Как руководителю успевать больше: 3 совета по методу Time Blocking

Что это вообще такое

Time Blocking — подход к планированию, с которым вы дробите день на разные временные промежутки и закрепляете за каждым свое дело. В отличие от простого ту-ду-листа (to do list – список дел) распределяете задачи в течение дня, недели и месяца и видите, как будет выглядеть реальный график с ними.

Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере

Чтобы узнать о технике подробнее, можно прочитать про законы и теории, на которых она основана. Например, про закон Паркинсона (работа заполняет время, которое на нее отпущено) или ресурсную теорию внимания Канемана.

Дальше расскажу, с какими проблемами мы столкнулись в компании и как их решали с помощью планирования.

Проблема №1 — жесткий график, который ломается, если появляются новые задачи

Вспомните свой последний ту-ду-лист на день или страницу в Google-календаре. Наверняка, задачи там идут вплотную друг за другом и перерывы есть максимум на обед или прогулку. Как правило, в стандартный день влезает 4-6 задач, в зависимости от их объема.

Такую жесткую систему тяжело перестраивать в течение дня, если внезапно появляется что-то незапланированное и срочное. Календарь уже заполнен под завязку — впихнуть «невпихуемое» не получится. Как итог: вы либо жертвуете запланированными задачами, либо упускаете срочные. Чаще — первое. 

Как решать с помощью Time Blocking: оставляйте часовой буфер

Вписывайте в каждый день свободный час просто на всякий случай — не для отдыха, а именно для работы. Это время не занятое ничем и никем, некий водораздел. До него стоят задачи, которые вы обязательно должны сделать сегодня. После — менее приоритетные задачи, которые могут подождать:

Time Blocking: оставляйте часовой буфер

Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере

Если появляется вопрос, где нужно срочно включиться, заполняйте буфер и двигаете остальные задачи вправо (или вниз). Не придется ничего откладывать на следующий день и копить несделанные дела.

Если новые задачи не появятся, заполняйте свободный час запланированными. 

Проблема №2 — бесконечные созвоны

Особенно эта проблема остро стоит у руководителей в онлайне: рутина превращается в день сурка, висящего на телефоне. Какие-то встречи растягиваются из-за воды и пространных обсуждений, какие-то вообще появляются из ниоткуда, потому что срочно надо что-то согласовать или решить, а в переписке этого сделать никто не может.

Как итог: встречи отнимают очень много энергии (и времени!), которых на важные задачи может уже не хватить. А после звонков и коммуникации мозг долго восстанавливает топливо на энергозатратные операции. 

Как решать с помощью Time Blocking: установите лимиты на встречи и созвоны

Выделите на день два часовых или три 45-минутных слота на встречи и оповестите команду о том, что слоты есть только такие. Это замотивирует лучше готовиться к созвонам и выносить меньше воды не по делу. А еще — решать то, что можно, в переписке. 

Важно: после каждой встречи оставьте себе буфер на 20-30 минут, чтобы восстановиться. Необязательно просто смотреть в потолок, можно заниматься чем-то, что не требует больших затрат энергии — например, разгрести почту.

Time Blocking: установите лимиты на встречи и созвоныКликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере

Вот так буферы после созвонов выглядят в календаре: они отмечены красным и рассчитаны на 20 минут.

Проблема №3 — не хватает сил на несколько энергозатратных задач

Одна энергозатратная задача на день и 3-4 легких — возможно, но больше похоже на утопию. Чаще день состоит из 1-2 легких и нескольких объемных задач, в которые надо активно включаться. 

Если поставить подряд несколько больших задач — не хватит энергии выполнять их равномерно, потому что перерывов посреди рабочей сессии нет, да и не всегда они нужны. 

Как решать с помощью Time Blocking: чередуйте задачи по уровню энергозатратности

Сделали одну приоритетную задачу — отдохните 10 минут, а потом займитесь менее энергозатратным — почитайте отчеты сотрудников, посмотрите, что происходит в инфополе, проверьте почту. И только потом переходите ко второй приоритетной задаче. Это помогает делать все одинаково качественно, потому что концентрация успевает восстановиться. 

Итоги

  1. Чтобы график не обрушивался из-за срочных внеплановых задач, вписывайте в каждый день часовой буфер — час, рассчитанный на работу, но не занятый никем и ничем. Если появится что-то срочное (а оно появится), вы просто поставите задачу в этот буфер, а остальные сдвинете, не жертвуя ничем важным.
  2. Чтобы день не превратился в череду бесконечных и бессмысленных созвонов, введите ограниченное число слотов на встречи по времени и количеству. Предупредите о них команду: пусть это будет два часовых или три 45-минутных промежутка для созвонов. Не забудьте запланировать 20-30 минут после каждого созвона на перерыв.
  3. Чтобы не терять продуктивность из-за нескольких объемных задач в течение дня, чередуйте дела по их сложности. После энергозатратной задачи сделайте перерыв и займитесь чем-то рутинным и простым. А уже после — приступайте к следующей объемной задаче.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Генеральный директор, Санкт-Петербург

не занимайтесь ерундой ибудете успевать в 10 раз больше....

Аналитик, Москва

Позволю себе дать совет неопытным руководителям, кторые "зашиваются".
Не суетись!
Второй - не связывайся с электронными планировщиками, примочками, приблудами и приложегниями для планирования и напоминания. Никогда и ни за что! Они только добавляют уровень суетливости и мелочности задач.

Сделайте себе привычку. Каждое утро выделйте 15 минут на планирование с карандашиком и бумагой. Напишите ряд важнейших задач, но не более семи. В конце дня вычеркивайте их. Привлекайте моторику к планированию., а не гаджеты и примочки.

Планирование личного времени - это и искусство и большой опыт. Учитесь делегировать, а не "всё успевать". Учитесь контролировать результат, а не бороться с "бесконечными созвонами".

 

Вот как выглядит моё планирование. Минус - план, окружность над минусом - работу начал. Зачёркнутый кружок - выполнено.

Невыполненные работы переносятся на следующий день. И никаких вам Time Blockingов. Сплошной планиринг и выполенинг. Полный красавчинг.

Региональный менеджер, Ростов-на-Дону
Анатолий Курочкин пишет:

Невыполненные работы переносятся на следующий день. 

 

Особенно нравится этот момент. Ведь недаром гласит народная мудрость "Никогда не делай сегодня то, что можно перенести на завтра" :)

Аналитик, Москва
Василий Зубенко пишет:
Особенно нравится этот момент. Ведь недаром гласит народная мудрость "Никогда не делай сегодня то, что можно перенести на завтра" :)

Лучше так: никогда не делай сегодня то, что можно вообще никогда  не делать. ))))

Специалист, Новосибирск

Забавно читать опять про тайм-менеджмент.

Мысли следующие.

Список задач по методу Time Blocking очень похож на расписание моего стоматолога.
:)))

Люди! А вам это надо — работать в таком режиме?

Шутка:
— Я моему коту удивляюсь. Он весь день спит, однако я не понимаю, КОГДА И КАК он успевает всю еду сожрать, все обои подрать и весь свой лоток изгадить?
— Может, тебе стоит у него взять уроки тайм-менеджмента?

Консультант, Москва

Очень полезная мысль про энергозатратность. Кроме того, важно учитывать также и внутреннее сопротивление решать определённые задачи.

Начальник участка, Москва
Игорь Татарский пишет:

Очень полезная мысль про энергозатратность. Кроме того, важно учитывать также и внутреннее сопротивление решать определённые задачи.

Угу, в зависимости от текущего биохимического статуса отдельные типы задач могут быть трудозатраты или наоборот. Например выплеск дофамина -тянет на переключение и новизну. Эндорфин - предвкушение окончания дела. Гамк - сосредоточение и внимательность к деталям. Вазопрессин - пожамкать коллегу или шлёпнуть по попе. Окситоцин на обнимашки потянет. Норадреналин - поорать на коллег в удовольствие. 

 

Генеральный директор, Нижний Новгород
Павел Кузовников пишет:
не занимайтесь ерундой ибудете успевать в 10 раз больше....

ща это называется красивым словом "прокрастинация") И под ее пользу и необходимость даже научную базу подвели) Так что не все так однозначно))) 

Knowledge manager, Пермь

Планирование по времени может быть как полезным, так и вредным. 

Полезным, когда нужна координация коллективных взаимодействий.

А вредным, когда нужно действовать по обстоятельствам, а не по гипотезам(предположениям включенным в план заранее).

При гибком менеджменте разработан очень полезный инструмент - Канбан(не путать с общепринятыми сейчас новоделами).

Канбан подразумевает четкую инструкцию, когда нужно отложить работу по плану и сделать то, что предписывает Канбан.

Для каждой ситуации может быть разработана своя инструкция или метка.

Генеральный директор, Москва
Борис Кондрабаев пишет:

Планирование по времени может быть как полезным, так и вредным. 

Планирование не может быть вредным. Но бывают плохие планы.

Полезным, когда нужна координация коллективных взаимодействий.

А вредным, когда нужно действовать по обстоятельствам, а не по гипотезам(предположениям включенным в план заранее).

На этот случай должны быть другие планы.

При гибком менеджменте разработан очень полезный инструмент - Канбан(не путать с общепринятыми сейчас новоделами).

Канбан подразумевает четкую инструкцию, когда нужно отложить работу по плану и сделать то, что предписывает Канбан.

Для каждой ситуации может быть разработана своя инструкция или метка.

То, что для каждой ситуации могут быть заранее подготовлены инструкция и даже предписания, и говорит о ценности планирования. Кто-то же об этом заранее подумал.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Каждый пятый россиянин не получал повышение уже более 5 лет

Для 20% опрошенных толчком для карьерного роста стало увольнение с прежнего места работы. 

70% россиян знают ценности своей компании

Женщины чаще, чем мужчины, отмечают, что знают о ценностях своей компании.

Средняя зарплата россиян превысила 85 тысяч рублей

За год ее размер увеличился на 18%.

X5 Group автоматизирует 30% рабочих процессов, выполняемых человеком

Из-за сильнейшего за последние годы дефицита кадров в ритейле Х5 Group вложит десятки миллиардов рублей в развитие специальных технологий.