Как избежать проблем при автоматизации управленческого учета

Анастасия Левкина, руководитель проектов компании «ФинГрад – Управление финансами»

Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – непременный must have бизнеса. Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании; они порой лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями. Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.

Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании. Эффективность управленческого учета зависит от своевременности представления этой актуальной информации. Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.

Скорость бизнеса в наше время возрастает в геометрической прогрессии. Деловые партнеры, поставщики и потребители – у всех участников в приоритете ресурс времени. Все, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано.

Зачем автоматизировать систему управленческого учета:

  • Для сокращения рутинного, монотонного труда, сведения к нулю арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
  • Для сопоставления периодов и исключения «снежного кома» недостоверных данных прошлых лет
  • Для увеличения скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
  • Для повышения гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
  • Для возможности тестировать промежуточные результаты и создать страховочные бэкапы
  • Для налаживания работы с удаленными филиалами, подразделениями, партнерами
  • Для высвобождения трудовых ресурсов для решения иных задач

Рутинные, монотонные операции, опасны для бизнеса не столько лишними трудозатратами и зачастую чрезмерно раздутым штатом сотрудников, сколько упущенными возможностями не принятых решений в результате несвоевременно подготовленных данных. Решение этой задачи является важным элементом успешных бизнес-процессов.

Пресловутый человеческий фактор имеет место быть достаточно часто, но не является единственным, приводящим к арифметическим ошибкам. На ряду с ним идут так называемые «сбои работы эксель», предугадать накануне которые не всегда получается, а выяснить где кроется ошибка порой занимает ценные часы. Несохраненные файлы, сломанные макросы и формулы, смещение ячеек – у каждого финансиста на слуху.

Про фразу «так исторически сложилось» складывают легенды. Ведь если информация сгруппирована корректно в автоматизированной базе данных не важно сколько поколений сотрудников прошло через компанию. Каждый последующий имеет те же инструменты для работы и ввода данных в систему учета, что и предыдущий, тот же интерфейс программы, те же сгруппированные данные по итогу проведенных работ. Таки образом построить сопоставимые прошлым периодам аналитические отчеты для заинтересованных пользователей в максимально короткие сроки не составит труда.

Что предлагает рынок готовых решений в части автоматизации?

Современные технологии и развитый рынок готовых решений в части автоматизации управленческого учета предоставляет всевозможный выбор пользователям в зависимости от их бюджета, сроков и потребностей. Если компания жестко не поставлена в бюджетные и временные рамки и имеет глобальную цель автоматизации всех циклов учета, то такой продукт как SAP или 1С Предприятие придутся как нельзя кстати. Если необходимо автоматизировать некоторые области учета в максимально короткие сроки – придут на помощь продукты 1С Бухгалтерия, Склад и Финград.

Каждое из возможных решений приводит к ощутимой экономии не только трудозатрат персонала и времени, на решение поставленной задачи, но и существенно сократит вероятность возникновения ошибок в расчетах.

Проблемы на пути автоматизации учета

Автоматизация, как и любой другой процесс изменения устоявшегося уклада, требует некоторых усилий на старте. Причины, препятствующие ее внедрению, можно условно поделить на категории экономического и организационного плана.

В разряд экономических относятся необходимые инвестиции. Это как финансовые затраты на приобретение и установку необходимого программного обеспечения, покупку лицензии, сопровождение и поддержку, так и внутренние трудовые ресурсы, выделяемые на задачу внедрения и тестирование проекта. Инвестиции не всегда должны быть значительными, ощущаемые бизнесом. Все зависит от задачи. Не нужно стремиться «объять необъятное» и ставить персоналу задачу автоматизации сразу всех участков учета. Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом, расставьте приоритеты. В большинстве своем, для малого и среднего бизнеса достаточно написания простых сценариев или соответствующих настроек готовых продуктов, их адаптацию под конкретную специфику.

Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать. Лучше начать с учета в Excel, чтобы иметь четкое представление какого рода отчеты необходимы, какие данные должны быть получены в результате, где возникает основной pool рутинных, повторяющихся операций и работает ли методология. И лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.

При желании внедрения глобальной дорогостоящей сети автоматизации, следует задаться вопросом периода окупаемости и целесообразности ее установки. Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.

Среди организационных проблем можно выделить:

  • страх персонала перед нововведениями
  • отсутствие ясной цели
  • неверно сформулированная задача
  • нежелание получать новый опыт и лень

Практический опыт показывает, что именно эти факторы являются существенно тормозят процесс внедрения программных продуктов. Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведутся параллельно два учета: ручной и автоматизированный. В ряде случаев первый за тестовым периодом также предпочтительно вести в двух системах, исключительно в целях перестраховки и дополнительных проверок. И снова задача менеджмента – грамотно довести до сотрудников, что временное выполнение дублированных задач облегчит их жизнь в обозримом будущем.

Желание высвободить рабочее время, избежать ненужных ошибок в расчетах и направить силы на решение иных, более значимых нежели рутинные операции задач – все это должно быть инициировано менеджментом. Деловая репутация компании зависит от порядка в учете и способности своевременно обеспечивать внешних пользователей интересующими данными, грамотно представлять их в презентационных материалах, гарантировать отсутствие ошибки в излагаемых материалах, либо сохранять их в пределах уровня существенности. А конкурентная среда должна послужить одним из драйверов способных мотивировать менеджмент компании для оптимизации функций управленческого учета через автоматизацию.

Партнерский материал

Комментарии
Директор по R&D, Москва
Андрей Панахов пишет:
Детализация по ЦФО нужна, но она ведется в отдельном измерении. Затраты учитываются и по статьям, и по ЦФО одновременно. Вписывать ЦФО в структуру статей затрат, имхо, нежелательно.

Совершенно верно. Если говорить об объектах в АСУ УУ, то статьи - это классификаторы статей БДР/БДДС, а ЦФО - классификатор финансовой структуры, где каждый ЦФО - элемент классификатора. Поэтому вписать ЦФО в статьи никак невозможно - ни методически, ни технически. Но они могут быть между собой связаны - статьям можно присвоить аналитику ЦФО, и тогда любой отчёт может быть построен по любому ЦФО в разрезе "его" статей - т.е. тех статей, допустим, расходов, по которым провели учёт хоз.операций данного ЦФО (1). Эти же статьи могли также быть использованы для учёта операций другого ЦФО (2), и также быть показаны в отчёте. Таким образом, статьи всегда одни и те же, а отчёты можно смотреть по ним как для Компании в целом (самый верхнеуровневый ЦФО), с разворотом по всем в него входящим ЦФО, так и по отдельному ЦФО.

Директор по R&D, Москва
Александр Соловьев пишет:
Основная задача управленческого учёта - сохранение стабильного финансового потока.
И конечно есть задача сопряжение данных управленческого и финансового учёта в конце отчётного периода.

У Вас может быть отличный УУ, каким образом его наличие сохранит стабильный денежный поток? Это же инструмент, и всё зависит от того, в каких он руках?

И во-вторых, почему это его основная задача? Может, это для Вашего бизнеса основная задача, а для других, допустим, это может быть с/стоимость? В этом смысле, основная задача УУ - это обеспечение руководства предприятия точной, адекватной, своевременной и полной информацией как по плану, так и по факту - для понимания как будущего, так и текущей ситуации, и принятия на основе эффективных управленческих решений. А уж к каким целям руководство будет вести бизнес - к денежному потоку, или чему-то другому, на то и настраивайте свой УУ.

.

Директор по R&D, Москва
Леонид Харитонов пишет:
И рекомендую не связывается с 1С. Это уже анахронизм и весьма громоздкий чемодан. Будите всю жизнь в программном и идеологическом плену.

А Вы могли бы порекомендовать, что взять вместо 1С, но не громоздкое?

Кстати, про плен. Какой программный продукт ни взять - Вы всегда будете в зависимости от него. Ровно также вы зависите от любого другого инструмента, если взялись его использовать. Так что 1С сама по себе здесь не причём.

А вот чтобы избежать плена, необходимо знать и понимать, зачем выбрали такую идеологию (методологию), и какую конкретно систему создали, чтобы самим управлять её развитием. Если же всё делалось без Вас, на низшем организационном уровне, и только силами внешних исполнителей, то конечно, тогда Вы их заложник.

Например, старший специалист финансового отдела решил, что общефирменные накладные расходы следует разносить между Бизнес-единицами по объёму реализации. И директор не может понять, почему самый маленький бизнес самый рентабельный, а самый большой - на грани убытков? Ведь он цифры в отчёте воспринимает за истину в последней инстанции, а учётную управленческую политику не читал, а зачастую и не знает, что это такое (:-)) Тут плен навсегда по самую маковку. И отказом от 1С из этого плена не выбраться.

З.Ы. Кстати, а у нас в 1С настройки делаются визуальным способом, а не программным, и делают это сами пользователи (после обучения). Так что есть варианты и из этого плена уйти (:-)).

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Борис Карабанов пишет:
Совершенно верно. Если говорить об объектах в АСУ УУ, то статьи - это классификаторы статей БДР/БДДС, а ЦФО - классификатор финансовой структуры, где каждый ЦФО - элемент классификатора. Поэтому вписать ЦФО в статьи никак невозможно - ни методически, ни технически. Но они могут быть между собой связаны - статьям можно присвоить аналитику ЦФО, и тогда любой отчёт может быть построен по любому ЦФО в разрезе "его" статей - т.е. тех статей, допустим, расходов, по которым провели учёт хоз.операций данного ЦФО (1). Эти же статьи могли также быть использованы для учёта операций другого ЦФО (2), и также быть показаны в отчёте. Таким образом, статьи всегда одни и те же, а отчёты можно смотреть по ним как для Компании в целом (самый верхнеуровневый ЦФО), с разворотом по всем в него входящим ЦФО, так и по отдельному ЦФО.

Если честно, на самом деле иногда крупные компании дублируют одни и те же статьи, именно вписывая в их структуру ЦФО (что-то вроде: группа статей "Расходы АУП", в них статья "Канцтовары", группа статей "Производственные расходы" - и в них тоже статья "Канцтовары").
Или в малых компаниях, если измерений (разрезов) не хватает, приходится делать примерно так.
Хотя я не считаю это удобным: я вообще за то, чтобы понятие "статья" постепенно уходило в прошлое, и вместо неее появились ресурсы. Ресурсы, места использования и процессы (проекты) - три измерения для учета.

А что значит "присвоить аналитику ЦФО... статьям"? Как я понимаю, цифре (например, расходу) дается сразу две "аналитики": и ЦФО, и статья. А тут подвязка именно статьи к ЦФО?

P.S. Насчет 1С: 1С - это язык программирования, по сути. Обычная работа с базами данных. На нем можно писать систему самому так, как удобно. Не думаю, что у самой платформы такие значительные ограничения на удобство работы (по сравнению с другими базами данных).

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Борис Карабанов пишет: И во-вторых, почему это его основная задача? Может, это для Вашего бизнеса основная задача, а для других, допустим, это может быть с/стоимость?

Нет , некоторые авторы даже пишут, что Основной Целью управленческого учёта является калькуляция себестоимости :) Это явная конкуренция с финансовым учётом. Для управления используются оба. Но давайте вспомним, когда нужна информация о себестоимости и какая она бывает - разная. Например, проектная или цеховая, производственная, полная, индивидуальная, ... подсчёт последних ведут за период времени. Ну , не каждую минуту будете заниматься калькуляцией - это не умаляет важности задачи. - у Менеджера уже есть представления о себестоимости, в конце периода он будет знать более точные данные. Если используется нормирование, то ему не нужно нужно заниматься этим постоянно. И не надо перегружать управленческий учёт задачами, которые могут решать бухгалтеры и финансовые аналитики.




Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Борис Карабанов пишет: В этом смысле, основная задача УУ - это обеспечение руководства предприятия точной, адекватной, своевременной и полной информацией как по плану, так и по факту - для понимания как будущего, так и текущей ситуации, и принятия на основе эффективных управленческих решений

Точной информацией обеспечивает бухгалтерский учёт в конце отчётного периода, полной тоже. Преимущество управленческого учёта в оперативности и в нём используются удобные инструменты в виде нормирования, бюджетирования и пр., что позволяет не отвлекаться от главного - это как дебютная подготовка у шахматиста. Например, в случае серийного или массового производство, для учёта готовой продукции удобно использовать плановую (нормативную) себестоимость.

А в конце отчётного периода данные управленческого учёта можно будет сопоставить с данными финансового. Кроме того, удобно разделять задачи между управленческим и финансовым учётом. И всё это некоторые умудряются делать в одной базе данных, другим приходится импортировать данные из 1С или наоборот :)

Директор по R&D, Москва
Андрей Панахов пишет:
Если честно, на самом деле иногда крупные компании дублируют одни и те же статьи, именно вписывая в их структуру ЦФО (что-то вроде: группа статей "Расходы АУП", в них статья "Канцтовары", группа статей "Производственные расходы" - и в них тоже статья "Канцтовары").
Или в малых компаниях, если измерений (разрезов) не хватает, приходится делать примерно так.
.

Да, Вы описываете очень распространённый вариант структуры статей, у нас его зовут "эффект эксельного учёта" (:-)) Те, кто изначально ведут учёт в Excel, как раз именно потому, что там нет возможности присваивать аналитику статьям, выходят из положения тем, что эту аналитику "зашивают" в наименование статьи, и у них, например, нет статьи "Зарплата", а есть десяток или более статей типа "Зарплата АУП", "Зарплата склада", "Зарплата производственного персонала", и т.п., иначе аналитические разрезы не получить.

Потом, когда такие предприятия, по мере роста, переходят на автоматизацию в профессиональных программных средствах, они говорят автоматизаторам (своим или внешним, неважно) - сделайте, как у меня было в экселе. И те, либо не понимающие учёт, либо не желающие вступать с заказчиком в полемику, тупо копируют, как было в экселе у заказчика. И таким образом, недостаток экселя перекочёвывает в АСУ, где можно всё это сделать уже другими средствами правильно и просто. Но они об этом даже и не подозревают (:-)) в результате довольствуются минимум из возможного.

Директор по R&D, Москва
Андрей Панахов пишет:
Хотя я не считаю это удобным: я вообще за то, чтобы понятие "статья" постепенно уходило в прошлое, и вместо неее появились ресурсы. Ресурсы, места использования и процессы (проекты) - три измерения для учета.


Что касается учёта ресурсов без использования статей, согласен полностью, это было бы понятнее, но очень велика сила привычки и инерции у людей, привыкших всё делать по старинке. Фраза «А мы так всегда делали» является стандартным объяснением, почему ничего менять не надо. Есть до сих пор компании, которые удивляются, зачем вести управленческий учёт, если есть бухгалтерский? Или нам говорят, сделайте управленческий учёт, чтобы совпадал с бухгалтерским (!) На вопрос, а зачем? следует ответ – чтобы один учёт можно было проверить через другой (:-)) А Вы хотите отказаться от статей, при том, что их многие ещё даже правильно формировать не научились (:-(( Это же революция! Так что это произойдёт, я думаю, увы, не скоро, по мере развития, и повышения качества учёта.

Директор по R&D, Москва
Андрей Панахов пишет:
А что значит "присвоить аналитику ЦФО... статьям"? Как я понимаю, цифре (например, расходу) дается сразу две "аналитики": и ЦФО, и статья. А тут подвязка именно статьи к ЦФО?

P.S. Насчет 1С: 1С - это язык программирования, по сути. Обычная работа с базами данных. На нем можно писать систему самому так, как удобно. Не думаю, что у самой платформы такие значительные ограничения на удобство работы (по сравнению с другими базами данных).

По сути, смысл проведения учётной операции в АСУ УУ сводится к следующему - сумма расхода вносится в специальную форму (проформу), где выбирается сначала именно статья, поскольку цифра по этой статье через настроенные проводки попадёт на план счетов упр.учёта. Но при этом в этой же проформе могут быть ещё поля с различными данными, в т.ч. аналитиками. Обязательная аналитика - это ЦФО - ни одна цифра не может быть "ничейной" - потому что каждый ЦФО отвечает за "свои" цифры, и они должны быть "помечены" его знаком. Технически это просто поле, в котором пользователь выбирает соответствующий ЦФО (м.б. настроено автоматически). Могут быть, кроме того, аналитики "Контрагент", "Продукт", "Регион", "Проект", "Договор", и т.п. Это позволяет потом разворачивать отчётность в любом аналитическом разрезе, где статьи всё время одни и те же, а показывают цифры для "привязанного" к ним объекта аналитического учёта. Т.е. все эти аналитики (и статьи в т.ч.) - просто классификаторы в системе, но только статьи - это те объекты, на которые записаны цифры независимо от других аналитических признаков, которых, в крайнем случае, может и не быть. Но сам по себе учёт хозяйственных операций всё равно будет осуществлён. Попросту говоря, цифра "хранится" не на ЦФО, а на статье.

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Борис Карабанов пишет:
Потом, когда такие предприятия, по мере роста, переходят на автоматизацию в профессиональных программных средствах, они говорят автоматизаторам (своим или внешним, неважно) - сделайте, как у меня было в экселе.

Постоянно так и работаю (со стороны автоматизатора) :) Правда, на таких базовых вещах - как раздельная структура справочников - стараемся настаивать.

Борис Карабанов пишет:
Те, кто изначально ведут учёт в Excel, как раз именно потому, что там нет возможности присваивать аналитику статьям,

Так! Стоп:) Добавить столбец в регистр в Excel (таблицу, которая является регистром хозяйственных операций) и на каждую запись по строке (хозяйственную операцию) проставлять соответствующее ей ЦФО в этом столбце еще проще, чем в других системах. В той же 1С число разрезов (реквизитов) ограничено (в пользовательском режиме их добавить нельзя), а в экселе можно сколько нужно столбцов вводить.
Хоть к пяти ЦФО одновременно каждую операцию относи.

Борис Карабанов пишет:

Что касается учёта ресурсов без использования статей, согласен полностью, это было бы понятнее, но очень велика сила привычки и инерции у людей, привыкших всё делать по старинке. Фраза «А мы так всегда делали» является стандартным объяснением, почему ничего менять не надо. Есть до сих пор компании, которые удивляются, зачем вести управленческий учёт, если есть бухгалтерский? Или нам говорят, сделайте управленческий учёт, чтобы совпадал с бухгалтерским (!) На вопрос, а зачем? следует ответ – чтобы один учёт можно было проверить через другой (:-)) А Вы хотите отказаться от статей, при том, что их многие ещё даже правильно формировать не научились (:-(( Это же революция! Так что это произойдёт, я думаю, увы, не скоро, по мере развития, и повышения качества учёта.

Кстати, в последнее время уровень учета и вообще управления экономическими показателями вроде заметно подтянулся. Но на многое влияет образование (то, как учат в вузах), гос. регламенты (бух. учета и др.) и то, что говорят консультанты/постановщики учета. Если будет изменяться их подход, то и менеджеры, я думаю, довольно быстро подтянутся.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии