С чего начать автоматизацию в малом бизнесе

Стремительный рост объема информации, многозадачность и высокая скорость принятия решений вынуждают все больше компаний приобретать специализированное ПО для оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет сохранять конкурентоспособный уровень, отвечать современным требованиям заказчиков и клиентов. И если крупные предприятия уже давно поняли и посчитали потенциальную выгоду от автоматизации, малый и средний бизнес только начинает оценивать пользу от оптимизации внутренних процессов и замены сотрудников на специализированные IT-продукты.

Почему отстает малый бизнес

О том, насколько полезна и необходима оптимизация бизнес-процессов, написано огромное количество материалов. Крупные корпорации сами прекрасно понимают, что в долгосрочной перспективе своевременная автоматизация внутренних процессов может принести экономию средств в размере до 20-40% от бюджета. Специально для этого в финансовом отделе сотрудники занимаются просчетами и экономической обоснованностью таких решений, так что в итоге руководитель четко понимает стоимость интеграции, сроки окупаемости, а также неэкономическую выгоду в виде более эффективного распределения рабочего времени сотрудников. Кроме того, у таких предприятий есть ресурсы для корректной интеграции / приобретения решений для оптимизации, они могут позволить себе нанять специалистов или оплатить услугу круглосуточной технической поддержки. В некоторых программах стоимость такой функции может достигать 500 тыс. рублей.

В свою очередь средний и малый бизнес редко обладает необходимыми средствами и ресурсами для покупки или внедрения систем автоматизации. Кроме того, сегодня предприниматели редко исходят из долгосрочной перспективы, и большинство планов и целей ставится максимум на один год вперед. В таких условиях оценить и посчитать реальную выгоду от оптимизации невозможно, так как высчитать ту же окупаемость внедрения решения довольно трудно.

К тому же, в маленьких компаниях зачастую руководитель совмещает несколько функций, а значит, времени на то, чтобы вникать в принципы внедрения решений для автоматизации и обучения персонала, нет. Но часто обучению сотрудников не уделяют должного внимания не только из-за нехватки времени, но и ввиду экономии бюджета. В идеале на внедрение проекта требуется один-два месяца, после этого изменения, как правило, приживаются еще 4-6 месяцев.

При этом зачастую для маленьких компаний автоматизация является первым опытом, при этом внутренние процессы не формализованы и зациклены на конкретных людях, которые лично контролируют все происходящее в офисе.

Когда автоматизация точно нужна

В первую очередь инструменты автоматизации необходимы для повторяющихся и сложных процессов. Практически любой из операционных, управленческих или обслуживающих процессов малого или среднего бизнеса можно автоматизировать с помощью специализированных решений. К таким процессам могут относиться заключение договоров и отслеживание их выполнения, осуществление платежей, учет всех действий внутри компании – будь-то звонки или изменения в планах, мониторинг работы сотрудников, документооборот и другие. На первоначальном этапе вам могут понадобиться минимальные функции, вроде автоматической возможности обратного звонка, учета клиентов или внутренних операций.

Например, очень ярко тренд на автоматизацию прослеживается в транспортной логистике. Все меньше компаний предпочитает пользоваться услугами экспедиторов, которые совершают все операции вручную, а значит, очень медленно. Вместо этого возрастает спрос на автоматизированные решения (например, GroozGo и ATI.su), которые позволяют сократить количество операций до пары-тройки кликов. Это существенно экономит время заказчиков и транспортных компаний, позволяет быстрее обрабатывать заказы, и в итоге ведет к экономической выгоде. Другой серьезной проблемой является непрозрачность данного рынка – платформы для оптимизации решают эту проблему, отметая недобросовестных исполнителей еще на стадии регистрации.

При этом стоимость CRM и ERP-решений достаточно высока: некоторые системы могут стоить порядка 3 млн рублей. Однако разработчики видят растущий интерес со стороны малого и среднего бизнеса, поэтому стремятся трансформировать свои услуги под нужды компаний. В результате все больше вендоров начинают работать по подписке, предлагая свои решения специальными пакетами за небольшую оплату, но зато постоянную. Такой подход позволяет небольшим компаниям начать использовать системы для автоматизации и сохранить конкурентоспособный уровень. Кроме того, все крупные компании уже имеют в наличии лицензии на работающее ПО, а значит, расти на этом рынке больше некуда. Это и является одной из главных причин выхода крупных вендоров на рынки для малого и среднего бизнеса.

Кроме того, существует ряд крупных компаний, как, например, «Антор» (система маршрутизации на городских доставках), целевую аудиторию которых составляют около 20 компаний в России. Их средний чек составляет примерно 1,5 млн рублей, плюс обслуживание, плюс расходы на сотовую связь, а также дополнительно круглосуточная техподдержка. При этом процесс внедрения решения занимает достаточно длительное время. В результате может возникнуть ситуация: компания только наладила работу на текущей версии ПО, как вендор уже предлагает его обновить. Даже крупные компании не готовы регулярно заниматься только внедрением и обновлением решений.

Практические советы малым компаниям

1. Вначале необходимо просчитать экономическую эффективность и потребность в приобретении / интеграции системы для автоматизации. Если у вас работает один человек, а количество ваших клиентов составляет менее десяти, скорее всего, ERP или CRM-система не понадобится. Но не лишним будет, например, установить функцию автоматического обратного звонка при появлении онлайн-заявки.

2. Далее необходимо понять, какой именно функционал вам необходим. Здесь можно выделить несколько направлений или модулей, которые в итоге будут входить в решение. Сюда можно включать управление закупками, планирование, учет всех внутренних операций компании и проч.

3. Далее важно просчитать объем бюджета, который вы готовы потратить на автоматизацию.

4. После этого, учитывая все критерии, составить список из четырех-пяти возможных вендоров.

5. Сопоставив все варианты, важно убедиться, что вы приобретаете лицензионное ПО, поэтому обязательно следует хранить все чеки и коробки от программ, если речь идет о коробочном софте.

Сегодня существует большой выбор программ для автоматизации, поэтому компании важно четко понимать, какой именно функционал и набор инструментов ей необходим. Нужно все взвесить и принять правильное решение.

Комментарии
Управляющий директор, Новосибирск
Игорь Фрадков пишет:


Ольга Леонтьева пишет:
При таком подходе к использованию CRM на уровень компании среднего уровня с большей степенью вероятности перейдут Ваши конкуренты.
сам факт использования CRM и даже политика его использования ни на какой уровень никого никогда не выведет. разве что даст повод IT департаменту на совещании пальцы погнуть типа "мы внедрили".
на средний уровень из малого выходят путем увеличения объемов (продаж, производства, услуг etc.) и расширения бизнеса, а не путем внедрения программных продуктов или же новомодных методик издевательства над персоналом под маркой увеличения эффективности, которые безумно красивы в теории, но абсолютно бесполезны, если даже не вредны, на практике.

Игорь, сам факт внедрения CRM не выведет компанию из малого бизнеса в средний. Необходимость автоматизации возникает в следующем: на каждом этапе развития компании руководителю нужны соответствующие инструменты управления. Давайте рассмотрим простенький кейс: Небольшой интернет-магазин в регионе. 500-700 продаж с сайта в месяц. Директор + 3 менеджера. Сидят в одном помещении, директор может практически рукой дотянуться до каждого сотрудника и в моменте получить информацию о текущих показателях работы, просто спросив у менеджера. Далее директор сходил на семинар Ильи Балахнина и вложил 1 000 000 руб. в продвижение сайта. Объем продаж за 8 месяцев вырос до 20 000 продаж в месяц. Для обработки входящих заявок отдел продаж увеличен до 35 человек... Соответственно возникает вопрос: как отследить 20 000 входящих заявок? Приняты ли они в работу, отработаны, и отработаны ли должным образом? Довольны ли клиенты работой с нами? Повторные продажи?

Здесь и возникает потребность автоматизации бизнес процессов. И либо вы это сделаете и перейдете на уровень управления выше, внедрив подходящую систему автоматизации (Здесь процесс типовой, по сути - обычная воронка продаж. Подойдет практически любое облачное или коробочное решение CRM), либо с треском провалитесь по продажам вниз, с 20 000 продаж до 1000 -3000. Т.к. просто не сможете лично проинтервьюировать 35 менеджеров и получить корректную информацию о текущем состоянии дел. CRM не является прямым инструментом увеличения продаж, она является сканером: сколько заявок пришло/сколько отработано/сколько сделок закрыто/оплачено. Директор может в моменте увидеть показатели. Сравнить с планируемыми, и на основании полученных данных, принять управленческое решение. Отстаем от графика продаж на 10 % на 15 число. Немного увеличим расходы на контекстную рекламу. К концу месяца получаем плановый результат.

То что, я написал кажется очевидным и само собой разумеющимся. Жизнь, однако, несколько разнообразнее. Несколько лет назад я работал руководителем отдела продаж из 25 человек, и то, что мы плохо отработали июль, я узнал...пам-парам... 20 августа. Дело в том, что показатели работы отдела записывала директор на бумажке, ей так было удобно. Почему 20 августа?...директору было некогда писать бумажку. Вопрос отслеживания текущих показателей мной был поднят много раз. Было предложено несколько бесплатных(!!!) решений на выбор. Был свой сервер, где можно было сделать хотя бы таблицу Ехеl(Да-да, я знаю какой это колхоз, но во-первых,лучше чем ничего, во-вторых бесплатно) с удаленным доступом для всех, кому положено. Директором была энергичная женщина 40+ лет, которая пришла из сетевого маркетинга. Ей нравилось бегать по офису с горящими глазами и всех зажигать личным примером. И не нравилось изучать инструменты управления, которые необходимы для управления компанией текущего размера. В сентябре я уволился,т.к. бардак надоел, он отнимал все силы и ресурсы, изменения полностью отсутствовали. Сейчас отдел продаж составляет 8(из 25!) человек и компания влачит жалкое существование. Произошел именно тот сценарий, который я описал абзацем выше.

Вывод: Автоматизация нужна 100%, как инструмент управления, по мере роста компании . Инструмент должен быть выбран исходя из текущих задач и уровня развития компании.

1) До 10 человек - ручное управление, автоматизация вообще не нужна. Может принести вред.

2) 10-20 человек - Простенькая CRM

3) 20 -40 человек- CRM + интеграция с IP- телефонией. Вручную отследить и оценить качество такого кол-ва звонков невозможно.

4) Более 40 человек + собственное производство - ERP(или аналог). Нужно начинать считать "самописное" решение, либо рассмотреть покупку готового и настройку "под себя". Если этого не сделать - перестанете развиваться и Вас обойдут конкуренты.

2
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Каникулы рубрики

Рубрика «Цифры и факты» уходит на каникулы до осени.

Россияне начали скупать валюту

Спрос россиян на наличную иностранную валюту вырос на 40%.

Экономика США боится замедления

Доходность 10-летних казначейских облигаций США упала.

«Яндекс.Такси» полетит на вертолетах

«Вертолеты России», правительство Москвы и «Яндекс.Такси» ведут переговоры об интеграции.