Анастасия Левкина, руководитель проектов компании «ФинГрад – Управление финансами»
Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – непременный must have бизнеса. Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании; они порой лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями. Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.
Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании. Эффективность управленческого учета зависит от своевременности представления этой актуальной информации. Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.
Скорость бизнеса в наше время возрастает в геометрической прогрессии. Деловые партнеры, поставщики и потребители – у всех участников в приоритете ресурс времени. Все, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано.
Зачем автоматизировать систему управленческого учета:
- Для сокращения рутинного, монотонного труда, сведения к нулю арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
- Для сопоставления периодов и исключения «снежного кома» недостоверных данных прошлых лет
- Для увеличения скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
- Для повышения гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
- Для возможности тестировать промежуточные результаты и создать страховочные бэкапы
- Для налаживания работы с удаленными филиалами, подразделениями, партнерами
- Для высвобождения трудовых ресурсов для решения иных задач
Рутинные, монотонные операции, опасны для бизнеса не столько лишними трудозатратами и зачастую чрезмерно раздутым штатом сотрудников, сколько упущенными возможностями не принятых решений в результате несвоевременно подготовленных данных. Решение этой задачи является важным элементом успешных бизнес-процессов.
Пресловутый человеческий фактор имеет место быть достаточно часто, но не является единственным, приводящим к арифметическим ошибкам. На ряду с ним идут так называемые «сбои работы эксель», предугадать накануне которые не всегда получается, а выяснить где кроется ошибка порой занимает ценные часы. Несохраненные файлы, сломанные макросы и формулы, смещение ячеек – у каждого финансиста на слуху.
Про фразу «так исторически сложилось» складывают легенды. Ведь если информация сгруппирована корректно в автоматизированной базе данных не важно сколько поколений сотрудников прошло через компанию. Каждый последующий имеет те же инструменты для работы и ввода данных в систему учета, что и предыдущий, тот же интерфейс программы, те же сгруппированные данные по итогу проведенных работ. Таки образом построить сопоставимые прошлым периодам аналитические отчеты для заинтересованных пользователей в максимально короткие сроки не составит труда.
Что предлагает рынок готовых решений в части автоматизации?
Современные технологии и развитый рынок готовых решений в части автоматизации управленческого учета предоставляет всевозможный выбор пользователям в зависимости от их бюджета, сроков и потребностей. Если компания жестко не поставлена в бюджетные и временные рамки и имеет глобальную цель автоматизации всех циклов учета, то такой продукт как SAP или 1С Предприятие придутся как нельзя кстати. Если необходимо автоматизировать некоторые области учета в максимально короткие сроки – придут на помощь продукты 1С Бухгалтерия, Склад и Финград.
Каждое из возможных решений приводит к ощутимой экономии не только трудозатрат персонала и времени, на решение поставленной задачи, но и существенно сократит вероятность возникновения ошибок в расчетах.
Проблемы на пути автоматизации учета
Автоматизация, как и любой другой процесс изменения устоявшегося уклада, требует некоторых усилий на старте. Причины, препятствующие ее внедрению, можно условно поделить на категории экономического и организационного плана.
В разряд экономических относятся необходимые инвестиции. Это как финансовые затраты на приобретение и установку необходимого программного обеспечения, покупку лицензии, сопровождение и поддержку, так и внутренние трудовые ресурсы, выделяемые на задачу внедрения и тестирование проекта. Инвестиции не всегда должны быть значительными, ощущаемые бизнесом. Все зависит от задачи. Не нужно стремиться «объять необъятное» и ставить персоналу задачу автоматизации сразу всех участков учета. Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом, расставьте приоритеты. В большинстве своем, для малого и среднего бизнеса достаточно написания простых сценариев или соответствующих настроек готовых продуктов, их адаптацию под конкретную специфику.
Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать. Лучше начать с учета в Excel, чтобы иметь четкое представление какого рода отчеты необходимы, какие данные должны быть получены в результате, где возникает основной pool рутинных, повторяющихся операций и работает ли методология. И лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.
При желании внедрения глобальной дорогостоящей сети автоматизации, следует задаться вопросом периода окупаемости и целесообразности ее установки. Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.
Среди организационных проблем можно выделить:
- страх персонала перед нововведениями
- отсутствие ясной цели
- неверно сформулированная задача
- нежелание получать новый опыт и лень
Практический опыт показывает, что именно эти факторы являются существенно тормозят процесс внедрения программных продуктов. Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведутся параллельно два учета: ручной и автоматизированный. В ряде случаев первый за тестовым периодом также предпочтительно вести в двух системах, исключительно в целях перестраховки и дополнительных проверок. И снова задача менеджмента – грамотно довести до сотрудников, что временное выполнение дублированных задач облегчит их жизнь в обозримом будущем.
Желание высвободить рабочее время, избежать ненужных ошибок в расчетах и направить силы на решение иных, более значимых нежели рутинные операции задач – все это должно быть инициировано менеджментом. Деловая репутация компании зависит от порядка в учете и способности своевременно обеспечивать внешних пользователей интересующими данными, грамотно представлять их в презентационных материалах, гарантировать отсутствие ошибки в излагаемых материалах, либо сохранять их в пределах уровня существенности. А конкурентная среда должна послужить одним из драйверов способных мотивировать менеджмент компании для оптимизации функций управленческого учета через автоматизацию.
Партнерский материал
Правильно спроектированная система управленческого учёта ни с чем не конкурирует, она - единое целое, там есть вся необходимая информация для принятия управленческих решений. И именно поэтому не требуется дожидаться конца периода, чтобы из другой системы узнать точные данные - они уже есть в системе УУ и в периоде, и по его окончании, независимо от того, что происходит в других системах. Если это не так, ищите ошибки (или исправляйте недостатки) в такой системе УУ, потому что она спроектирована не оптимально.
Динамический лимит - это опасная тема:) С нашими манерами проводить данные "тридцать первым числом" или крыжить позапрошлый год трудно представить, как они могли бы работать.
Согласен, статья часто единственное, что содержит смысл хоз. операции (доход/расход/приток/отток и т.д.), поэтому совсем от нее отказываться сложно:)
Борис Карабанов пишет:
Но разве лист подстановок создать сложнее чем справочник?
Мне кажется, в экселе можно сделать так же без особых проблем
Да, Андрей, если вести УУ в экселе, то конечно, там есть всё, чтобы сделать учёт правильным (:-)) мы встречали пару компаний, у которых даже бухучёт был в экселе, и работал отлично! Но, во-первых, не все это знают и умеют (:-)), во-вторых, я хотел акцентировать, что при переводе УУ с экселя на профессиональное ПО, некоторые решения надо делать по иному, потому что инструмент другой, и у него другие возможности. А это тоже не все знают (:-)) Отсюда бывает, что ПО новое, а решения - старые (:-((
Ага, причем желательно уже в экселе делать так, как правильно и в другом ПО (в базах данных) - только в экселе можно делать как хочешь, а другие программы заставляют делать как правильно:))
Хотя практика показывает, что многие вместо этого стараются насиловать базу данных под "сложившиеся" бизнес-процессы, а не перестраивать их))
Согласен, методически правильно должно быть в любом ПО. Но не всякое ПО даёт для этого небоходимые возможности. Поэтому насилие неизбежно (:-)) Хотя, в 1С функционал может изменяться под требования бизнес-процессов, поскольку открытй для програмирования код. Поэтому, даже купив готовое коробочное решение, многие компании переделыавют его под себя так, что первоначальное решение и не узнать (:-)). И вот тут эксель уже проигрывает - у него исходный функционал уже, и его не расширить.
При настройке ПО для УУ желательно "на верху" СВОТ-анализом определиться и приоретизировать предметные возможности и риски периода с их обслуживающими процессами.
И, с учётом значимости в вертикали проектов, уточнить требуемые детали в отчётах статей.
На этой основе уже можно уточнять актуальные ТехЗадания смежникам (ИТ + Бухгалтер + Финансист/Экономист + Комдиректор + Производственник + Закупщик)
Ну вот это да, программировать на Excel лично мне кажется менее комфортно, чем на 1С. Хотя рынок программистов 1С сейчас дороговат (расходовать на штатного программиста в регионах нужно тысяч от 45 в месяц).
Ураааааааа !!!
Ну наконец то!!!
Ну наконец то мы созрели и обсуждаем "управленческий учёт". Какое там управление, менеджмент, мы только до учета дошли управленческого. То есть наконец то мы поняли что нужно вести контроль и учет нашей "деятельности".
Хотя на самом деле это очень грустно, и я лично с этим сталкиваюсь постоянно. Видимо по другому у нас никогда не будет. Мы не созрели до "управления", мы созрели до "учета". То, через что перешагнул весь мир 30 лет назад, стало для нас актуальным. И вот мы взахлёб обсуждаем как можно наладить "управленческий учет", в 1С, или Excel, или нибудь ещё как. А может нужно радоваться что хоть это появиться?
Абсолютно верно, и я об этом писал.