Хочу поделиться проверенными на личном опыте практиками, чтобы не просто успевать больше, но и доводить проекты до конца в срок, в рамках бюджета и без отклонений от плана.
1. Автоматизируйте все, что можно
Вы используете «Битрикс24», «Яндекс» или Google Календарь, почту и десятки других инструментов? Освойте их как настоящий профессионал, интегрируйте между собой, настройте уведомления и шаблоны, и по возможности откажитесь от доброй половины. Автоматизация рутинных задач – мощный способ сэкономить часы работы.
Например, можно связать вашу почту, мессенджеры и виртуальную телефонию с «Битрикс24». Так все заявки из разных источников будут попадать в единую систему, перепроверять в разных местах не придется.
2. Используйте матрицу RACI в каждом проекте
Это инструмент проектного управления, который распределяет роли и зоны ответственности по задачам, обозначая, кто отвечает (Responsible), утверждает (Accountable), консультирует (Consulted) и информируется (Informed). Матрица помогает с самого начала проекта расставить роли и зоны ответственности, что снижает недопонимание и экономит время.
Создайте шаблон в таблице и используйте его на старте каждого проекта. Чем сложнее проект, тем детальнее может быть матрица. Особенно полезна она в критические фазы: перед запуском, при смене команды, в момент активной разработки.
3. Общайтесь с командой каждый день
Это может звучать банально, но простое «Привет, как дела?» в начале дня действительно работает. Личное общение (пусть даже в мессенджере) формирует доверие и помогает предотвратить конфликты и ошибки, которые могли бы перерасти в серьезные проблемы. Устраивайте короткие неформальные разговоры, спрашивайте о выходных, не цепляясь сразу за рабочие темы, и вы удивитесь, как это повышает вовлеченность и эффективность команды.
Как использую это я? Обычно ближе к концу недели закидываю в рабочий чат вопрос ко всей команде – интересуюсь, какие у кого планы на выходные. Это отличный способ завязать диалог, ближе познакомиться с коллегами, узнать их как личностей.
4. Учитесь говорить «нет» – спокойно и уверенно
Умение отказать – важнейший навык для руководителя проекта. Не все, что «можно», действительно нужно делать. Если дополнительная задача вредит срокам, бюджету или загрузке команды – отказывайте, обоснованно и профессионально.
Пример: клиент захотел добавить новую функцию на главную страницу за две недели до запуска сайта. Вместо автоматического «да», объясните временные и материальные издержки, а также предложите альтернативу. Например, перенести реализацию на следующий релиз или использовать внешнее решение.
5. Воспринимайте каждый проект как обучение
Даже если вы ведете проекты годами, каждый следующий – это шанс узнать что-то новое: в бизнесе, в технологиях, в коммуникации, в процессах. Делайте выводы и фиксируйте их.
Проводите ретроспективы. Они помогают понять, над чем вам стоит поработать как руководителю, с чем справляется или испытывает трудности команда, какие процессы эффективны, а какие нет. Часто рефлексия приносит полезные инсайты. Вот вопросы, которые стоит обсудить всей командой на ретроспективе:
- Что мы планировали достичь?
- Что в итоге произошло?
- Почему это произошло?
- Что мы будем делать в следующий раз?
Ответы на эти вопросы можно (и нужно) применять в следующих проектах, и даже вносить изменения в процессы, если необходимо.
6. Управляйте своими уведомлениями
Бесконтрольные оповещения – один из главных пожирателей времени. Настройте уведомления так, чтобы видеть только то, что действительно важно. Это поможет сохранить фокус на задачах и не распыляться на малозначимые сообщения. К тому же, вы будете меньше уставать от постоянного переключения внимания и быстрее завершать работу.
В Битрикс24, например, можно отключить оповещения по умолчанию, оставить только ключевые каналы и слова. Многие системы со встроенным ИИ позволяют настроить почтовые дайджесты или отчеты – пользуйтесь ими, чтобы не захлебнуться в потоке информации.
7. Учите и учитесь
Чем больше контекста вы даете команде, тем лучше она работает. Объясняйте, зачем нужны те или иные действия, какие технические ограничения есть, какие цели преследуются. Это помогает сотрудникам не просто «выполнять задачи», а понимать, как их вклад влияет на общий результат. Люди охотнее берут инициативу, когда понимают, ради чего работают. Контекст – это не лишняя информация, а основа осознанного участия.
Когда команда видит, что вы открыты и готовы делиться знаниями, это формирует атмосферу доверия и уважения. В такой среде проще говорить о проблемах, предлагать идеи и просить помощи – а это критически важно для здоровья любого проекта.
И не стесняйтесь задавать вопросы сами. Не знаете, что такое DNS или как устроен CI/CD? Найдите час с техлидом и расспросите. Такие мини-лекции дадут вам мощную уверенность и улучшат планирование. Чем лучше вы понимаете, как устроена «внутренняя кухня» проекта, тем точнее сможете ставить задачи, расставлять приоритеты и оценивать риски.
8. Не бойтесь сказать «я не знаю»
Это честно, уважительно и абсолютно правильно. Никто не обязан быть экспертом во всем, даже менеджер проекта. Важно не притворяться, что вы в курсе, если на самом деле не уверены. Намного профессиональнее сказать: «Я уточню у разработчика и вернусь с ответом». Такой ответ показывает, что вы не теряете контроль над ситуацией, и одновременно заботитесь о точности информации.
Такой подход не только укрепляет доверие команды и клиентов, но и делает коммуникацию эффективнее. Вы не вводите людей в заблуждение, не тратите время на догадки и создаете ощущение прозрачности в работе. Если вы не хотите напрямую говорить «я не знаю», можно использовать более мягкие и уклончивые формулировки, которые сохраняют ваш авторитет, но при этом дают понять, что вам нужно время:
- «Хороший вопрос – хочу дать точный ответ, уточню у команды».
- «Это требует уточнения, дайте немного времени, я разберусь».
- «Хочу убедиться, что правильно понимаю – уточню детали и вернусь к вам».
- «Это выходит за рамки моей компетенции, но я знаю, у кого спросить».
- «Пока не готов ответить уверенно, но выясню и дам точную информацию».
Используйте такие фразы, чтобы поддерживать уважительный тон, не теряя при этом контроля над разговором. Главное, действительно вернуться с ответом, как и обещали. Это укрепит вашу репутацию как ответственного и надежного специалиста.
9. Фильтруйте почту и используйте шаблоны
Разделите входящие письма с помощью фильтров: внутренняя переписка, клиенты, уведомления – все должно автоматически попадать в свои папки. Это позволяет быстро ориентироваться, не терять важные письма и не отвлекаться на мелочи. Используйте метки и отключайте push-уведомления для второстепенного.
Храните шаблоны писем для повторяющихся ситуаций: запуск проекта, отправка отчета, запрос данных. Это экономит время и снижает вероятность ошибки. Шаблоны можно настроить прямо в почтовом клиенте или хранить в Google Docs/Notion. Обновляйте шаблоны раз в несколько месяцев, чтобы они оставались актуальными. Добавляйте поля-заполнители вроде [Имя клиента] или [Крайний срок], чтобы ничего не забыть. Чем проще и системнее ваша почта, тем меньше хаоса в голове.
10. Знайте цифры
Регулярно отслеживайте ключевые метрики: количество выполненных задач, скорость выполнения, загрузку команды, статус бюджета. Эти данные – не просто статистика, а основа для управленческих решений: что нужно ускорить, где перераспределить ресурсы, когда пора вмешиваться. Чем лучше вы понимаете цифры, тем точнее можете управлять проектом.
Контроль показателей должен стать рутиной – хотя бы еженедельной, а в динамичных проектах и ежедневной. Используйте дашборды, диаграммы, автоматические отчеты и графики прогресса. Наглядная визуализация позволяет не только быстро заметить отклонения, но и понятно донести ситуацию до клиента или команды.
Также читайте:
Совет №11. Структурируйте всё!
Пример: список из более чем пяти пунктов неуправляем.
Разбейте элементы списка на смысловые блоки, тогда будет понятно, что за списком стоит система.
Со всем уважением к автору, не удержался, чтобы не прицепиться )))
Это может быть и просто чек-лист...
Статья интересна тем, что не ставит задачей создать что-то новое, но удобно сводит в одном месте наиболее полезные рекомендации из разных областей ведения бизнеса. Начинающим менеджерам, особенно - склонным к "клиповому мышлению", она может помочь определить зоны роста. Вдвойне это важно для пп. 2 и 4.
Хороший текст для рубрики Business Fun. Но попал в категорию "Личная эффективность".
Если менеджеру проекта (!), по мнению автора, можно и нужно давать подобные советы ...
то единственный возникающий вопрос - а что еще этот менеджер проекта не знает о жизни?
В данном случае никакой системы нет. Просто мнение автора о том, что кому-то и когда-то было полезно - вне зависимости от рода деятельности.
Список заведомо неполный и всегда открыт. Ваш совет №11 абсолютно уместен.
Какое отношение это набор имеет к управлению проектами?
Как мне показалось - прямое: соглашающийся со всеми пожеланиями и запросами менеджер, вынужденный предпочитать ручной труд вместо автоматизации, без RACI да еще и загруженный спамом, - точный рецепт для срыва сроков или превышения бюджета проекта.
Конечно, это - про начинающих менеджеров или сотрудников, которые внезапно обнаружили, что с утра уже они управляют проектом (были у меня такие кейсы в практике). Для старта список пойдет, для серьезной работы - PMP.
Тогда всё это точно не о проекте и не о будничных деталях работы его менеджера.
Если кто-то внезапно обнаружил, что управляет проектом, не приходя в сознание - ему лучше проснуться, самостоятельно или с медицинской помощью. Мало ли, какие еще кошмары могут присниться.
Вовсе не сон - реальная российская банковская практика. Несколько раз были ситуации, когда в разных отделах увольнялись руководители, их сотрудников вызывали к руководству и сообщали, что теперь они отвечают за проекты. Сотрудники были хорошими исполнителями, но к такому "маканию в менеджмент" были явно не готовы - приходилось рассказывать им про SADT, IDEF0 и RACI. В итоге все закончилось благополучно, но стрессовали они поначалу сильно.
Это просто советы. Советы, на мой взгляд, хорошие и применимые.
Не согласиться с ними трудно.
Но, безусловно, уровень управления проектами выше и сложнее.
Если люди способны учиться быстро, готовы немедленно начать решать новые и сложные задачи, к которым их профессионально не готовили и не боятся при этом наступать на грабли - отлично. А если нет? Или результаты далеки от желаемых?
Ответственность в Вашем примере на тех, кто им поручил эту работу, выходящую далеко за рамки их должностных обязанностей. Менеджером проекта не становятся за 5 минут по желанию руководства. И дело не в том, чего они не знают в первый момент - нужна практика и собственный опыт.
Вы совершенно правы - это просто какие-то советы.
Спасибо за статью! Уже многие высказались, что советы хорошие, но они не управление проектами как таковыми, т.к. в проектах всё значительно сложнее и конкретнее.
Статья хороша тем, что заставляет лишний раз задуматься над тем, а как же всё-таким эффективно проектами управлять, чтобы повысить производительность? Кстати, производительность чего или кого повысить? :)