Многозадачность – офисная чума. Как ее преодолеть?

Вы уверены в своей суперсиле, что можете сделать все и сразу. Но, вы не можете и самое главное – не должны.

Последние исследования пролили свет на оборотную сторону мультизадачности. Любителям «делать сто дел одновременно» пора задуматься, стоит ли продолжать работать в таком режиме. Ученые из Стэндфордского университета по итогам своих исследований сделали вывод, что поклонники мультизадачности, как правило: легче отвлекаются, менее продуктивны, чаще ошибаются и демонстрируют хуже результаты в тестах на внимательность.

А все почему? Потому что наш мозг просто не создан для того, чтобы одновременно решать сразу несколько задач. Если вы хотите быть максимально эффективным, переключайтесь в режим монозадочности, т. е. сосредоточились на одной задаче, выполнили ее и перешли к следующей. Такой подход к работе поможет избежать глупых и нелепых ошибок, а также, благодаря глубокому погружению в задачу и высокой концентрации энергии на поиске ее решения, вы сможете улучшить свою производительность и креативность. Нестандартные и альтернативные варианты решений будут появляться сами собой в вашей голове.

Конечно, сложно стать монозадачным в современном мире, когда тебя атакуют и отвлекают со всех сторон: письмами, звонками, уведомлениями соцсетей, митингами, и новостями. Надо все успеть сделать и как можно быстрее: все изучить, принять решение, дать обратную связь.

С вами произойдут чудеса, когда вы начнете практиковать монозадачность. Вы сами не заметите как, но станете более эффективными. Вам не придется больше тащить работу домой или задерживаться в офисе. Количество ошибок снизится. Вы будете больше успевать, и гарантированно будете заканчивать рабочую неделю маленькими, а может быть и большими победами.

Как же расстаться с привычкой мультизадачности? Половина успеха заключается в грамотном управлении временем и блокировке отвлекающих факторов. Есть как минимум 8 сценариев, которые помогут вам постепенно сдвинуться в сторону монозадочности:

1. Два главных приоритета в день

Составьте список самых важных задач. Затем определите две приоритетные из них таким образом, чтобы вы со стопроцентной уверенностью смогли их сделать в конце одного дня. Дело сделано, мозг начал работу. Расставляя приоритеты, вы помогли ему направить большую часть своего ресурса и внимания на решение этих двух задач. Строго запрещено позволять себе переходить к другим задачам из вашего списка, пока не сделаны «два приоритета» сегодняшнего дня. Если справились и уложились по времени, можете двигаться дальше по списку.

2. Заложите время в своем расписании на выполнение этих задач

Оцените время, которое вам понадобиться для выполнения приоритетов дня и заблокируйте это время в своем расписании. В эти промежутки времени никакой другой активности, только действия, направленные на решение ваших топ-задач из списка на сегодня. Относитесь с уважением к этому расписанию и времени. Не идите на компромисс, если вас будут умолять переключить внимание на другие задачи. Эти запланированные часы должны стать священными для вас.

3. Используйте коммуникации внутри своей команды

Использование разных мессенджеров и приложений может сильно изменить качество вашей работы. Первое, что они позволяют сделать – это снизить поток входящих и исходящих писем, посвященных проекты. Все участники команды могут коммуницировать друг с другом напрямую, добавлять комментарии, назначать ответственных за задачу, передавать ее, и здесь же отчитываться о результатах. Все просто, понятно и прозрачно.

4. Блокируйте социальные сети на время работы

Перед тем, как приступить к работе, убедитесь, что все уведомления, которые могут вас отвлечь, отключены. Не хватает силы воли сделать это самим, можно воспользоваться специальными приложениями, которые заблокируют определенные сайты на заданные вами периоды времени.

5. Перестаньте мгновенно отвечать на письма

Сложно? Все просто, отключите звук, включите режим «не беспокоить» и положите телефон так, чтобы вы его не видели. Если вам кто-то пишет или звонит, это не значит, что вы должны мгновенно ответить. Если, конечно, это не чрезвычайная ситуация в семье. На этот счет можно предупредить самых близких, что вы в ближайшие два часа очень заняты, лучше вас не беспокоить. Еще вариант создать кодекс семейных правил, например, если звонишь один раз, то «разговор терпит», если перезваниваешь три раза, то «случилась катастрофа, срочно выходи на связь».

6. Закройте глаза на две минуты

Бывает сложно сосредоточиться и настроиться на работу. Сделайте двухминутный перерыв. Заведите будильник на 2 минуты. Закройте глаза и погрузитесь в себя. Это поможет вам успокоиться и поймать рабочую волну. Когда будильник зазвонить, это сигнал, что пора возвращаться обратно.

7. Чередуйте работу и перерывы

Установите таймер на десять или двадцать минут. В этом интервале времени сосредоточьтесь на работе. Затем, небольшой перерыв. Можно выйти на улицу подышать или просто пройтись по офису. Затем вернулись на рабочее место и опять установили таймер на десять-двадцать минут. Таким образом, с помощью интервалов работы и отдыха, мы устанавливаем свой ритм, мозг привыкает к ним и четко знает, когда надо активно включаться, а когда можно передохнуть, чтобы с новой силой активизироваться.Интервалы времени можно выбрать на ваш вкус. Пять, десять, двадцать, тридцать минут или час. Главное, чтобы этот ритм был комфортным лично для вас.

8. Слушайте музыку, которая вас заряжает

Классическая музыка, звуки природы или музыка для медитаций как правило могут помочь вам успокоиться и сфокусироваться. Если вам надо взбодриться и зарядиться, слушайте рок, хип-хоп или техно-хаус. Энергичная музыка заставит сердце биться чаще, а кровь быстрее бежать по венам. Ритм задан, и вы готовы приступить к новой задаче.

В нашем быстро меняющемся и динамичном мире бизнеса скакать галопом по задачам, к сожалению, стало нормой. Если вы хотите работать лучше, качественнее, умнее и удивлять своими результатами всех и главная себя, то монозадачность – это ключ к успеху. Согласитесь, что важно не то, сколько вы сделали, а то насколько хорошо вы это сделали.

Какие две важные задачи вы завершили в конце дня?

Источник: www.inc.com. Перевела с английского Алина Прудских.

Фото: pixabay


Комментарии
Инженер, Москва

В итоге получается, что за "многозадачностью" чаще всего скрывается обычная неорганизованность трудового процесса и слабый менеджмент.

Слушатель MBA, EMBA, Москва
Максим Денисов пишет:
Давайте попробуем совместными усилиями его создать.Многозадачность - это частое ( на сколько?) переключение между задачами (какими?), которое снижает продуктивность (как измерить в конкретной работе у конкретного человека?).

Там, где переключение - там нет многозадачности. В лучшем случае - квази(псевдо) многозадачность. Многозадачность это способность выполнять несколько (минимум две) задач одновременно (в один и тот же момент времени), например, крутить педали и читать. А вот петь и читать не получится. т.е. можно совместить такие две задачи, которые управляются разными органами. Например управляет чтением сознание, а "педали крутит" подсознание. Поэтому эти задачи совместны. А вот пением и чтением управляет сознание. И тут наступает предел. Одному органу приходится переключаться.

Если мы говорим о сотруднике, который в состоянии выполнять разные (разнородные) обязанности (работы), то лучше применять термин "много профильность (функциональность)".

Руководитель управления, Казань

Многозадачность???

- Для "узкого" специалиста - это просто невозможно, только последовательное выполнение конкретных задач, остальное это бардак и отсутствие менеджмента.

- Для руководителя это норма и чем "выше" руководитель, тем многозадачности прибавляется. В данном случае помогает грамотное планирование рабочего дня и выстроенные приоритеты.

А всякие "форс-мажоры" встречаются и у тех и у других, но это должно быть исключением из правил, а не нормой.

Нач. отдела, зам. руководителя, Рязань
Максим Денисов пишет:
многозадачность называют проблемой и предлагают от неё избавится. Вопрос: для чего избавляться? Точнее: для кого это проблема?

На мой взгляд, проблемой является не сама многозадачность: наличие заданий по нескольким проектам или по нескольким направлениям одного проекта. Проблемой является перегрузка сотрудников, когда количество заданий превышает возможности решить их в течение 8-часового рабочего дня.

Консультант, Москва

Современная динамичная жизнь заставляет нас ежедневно решать немало задач, выбирать оптимальные из многих вариантов действий и решений. Каждая задача решается определенной структурой мозга, и вследствие многозначности в мозгу начинают одновременно "конкурировать" несколько функциональных структур. А уже даже два таких "конкурента" вызывают нервное напряжение.

На эту конкуренцию мозг тратит значительные усилия и расходует энергию, но в результате всегда получается так, что наиболее сильная "доминанта" - то есть очаг возбуждения, поглощает энергию более слабых очагов, но время на эту борьбу теряется безвозвратно, снижая общую эффективность рабочего времени.

Аналитик, Краснодар
Елена Аронова пишет:
На мой взгляд, проблемой является не сама многозадачность: наличие заданий по нескольким проектам или по нескольким направлениям одного проекта. Проблемой является перегрузка сотрудников, когда количество заданий превышает возможности решить их в течение 8-часового рабочего дня.

В таких случаях начальство говорит "а куда ты пошел? ты что, уже всё сделал?" - и это в 18.00, когда рабочий день официально окончен. В плохих компаниях задачи ставят таким образом, что успеть выполнить их за рабочий день невозможно.

Руководитель группы, Москва

Что на самом деле означает "многозадачность".

Это значит, что в организации:

-нет порядка

-нет разделения труда

-нет планирования

-нет согласования

-мы постоянно всех выматываем и прикрываем свою задницу

-вся работа должна быть сделана вчера

-у нас нет понятия приоритета задач, все задачи выполняются одновременно любая самая срочная работа может быть прервана еще более срочной, а потом мы спросим почему та первая не сделана.

-ни один руководитель не несет никакой реальной ответственности ни за что.

Многозадачность - это диагноз, это способ перекладывания ответственности с бездарного менеджмента неспособного ничего организовать и ничем управлять на конечного исполнителя

Аналитик, Москва
Игорь Фрадков пишет:
Что на самом деле означает "многозадачность".
Это значит, что в организации:
-нет порядка
-нет разделения труда
-нет планирования
-нет согласования
-мы постоянно всех выматываем и прикрываем свою задницу
-вся работа должна быть сделана вчера
-у нас нет понятия приоритета задач, все задачи выполняются одновременно любая самая срочная работа может быть прервана еще более срочной, а потом мы спросим почему та первая не сделана.
-ни один руководитель не несет никакой реальной ответственности ни за что.
Многозадачность - это диагноз, это способ перекладывания ответственности с бездарного менеджмента неспособного ничего организовать и ничем управлять на конечного исполнителя

Как-то верно.

Многозадачность для офиса перешло, видимо, из многозадачности виндуса. Ну разве это многозадачность?

Я вот вчера столкнулся с предложением о новой работе. Малость обалдел: нужно выстроить производственно- технические отношения с заказчиком, с его спецприёмкой (назову так), с моими исполнителями, с моей спецприёмкой, с гензаказчиком и соисполнителями. Всего около 2000 изделий. Вот это многозадачность!
Причём, все партнёры разбросаны по дурацкой обустроенной Московской области.

Генеральный директор, Хабаровск
Игорь Фрадков пишет:
Что на самом деле означает "многозадачность".
Это значит, что в организации:
-нет порядка

Не согласен. Приведу пример. Указом президента РФ № 204 объявлены 12 национальных программ, которые должен реализовать каждый губернатор. Для выполнения каждой программы нужно решить множество задач. И это нормально. Каждый из нас решает множество задач, связанных со здоровьем, бытом, ЖКХХ, машиной, ГИБДД, семьей, детьми, родителями, работой, образованием, общественной жизнью, питанием, спортом, туризмом, бизнесом...

Руководитель группы, Москва
Александр Жириков пишет:
Приведу пример. Указом президента РФ № 204 объявлены 12 национальных программ, которые должен реализовать каждый губернатор. Для выполнения каждой программы нужно решить множество задач. И это нормально. Каждый из нас решает множество задач, связанных со здоровьем, бытом, ЖКХХ, машиной, ГИБДД, семьей, детьми, родителями, работой, образованием, общественной жизнью, питанием, спортом, туризмом, бизнесом...

никуда не годный пример. начнем с того, что ни о какой многозадачности в примерах и речи нет, там поставлены вполне конкретные задачи конкретным исполнителям, решение каждой из которых СВОИМ исполнителем приводит к решению общей задачи. но если исполнитель генеральной задачи олигофрен, то да, он будет многозадачником, потому как самолично попытается решить все мини-задачи разом или же привлечет на это несоразмерное количество исполнителей (или предоставит им ненормально короткие сроки, что не позволит разнести по времени решения задач, в зависимости от приоритетности)

Каждый из нас решает свои задачи ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО, а не нагромождая одну на другую. в порядке приоритетности. и только особо одаренные (в смысле умственно отсталые) пытаются сделать все разом. разумеется в результате получается либо плохо, либо вовсе никак не получается.

странно, что человек в статусе генерального директора не понимает разницы между многозадачностью (большим количеством задач в единицу времени) и просто большим количеством задач, решение которых растягивается по времени в порядке приоритетности(то есть не одновременно, а последовательно, каждая последующая решается после решения предыдущей, а не одновременно с ней) и не становится вечным авралом (признак тупого руководителя, если у него подразделение работает в вечном аврале). а в ряде случаев решение некоторых задач делегируется либо коллегам (если речь о работе) либо, в зависимости от характера отношений, членам семьи или просто сторонним исполнителям (врачам, адвокатам) если речь о быте.

1 3
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Производители против новых заводов

Факт дня: Автопроизводители просят Минпромторг не допускать новых производителей к системе инвестконтрактов.

«Система» выпустит «Венарус»

Тренд дня: АФК «Система» планируют приобретение контрольного пакета в АО «Фармацевтическое предприятие «Оболенское».

Операторы спорят с ЦБ о тайне связи

Тренд дня: Операторы считают методы борьбы с мошенниками нарушающими тайну связи.

Рекламный рынок РФ — договорной

Факт дня: АКАР: каждый четвертый тендер на российском рекламном рынке договорной.