Как сократить затраты на сотрудников офиса

В любой компании есть сотрудники, занятые производством товаров или услуг, и есть работники, которые выполняют вспомогательные функции. Обычно они работают в бухгалтерии, отделах IT, HR, финансов, безопасности и т.п. Обойтись без них нельзя, а расходы на них могут быть высокими. Как понять, не переплачиваете ли вы за их содержание? Как снизить затраты на их оплату?

Ценность офисного труда не очевидна

Вопросы эффективности персонала, и соответственно, размеров фондов оплаты труда сегодня стали жизненно-важными – конкуренция на большинстве рынков растет, и побеждают те компании, которые умеют четко контролировать издержки. В основных, приносящих компании деньги, подразделениях обсчитать производительность сотрудников проще.

К примеру, с точностью до минуты известно, сколько нормо-часов потратит токарь на изготовление детали, каменщик – на метр кирпичной кладки, водитель – на перевозку груза. Известно, сколько компания выручила за их труд и сколько заплатила исполнителю.

А как рассчитать результативность труда людей, которые работают в обеспечивающих подразделениях (бэк-офисе): в бухгалтерии, юридическом отделе, службах безопасности, маркетинга и т.д.? Посчитать, сколько бумажек они переложили из одной стопки в другую?

Так ведь и бумажки сильно отличаются друг от друга, и вопрос, нужно ли их перекладывать, совсем не очевиден, да и определить, какую ценность в результате работы сотрудника получила компания, очень не просто. Вот несколько советов, которые в этом помогут.

1. Рассматривайте вспомогательные подразделения как сервис

Крупные и средние российские компании уже автоматизировали свои основные бизнес-процессы: производственную деятельность – с помощью различных ERP и BPM-платформ, отделы продаж – с помощью CRM-систем. Благодаря их использованию обеспечивается значительно более эффективное управление компаниями. Эти системы частично годятся и для управления деятельностью бэк-офиса.

Но использование для управления бэк-офиса CRM, ERP или BPM, не поможет ответить на вопрос: действительно ли эффективность персонала его подразделениях находится на максимальном уровне? Сотрудники бэк-офиса всегда заявляют, что перегружены работой, а их руководители – что у них не хватает персонала. На самом деле это не так.

Резко повысить эффективность работы сотрудников бэк-офиса позволяют цифровые системы, основанные на идеологии SLA (от английского Service Level Agreement). SLA подразумевают, что вспомогательные подразделения оказывают сервисные услуги производственным или другим вспомогательным подразделениям внутри компании. Поэтому заказчики сервисных услуг имеют право рассчитывать на определенные скорость и качество выполнения поставленных ими задач.

Руководители подразделений договариваются о том, в какие сроки и какого качества должны быть выполнены те или иные операции, и их договоренности фиксируются руководством компании. К примеру, юридическая служба должна согласовывать договоры отдела продаж в течение 16 часов, а административно-хозяйственная часть должна менять перегоревшие лампочки в срок не более 30 минут. Затем эти договоренности фиксируются, описываются, формализуются и заносятся в цифровую информационную систему как каталог бизнес-процессов.

2. Составьте каталоги бизнес-процессов подразделений бэк-офиса

Сотрудники вспомогательных подразделений не привыкли к нормативам, и считают, что их «творческая работа» не поддается нормированию. На самом деле, это не так. 90% работ, которой занимаются бухгалтер, юрист, специалисты отделов безопасности, IT, HR или казначейства – стандартные. Большинство операций – атомарные, не требующие не только творчества, но и умственного напряжения. Нужно лишь вычленить эти простейшие атомарные операции и определить время их исполнения.

К примеру, отдел маркетинга компании занимается изготовлением рекламных материалов. Предложите руководителю перечислить все виды рекламных материалов, которые готовит отдел (визитки, бэйджи, ролл-апы, плакаты и пр.). Затем пусть он подробно, шаг за шагом, напишет, что должен сделать сотрудник, чтобы заказать изготовление каждого вида этих рекламных материалов. Процесс разложится на простейшие атомарные операции, время исполнения которых несложно определить хотя бы примерно.

Так возникает норматив. Сумма выполненных сотрудником нормативов в дальнейшем покажет его истинную загрузку. А описав все простейшие действия сотрудников подразделения, руководитель получит каталог его бизнес-процессов. Такой каталог полезен уже и потому, что при увольнении сотрудника или руководителя бизнес-процесс не придется «изобретать» заново. Новый сотрудник сможет просто делать то, что описано в каталоге.

3. Внедряйте цифровые системы управления офисом

Описав бизнес-процессы и проведя работу по нормированию труда офисных сотрудников, компания может получить большой массив цифровых данных. Осталось занести их в автоматизированную информационную систему. Она позволяют снимать статистику, на основании которой становится понятно, сколько времени реально необходимо на выполнение той или иной операции.

А если в такой автоматизированной системе имеется временной счетчик выполненных задач, можно перестраивать систему мотивации персонала. Ведь если сотрудники завязаны на качество и количество выполненных задач и имеют возможность заработать больше, а не сидеть на окладе, они начинают работать лучше. А тот, кто плохо работает, не будет получать тех денег, за которыми пришел в организацию. Он сам уйдет из компании, и его не нужно будет сокращать.

Так, в автоматизированной системе управления офисом Gandiva применяются каталоги офисных бизнес-процессов и имеются дополнительные инструменты, позволяющие резко снизить трудозатраты на «околоработу» – различные споры, совещания, планерки... Благодаря этим инструментам менеджеры всех уровней меньше отвлекаются на текучку и могут больше времени уделять совершенствованию работы своих подразделений.

А как замотивировать линейных руководителей активнее заниматься таким совершенствованием? Они ежегодно защищают планы на следующий год по количеству персонала, фонду оплаты труда и т.д. Если деятельность их подразделений не оцифрована, начальники подразделений легко манипулируют руководством, уверяя, что едва справляются с большим объемом работ.

Автоматизация процессов управления позволяет получать статистику истинной загрузки каждого подразделения и каждого сотрудника, а потому такие манипуляции становятся невозможны. Цифры, в отличие от людей, не врут. А потому, если мотивацию руководителей подразделений завязать на повышение производительности труда в их подразделениях, они начнут искать резервы, чтобы выполнять больше задач с меньшим количеством персонала, и сами выходят с предложениями сокращений.

Опыт показывает, что экономия фонда оплаты труда в офисных подразделениях может быть кратной. Так автохолдинг «Агат» использует автоматизированную информационную систему «Гандива» с 2013 года. За это время количество дилерских центров «Агат» в России выросло с 13-ти до 31-го. Количество продуктивных сотрудников увеличилось более чем в два раза: с 1476 до 3115 человек. А число сотрудников бэк-офиса почти не изменилось. Таким образом, компании удалось на своем примере доказать, что эффективность сотрудников в бэк-офисе можно увеличить в разы.

Испытываете сложности с описанием бизнес-процессов? На сайте Gandiva.ru можно оставить заявку и получить бесплатно каталог бизнес-процессов любого подразделения вместе с ориентировочными нормативами.

Партнерский материал

Комментарии
Руководитель, Москва

Три совета, которые помогут точно рассчитать результативность труда работников бэк-офиса и снизить траты.

Советы скорее не про результативность, а про эффективность.. 

IT-менеджер, Красноярск

90% работ, которой занимаются бухгалтер, юрист, специалисты отделов безопасности, IT, HR или казначейства – стандартные. Большинство операций – атомарные, не требующие не только творчества, но и умственного напряжения.

Это какая-то шутка? 

Партнер, Казахстан

Увлекшись описанием решения автор недооценил проблематику

Нач. отдела, зам. руководителя, Беларусь

Ещё одна статья про то, как унизить сотрудников компании прикрываясь высокими материями.

Преподаватель, Украина
Антон Французов пишет:

90% работ, которой занимаются бухгалтер, юрист, специалисты отделов безопасности, IT, HR или казначейства – стандартные. Большинство операций – атомарные, не требующие не только творчества, но и умственного напряжения.

Это какая-то шутка? 

Нет. Это парафраз  теории бессмысленной работы (bullshit jobs) Давида Гребера

Нач. отдела, зам. руководителя, Улан-Удэ

"Большинство операций – атомарные, не требующие не только творчества, но и умственного напряжения. Нужно лишь вычленить эти простейшие атомарные операции и определить время их исполнения." 

    Точно писал человек, который ни чего не понимает в бухгалтерском учёте! Судь по высказыванию, юрист из Вас то же не очень. Смею предположить, что в" генералы"вышли из производственников... От сюда ненависть и неуважение к сотрудникам офиса.

   "Вычленяет" обычно прокуратура и налоговая инспекция, при чем творчески и с умственные напряжением, не жалея время на исполнение. 

Генеральный директор, Нижний Новгород
Антон Французов пишет:

90% работ, которой занимаются бухгалтер, юрист, специалисты отделов безопасности, IT, HR или казначейства – стандартные. Большинство операций – атомарные, не требующие не только творчества, но и умственного напряжения.

Это какая-то шутка? 

Мы готовы прислать вам каталог бизнес-процессов любого подразделения бэк-офиса. Почитайте и убедитесь сами.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Дмитрий Шуминский пишет:

Ещё одна статья про то, как унизить сотрудников компании прикрываясь высокими материями.

Если под унижением сотрудников вы имеете ввиду необходимость каждый день отрабатывать на полную "восьмерку", то да, вы правы.

Генеральный директор, Нижний Новгород

Максим Бакушкин пишет:

  Точно писал человек, который ни чего не понимает в бухгалтерском учёте! Судь по высказыванию, юрист из Вас то же не очень. Смею предположить, что в" генералы"вышли из производственников... От сюда ненависть и неуважение к сотрудникам офиса.

Вы даже не предствляете, сколько раз я слышал подобные аргументы. Но каждый раз, когда наша система внедряется на предприятии, производительность труда бухгалтеров и юристов возрастает в разы. Да, некотррые из них при этом уходят из компании. Зато оставшиеся довольны, потому что зарабатывают совсем другие деньги.

Кстати, я не производственник, а айтишник. И тоже работаю в этой системе. Мне нравится.

Руководитель, Москва

Ну как бы, если серьезно:
1. Советы хороши, если внешние условия не меняются. Компания работает в более-менее стабильное среде. 
2. Эффективность важнее результативности. 
3. По сути, да можно сделать "атомарные" операции и их передать роботам. И словить эффект масштаба. И/или передать их на аутсорс. И тогда роль сотрудника будет переходить от исполнителя простейших операций - к созданию ценностей и смыслов. Вообщем-то правильная и популярная сейчас тема.. 
4. Материал пратнерский, и с возможность комментировать, что по теперешним временнам большая редкость. За это автору большой ПЛЮС. 
5. Ну и - если есть желание пеариться - то говорите, что ваше решение создает цифровую платформу по управлению сотрудникам и предпосылки к цифровизации офисных процессов, повышая  уровень цифровой зрелости..
Сейчас это модно ;) 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Почти треть российских компаний внедряют экологичный подход

При этом опрошенные рекрутеры признались, что пока менее четверти сотрудников поддерживают курс компании на экологизацию.

Россияне рассказали, в каких городах лучше всего работать летом

В исследовании приняли участие более 5000 респондентов.

После самоизоляции 24% компаний отказались от дресс-кода

Почти опрошенных профессионалов считают, что изменения дресс-кода положительно повлияли на общую атмосферу в компании.