Кадровый электронный документооборот: последние новости

С конца 2021 года многие компании внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО). Но поскольку данный процесс является новым, правила постепенно дополняются. Кроме того, отдельные положения Трудового кодекса в отношении КЭДО вступили в силу только в 2022 году. В статье расскажем о том, на какие последние документы надо обратить внимание работодателям.

Взаимодействие внутренней информационной системы с «Госуслугами»

Трудовой кодекс предлагает два варианта организации электронного кадрового документооборота:

  1. Компании могут использовать цифровую платформу «Работа в России». Это государственная информационная система, с помощью которой компании могут вести КЭДО, а именно, создавать, подписывать и хранить электронные документы, обмениваться ими с работниками и соискателями. Здесь работодателю самостоятельно разрабатывать ничего не нужно, он пользуется предоставленным функционалом. Но и доработать систему «под себя» он также не может. Правила функционирования платформы «Работа в России» утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 N 867.
  2. Работодатель может разработать собственную информационную систему. Разработать информационную систему компания может самостоятельно или обратиться за помощью к внешним исполнителям. Все расходы по созданию информационной системы, ее использованию несет работодатель (ч. 9 ст. 22.1 ТК РФ).

Правительство РФ утвердило правила взаимодействия информационной системы работодателя с порталом «Госуслуги» (Постановление Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192). Отметим, что из формулировок ч. 6 ст. 22.1 ТК РФ не следует однозначного вывода о том, что система работодателя в обязательном порядке должна взаимодействовать с порталом «Госуслуги».

Между тем, Роструд придерживается следующей позиции: те работодатели, которые перешли на КЭДО и используют собственную информационную систему, должны обеспечить взаимодействие своих систем КЭДО с федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (письмо Роструда от 01.08.2022 № ПГ/19773-6-1).

Поэтому, если вы создаете собственную информационную систему (ИС), на этапе разработки предусмотрите возможность ее взаимодействия с системой «Госуслуги».

Отметим, что такой вариант будет даже удобен работодателям, поскольку он позволит обмениваться электронными документами с соискателями. Ведь до того момента, как будет заключен трудовой договор, работник не получит доступ во внутреннюю информационную систему работодателя. Взаимодействие с Госуслугами дает возможность соискателям направлять заявления и иные документы будущему работодателю в электронном виде.

Кроме того, работники после увольнения также теряют доступ к внутренней информационной системе работодателя. Но он сможет получить необходимые документы в электронной форме в своем личном кабинете на портале «Госуслуги».

Чтобы иметь возможность такого взаимодействия, работодатель также регистрирует на портале «Госуслуги» личный кабинет, через который интегрирован с внутренней информационной системой работодателя.

Требования к форматам электронных документов

Электронные документы, используемые в системе кадрового электронного документооборота, должны оформляться с учетом единых требований, установленных к составу и форматам электронных документов. Данное условие установлено ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ. Но надо учитывать, что данное положение вступает в силу с 1 марта 2023 года.

Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе утверждены Приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Данный документ также начнет применяться с 1 марта 2023 года.

До этого срока требования к составу и форматам электронных документов отсутствуют, между тем в целях унификации уже сейчас вы можете руководствоваться требованиями, установленными Приказом № 578н.

Итак, основная часть электронного документа должна создаваться в формате PDF/A-1. Если к основной части электронного документа создаются файлы приложений, они составляются в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.

Также в Приказе № 548н приводится перечень структурных элементов описания электронного документа.


Упростить работу HR-отдела, ускорить коммуникацию кадровиков с сотрудниками можно, подключив сервисы кадрового ЭДО от компании Такском:

  • Удобно. Без бумажной волокиты
  • Быстро. Моментальный обмен документами
  • Экономно. Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение
  • Универсально. Интеграция с вашей учётной системой

Также в удостоверяющем центре «Такском» можно оформить электронную подпись для сотрудников.

Партнерский материал

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Какие навыки проверяют работодатели при найме на высокооплачиваемую должность

Помимо необходимой квалификации и опыта, работодатели за последний год стали все больше внимания уделять мягким навыкам и проверять их на этапе собеседования.

Половина работодателей планируют выплатить сотрудникам новогодние премии

В большинстве случаев компании выплатят премии всем сотрудникам.

Нейроинтерфейс от Skillbox и Neiry поможет выбрать профессию

Новая технология работает на базе электрической активности мозга, помогая измерять поведенческие паттерны человека.

Почти половина россиян собираются работать на новогодних праздниках

Трудиться во время новогодних каникул будут в большей мере жители Перми, Волгограда, Самары и Нижнего Новгорода.