Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтерев, «Тайм-менеджмент. Полный курс» — М.: «Альпина Паблишер», 2013
Время — основной ресурс каждого человека, от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.
Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени
В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом, происходит поглощение времени. Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно! А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени.
Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени.
Растраты времени выражаются в самой разнообразной форме. Работа систематически не начинается вовремя. Рабочие уходят со службы до гудка. Назначенные собрания и совещания открываются на час-полтора позже срока. Мы наблюдаем бесконечные ожидания, бездейственные, раздражающие...
Часть этих растрат времени объясняется тем, что все происходит не вовремя: опоздал служащий, не пришел к сроку докладчик, задержался кассир... Чаще всего растрата времени в очередях и ожиданиях зависит от неправильности самой системы. Здесь борьба за время сталкивается с основными организационными проблемами.
- Докладчик опоздал, потому что на него возложено множество различных заданий, — беда в совместительстве.
- Очереди в финотделе объясняются неправильной системой распределения работы.
- Невозможность добиться быстрой справки связана с доисторическим хаосом нашего делопроизводства, ценящего не суть дела, а лишь исходящий номер.
Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям
Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие. Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.
Поглотители времени:
1) нечеткая постановка цели;
2) отсутствие приоритетов в делах;
3) попытки слишком много сделать за один раз;
4) отсутствие представления о предстоящих задачах;
5) плохое планирование дня;
6) заваленный письменный стол;
7) интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;
8) дорога;
9) недостаток мотивации;
10) телефонные звонки, отрывающие отдела;
11) поиски записей, адресов, телефонов;
12) недостаток кооперации;
13) незапланированные посетители;
14) неспособность сказать «нет»;
15) неполная или запоздалая информация;
16) отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);
17) неумение довести дело до конца;
18) отвлечение на внешние факторы;
19) затяжные совещания, собрания;
20) недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;
21) телевизор, просмотр видео и DVD-фильмов;
22) болтовня на частные темы;
23) излишняя коммуникабельность;
24) чрезмерное количество деловых записей;
25) синдром откладывания;
26) желание знать все факты;
27) длительное ожидание (очереди);
28) спешка, нетерпение;
29) слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);
30) недостаточный контроль за делегированием;
31) нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей — таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.
«Времени не хватает всем, даже бездельникам. Даже тем, кто забивает «козла» или часами подряд смотрит телевизор. Вместе с тем никто серьезно не учитывает расход времени. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто может сказать, сколько часов в прошлом году он потратил на творческую работу, на чтение, а сколько часов было потеряно и почему, сколько часов «съели» телевизор, дорога?» (из статьи Генриха Альтшуллер «О системе Александра Любищева»).
Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями
Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей — времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:
- тщательная подготовка к поездке;
- оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
- наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т.д.).
Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:
1) «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;
2) «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?».
Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы. Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.
1. Нужно сократить до оптимума число перемещений
Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу — определить «выездные» дни. Совершать все необходимые поездки в четверг — такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.
Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за три часа в пятницу вместо пяти-семи часов в обычные дни недели» (По материалам статьи Андрея Блинков «Дорога»).
Экономия времени — от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.
2. Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто»
Активно применяйте следующие принципы:
- по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;
- старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;
- планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);
- делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т.д.;
- координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути, и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.
3. Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения
Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.
«Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS». (Сергей Коваль, Юрий Холин «Боевой дзэн — искусство жить», — Ростов-на-Дону, «Феникс»).
Это — сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.
«Если человек способен уйти в себя на время долгой поездки, он преодолевает и пространство, и время, а если он может только пялиться в окно и зевать от скуки, он вынужден пережить каждую минуту и каждый километр пути» (Колин Уилсон).
4. Введите коэффициент «Польза перемещения»
Который представляет собой среднюю составляющую ответов на два вопроса: «Такая поездка действительно целесообразна именно сейчас или это прихоть момента?» и «Готов ли ты заплатить невосполнимым временем своей жизни за ту пользу, которую получишь от выездного мероприятия?». Введение и применение подобного коэффициента обеспечивают осознанный подход к проблеме, что позволяет решить ее более качественно за меньший промежуток времени. Следующий ряд советов касается использования времени так называемого вынужденного ожидания в бесконечных пробках, очередях, самолетах, поездах, метро. Ожидание — один из самых распространенных поглотителей времени, с которым можно справиться, если следовать нехитрым, но эффективно работающим правилам и рекомендациям. Некоторые из них приводит на страницах своей статьи Дмитрий Витер, делясь своим опытом борьбы с поглотителями времени:
Полезное время ожидания
«По роду занятий мне часто приходится получать многостраничные документы, обязательные для прочтения (руководства, процедуры, объявления и т.д.). Читать их на работе у меня получается плохо. Обычно я распечатываю подобные документы, скрепляю их степлером (никаких скрепок!) и кладу в портфель. Когда я попадаю в ситуацию вынужденного ожидания, я достаю из портфеля такой документ и читаю его. После прочтения документ рвется на части и выбрасывается. (Обязательным примечанием в таком случае является осторожное обращение с конфиденциальными документами.) Если вы добираетесь на работу на метро — не упустите возможность с пользой потратить эти ежедневные полтора-два часа. Конечно, ваши возможности в подземке в час пик ограничены, но удержать в руках книгу небольшого формата, заранее распечатанный документ или смартфон вполне возможно. В какой-то момент я осознал, что читаю книги практически только в метро.
Если у вас есть лэптоп, берите его с собой. Львиную долю входящей электронной почты я читаю, находясь именно в режиме ожидания. Отличным вложением средств является дополнительная батарея для лэптопа — она удвоит полезное время вашей поездки. Примером эффективного использования такого времени может служить само написание этой статьи. Она писалась в поездах. В самолетах. В метро. Первый черновик был сделан в маршрутке. Не потому, что у меня «не было времени» заняться этим в более комфортной обстановке. Мне так удобнее. Это проще, чем пытаться выделять «каждый день по часу за письменным столом», что, как правило, нереализуемо. (Эти строки я пишу в поезде «Киев-Минск». Мой попутчик, аудитор из Deloitte&Touche, тоже стучит что-то на лэптопе. Молодец!)».
Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни — вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.
