С чего начать автоматизацию в малом бизнесе

Стремительный рост объема информации, многозадачность и высокая скорость принятия решений вынуждают все больше компаний приобретать специализированное ПО для оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет сохранять конкурентоспособный уровень, отвечать современным требованиям заказчиков и клиентов. И если крупные предприятия уже давно поняли и посчитали потенциальную выгоду от автоматизации, малый и средний бизнес только начинает оценивать пользу от оптимизации внутренних процессов и замены сотрудников на специализированные IT-продукты.

Почему отстает малый бизнес

О том, насколько полезна и необходима оптимизация бизнес-процессов, написано огромное количество материалов. Крупные корпорации сами прекрасно понимают, что в долгосрочной перспективе своевременная автоматизация внутренних процессов может принести экономию средств в размере до 20-40% от бюджета. Специально для этого в финансовом отделе сотрудники занимаются просчетами и экономической обоснованностью таких решений, так что в итоге руководитель четко понимает стоимость интеграции, сроки окупаемости, а также неэкономическую выгоду в виде более эффективного распределения рабочего времени сотрудников. Кроме того, у таких предприятий есть ресурсы для корректной интеграции / приобретения решений для оптимизации, они могут позволить себе нанять специалистов или оплатить услугу круглосуточной технической поддержки. В некоторых программах стоимость такой функции может достигать 500 тыс. рублей.

В свою очередь средний и малый бизнес редко обладает необходимыми средствами и ресурсами для покупки или внедрения систем автоматизации. Кроме того, сегодня предприниматели редко исходят из долгосрочной перспективы, и большинство планов и целей ставится максимум на один год вперед. В таких условиях оценить и посчитать реальную выгоду от оптимизации невозможно, так как высчитать ту же окупаемость внедрения решения довольно трудно.

К тому же, в маленьких компаниях зачастую руководитель совмещает несколько функций, а значит, времени на то, чтобы вникать в принципы внедрения решений для автоматизации и обучения персонала, нет. Но часто обучению сотрудников не уделяют должного внимания не только из-за нехватки времени, но и ввиду экономии бюджета. В идеале на внедрение проекта требуется один-два месяца, после этого изменения, как правило, приживаются еще 4-6 месяцев.

При этом зачастую для маленьких компаний автоматизация является первым опытом, при этом внутренние процессы не формализованы и зациклены на конкретных людях, которые лично контролируют все происходящее в офисе.

Когда автоматизация точно нужна

В первую очередь инструменты автоматизации необходимы для повторяющихся и сложных процессов. Практически любой из операционных, управленческих или обслуживающих процессов малого или среднего бизнеса можно автоматизировать с помощью специализированных решений. К таким процессам могут относиться заключение договоров и отслеживание их выполнения, осуществление платежей, учет всех действий внутри компании – будь-то звонки или изменения в планах, мониторинг работы сотрудников, документооборот и другие. На первоначальном этапе вам могут понадобиться минимальные функции, вроде автоматической возможности обратного звонка, учета клиентов или внутренних операций.

Например, очень ярко тренд на автоматизацию прослеживается в транспортной логистике. Все меньше компаний предпочитает пользоваться услугами экспедиторов, которые совершают все операции вручную, а значит, очень медленно. Вместо этого возрастает спрос на автоматизированные решения (например, GroozGo и ATI.su), которые позволяют сократить количество операций до пары-тройки кликов. Это существенно экономит время заказчиков и транспортных компаний, позволяет быстрее обрабатывать заказы, и в итоге ведет к экономической выгоде. Другой серьезной проблемой является непрозрачность данного рынка – платформы для оптимизации решают эту проблему, отметая недобросовестных исполнителей еще на стадии регистрации.

При этом стоимость CRM и ERP-решений достаточно высока: некоторые системы могут стоить порядка 3 млн рублей. Однако разработчики видят растущий интерес со стороны малого и среднего бизнеса, поэтому стремятся трансформировать свои услуги под нужды компаний. В результате все больше вендоров начинают работать по подписке, предлагая свои решения специальными пакетами за небольшую оплату, но зато постоянную. Такой подход позволяет небольшим компаниям начать использовать системы для автоматизации и сохранить конкурентоспособный уровень. Кроме того, все крупные компании уже имеют в наличии лицензии на работающее ПО, а значит, расти на этом рынке больше некуда. Это и является одной из главных причин выхода крупных вендоров на рынки для малого и среднего бизнеса.

Кроме того, существует ряд крупных компаний, как, например, «Антор» (система маршрутизации на городских доставках), целевую аудиторию которых составляют около 20 компаний в России. Их средний чек составляет примерно 1,5 млн рублей, плюс обслуживание, плюс расходы на сотовую связь, а также дополнительно круглосуточная техподдержка. При этом процесс внедрения решения занимает достаточно длительное время. В результате может возникнуть ситуация: компания только наладила работу на текущей версии ПО, как вендор уже предлагает его обновить. Даже крупные компании не готовы регулярно заниматься только внедрением и обновлением решений.

Практические советы малым компаниям

1. Вначале необходимо просчитать экономическую эффективность и потребность в приобретении / интеграции системы для автоматизации. Если у вас работает один человек, а количество ваших клиентов составляет менее десяти, скорее всего, ERP или CRM-система не понадобится. Но не лишним будет, например, установить функцию автоматического обратного звонка при появлении онлайн-заявки.

2. Далее необходимо понять, какой именно функционал вам необходим. Здесь можно выделить несколько направлений или модулей, которые в итоге будут входить в решение. Сюда можно включать управление закупками, планирование, учет всех внутренних операций компании и проч.

3. Далее важно просчитать объем бюджета, который вы готовы потратить на автоматизацию.

4. После этого, учитывая все критерии, составить список из четырех-пяти возможных вендоров.

5. Сопоставив все варианты, важно убедиться, что вы приобретаете лицензионное ПО, поэтому обязательно следует хранить все чеки и коробки от программ, если речь идет о коробочном софте.

Сегодня существует большой выбор программ для автоматизации, поэтому компании важно четко понимать, какой именно функционал и набор инструментов ей необходим. Нужно все взвесить и принять правильное решение.

Комментарии
Генеральный директор, Санкт-Петербург

О какой интеграции функционала может идти речь в малом бизнесе и уж тем более выделения на него бюджета когда порой аренда офиса встает поперек горла. Вся эта автоматизация необходима на мой взгляд как минимум для среднего бизнеса или там где она действительно требуется, например как Вы верно заметили в логистике. И то, порой нюансы "автоматизации" забирают больше времени чем если сделать вручную за 2 минуты. Посему считаю что автоматизация должна появиться эмпирическим путем, а уж потом вливание бабла в интегацию, црм и пр.

Руководитель проекта, Москва
Сергей Луч пишет:
Вся эта автоматизация необходима на мой взгляд как минимум для среднего бизнеса или там где она действительно требуется, например как Вы верно заметили в логистике.

Ну, строго говоря, 1С и MS Office и есть автоматизация. Использование различных сервисов, в том числе в логистике - также автоматизация.

Создание правильных баз данных клиентов/договоров/расходников/запчастей в Excell, подготовка планов в MS Project - всё это автоматизация.

Даже рисование плана рассадки сотрудников для всеобщего обсуждения в MS Visio, а не от руки - автоматизация.

Хотя, вы правы, CRM и прочие фигли-мигли это для компаний среднего уровня.

Генеральный директор, Волгоград
«CRM и фигли-мигли»

При таком подходе к использованию CRM на уровень компании среднего уровня с большей степенью вероятности перейдут Ваши конкуренты.

Добавлю основные ошибки автоматизации в малом бизнесе:-

- Неиспользование систем и инструментов интернет-маркетинга для продвижения бизнеса

- Неиспользование систем управления задачами и проектами

- Неиспользование CRM

- Неиспользование возможностей автоматизации коммуникаций

- Неиспользование автоматизации для повышения эффективности производственных процессов

- Неиспользование возможностей онлайн обучения

- Неиспользование аналитики

Слушатель MBA, EMBA, Москва
Автор пишет:

1. Вначале необходимо просчитать экономическую эффективность и потребность в приобретении / интеграции системы для автоматизации. Если у вас работает один человек, а количество ваших клиентов составляет менее десяти, скорее всего, ERP или CRM-система не понадобится. Но не лишним будет, например, установить функцию автоматического обратного звонка при появлении онлайн-заявки.

2. Далее необходимо понять, какой именно функционал вам необходим. Здесь можно выделить несколько направлений или модулей, которые в итоге будут входить в решение. Сюда можно включать управление закупками, планирование, учет всех внутренних операций компании и проч.

Рекомендую изменить очередность пунктов....

Директор по правовым вопросам, Москва

Вот тут бесплатно работает робот-юрист, выявляющий правовые риски при совершении сделок: riskover.ru

Глава филиала, регион. директор, Краснодар

Анна с большим уважением к Вам, но Ваша статья напоминает доклад студента, а не статью опытного бизнесмена.

Автоматизация в малом бизнесе может идти по двум направлениям:

1. Самостоятельная автоматизация бизнес процессов через капитальные затраты субъектов малого и микро-предпринимательства. Этот путь в никуда, т.к. жизненные циклы и инвестиционные возможности микро предприятий слишком малы для эффективного преодоления данного направления автоматизации бизнес процессов. Это направление автоматизации бизнес процессов для малых предприятий станет эффективным только тогда, когда зарплата ИТ-специалистов (для администрирования требуемых бизнес–приложений) будет сопоставима со стоимостью недорогого одеколона, а компании-разработчики высокотехнологичного программного и аппаратного обеспечения будут предоставлять 90% скидки на свои ИТ-продукты для предприятий малого бизнеса.

2. Автоматизация бизнес процессов посредством "облачных сервисов - SaaS, IaaS и т.п." через операционные затраты субъектов малого и микро-предпринимательства. Это единственный на сегодня путь для эффективной автоматизации бизнес процессов субъектов МСБ (малого и среднего бизнеса). В настоящий момент в мире насчитывается около 145 млн. субъектов представляющих МСБ и около трети из них пользуются облачными сервисами (число данных компаний только увеличивается с развитием цифровизации мировой экономики). У таких компаний чаще всего нет своей ИТ–инфраструктуры, а так же планов или возможностей её построить, нет собственных ИТ–специалистов и компетенций, чтобы настраивать и администрировать требуемые бизнес–приложения. По данным представителей компании «Parallels», в среднем одна западная компания из вышеупомянутой трети сектора МСБ пользуется пятью облачными сервисами.

Основной причиной, по которой предприятия малого и микро-бизнеса крайне медленно переходят на облачные услуги в нашей стране, остаётся недостаток их знаний о том, что такое облачные инфо-телекоммуникационные услуги, и как они могут влиять на эффективность их бизнеса.

Слушатель MBA, EMBA, Москва
Сергей Ушков пишет:
Автоматизация бизнес процессов посредством "облачных сервисов - SaaS, IaaS и т.п." через операционные затраты субъектов малого и микро-предпринимательства. Это единственный на сегодня путь для эффективной автоматизации бизнес процессов субъектов МСБ (малого и среднего бизнеса)

Это единственный на сегодня путь утратить конфиденциальность...

Глава филиала, регион. директор, Краснодар
Сергей Левицкий пишет: Это единственный на сегодня путь утратить конфиденциальность...

Интересно о какой конфиденциальности Вы пишете?

К 2021 г. в мире 94% задач и виртуальных вычислений будут выполняться в облачных ЦОДах, в традиционных ЦОДах - 6%. При этом на большие данные к 2021 г. будет приходиться 30% всех данных, хранимых в ЦОДах, в то время как в 2017 г. эта цифра уже составляла 20%. Мировой объем хранимых в ЦОДах данных к 2021 г. вырастет в 4,6 раза и достигнет 1,3 ЗБайт с ежегодным приростом 36%. Такие прогнозы дает Cisco в своем "Глобальном индексе развития облачных технологий до 2021 г.".

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
​Трамп воюет с Китаем

Факт дня: Трамп ввел пошлины в размере 25% на китайские товары.

США: криптовалюта заменит деньги

Факт дня: Глава SEC не считает Bitcoin ценной бумагой.

​Amazon меняет менеджеров на роботы

Тренд дня: Amazon начал ставить роботов на менеджерские позиции.

​Microsoft идет по пути Amazon

Тренд дня: Microsoft работает над технологией автоматизированных магазинов без касс и продавцов.