Как вести одновременно 100 проектов с помощью Kaiten: кейс компании MyRest

Марина Зайчикова, руководитель отдела управления эффективностью и результативностью MyRest, специально для Executive.ru

MyRest — компания, которая управляет 220 ресторанами быстрого питания KFC & Rostic's в Санкт-Петербурге, Мурманске, Вологде, Казани, Нижнем Новгороде и других городах России.

В компании есть отделы, которые занимаются поддержкой ресторанов: маркетинг, управление продуктовым планированием, HR, финансы, IT-отдел. Разным направлениям приходится часто взаимодействовать друг с другом, чтобы решать глобальные задачи бизнеса. 

Раз в месяц руководство компании проводит встречи — борды. На них отчитываются о текущих проектах или презентуют идеи, которые улучшат работу ресторанов. По итогам таких встреч топ-менеджмент принимает решение и корректирует скоуп, что делать с проектами: продолжить работу, поставить на паузу или закрыть.

Одновременно в работе может быть около 100 проектов. Чтобы работа не превратилась в хаос, менеджерам важно структурировать поток, чтобы видеть общую картину — кто чем занимается прямо сейчас, на каком этапе находится конкретный проект и какие есть сложности.

С какими проблемами столкнулась компания

Раньше у нас не было специальной системы, чтобы управлять проектами и отслеживать статусы задач по ним. Для крупных проектов оформляли презентации, чтобы показать из на борде топ-лидерам. А задачи IT-специалистов формировали во внутренней программе — просто оставляли заявку, а потом созванивались по ней.

Такая схема работала, пока одновременно в работе была пара десятков проектов, но в прошлом году количество таких задач подошло к сотне — тогда мы решили, что нужен удобный таск-менеджер, который поможет упорядочить поток дел.

Без единого инструмента управления проектами мы сталкивались с проблемами:

• Придумали идею, даже назначили исполнителя, обсудили пару раз, а потом проект заглох, потому что все переключились на новый.
• В большом потоке задач было сложно уследить, какие предложения прошли весь путь согласования, а какие — нет. Из-за этого страдали исполнители. Например, IT-команда постоянно загружена, так как участвует в 60–70% проектов, а к ней идут с поручениями, которые еще не одобрили и могут свернуть в любой момент.
• Два отдела могли делать схожие задачи, направленные на одни и те же проблемы. Иногда из-за этого получалась двойная работа и рассинхрон.
• Лидеру направления было сложно свести информацию по конкретному проекту воедино, чтобы показать проделанную работу и статус задач топ-менеджменту.

Как выбирали систему управления проектами

Мы искали систему управления проектами, в которой будет удобно смотреть как общую картину по всем направлениям, так и детали каждой задачи. То есть нужна была не просто доска с карточками, а полноценный инструмент, в котором можно формировать спринты, наслаивать их друг на друга и быстро понимать положение дел.

Рассматривали разные варианты, в том числе и Jira, Asana, Trello, Teams, но в итоге остановились на Kaiten. В нем мы сразу увидели, как сможем визуализировать наши процессы.

• Во-первых, можно подробно настраивать поля в карточке проекта;
• Во-вторых, создавать свои этапы проекта, которые необходимы внутри компании (а не стандартные, вроде «В работе», «На паузе», «Ожидает»);
• В третьих, визуализация в Kaiten позволила видеть все проекты на одном пространстве, расположив несколько досок разных отделов на одном экране.

Как теперь планируются и согласовываются инициативы и воплощаются проекты

Перед тем, как операционная команда представит на борде список идей, его должны согласовать руководители соответствующих комитетов. 

Например, мы хотим увести расписание из Excel в какой-то диджитал-инструмент. Операционная команда презентует эту идею руководителю комитета, который занимается расписаниями сотрудников. Затем операционная команда идет к топ-менеджменту. Он решает, своевременно ли браться сейчас за эту задачу. Идею могут одобрить и превратить в проект, отправить на доработку или отложить на потом.

Чтобы контролировать, что происходит с проектами, мы создали рабочее пространство со всеми проектами 2023 года. Оно состоит из двух досок. На первой — задачи операционной команды, на второй — проекты офисной. Структура у досок одинаковая:

• у каждого комитета своя дорожка;
• на доске обозначены 8 этапов работы, по которым движется задача — «Формирование плана», «Согласование» и так далее до «Готово».

Даже когда дорожки свернуты, руководитель видит, сколько задач в работе у каждого направления и на каждом этапе

Когда топ-менеджмент согласовывает проект, на доске появляется его карточка. В ней собирают всю информацию о задаче: указывают исполнителя, прописывают цели, сроки, указывают, какую проблему решает. 

Чтобы ничего не упустить, лид проекта заполняет данные по специальному списку, который нельзя менять. Мы настроили его с помощью пользовательских полей. Например, добавили поля с KPI и сложностью проекта, его стоимостью и количеством отделов, которые будут работать над задачей. 

Дальше в карточке прописывают обязательные шаги — чек-листы для каждого этапа. Шаги бывают типовые, одинаковые для всех карточек — например, сформировать план проекта. А есть уникальные, которые зависят от специфики конкретного дела. Команда идет дальше только тогда, когда полностью выполнит чек-лист соответствующего этапа.

Чтобы понять статус задачи, необязательно устраивать созвон или читать отчет. Достаточно открыть карточку 

Раз в месяц лид проекта делает презентацию для лидера комитета. На встрече обсуждают, что удалось или не удалось сделать, какие сложности возникли, удалось ли перейти на следующий этап. На основе таких презентаций руководители направлений собирают отчет для топ-менеджмента. Это помогает генеральному директору быть в курсе движения важных нововведений компании.

Итоги работы: за год стало меньше пустой работы

Мы работаем с Kaiten уже год. За это время в работу взяли около 100 проектов и уже можем сделать выводы:

• В работе появилась система. С таск-менеджером наглядно видно, какие этапы проходит проект, какие шаги и зачем нужно сделать, какие конкретно сотрудники работают над поручением и кто за что отвечает.
• Стало больше порядка и меньше работы вхолостую. Теперь все действия согласованы. Не бывает такого, что команда трудится над какой-то опцией, а руководство поставило проект на паузу. Все изменения в статусе сразу отражают в карточке.
• Задачи не теряются в десятках других. Наоборот, вся работа на доске, и она всегда перед глазами. Любой сотрудник в любой момент может открыть карточку и узнать все детали.
• Проще перестроиться, если нужны ресурсы для какого-то проекта. Например, команде IT нужно разрабатывать новую функцию приложения. У этого задания высокий приоритет. При этом специалисты работают над другими задачами. Когда видна общая картина, можно быстро решить, какие дела подвинуть без ущерба для целей бизнеса.

Сейчас мы думаем, как исходя из полученного опыта, оптимизировать работу с проектами на будущий год. Хотим сделать изменения в бизнес-процессе ведения проектов, облегчив немного формат карточек.

Узнать больше о Kaiten и попробовать сервис бесплатно можно на официальном сайте.

Партнерский материал

Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 Erid: 2SDnjbuFRqJ

Читайте также: