Время – наш самый лимитированный ресурс, его всегда не хватает. И бизнесмену, и менеджеру. Как часто вы не замечали в рабочих и повседневных делах, что уже наступил вечер? У меня это происходило настолько часто, что я начала задумываться о том, где и как упускаю свои драгоценные минуты. В итоге в моей жизни появились правила, которыми я пользуюсь, чтобы не тратить время попусту. Думаю, они будут полезны всем. Применяйте разумно.
1. Не в потоке
«Все бегут, бегут, бегут, и я бегу», – пел Валерий Леонтьев. И его песня, согласитесь, очень жизненная. На работу и с работы мы все едем примерно в одно и то же время, проводя значительную его часть в пробках. В магазины забегаем в похожие часы, поэтому стоим в очереди на кассе, теряя минуты. Даже в отпуск летим по расписанию – и часто попадаем на битком забитые пляжи и в дорогущие отели.
Совет: смените расписание, живите не как все.
Найдите время, когда на улице нет загруженного трафика, и используйте для переездов его. Бизнесмену это сделать проще – он сам себе хозяин и может приехать на два часа позже в офис, да и уехать в своем режиме. Если у вас свое дело, по возможности не планируйте встречи на загруженные часы, пояснив свое предложение пообщаться попозже экономией времени партнера. Это многие оценят.
Менеджерам стоит поговорить с начальством о возможности выходить на работу не по расписанию У меня есть друзья, которые приезжают в офис и раньше положенного, и позже. Первые – жаворонки, вторые – совы. Соответственно, они раньше или позже уезжают, опять же не попадая в пробки. Если вы исполняете обязанности без нареканий, с большой вероятностью вам не откажут. Даже в жестких корпоративных условиях банка такие предложения срабатывают.
2. Одно дело за раз
Огромное количество времени мы теряем в попытках все сделать сразу: ответить на письма, на сообщения в мессенджерах, прочитать статью или осуществить все то, что пришло нам в голову. Смена деятельности – это всегда огромные затраты энергии и времени, так как пропадает фокус внимания, и нам нужно снова сосредоточиться. Если мы мечемся от задачи к задаче, то успеваем не много и делаем дела с низкой продуктивностью. Это касается и бизнесменов, и менеджеров, и даже домохозяек.
Совет: составляйте план и придерживайтесь его, компонуйте однотипные задачи.
Проще говоря, не отвлекайтесь от проекта на каждое письмо или сообщение (исключая особенно важные). Решите для себя проверять почту 2-3 раза в день или же раз в логичный допустимый для вашей занятости период времени. Я, например, отвечаю на письма по утрам, а после заглядываю на почту раз в час, при этом просто прохожу взглядом отправителей. Только самым важным я отвечу сразу, все остальные письма откладываю на завтрашнее утро. При потоке в 10 писем в час экономия времени получается впечатляющей.
То же самое касается многих идей о развитии компании, которые нередко приходят в голову бизнесменам. Чаще всего они появляются в самый загруженный момент, когда ум максимально сконцентрирован. Очередное «А если вот так» лучше записать и обдумать позже, вернувшись к делам насущным.
План дел на день позволит успеть все, если вы придерживаетесь его более-менее стабильно. Гибкость никто не отменял, но в разумных пределах.
3. Позвоните!
Случалось ли вам выехать на встречу и в пути или даже на месте узнать, что у партнера изменились планы и он забыл вас предупредить? Слово «партнер» можно заменить на «клиент», «друг», «родственник», «супруг». Бывает очень жаль потраченного на дорогу и подготовку времени.
Совет: позвоните или напишите партнеру перед встречей. Не стесняйтесь, ваше время ценно.
Возьмите за правило заранее в нужный день уточнять у партнеров, клиентов или друзей, в силе ли договоренность о встрече. Если позволяют отношения, то позвоните прямо перед выездом и спросите, успевает ли он вовремя. Особенно это важно, если вы потратите много времени на дорогу.
Кстати, для простого шоппинга это правило тоже работает. Если планируете купить конкретный товар в магазине, который далеко от дома, позвоните туда перед выездом, уточните, есть ли он в наличии.
4. Нет перспектив – заканчивайте
Нередко люди бизнеса попадают в ловушку «довести дело до конца во что бы то ни стало». Вы начали проект, вложились в него значительно и потратили массу времени. Но вдруг рыночная ситуация поменялась и ваше детище более не так востребовано, как вы планировали. Невероятно сложно это признать и отойти от дела вовремя. Мы продолжаем тратить на него массу времени, хотя понимаем, что не сработает. Реальность такова: выигрывает тот, кто легче и быстрее подстраивается по ситуацию.
Совет: не тратьте время на то, что более не перспективно.
Дома также можно сэкономить немало времени, например, не досматривая фильм, который не понравился после первых 15 минут. И настроение будет хорошим, и что-то более интересное успеете сделать за выигранный час.
5. У меня буквально 3 минуты
Наверняка у каждого был партнер или клиент, который любил поболтать и кроме важного рассказать о детях, здоровье и семье. Как вы понимаете, времени на это уходит огромное количество. Если это не тот, от кого кардинально зависит ваш доход или зарплата, то диалог можно значительно сократить, предупредив в начале разговора, что у вас буквально 3-5 минут до важной встречи или садится батарея. В этом случае вы узнаете все важное в первые минуты общения и далее сможете сами решить, стоит ли продолжить диалог на отвлеченные темы.
Совет: ограничьте разговор, чтобы не терять времени.
С назойливыми родственниками и знакомым также можно сэкономить немало минут, предупредив их заранее, что ждете звонка от курьера или важного клиента.
6. Приемные часы
Здесь все достаточно просто: если ваше дело предполагает активное общение с подчиненными, ограничьте его приемными часами. Если этого недостаточно, то можно сделать сигнальную систему, предупреждающую, что прямо сейчас вас беспокоить нельзя. Например, держать дверь плотно закрытой. В этом случае вы сможете выполнять важные дела вовремя без отвлечений.
Совет: не будьте доступны для общения все время. Оставляйте часы для выполнения важных дел.
7. Помощники помогут
Если совсем непонятно, куда уходит время, поставьте себе на телефон и компьютер программу, которая будет отслеживать ваши действия, например, Rescuetime или подобные. Кроме вас эти данные мало кому могут быть полезны, поэтому не стоит бояться утечки. Зато вы узнаете, сколько времени проводите на различных ресурсах, сколько часов уделяете электронной почте и мессенджерам. Подобный ежедневный отчет расскажет о скрытых резервах времени, которое можно использовать более эффективно.
Совет: узнайте больше, куда вы тратите время, и оптимизируйте процесс.
8. На пике
Узнайте больше о своей продуктивности. Понаблюдайте, в какие часы вы делаете сложные дела более качественно, быстро и с настроением. На это время планируйте самые важные проекты и встречи. Весь остальной день можно посвятить разъездам, приемным часам или рутинной работе.
Если вы точно не можете сказать, когда более всего настроены на работу, поэкспериментируйте: можно вставать пораньше и все делать рано утром. Или же наоборот, поздно вечером или ночью.
Кстати, в зависимости от возраста и ситуации активное время может меняться. Раньше я очень продуктивно работала в ночные часы. С появлением семьи это время сместилось на утреннее-дневное.
Совет: делайте важные дела в момент пика своих возможностей.
9. Сокращайте сроки
Мы уделяем работе столько, сколько сами решили. Поэтому не позволяйте себе тратить время там, где это не нужно. Если отчет можно сделать за 2 часа, не планируйте на него 4. Соберитесь и сделайте все качественно и эффективно, не растягивайте. Лучше запланируйте оставшиеся 2 часа на приятный перерыв после.
Совет: делайте важные дела в разумные сроки, не тратьте на них больше, чем нужно.
Кстати, свои повседневные дела вы тоже можете делать более эффективно, просто не смешивая их с чтением ленты новостей или общением в социальных сетях.
10. Нет!
Это важное слово, которое экономит массу времени и сил. Особенно его важно говорить своим вредным привычкам и токсичным людям, которые не ценят свое и ваше время. Таким образом вы избавите себя от необходимости посещать бесполезные встречи, общаться с бестолковыми коллегами и делать то, что причиняет вред вашему здоровью, отнимая массу часов.
Совет: говорите «нет» там, где ваше время априори будет потрачено зря.
Смело говорите «нет» сериалам, клипам и социальным сетям. Но не ограничивайте себя сразу и полностью, чтобы не было кризиса.
Нам всем зачастую не хватает времени в течение суток, часы летят, а сделано не так много. Включайте осознанность, расставляйте приоритеты и планируйте. Увидите, что в рабочем дне куда больше возможностей, чем мы привыкли думать.
Читайте также:
Позволю себе добавить совет №11:
При поступлении очередной(внеочередной) вводной сразу не суетитесь.
Как сказал классик(М.М. Жванецкий):
“Я люблю смотреть новости на третий день…”
Так и с “вводными”...
“Утро вечера мудренее.”
Или сама проблема рассосётся или кто то её решит без вас или за вас.
Не надо на всё реагировать в режиме non-stop, это поломает и существующие планы и настроение, и вряд ли будет лучшим решением, на горячую голову.
Мысль не вполне понятна.
Как нам поможет знание http? Это лишь один из протоколов - не более.
Коммуникационным проблемам и ошибкам примерно столько же лет, сколько человечеству.
Спасибо за поддержку, Анатолий! Очень тронута, правда. Поэтому не могу не ответить. Вы не беспокойтесь, я нормально отношусь к разным мнениям. Про неконструктивные, что называется: пусть говорят). Во-первых, каждый человек имеет право на свое. Во-вторых, пока достаточно мало людей действительно понимают то, что такое культура и, как и на что она влияет). Ну, об этом еще Коул писал в своей знаменитой книге "Культурно-историческая психология. Наука будущего".
Я вот там на стене у себя в профиле оставила запись, чем отличается американская ложь от русской. (Если честно, пока не понимаю, зачем эта стена, нигде не написано никаких инструкций)), или я не нашла). Просто посмотрела, что кто-то пишет там свои мысли), решила попробовать и проверить, как это работает). Запись – подтверждние тому, что большинство вещей по большей части опосредованы культурной средой и культурным сознанием).
Кстати, про инструкции) Вот ведь разница в каких мелочах заключается! Недавно одна моя клиентка, которая сейчас живет в Нидерландах, рассказывала, чем отличается сдача анализов там и здесь. Там тебе присылают баночки и полное руководство в картинках, что ты должен сделать и как. А здесь ее медсестра, когда она решила пройти диспансеризацию, потому что дешевле и быстрее, отчитала по полной, когда она просто спросила, а где взять баночку для мочи)))
Как верно заметил Сапольски
"Жизнь ваша изменилась бы до неузнаваемости, если бы аисту взбрело в голову выбрать для вас другую культуру")
Коул на эти темы писал десятки лет. Как и многие другие. Еще раньше (почти 50 лет назад) выходила его книга "Культура и мышление", которая довольно быстро была переведена на русский язык.
Чему нас это учит?
Ни чему не учит. В рамках одной национальной культуры и разных слоев общества различия больше чем в одном слое разных культур. И это было всегда. То есть у американского бомжа лежащего на углу брайтон бич горазо больше общего с русским бомжом чем у русского бомжа с Вами.
Центральная мысль Миши Коула - мы есть продут артефактов. Если Мы с вами сидели за советской партой и наши родители ходили в одинаковые горшки это нас отделяет от тех кто сидел на стуле на световые годы. И разрыв этот колоссален. Вот так я в 3 предложения изложил смысл целой книжки.
Ссылаться на работы Миши Коли это примерно то же самое если я буду на Мишу Бондарчука с нашего сайта ссылаться как на достоверный научный источник.
Отвечать вопросом на вопрос - это еврейская манера, а не китайская....
... потому, что экномите время. А экономия времени ухудшает качество результата! Вот и убедитесь на своем собственном опыте. Так что Вы рассказываете про тайм менеджмент? А если бы Вы рассказывали про управление временем, то результат был бы заметно лучше.
Очень мне этот совет напоминает строки: "Не стоит прогибаться под изменчивый мир, Пусть лучше он прогнется под нас.". Если Вы так сделаете, то будете жить с остальным обществом в ПРОТИВОФАЗЕ.
Ну и что? А то, что при противофазе амплитудные значения фаз вычитаются. Т.к. напротив Вас окажется остальная часть общества, то ее суммарная (СИНФАЗНАЯ) амплитуда гораздо больше вашей. После вычитания Вы станете (намеренно пишу понятным Вам языком) ЛУ-ЗЕ-РОМ.
Если это и есть ваша цель, то совет правильный....
«Время, которое у нас есть - это деньги, которых у нас нет» (с)
Остап-Ибрагим-Сулейман-Берта-Мария Бендер.
Бомжи, хиппи, крестьяне, моряки, военные, музыканты и пр. - это скорее субкультуры в данном контексте. Их очень много. Как на их формирование влияли формы детских горшков - не могу сказать.
Я не берусь строго судить академических психологов и излагать их концепции в нескольких словах. Оставим это и прочую критику их коллегам по цеху. Но, если психология - наука о душе, а чужая душа - потемки, то точных и окончательных ответов мы не получим.
Майкл Коул - профессор психологии с большим списком публикаций за несколько десятилетий работы и, в частности, он много писал о межкультурных различиях и коммуникациях. Высоко ценил работы ведущих советских психологов, включая Выготского и Лурию. Думаю, что с ним всё в порядке.