновения судебных споров с сотрудниками.
  3. «Обелить» заработную плату, при этом не увеличивая налоговую нагрузку.

Какая работа проведена. Данный раздел изложен как краткая инструкция, которая может подойти практически для каждой компании среднего бизнеса:

1. Разделение ответственности

Официальное назначение на соответствующие должности специалистов и назначение на них персональной ответственности. Таким образом, главный бухгалтер становится ответственным за работу с банками, взаимодействие с налоговыми органами и сдачу отчетности. Руководителя кадровой службы назначают ответственным за своевременный прием на работу сотрудников, правильность заполнения трудовых книжек, оформление прочей кадровой документации, включая увольнения сотрудников. Все обязанности руководителей подразделений должны быть прописаны в их должностных инструкциях и трудовых договорах.

2. «Обеление» заработной платы

MCOB рассчитал налоговую нагрузку при увеличении штатных сотрудников и проанализировал риски по работе с внештатными сотрудниками по договорам ГПХ. По итогам расчетов, часть работников компания приняла в штат, некоторых перевели на работу с ними как с индивидуальными предпринимателями.

В целом, для грамотной постановки кадрового учета необходимо, в первую очередь, изучить действующие трудовые договора и подробно описать все моменты, которые в дальнейшем могут вызвать споры либо с самим сотрудником, либо с налоговой/трудовой инспекцией. Обычно компании не прописывают такие условия как:

  • порядок выплаты выходных пособий;
  • условия дистанционной работы;
  • оплаты времени работы в командировке;
  • аренды жилья за сотрудника;
  • оплаты проезда в место проведения отпуска.

Кроме этого, с определенной категорией работников нужно подписать договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Зачастую руководители неохотно идут на такой шаг, т.к. опасаются, что лояльность работников к компании снизится. В этом вопросе очень удобно привлекать сторонние организации для ведения переговоров и подписания такого рода договоров.

Must have для любой компании – локальные нормативные акты: Положение о командировках, Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции в соответствии с профстандартами Минтруда РФ и т.п. Да, это занимает очень много времени и трудозатрат, но эффект от них в любых спорах с налоговой и трудовой инспекцией просто потрясающий. Основное правило – разрабатывать их нужно не по шаблону, а конкретно под потребности своей компании.

3. Налоговый аудит

Практика проведения аудита ведения бухгалтерского учета в нашей стране относительно прижилась, при этом налоговый аудит пока не слишком популярен. Хотя практическая польза для руководителей и снижения рисков их ответственности по налоговому аудиту в разы больше. MCOB для рассматриваемой провел налоговый аудит, исправил выявленные ошибки и подал уточняющий декларации. Этот момент также важен, потому что зачастую после проведенного аудита руководство компании ничего не предпринимает.

Сумма налогов к доплате получилась незначительная, т.к. была проведена работа по подготовке документации, которая подтверждает те или иные расходы и мероприятия. Как показывает практика, бухгалтера обычно откладывают бумажное оформление различных смет и бухгалтерских справок до назначения налоговой проверки.

4. Организация документооборота

Для снижения рисков доначисления налогов и отказа в принятии к вычету по НДС очень важно наличие оригиналов документов от поставщиков. В связи с этим в данной компании ввели запрет на перечисление денежных средств по оплате поставщику без предъявления оригинала закрывающего документа. По нашему опыту, такой подход снижает риски «потери» НДС в будущем на 70%.

5. Охрана труда

Для производственных компаний следует уделить значительное внимание на подготовку документации по охране труда и связанные с этим мероприятия:

  1. Назначить лица, ответственных за пожарную безопасность предприятия.
  2. Провести обучение начальника по охране труда, которое дает ему право проводить инструктаж работников в этой сфере.
  3. Назначить ответственных за технику безопасности на предприятии, за проведение вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте.
  4. Разработать все локальные нормативные акты, касающиеся охраны труда на предприятии.

6. Оптимизация денежных потоков

На каждом предприятии следует регулярно проводить анализ существующей налоговой нагрузки. В нашем случае, после анализа было принято решение о смене структуры компании. Речь идет не о ликвидации компании, а об оптимизации денежных потоков и распределении налоговой нагрузки между разными направлениями бизнеса.

Чего удалось достичь:

1. Налоговая нагрузка по группе компаний совокупно снизилась на 10%.

2. Компании в новой структуре находились в оптимальных рамках по критериям налоговой нагрузки и норм прибыли, которые предъявляют налоговые органы.

3. Увеличение страховых взносов нивелировано сэкономленным налогом на доходы на УСН по части компаний, а также уменьшением суммы НДС к уплате в результате пересмотра порядка работы с клиентами разных сегментов рынка.

4. Компания приняла решение о том, что заработная плата полностью выплачивается официально.

Благодаря проделанной работе риски генерального директора и собственника компании сведены практически к нулю. Хочется подчеркнуть, что грамотный и, самое главное, комплексный подход к вопросам управления бизнесом позволяет минимизировать расходы на уплату налогов, не нарушая действующего законодательства и полностью исключив риски для бизнеса и его руководителей.

Также мы разработали подробный чек лист, по которому вы сможете бесплатно проверить риски руководителя. Желаем вам поменьше ответственности:)

Узнать больше о бухгалтерском и юридическом сопровождении бизнеса вы можете на сайте MCOB

Партнерский материал

Комментарии
Руководитель проекта, Москва

Перевод сотрудников на ИП для снижения налогов... Плохая идея . Хорошие работники на это не согласятся. А с плохими директор останется не просто без бумажной, а вообще без работы.

Начальник участка, Волгоград
Максим Клемешов пишет:
Перевод сотрудников на ИП для снижения налогов... Плохая идея . Хорошие работники на это не согласятся. А с плохими директор останется не просто без бумажной, а вообще без работы.

Наверное речь идет о том чтобы вешать максимальное число расходов сотрудника на фирму, минимизируя ФОТ и тем самым уходя от взносов в пенсионный фонд РФ. Типа корпоративный бензин, корпоративные продукты, связь, техобслуживание автомобиля и прочие расходы. + липовые командировки с максимально возможными командировочными расходами, + ИП с сотрудниками для обнала.
А почему собственно не согласятся? Фирма небольшая если отношения хорошие и доверительные с сотрудниками можно подобные вопросы решить.

Слушатель MBA, EMBA, Москва
Алексей Уланов пишет:
... и тем самым уходя от взносов в пенсионный фонд РФ. Типа корпоративный бензин, корпоративные продукты, связь, техобслуживание автомобиля и прочие расходы. + липовые командировки ...

т.е. эти консультанты - аудиторы советуют, как из одной области рисков перейти в другую область рисков?

В работе с консультантами (аудиторами) настораживает то, что никто из них не берет на себя ответственность за результаты своих советов. Только важно надувают губы и начинают рассказывать про "сферического коня в вакууме"... вот и в этой статье об ответственности ни слова...

Руководитель проекта, Москва
Сергей Левицкий пишет:
т.е. эти консультанты - аудиторы советуют, как из одной области рисков перейти в другую область рисков?
В работе с консультантами (аудиторами) настораживает то, что никто из них не берет на себя ответственность за результаты своих советов. Только важно надувают губы и начинают рассказывать про "сферического коня в вакууме"... вот и в этой статье об ответственности ни слова...

Сергей, не могу с Вами согласиться насчет перехода из одной области рисков в другую, поскольку в статье предлагаются именно законные способы снижения налогов, которые при правильном подходе и наличии всех признаков добросовестности позволяют свести риск практически к нулю. Относительно ответственности консультантов, могу сказать что обычно в договорах на оказание услуг четко прописываются условия, при которых аутсорсинговая компания возмещает клиенту убытки. Более того, если со стороны любых надзорных органов к компании возникают вопросы, то именно сотрудник аутсоринговой компании дает пояснения.

Руководитель проекта, Москва
Алексей Уланов пишет:
А почему собственно не согласятся? Фирма небольшая если отношения хорошие и доверительные с сотрудниками можно подобные вопросы решить.

Смысл вывода сотрудников за штат состоит в том, что не нужно платить отчисления в пенсионный и другие фонды. Эти отчисления значительные и составляют около 40% заработка сотрудника. Таким образом достигается "экономия". Кроме того, работодатель не несёт никакой ответственности по трудовому законодательству, контракт с ИП может быть разорван в любой момент.

Я видел как подобные схемы пытались внедрять в разных компаниях методом шантажа, уговоров и т. Д. Большая часть грамотных сотрудников при этом покидала компанию, некоторые жаловались в прокуратуру и трудовую инспекцию. О мотивации или лояльности сотрудников компании тут говорить не приходится.

Схема не нова. В серьёзных компаниях, где ценят профессионалов и считают затраты на обучение и текучку она не применима.

Статья - реклама компании, предлагающий финансовый аудит вместе с оптимизацией процессов и документооборота. Я, честно, скептически отношусь к "оптимизации по-бухгалтерски".

Когда бухгалтерия начинает управлять компанией и учит другие подразделения как им строить работу, это начало конца для бизнеса.

Начальник участка, Волгоград

Выводить сотрудников за штат = зло. А как насчет платить 1 МРОТ + оптимизировать налогообложение? Если мы говорим о сфере услуг где ФОТ является значимой частью расходов фирмы, то подобная оптимизация делает фирму конкурентной.
Вопрос в том что плоды оптимизации должны быть выгодными всем. Наверное суть описанной Максимом проблемы это попытка решить финансовые проблемы в организации исключительно в пользу собственника за счет сотрудников и государства. Поэтому сотрудники при помощи государства отстаивают свои права.
Вообще как мне видятся многие проблемы имеют корни в этике. Если собственники не воспринимают наемных работников как сторону имеющую право на собственные интересы в части финансов, тогда вместо грамотных сотрудников способных зарабатывать деньги у собственников будет работать балласт состоящий из балбесов. И соответственно консультанты будут предлагать односторонние решения в пользу заказчика услуг разрушающие фирму.

Руководитель, Москва

Подписываюсь под каждым словом автора. Поэтому, даже микропредприятию со штатом 50 - 100 чел необходимо выстраивать бизнес-процессы и нанимать грамотных спецов, которые организуют вам "белый бизнес", которые наравне с руководством будут нести ответственность и снизят издержки производства.

Руководитель, Москва
Сергей Левицкий пишет:
В работе с консультантами (аудиторами) настораживает то, что никто из них не берет на себя ответственность за результаты своих советов. Только важно надувают губы и начинают рассказывать про "сферического коня в вакууме"... вот и в этой статье об ответственности ни слова...

Мой работодатель работал с аналогичной компанией. В нашей ситуации вся деятельность была застрахована на 2 млн. руб., поэтому если контора серьезная, то она несет ответственность. У нас даже были четко прописаны такие возможные убытки как, например, размер компенсации за неудовлетворительную налоговую проверку или непредвиденное увеличение расходов, образовавшихся на фоне вот таких во советов.

Руководитель, Москва
Алексей Уланов пишет:
А почему собственно не согласятся? Фирма небольшая если отношения хорошие и доверительные с сотрудниками можно подобные вопросы решить.

Не согласятся, потому что зарплату предлагают среднюю, которую могут платить в "белой" компании, а налогов ты платишь столько, что от этой ЗП, образно говоря, ничего не остается. Поэтому на эту схему попадаются новички. Кто уже с этим столкнулся, свои ИП закрывают, и больше с подобным не сталкиваются.

Руководитель проекта, Санкт-Петербург

так что, на кейс не купится никто? А ведь фото автора было подобрано среди кучи фотомастерских, статья'с тыщу разз продумана... проверена.

Скиньте ,господа директора,свои риски на энную сумму.Смысл то статьи такой. Доверьтесь. Ведь автор на фото такой белый и пушистый.

Вы девушку на трассе не пробовали подвозить? Сначала ведь она одна на обочине стоит. Потом просто кол-во представителей "снижающих риски" увеличивается.

В газетах не находили подобных объявлений? Не звоните им? А чего тут мельтешите?

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Brexit под вопросом

Тренд дня: Лондон заподозрили в намерении остаться в Евросоюзе.

ЕС: Закон о защите данных заработал

Факт дня: В ЕС вступил в силу закон о защите физических лиц при обработке персональных данных.

КНДР меняет тон

Факт дня: КНДР готова к проведению саммита с США в любое время, заявил замглавы МИД КНДР.

Samsung заимствовал дизайн у Apple

Цифра дня: Суд обязал Samsung выплатить Apple более полмиллиарда долларов.