Как избежать проблем при автоматизации управленческого учета

Анастасия Левкина, руководитель проектов компании «ФинГрад – Управление финансами»

Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – непременный must have бизнеса. Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании; они порой лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями. Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.

Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании. Эффективность управленческого учета зависит от своевременности представления этой актуальной информации. Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.

Скорость бизнеса в наше время возрастает в геометрической прогрессии. Деловые партнеры, поставщики и потребители – у всех участников в приоритете ресурс времени. Все, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано.

Зачем автоматизировать систему управленческого учета:

  • Для сокращения рутинного, монотонного труда, сведения к нулю арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
  • Для сопоставления периодов и исключения «снежного кома» недостоверных данных прошлых лет
  • Для увеличения скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
  • Для повышения гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
  • Для возможности тестировать промежуточные результаты и создать страховочные бэкапы
  • Для налаживания работы с удаленными филиалами, подразделениями, партнерами
  • Для высвобождения трудовых ресурсов для решения иных задач

Рутинные, монотонные операции, опасны для бизнеса не столько лишними трудозатратами и зачастую чрезмерно раздутым штатом сотрудников, сколько упущенными возможностями не принятых решений в результате несвоевременно подготовленных данных. Решение этой задачи является важным элементом успешных бизнес-процессов.

Пресловутый человеческий фактор имеет место быть достаточно часто, но не является единственным, приводящим к арифметическим ошибкам. На ряду с ним идут так называемые «сбои работы эксель», предугадать накануне которые не всегда получается, а выяснить где кроется ошибка порой занимает ценные часы. Несохраненные файлы, сломанные макросы и формулы, смещение ячеек – у каждого финансиста на слуху.

Про фразу «так исторически сложилось» складывают легенды. Ведь если информация сгруппирована корректно в автоматизированной базе данных не важно сколько поколений сотрудников прошло через компанию. Каждый последующий имеет те же инструменты для работы и ввода данных в систему учета, что и предыдущий, тот же интерфейс программы, те же сгруппированные данные по итогу проведенных работ. Таки образом построить сопоставимые прошлым периодам аналитические отчеты для заинтересованных пользователей в максимально короткие сроки не составит труда.

Что предлагает рынок готовых решений в части автоматизации?

Современные технологии и развитый рынок готовых решений в части автоматизации управленческого учета предоставляет всевозможный выбор пользователям в зависимости от их бюджета, сроков и потребностей. Если компания жестко не поставлена в бюджетные и временные рамки и имеет глобальную цель автоматизации всех циклов учета, то такой продукт как SAP или 1С Предприятие придутся как нельзя кстати. Если необходимо автоматизировать некоторые области учета в максимально короткие сроки – придут на помощь продукты 1С Бухгалтерия, Склад и Финград.

Каждое из возможных решений приводит к ощутимой экономии не только трудозатрат персонала и времени, на решение поставленной задачи, но и существенно сократит вероятность возникновения ошибок в расчетах.

Проблемы на пути автоматизации учета

Автоматизация, как и любой другой процесс изменения устоявшегося уклада, требует некоторых усилий на старте. Причины, препятствующие ее внедрению, можно условно поделить на категории экономического и организационного плана.

В разряд экономических относятся необходимые инвестиции. Это как финансовые затраты на приобретение и установку необходимого программного обеспечения, покупку лицензии, сопровождение и поддержку, так и внутренние трудовые ресурсы, выделяемые на задачу внедрения и тестирование проекта. Инвестиции не всегда должны быть значительными, ощущаемые бизнесом. Все зависит от задачи. Не нужно стремиться «объять необъятное» и ставить персоналу задачу автоматизации сразу всех участков учета. Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом, расставьте приоритеты. В большинстве своем, для малого и среднего бизнеса достаточно написания простых сценариев или соответствующих настроек готовых продуктов, их адаптацию под конкретную специфику.

Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать. Лучше начать с учета в Excel, чтобы иметь четкое представление какого рода отчеты необходимы, какие данные должны быть получены в результате, где возникает основной pool рутинных, повторяющихся операций и работает ли методология. И лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.

При желании внедрения глобальной дорогостоящей сети автоматизации, следует задаться вопросом периода окупаемости и целесообразности ее установки. Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.

Среди организационных проблем можно выделить:

  • страх персонала перед нововведениями
  • отсутствие ясной цели
  • неверно сформулированная задача
  • нежелание получать новый опыт и лень

Практический опыт показывает, что именно эти факторы являются существенно тормозят процесс внедрения программных продуктов. Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведутся параллельно два учета: ручной и автоматизированный. В ряде случаев первый за тестовым периодом также предпочтительно вести в двух системах, исключительно в целях перестраховки и дополнительных проверок. И снова задача менеджмента – грамотно довести до сотрудников, что временное выполнение дублированных задач облегчит их жизнь в обозримом будущем.

Желание высвободить рабочее время, избежать ненужных ошибок в расчетах и направить силы на решение иных, более значимых нежели рутинные операции задач – все это должно быть инициировано менеджментом. Деловая репутация компании зависит от порядка в учете и способности своевременно обеспечивать внешних пользователей интересующими данными, грамотно представлять их в презентационных материалах, гарантировать отсутствие ошибки в излагаемых материалах, либо сохранять их в пределах уровня существенности. А конкурентная среда должна послужить одним из драйверов способных мотивировать менеджмент компании для оптимизации функций управленческого учета через автоматизацию.

Партнерский материал

Комментарии
Директор по R&D, Москва
Александр Соловьев пишет:
Борис Карабанов пишет: Это всё равно, что Вы летите на самолёте, а смотрите данные о полёте с 3-х месячным опозданием (:-)) – и куда Вы прилетите?
Есть другое сравнение - более "оперативное управление" чем три месяца :) -> "Управление только на основе финансового учёта можно сравнить с поездкой на автомобиле, когда водитель может смотреть только в зеркало заднего вида".
Но это не мешает использовать данные финансового учёта в управлении, поэтому и написал об этом. Мы слишком удалились от основной темы Автоматизация и ошибки :). Что касается использования МСФО, то когда эти стандарты кто-то используют в управленческих целях, обычно интересует хорошо проработанная методическая часть. Но понятно, что если вспомнить один из принципов МСФО - достоверность информации, то это конечно данные финансового учёта, потому что точные во всём объёме данные можно получить только в конце отчётного периода. Данные Управленческого учёта в конце отчётного периода в лучшем случае будут повторять данные Финансового. Но повторюсь, что лучше разделять задачи УУ и ФУ - это снимет лишнюю нагрузку с системы автоматизации и сотрудников.
Александр Соловьев пишет: Это явная конкуренция с финансовым учётом. Для управления используются оба.
.

Правильно спроектированная система управленческого учёта ни с чем не конкурирует, она - единое целое, там есть вся необходимая информация для принятия управленческих решений. И именно поэтому не требуется дожидаться конца периода, чтобы из другой системы узнать точные данные - они уже есть в системе УУ и в периоде, и по его окончании, независимо от того, что происходит в других системах. Если это не так, ищите ошибки (или исправляйте недостатки) в такой системе УУ, потому что она спроектирована не оптимально.

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Борис Карабанов пишет:
В этом контексте делать проводку по ЦФО без статьи в общем-то бесполезно, поэтому мы для себя уже привыкли к фразе "проводка по статье", хотя она может быть сделана и по ЦФО, и по любому другому элементу какого-либо классификатора. Вот поэтому я и написал не совсем понятно, сорри (:-))
Что касается проверок, поскольку у каждого ЦФО есть свой бюджет, то можно настраивать лимиты по статьям его расходов (статичные или динамические), которые автоматически проверяются, и если сумма платежа нарушает лимит, следует дополнительное согласование перерасхода бюджета с более высокой инстанцией.

Динамический лимит - это опасная тема:) С нашими манерами проводить данные "тридцать первым числом" или крыжить позапрошлый год трудно представить, как они могли бы работать.

В этом контексте делать проводку по ЦФО без статьи в общем-то бесполезно, поэтому мы для себя уже привыкли к фразе "проводка по статье", хотя она может быть сделана и по ЦФО, и по любому другому элементу какого-либо классификатора. Вот поэтому я и написал не совсем понятно, сорри (:-)


Согласен, статья часто единственное, что содержит смысл хоз. операции (доход/расход/приток/отток и т.д.), поэтому совсем от нее отказываться сложно:)

Борис Карабанов пишет:

Если вручную, конечно, не легче. Но я сначала говорю о структуре элементов учёта. Одно дело добавлять и добавлять столбцы, а потом уже по ним цифры проставлять. Другое дело создать классификатор, тем самым управляя его структурой. И уже тогда использовать его элементы (где требуется, конечно), как аналитики при проведении учётной операции. Кстати, достаточно много типовых операций настраиваются так, что все необходимые аналитики проставляются автоматически, особенно когда фактические данные подтягиваются из бухгалтерии, где есть прямые (или косвенные) аналитики, позволяющие это сделать.

Но разве лист подстановок создать сложнее чем справочник?

Например, в бухгалтерии проставляется признак Подразделение, а мы знаем, в какой ЦФО оно входит. Тогда при проведении в УУ ЦФО проставится автоматически. В этом контексте эксель сущетсвенно "тяжелее".

Мне кажется, в экселе можно сделать так же без особых проблем

Директор по R&D, Москва
Андрей Панахов пишет:
Борис Карабанов пишет:
Если вручную, конечно, не легче. Но я сначала говорю о структуре элементов учёта. Одно дело добавлять и добавлять столбцы, а потом уже по ним цифры проставлять. Другое дело создать классификатор, тем самым управляя его структурой. И уже тогда использовать его элементы (где требуется, конечно), как аналитики при проведении учётной операции. Кстати, достаточно много типовых операций настраиваются так, что все необходимые аналитики проставляются автоматически, особенно когда фактические данные подтягиваются из бухгалтерии, где есть прямые (или косвенные) аналитики, позволяющие это сделать.
Но разве лист подстановок создать сложнее чем справочник?
Например, в бухгалтерии проставляется признак Подразделение, а мы знаем, в какой ЦФО оно входит. Тогда при проведении в УУ ЦФО проставится автоматически. В этом контексте эксель сущетсвенно "тяжелее".
Мне кажется, в экселе можно сделать так же без особых проблем

Да, Андрей, если вести УУ в экселе, то конечно, там есть всё, чтобы сделать учёт правильным (:-)) мы встречали пару компаний, у которых даже бухучёт был в экселе, и работал отлично! Но, во-первых, не все это знают и умеют (:-)), во-вторых, я хотел акцентировать, что при переводе УУ с экселя на профессиональное ПО, некоторые решения надо делать по иному, потому что инструмент другой, и у него другие возможности. А это тоже не все знают (:-)) Отсюда бывает, что ПО новое, а решения - старые (:-((

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Борис Карабанов пишет:
Да, Андрей, если вести УУ в экселе, то конечно, там есть всё, чтобы сделать учёт правильным (:-)) мы встречали пару компаний, у которых даже бухучёт был в экселе, и работал отлично! Но, во-первых, не все это знают и умеют (:-)), во-вторых, я хотел акцентировать, что при переводе УУ с экселя на профессиональное ПО, некоторые решения надо делать по иному, потому что инструмент другой, и у него другие возможности. А это тоже не все знают (:-)) Отсюда бывает, что ПО новое, а решения - старые (:-((

Ага, причем желательно уже в экселе делать так, как правильно и в другом ПО (в базах данных) - только в экселе можно делать как хочешь, а другие программы заставляют делать как правильно:))
Хотя практика показывает, что многие вместо этого стараются насиловать базу данных под "сложившиеся" бизнес-процессы, а не перестраивать их))

Директор по R&D, Москва
Андрей Панахов пишет:
Борис Карабанов пишет:
Да, Андрей, если вести УУ в экселе, то конечно, там есть всё, чтобы сделать учёт правильным (:-)) мы встречали пару компаний, у которых даже бухучёт был в экселе, и работал отлично! Но, во-первых, не все это знают и умеют (:-)), во-вторых, я хотел акцентировать, что при переводе УУ с экселя на профессиональное ПО, некоторые решения надо делать по иному, потому что инструмент другой, и у него другие возможности. А это тоже не все знают (:-)) Отсюда бывает, что ПО новое, а решения - старые (:-((
Ага, причем желательно уже в экселе делать так, как правильно и в другом ПО (в базах данных) - только в экселе можно делать как хочешь, а другие программы заставляют делать как правильно:))
Хотя практика показывает, что многие вместо этого стараются насиловать базу данных под "сложившиеся" бизнес-процессы, а не перестраивать их))

Согласен, методически правильно должно быть в любом ПО. Но не всякое ПО даёт для этого небоходимые возможности. Поэтому насилие неизбежно (:-)) Хотя, в 1С функционал может изменяться под требования бизнес-процессов, поскольку открытй для програмирования код. Поэтому, даже купив готовое коробочное решение, многие компании переделыавют его под себя так, что первоначальное решение и не узнать (:-)). И вот тут эксель уже проигрывает - у него исходный функционал уже, и его не расширить.

Директор по развитию, Москва

При настройке ПО для УУ желательно "на верху" СВОТ-анализом определиться и приоретизировать предметные возможности и риски периода с их обслуживающими процессами.
И, с учётом значимости в вертикали проектов, уточнить требуемые детали в отчётах статей.
На этой основе уже можно уточнять актуальные ТехЗадания смежникам (ИТ + Бухгалтер + Финансист/Экономист + Комдиректор + Производственник + Закупщик)

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Борис Карабанов пишет: Хотя, в 1С функционал может изменяться под требования бизнес-процессов, поскольку открытй для програмирования код. Поэтому, даже купив готовое коробочное решение, многие компании переделыавют его под себя так, что первоначальное решение и не узнать (:-)). И вот тут эксель уже проигрывает - у него исходный функционал уже, и его не расширить.

Ну вот это да, программировать на Excel лично мне кажется менее комфортно, чем на 1С. Хотя рынок программистов 1С сейчас дороговат (расходовать на штатного программиста в регионах нужно тысяч от 45 в месяц).

Директор по качеству , Хабаровск

Ураааааааа !!!

Ну наконец то!!!

Ну наконец то мы созрели и обсуждаем "управленческий учёт". Какое там управление, менеджмент, мы только до учета дошли управленческого. То есть наконец то мы поняли что нужно вести контроль и учет нашей "деятельности".

Хотя на самом деле это очень грустно, и я лично с этим сталкиваюсь постоянно. Видимо по другому у нас никогда не будет. Мы не созрели до "управления", мы созрели до "учета". То, через что перешагнул весь мир 30 лет назад, стало для нас актуальным. И вот мы взахлёб обсуждаем как можно наладить "управленческий учет", в 1С, или Excel, или нибудь ещё как. А может нужно радоваться что хоть это появиться?

Аналитик, Москва
Виталий Елиферов пишет:
Я не против бухгалтеров и очень их уважаю, но ... бухгалтерский учет и управленческий учет - это две очень большие разницы.

Абсолютно верно, и я об этом писал.

1 3 5
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии