Карта жизни: новый инструмент тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент как таковой – это миф, он не работает, если не приближен к реалиям конкретного человека, утверждает в своей книге «Работай легко» Карсон Тейт. Я пришел точно к такому же выводу, когда начал создание тренинга «Время руководителя». Тайм-менеджмент – это набор инструментов. Но, имея набор инструментов, ты автоматически не становишься мастером. Нужно понимать – какой инструмент как применить. А многим половина инструментов вообще без надобности. Поэтому, пока ты сам не поймешь, что тебе нужно для повышения эффективности, а главное, для чего тебе нужно становиться эффективным, все методики тайм-менеджмента будут копанием ямы в песке.

Изучать тайм-менеджмент, не понимая, для чего он вам нужен – пустая трата времени. Нужна основа, показывающая, зачем ставить цели, для чего составлять планы, почему нужно уметь делегировать и вообще, что делать и с кем общаться. Чтобы понять все это, я предлагаю вам упростить задачу. А именно, составить карту жизни и, проведя анализ, решить, в каком направлении двигаться и какие инструменты из арсенала тайм-менеджмента изучать.

Что дает карта жизни

  • Взгляд со стороны на свою жизнь. Можно увидеть, какие стороны в ней обделены вниманием и почему. Причины могут быть разные: отсутствие целей, отсутствие нужных знаний и навыков или отсутствие инструментов.
  • Возможность проактивного изменения жизни. Обычно наше внимание сосредоточено на проблеме, которая актуальна для нас в данный момент. Оно направлено в тот квадрат, из которого нам грозит опасность. Мы действуем реактивно, иногда даже не понимая корня проблемы. А иногда даже бездействуем в ожидании проблемы, потому что не привыкли действовать, не имея проблемы перед собой. С помощью карты вы фокусируете внимание в нужном направлении. А, как известно, все, куда на направлено наше внимание, улучшается.
  • Фундамент, базируясь на котором можно прожить успешную жизнь.
  • Ощущение контроля. Я не настолько наивен, чтобы утверждать, что с помощью карты вы сможете контролировать жизнь с ее мгновенными изменениями. Но я утверждаю, что заполнив карту, увидев, где вы находитесь, и решив, куда планируете двигаться, вы почувствуете уверенность. Ведь вы уже будете действовать не вслепую.
  • Объяснение причин ваших действий или бездействия. С помощью карты вам будет легче выстраивать диалог с окружающими. Точнее, сначала будет тяжелее, потому что они не готовы к чудесным переменам, которые в вас увидят. Но в дальнейшем вы сможете объяснять все свои действия вашими целями и задачами.
Так выглядит карта жизни

Карта жизни состоит из шести уровней:

  • Я. Уровень управления своим телом, своими знаниями и навыками, действиями.
  • Окружение. Уровень взаимодействия со своим ареалом.
  • Профессия. Уровень достижения карьерных целей.
  • Отдел. Уровень управления подразделением (если вы руководитель).
  • Организация. Уровень интеграции вашего подразделения в организацию.
  • Общество. На этом уровне мы интегрируем себя в общественную деятельность. Уровень, с моей точки зрения, необязательный, но для понимания полной картины должен присутствовать.

Каждый уровень включает четыре квадрата. На каждом уровне квадраты называются одинаково:

  • Зачем и почему именно так? Здесь находятся цели и принципы уровня, то для чего вы вообще находитесь на данном уровне. Эти квадраты, как фильтр, помогают отсеять ненужную информацию и неважные задачи.
  • Что и как? Здесь указываются ваши задачи, относящиеся к конкретному уровню (процессы, проекты). Эти квадраты также помогают отсеивать второстепенные задачи, а важные выполнять самым эффективным способом.
  • С кем? (Кто?) Сюда следует поместить людей с их особенностями. Данные квадраты нужны, чтобы понимать, с кем вы контактируете. Человек – существо социальное и довольно много времени мы отводим общению, которое может экономить время, а может расходовать, может вырабатывать адреналин (гормон страха), а может окситоцин (гормон удовольствия).
  • Чем? Здесь следует описать средства производства (ресурсы, инструменты). Понимание принципов работы оборудования и особенностей ресурсов сэкономит значительное количество времени. А постоянная модернизация позволит быть всегда впереди.

Теперь давайте рассмотрим каждый уровень с примерами, чтобы стало немного понятнее.

Пример составления карты жизни

Уровень

Зачем и почему именно так

Что и как?

С кем? (Кто?)

Чем?

Я

Квадрат №1. Цель вашей жизни и жизненные принципы.

Пример цели: придумать лекарство от рака.

Пример принципов: одна задача за один раз, сначала важное, потом всё остальное.

Квадрат №2. Действия, приближающие к цели.

Составление планов, обучение, улучшение навыков, отдых, правильный сон, правильное питание.

Квадрат №3. Понимание себя.

Ваши знания, навыки, характер, самочувствие, эмоции, сильные и слабые стороны.

Квадрат №4. Ваше главное средство производства — ваш организм.

Что для него полезно? Что вредно? Как за ним ухаживать? Как его развивать?

Окружение

Квадрат №5. Смысл жизни в социуме.

Что вам нужно сделать, чтобы окружающая обстановка помогала вам достичь вашей цели жизни?

Примеры: вырастить сына, построить дом, съездить в отпуск с семьёй.

Квадрат №6. Действия, необходимые для жизни.

Примеры: общение с друзьями и близкими, работа по дому, хобби, воспитание детей, ремонт квартиры, заправка машины.

Квадрат №7. Понимание своего окружения.

С кем вы постоянно контактируете? Родные, друзья, соседи: кто они? Их дни рождения, привычки, черты характера, предпочтения.

Квадрат №8. Инструменты для жизни.

Что вам нужно, чтобы добиться поставленных целей? Квартира, машина, удочка, теннисная ракетка, компьютер, планшет, яхта и.т.д.

Профессия

Квадрат №9. Смысл работы.

Ваши карьерные цели и принципы, которых вы придерживаетесь в работе.

Пример цели: должность коммерческого директора.

Примеры принципов: проверка почты два раза в день, война войной, а обед по расписанию.

Квадрат №10. Действия, приносящие прибыль.

Ваши рабочие задачи, процессы, проекты, отчёты, заявки, продажи, изделия (по должностным инструкциям и не только).

Квадрат №11. Я — профессионал.

Ваши профессиональные знания и навыки, сильные и слабые стороны.

Знание технологических процессов, техник, материалов и оборудования.

Квадрат №12. Инструменты для работы.

Примеры: рабочий стол, станок, компьютер, визитки, автомобиль, табельное оружие, жезл регулировщика.

Отдел

Квадрат №13. Цели и принципы вашего подразделения.

Пример цели: увеличить объём продаж на 10%.

Примеры принципов: брать трубку телефона в течении трёх секунд, предлагать пирожок в дополнение к заказу и т. д.

Квадрат №14. Что должны делать подчинённые.

Какие задачи и процессы выполняет ваше подразделение?

Примеры: плановый ремонт оборудования, изготовление запасных частей, подача заявок на закупку материалов. Последовательность работ, ответственные, инструкции.

Квадрат №15. Ваша команда.

Сколько человек в вашем подразделении? Кто они? Их цели, мотивы, знания, навыки, семейное положение, черты характера.

Квадрат №16. Средства производства подразделения.

Станки, компьютеры, автомобили, рекламная продукция и т. д.

Организация

Квадрат №17. Для чего или кого работает организация. Цели и принципы организации.

Пример цели: повышение уровня качества.

Примеры принципов: клиент всегда прав, не принимай брак, не делай брак, не передавай брак.

Квадрат №18. Что из происходящего в организации влияет на производительность.

Задачи организации, касающиеся вашего подразделения: контроль качества, совещания, обучение, взаимодействие с другими отделами.

Квадрат №19. Руководители и коллеги.

Люди, с которыми вам приходится контактировать в рамках организации.

Квадрат №20. Конкурентные преимущества и прочие особенности организации.

С помощью чего организация добивается своих целей? Организационная структура, технологии, оборудование.

Общество

Квадрат №21. Наши цели и принципы относительно общества.

Примеры целей: признание, изменение ситуации в мире, игнорирование.

Примеры принципов: уступать место старшим, всегда благодарить за помощь.

Квадрат №22. Как мы меняем мир вокруг нас.

Общественная деятельность (старший по дому), волонтёрство. Религия. Долг родине. Выборы.

Квадрат №23. Кто все эти люди.

Соседи по дому, партийные активисты, депутаты, чиновники.

Квадрат №24. Инструменты взаимодействия с обществом.

Маркетинг, средства коммуникации, средства массовой информации, документы, законы.

Карта вашей жизни готова! Как ей пользоваться?

  • Заполнить все квадраты.
  • Решить, с какого квадрата начать менять свою жизнь. Если вы знаете о своих проблемах, начните с тех квадратов, к которым они относятся. Например, самая частая проблема, из-за которой начинают осваивать тайм-менеджмент, — нехватка времени. Но дефицит времени – это следствие. А причиной может быть большое количество задач (квадрат №10); большое количество контактов (квадраты 7,15,19, 23), каждый из которых отнимает время; отсутствие навыков (квадрат №3) или инструментов (квадрат №12). Если не знаете свои слабые места — доверьтесь интуиции, а лучше спросите об этом своих близких и коллег.
  • Приблизить квадрат, которым решили заняться, и рассмотреть его под увеличительным стеклом. Например, квадрат №10. Какие это задачи? Сколько их? Откуда они появляются? Типы задач: процессы, проекты, нештатные ситуации. И так далее.
  • Решить, что можно улучшить. В случае с задачами, во-первых, нужно уменьшить поток входящих задач, поставив заслон из целей, принципов и понимания своих обязанностей. Во-вторых, уменьшить количество существующих: не выполнять, делегировать, вернуть хозяину…
  • Улучшить.
  • Перейти к следующему квадрату.
  • Повторять до бесконечности.

Глядя на карту, можно увидеть взаимосвязи между квадратами (они указаны стрелками). «Что и как?» зависит от «Зачем?». Вполне логично, что действия зависят от целей. «С кем?» зависит от «Что и как?». И это понятно: от того, что мы будем делать, зависит, кто нам нужен. «Чем?» зависит от «С кем?», «Что и как?» и «Зачем?» и наоборот. В зависимости от того, какими ресурсами и средствами мы обладаем, ставятся цели, подбираются люди и решается, что и как мы будем делать. А под тех, из кого состоит подразделение, подбираются инструменты и задачи. Все квадраты взаимосвязаны.

Люди на каждом уровне должны быть в одном информационном поле. Это облегчит взаимопонимание и снизит количество конфликтов. А количество уровней может меняться в зависимости от конкретного человека. Если вы никем не руководите, то уровня «Отдел» у вас не будет. Если вы руководитель компании, то можно добавить уровень «Внешняя среда», на котором будут глобальные цели компании, поставщики и клиенты, действия по захвату рынка и маркетинг в качестве инструмента.

И напоследок. Любые инструменты повышения эффективности индивидуальны – как слесарные и плотницкие инструменты. Каждый подбирает их под себя. Кто-то использует стусло для нарезания углов, а кто-то станок. Кому-то удобнее с молотком в 700 грамм, а кому-то с 800-граммовым. Также и карта жизни: для одних она будет сложной, для других простой, для третьих неудобной. Если это так, то не стоит себя насиловать, пробуйте другие инструменты. Но в любом случае, заполнив карту, вы посмотрите на свою жизнь иначе. И пути назад уже не будет.

Комментарии
Генеральный директор, Хабаровск

Максим, спасибо! Хороший материал.

Главное, чтобы жизнь не свелась только к планированию, составлению карт, постановке задач, а чтобы они реально достигались.

Генеральный директор, Нижний Новгород

Публикация любопытная. Но нужно детально все посмотреть. У меня чуть иной подход к теме - нужна просто классическая стратегия (жизненной) карьеры. (Прим. по этой теме - Стратегия новой карьеры - уже выпустил 3 книжки, еще 7 в планах, сори за продакт-плейсмент).

Специалист, Москва

Интересно написанный материл. Читал и даже не оторвался ни разу.

Главный инженер, Тольятти

Господа, спасибо за комментарии!

Александр, вы правы. Переход от планирования к выполнению очень сложен. Впрочем, как и переход от хаоса к планированию.

Владимир, а где ссылки на книги? Участникам сообщества скидки предусмотрены?

За структуру материала спасибо редакции, а именно Алексею Макурину.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Максим Денисов пишет:
Владимир, а где ссылки на книги? Участникам сообщества скидки предусмотрены?

У меня в профиле указана ссылка на Литрес (повторю здесь - Мои книги можно посмотреть по ссылке - http://www.litres.ru/vladimir-tokarev/), но это продаю не я, а Литрес. Но у Литрес есть скидка 20% первым троим, кто напишет рецензию на книгу (первому 20%).

Генеральный директор, Нижний Новгород

Начинаем апробацию (она курсивом):

Цитата -

Уровень

Зачем и почему именно так

Что и как?

С кем? (Кто?)

Чем?

Я

Квадрат №1.Цель вашей жизни и жизненные принципы.

Пример цели: забота о внуках

Пример принципов: они - на первом месте

Квадрат №2. Действия, приближающие к цели.

Составление планов, обучение, улучшение навыков, отдых, правильный сон, правильное питание.

Издание детского журнала по результатам общения с внуками

Квадрат №3.Понимание себя.

Ваши ...сильные и слабые стороны.

творческий подход/импульсивность

Квадрат №4. Ваше главное средство производства — ваш организм.

... Как за ним ухаживать? ...

Не понял - как "ухаживание" связано с предыдущими пунктами? Продлить себе жизнь, избавившись от вредных

привычек, чтобы подольше быть с внуками?


Главный инженер, Тольятти
Владимир Токарев пишет:
У меня в профиле указана ссылка на Литрес (повторю здесь - Мои книги можно посмотреть по ссылке - http://www.litres.ru/vladimir-tokarev/), но это продаю не я, а Литрес. Но у Литрес есть скидка 20% первым троим, кто напишет рецензию на книгу (первому 20%).

Спасибо.

Главный инженер, Тольятти

Владимиру Токареву:

Достаточный сон, правильное питание, физические упражнения, отказ от вредных привычек и понимание своих сильных и слабых сторон позволят, во-первых, не клевать носом или мучатся с болезнями во время общения с внуками, а уделять всё внимание внукам, во-вторых на собственном примере вы покажете как нужно жить - это ли не забота о внуках?!

Генеральный директор, Нижний Новгород
Максим Денисов пишет:
это ли не забота о внуках?!

ОК. У Вас, Максим, еще есть - Как его развивать? - мозг - часть организма - развивать умение писать, фантазировать (свои первые сказки я сначала рассказываю внукам, потом они попадают в книги)

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
В Москве с 13 июля откроются аттракционы, а с 1 августа – кинотеатры

Мэр Москвы Сергей Собянин объявил о новом этапе снятия ограничений для бизнеса и горожан.

PayPal прекратит переводы по России с 31 июля

Сервис будет поддерживать только международные платежи.

Джеффф Безос стал богатейшим человеком мира за последние 40 лет

Состояние главы Amazon превысило 180 миллиардов долларов.

Nielsen сократит 3,5 тыс. работников

Холдинг могут разделить на две организации.