Три инструмента тайм-менеджмента, проверенные на себе

Вы хотите стать успешнее? Эффективнее? Успевать больше? 80% — ответят «да», 15% — еще не повзрослели, а 5% — уже успешны, эффективны и все успевают. Три года назад я повзрослел и начал читать книги по тайм-менеджменту, личной эффективности, самомотивации и т. д., и т. п. Я читал, пробовал различные методики, смотрел семинары и тренинги, применял полученные знания, снова читал. За три года все знания и умения начали приобретать ясные контуры, и сейчас появляется что-то похожее на систему. Но статья о другом.

В каждой второй книге говорилось о чек-листах, или о дневнике, или о хронометрировании, или обо всем сразу. Но, до недавнего времени, я не понимал, для чего это нужно. Все эти инструменты отнимают время и ничего не дают взамен. Пока не решил опробовать их на себе. В результате я сделал три открытия, которыми хочу поделиться.

1. Дневник

Многие в детстве вели дневник, но не я. А зачем? Это же пустая трата времени. Это 5-10 минут, которые можно потратить на что-то интересное — книга, телевизор, друзья. С возрастом взгляды не изменились. Дневник — это пустая трата времени. Но авторы книг по ТМ не могут все разом ошибаться. Нужно попробовать.

Сначала были редкие попытки, раз неделю, раз в месяц, потом пару дней подряд, потом снова перерыв. Помогло несчастье. Травма ноги и две недели я вел дневник каждый день и втянулся. И уже полтора месяца ежедневно делаю записи. И один раз их перечитывал и резюмировал месяц. Сначала это были длинные описания того, что я делал, куда ходил и что делали другие, потом записи стали короче и содержали события, которые вызвали эмоции. Сейчас понимание того, что нужно записывать, выкристаллизовалось. Я записываю только яркие события: начинания, свершения, эмоциональные всплески, новое и удивительное, а также мысли, которые кажутся новыми и удивительными. Дневник показывает, что меня удивляло и восхищало, а значит, кем я был, каким я был. Это нужно для того, чтобы понимать кем я стал.

Открытие первое. Дневник заставляет иначе проживать день.

Рациональное объяснение. Если в дневнике мусор, то и жизнь мусор. Чтобы записать удивительное, нужно найти удивительное или создать самому. Когда ведешь дневник, думаешь не что делал, а что сделал, не что прочитал, а чему научился, не что сказал, а к чему это привело.

Иррациональное объяснение. Вы смотрели фильм «Секрет»? Посмотрите. Он говорит о фокусировке на цели. Можно как угодно относиться к этому фильму, но фокусировка работает без нашего участия.

Одно время я долго играл в дозор и энкаунтер (активные городские игры). Цель этих игр — используя подсказки, найти небольшую черную метку в ночном городе. Со временем, на любую черную метку голова поворачивалась автоматически. Даже днем, даже в офисе. Это пример бесполезной фокусировки.

А вот пример полезной. Как-то раз я подумал о том, что было бы неплохо, нарисовать обложку для книги и вспомнил про знакомого художника, который мне уже помогал. В этот же день я встретил его в супермаркете.

Когда мы ведем дневник, мы записываем самое важное для нас. И мозг рано или поздно начинает подсознательно фокусироваться на этом. Начните дневник.

2. Чек-лист

Что такое чек лист? Это памятка. Формуляр, в котором необходимо отметить выполненные или невыполненные задачи, время выполнения и ответственного. В туалетах торговых центров висят чек-листы, в которых работники клининговых служб делают отметки о проведенных уборках. То есть это инструмент, закрепляющий положительные привычки и дающий обратную связь.

На производстве чек-листы заполняются на рабочих местах. Например. «Не должно быть граблей», «Должна быть лопата», Вилы должны стоять острием вниз» Если так и есть, то напротив каждой записи ставится отметка.

Я никогда не вел чек-листы. Зачем? Это пустая трата времени, не дающая ничего взамен. У меня есть органайзер, в котором ежедневные задачи тоже прописаны. Сделать 200 отжиманий, прочитать двадцать страниц, ответить на письма, выпить шесть стаканов воды. Тот же самый чек-лист. Думал я.

Но иногда, по разным причинам, отжиманий делаю не 200, а 100, читаю не двадцать, а всего пять страниц и на следующий день эту разницу не покрываю. А задачу отмечаю как выполненную, иначе она будет висеть в планировщике и мешать. Но это лишает меня обратной связи. Как часто я не полностью выполняю задачи? В какие дни? Может быть, есть закономерность? Недавно я прочитал статью про чек листы и прозрел.

Открытие второе. Чек-лист развивает очень важное умение — умение давать и держать обещания.

Ежедневные задачи — это обещания данные себе. Это дела, которые мы считаем необходимым сделать, чтобы улучшить свою жизнь.

Чек-лист показывает, как часто мы их нарушаем. На основании этого нужно выяснять причины. Возможно, мы обещаем себе слишком много и не можем выполнить. Возможно, мы просто не держим слово. Возможно, есть какие-то факторы, которые мы не учли, когда давали себе обещание. Когда причина выяснена, нужно внести корректировку. Со временем, обещания станут более приближены к возможностям, и появится реальный взгляд на вещи. Но это долгий путь. Я до сих пор обещаю больше, чем способен сделать. И себе, и другим.

Заполняйте и анализируйте чек-листы.

3. Хронометраж

Что такое хронометраж? Хронометраж — это фиксирование времени, которое потребовалось на выполнение задачи. Я никогда не понимал, для чего это нужно. Но все-таки заставил себя и начал. Три недели я записывал, что я делаю, и сколько времени на каждую задачу уходит. Установил программу на компьютер, которая записывала, что я делаю и сколько по времени. О, Боже! Как это скучно!

Это действительно скучно, но вы можете все изменить. Оберните хронометраж в игровую форму. Вы Доктор Джекилл. Вы не знаете, что творит мистер Хайд в ваше «отсутствие». Записывайте все, что он делает и сколько времени на это тратит. Проявите немного терпения, и вы узнаете, что же за человек этот мистер Хайд.

Но результат все-таки был. Я ужаснулся, увидев, сколько времени тратится впустую, якобы на отдых. И сейчас это непроизводительное время постепенно уменьшается.

Открытие третье. Хронометраж не только отсеивает мусорные дела, но и помогает определить оптимальную последовательность остальных.

Объяснение. Хронометраж – это, прежде всего, анализ. Когда мы анализируем что-то, раскладывая на составляющие, мы можем синтезировать нечто новое с теми же функциями, но с экономией ресурсов. Подобно системе бережливого производства – найдите то, что не несет ценности для клиента (для вас) и удалите это из производственной цепи.

Я ежедневно принимаю душ, и экономия в этом процессе одной минуты, за год сэкономит мне шесть часов. Это интимные подробности, но открытие для меня было настолько ярким, что приличия отступают.

Сначала я намыливаю голову, смываю шампунь, потом я намыливаю тело, смываю гель. Логичен вопрос: можно ли смывать и шампунь и гель одновременно? Конечно можно, если сначала намылить тело, а потом голову и смыть все сразу. Минута сэкономлена!!!

Это не хронометраж, но его последствия. Когда ты видишь, сколько времени имеется в наличие, сколько расходуется и на что – начинаешь экономить каждую минуту. Минута час бережет.

Хронометрируйте. Сэкономьте себе пару дней для отдыха.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 28 февраля 2015 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции.

Комментарии
Аналитик, Москва

Начинать заниматься управлением временем правильно с хронометража, со сбора статистики, которую можно потом анализировать. У нас в фирме сотрудники и фрилансеры, которые на нас работают, используют тайм-трекер (работаем с бесплатным Time Tracking primaERP). Мы просим присылать регулярные отчеты затрат времени (т.к. у нас почасовая оплата введена) по задачам, проектам. Это несколько мобилизует людей. Хоть какой-то контроль чем человек занимается и занимается ли вашим проектом вообще. Лично мне тайм-трекер помогает анализировать на что уходит время, помогает мне концентрировать ся на задачах, помогает бороться с прокрастинацией.

Генеральный директор, Нижний Новгород

Очень трудно реагировать на публикацию - надеюсь на помощь редакции Е-хе - чтобы реагировать, нужно знать время выхода, для этой статьи не нашел даты первого выхода.

Директор по производству, Украина

"Жить с тайм-менедментом - хорошо!
- А с удовольствием - лучше!"
. :)

Менеджер, Москва

маленький цифровой хронометратор хронометрировал, хронометрировал, да не выхронометрировал...

Директор по развитию, Москва

Для меня до сих пор остается главным вопрос в тайм менеджменте - время проведенное на e-xe заcчитывать в отдых или в решение производственных задач?

Директор по производству, Украина

Михаил Анатольевич,
скорее, это время надо засчитывать в самообразование.
:)

Редактор, Москва

Дата первой публикации указана рядом с названием статьи: 28 февраля 2015 года

Генеральный директор, Нижний Новгород

Спасибо, я думал это время перевыпуска.

Нач. отдела, зам. руководителя, Красноярск

Действительно очень сильно помогают эти 3 вещи: дневник, хронометраж, рефлексия. И заниматься этим нужно постоянно.

Управляющий директор, Москва
Алексей Лебедев пишет:
.

Господи, как же давно я не был на E-xe! Судя по фотографии, лет 6-8 точно, а то и больше.

Но речь не о том. Алексей, а можно с Вами как-то связаться? Я совершенно заблудился в новом интерфейсе. Если что, я в ФБ: https://www.facebook.com/dmitry.litvak

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
$67,5 млрд: отток капитала из России

Цифра дня: Чистый отток капитала в 2,7 раза и достиг $67,5 млрд.

​США готовы идти на уступки Китаю

Тренд дня: Чиновники обсуждают вопрос об отмене импортных пошлин на китайские товары.

Кук: следите за личными данными!

Персона дня: Генеральный директор Apple Тим Кук призвал реформировать законодательство США в области защиты данных.

​В «Ангаре» найден дефект

Факт дня: Конструктивный дефект в двигателях ракеты «Ангара» РД-191 может разрушить ее при старте.