Как руководителю успевать больше: 3 совета по методу Time Blocking

Что это вообще такое

Time Blocking — подход к планированию, с которым вы дробите день на разные временные промежутки и закрепляете за каждым свое дело. В отличие от простого ту-ду-листа (to do list – список дел) распределяете задачи в течение дня, недели и месяца и видите, как будет выглядеть реальный график с ними.

Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере

Чтобы узнать о технике подробнее, можно прочитать про законы и теории, на которых она основана. Например, про закон Паркинсона (работа заполняет время, которое на нее отпущено) или ресурсную теорию внимания Канемана.

Дальше расскажу, с какими проблемами мы столкнулись в компании и как их решали с помощью планирования.

Проблема №1 — жесткий график, который ломается, если появляются новые задачи

Вспомните свой последний ту-ду-лист на день или страницу в Google-календаре. Наверняка, задачи там идут вплотную друг за другом и перерывы есть максимум на обед или прогулку. Как правило, в стандартный день влезает 4-6 задач, в зависимости от их объема.

Такую жесткую систему тяжело перестраивать в течение дня, если внезапно появляется что-то незапланированное и срочное. Календарь уже заполнен под завязку — впихнуть «невпихуемое» не получится. Как итог: вы либо жертвуете запланированными задачами, либо упускаете срочные. Чаще — первое. 

Как решать с помощью Time Blocking: оставляйте часовой буфер

Вписывайте в каждый день свободный час просто на всякий случай — не для отдыха, а именно для работы. Это время не занятое ничем и никем, некий водораздел. До него стоят задачи, которые вы обязательно должны сделать сегодня. После — менее приоритетные задачи, которые могут подождать:

Time Blocking: оставляйте часовой буфер

Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере

Если появляется вопрос, где нужно срочно включиться, заполняйте буфер и двигаете остальные задачи вправо (или вниз). Не придется ничего откладывать на следующий день и копить несделанные дела.

Если новые задачи не появятся, заполняйте свободный час запланированными. 

Проблема №2 — бесконечные созвоны

Особенно эта проблема остро стоит у руководителей в онлайне: рутина превращается в день сурка, висящего на телефоне. Какие-то встречи растягиваются из-за воды и пространных обсуждений, какие-то вообще появляются из ниоткуда, потому что срочно надо что-то согласовать или решить, а в переписке этого сделать никто не может.

Как итог: встречи отнимают очень много энергии (и времени!), которых на важные задачи может уже не хватить. А после звонков и коммуникации мозг долго восстанавливает топливо на энергозатратные операции. 

Как решать с помощью Time Blocking: установите лимиты на встречи и созвоны

Выделите на день два часовых или три 45-минутных слота на встречи и оповестите команду о том, что слоты есть только такие. Это замотивирует лучше готовиться к созвонам и выносить меньше воды не по делу. А еще — решать то, что можно, в переписке. 

Важно: после каждой встречи оставьте себе буфер на 20-30 минут, чтобы восстановиться. Необязательно просто смотреть в потолок, можно заниматься чем-то, что не требует больших затрат энергии — например, разгрести почту.

Time Blocking: установите лимиты на встречи и созвоныКликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере

Вот так буферы после созвонов выглядят в календаре: они отмечены красным и рассчитаны на 20 минут.

Проблема №3 — не хватает сил на несколько энергозатратных задач

Одна энергозатратная задача на день и 3-4 легких — возможно, но больше похоже на утопию. Чаще день состоит из 1-2 легких и нескольких объемных задач, в которые надо активно включаться. 

Если поставить подряд несколько больших задач — не хватит энергии выполнять их равномерно, потому что перерывов посреди рабочей сессии нет, да и не всегда они нужны. 

Как решать с помощью Time Blocking: чередуйте задачи по уровню энергозатратности

Сделали одну приоритетную задачу — отдохните 10 минут, а потом займитесь менее энергозатратным — почитайте отчеты сотрудников, посмотрите, что происходит в инфополе, проверьте почту. И только потом переходите ко второй приоритетной задаче. Это помогает делать все одинаково качественно, потому что концентрация успевает восстановиться. 

Итоги

  1. Чтобы график не обрушивался из-за срочных внеплановых задач, вписывайте в каждый день часовой буфер — час, рассчитанный на работу, но не занятый никем и ничем. Если появится что-то срочное (а оно появится), вы просто поставите задачу в этот буфер, а остальные сдвинете, не жертвуя ничем важным.
  2. Чтобы день не превратился в череду бесконечных и бессмысленных созвонов, введите ограниченное число слотов на встречи по времени и количеству. Предупредите о них команду: пусть это будет два часовых или три 45-минутных промежутка для созвонов. Не забудьте запланировать 20-30 минут после каждого созвона на перерыв.
  3. Чтобы не терять продуктивность из-за нескольких объемных задач в течение дня, чередуйте дела по их сложности. После энергозатратной задачи сделайте перерыв и займитесь чем-то рутинным и простым. А уже после — приступайте к следующей объемной задаче.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Генеральный директор, Москва
Борис Кондрабаев пишет:

Евгений я очень рад за Вас в случае если Вы отвечаете за самого себя!

Если отвечаете за всех и за все, то увы.

Простите, не понял, зачем мне это делать.

Повторяться не буду.

Увидимся, когда увидимся!:)

У меня был только один вопрос: что Вы выше имели в виду, говоря о Канбан. Ответа пока не было. Совсем.

Knowledge manager, Пермь

Ответ был ранее, что я не буду отвечать на Ваши вопросы по причине о которой Вы знаете.

Если захотите развернуть какую то ситуацию в подробностях, то можете раскрыть свое мнение по обстоятельствам.

Если я захочу, то могу высказать свое мнение!:)

1 3
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Эрнст Мальцев
  На это просто напрашивается цитата из повести Хольма ван Зайчика "Дело жадного варвара" (комм...
Все дискуссии
HR-новости
Исследование: что доводит сотрудников до выгорания

Большинство респондентов регулярно испытывают нехватку ресурсов, сталкиваются с размытыми задачами, переработками, а также ощущают давление негласных корпоративных правил.

Большинство россиян считают работу в креативной индустрии привлекательной

76% хотели бы попробовать себя в роли креативного продюсера, при этом у половины из них нет четкого представления, чем занимается этот специалист.

Средние зарплаты в отрасли туризма и гостеприимства выросли на 52% за год

Рост внутреннего туризма стимулирует спрос на кадры, а конкуренция за них меняет подходы работодателей.