Кадровый ЭДО: как подготовиться к дистанционному найму и увольнению сотрудников

15 ноября успешно завершился эксперимент по кадровому электронному документообороту. В нем принимали участие крупнейшие компании страны. И уже 22 ноября вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, утвержденные Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Поправки дали возможность нанимать сотрудников дистанционно и заключать трудовой договор в электронном виде.

В электронном виде также можно будет подписывать уведомление об изменении условий трудового договора, заявление об увольнении и договор о материальной ответственности. Часть документов, таких как приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажа по охране труда.

Переход на кадровый ЭДО – дело добровольное как для работодателей, так и для сотрудников, но желающие могут начать готовиться уже сейчас.

Чек-лист для подготовки к кадровому ЭДО (КЭДО)

1. Определитесь с техническим решением. Для работы с электронными кадровыми документами можно будет воспользоваться либо порталом «Работа в России», либо сервисами вашего оператора ЭДО

2. Проведите аудит кадровых процессов. Как правило, путь согласования и подписания электронного документа совпадает с бумажным, но бывают и исключения. 

3. Определитесь с форматами документов. Единые форматы кадровых документов сейчас разрабатываются и станут обязательными только с 1 марта 2023 года. Пока же работодатель имеет полное право применять произвольный формат документа.

4. Внесите изменения в локальные акты организации, где подробно укажите перечень электронных документов и категорий работников, имеющих к ним доступ, а также правила уведомления сотрудников и подключения их к системе ЭДО.

5. Выберите решение для обеспечения сотрудников электронной подписью. По закону эта обязанность и соответствующие траты ложатся на работодателя.

Например, сервис «Такском-Управление сертификатами» позволяет назначить внутри компании администратора. Администратор выступает в качестве доверенного лица компании, и заказывает сертификаты ЭП прямо в онлайн-кабинете, проводит идентификацию личности работников и оформляет заказ на подпись. Это позволяет организовать процесс получения электронной подписи сотрудникам без посещения офиса удостоверяющего центра и полностью контролировать процесс выдачи и отзыва сертификатов внутри компании.

Уведомление сотрудников

Чтобы стать участником кадрового электронного документооборота, сотрудник должен дать свое письменное согласие. Должен, но не обязан. Поэтому надо быть готовыми, что в переходный период часть кадрового документооборота останется на бумаге.

Есть только две категории сотрудников, которых можно подключать к КЭДО автоматически. Если сотрудник устраивается на работу после 31 декабря 2021 года или не имеет трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021. 

Перспективы

Уже сейчас понятно, что кадровый ЭДО – будущее, которое ждет абсолютное большинство российских компаний. Минтруд планирует сделать кадровый ЭДО обязательным уже в 2023 году. 

Участники эксперимента уже успели оценить, насколько ЭДО экономит время и ресурсы, особенно в период пандемии. Кроме того, КЭДО позволит перспективным специалистам из регионов дистанционно устаиваться на удаленную работу в крупнейшие компании.

Узнать больше о подключении кадрового ЭДО можно на сайте «Такском»

Партнерский материал

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть россиян планируют сменить работу в 2022 году

Около 3 млн людей в 2021 году устроились на новую работу. По прогнозам экспертов, этот тренд сохранится и в 2022 году

Блогеры из TikTok заработали за год больше, чем главы корпораций

За 2021 год доход TikTok-блогеров с миллионной аудиторией вырос на 200%.

Apple начала выполнять закон о «приземлении»

Компания зарегистрировала личный кабинет на сайте Роскомнадзора.

Россияне назвали критерии работы мечты

Для многих предпочтительны варианты с полной или частичной удаленной занятостью.