Как начать применять правило «обратной связи» в офисе

Не имеет смысла нанимать толковых людей,
а затем указывать, что им делать.
Мы нанимаем толковых людей,
чтобы они говорили, что делать нам.

Стив Джобс

Правильное решение,
принятое с опозданием,
является ошибкой.

Ли Якокка

Каждая компания стремится оценить работу сотрудников, но далеко не все дают оценку работе руководителей. Успешная работа в команде невозможна без грамотного лидера, управленца. Я предлагаю каждому руководителю определить, хорошо ли налажена его «связь» с командой.

Теория управления утверждает, что система управляема, когда мы получаем от нее ответ. Давайте тогда предположим, что такая «обратная связь» существует между сотрудником и руководителем любого подразделения/отдела. Это позволит руководителю получить от сотрудника отзыв о его работе.

Рассмотрим примеры из жизни, отражающие наличие обратной связи:

1. Во время вождения автомобиля мы хотим повернуть направо, поворачиваем руль и…о чудо! Автомобиль отреагировал и поворачивает направо! Мы это видим, ощущаем. То есть, управляя, получаем явный ответ.
2. Каждый день, приходя на работу и включая компьютер, мы ожидаем, что он включится! И если все в порядке, он действительно начинает загружаться. Это ответ машины на наше с вами воздействие.

Так, с машинами понятно. Работает, когда все хорошо, не работает, когда что-то сломалось. А что с людьми?

Во время общения с людьми мы ведем диалог и задаем вопросы. Когда наше общение налажено (управляемо), то мы получаем ответы. Эта ситуация типична для отношений в семье, при общении с друзьями. А вот если наши отношения с человеком не налажены (неуправляемы), ответ мы зачастую не получаем вовсе. Эта ситуация типична для общения с незнакомками и незнакомцами. Также, во время общения с ребенком мы говорим: «Не делай этого!», если ребенок нас не слушает, то мы восклицаем: «Он неуправляем!».

Подобная ситуация происходит и в офисе, когда мы общаемся на уровне руководитель - подчиненный. Каждый из нас ждет ответа на свой вопрос. А ведь согласно словарю Ожегова «Ответ» - это:

• сообщение, вызванное вопросом;
• реакция, отклик на что-нибудь;
• действие, выражающее отношение к чему-нибудь;
• результат решения задачи, проблемы;
• в некоторых выражениях это то же, что и ответственность!»

Рассмотрим задачу получения руководителем обратной связи от сотрудников.

Я считаю, это упражнение было бы полезно для каждого руководителя. Сбор данных можно проводить анонимно, чтобы не формировать предвзятого отношения к тому или иному сотруднику. Если в вашей команде не все в порядке, вы получите полезные и интересные результаты для дальнейшей работы над ошибками!

Упражнение состоит в получении от сотрудника обратной связи по поводу работы руководителя. Информация должна собираться по двум направлениям:

• Скорость принятия решения руководителем (80%)
• Полнота принятия решения руководителем (20%)

Причем, сотрудник может сам отслеживать показатель руководителя и сообщать его в заданный период времени. Итак, на очередном ежемесячном собрании, Вы (как руководитель) получаете данные о вашей:

• скорости принятия решения;
• полноте принятия решения.

Это важные данные, ведь «природа войны такова, что главным фактором является оперативность (Сунь-Цзы «Искусство войны»)».

Именно поэтому, вес скорости принятия решения я даю наибольший = 80%.

Полнота принятия решения руководителем говорит о том, что именно руководитель предоставил все данные (подписи, документы) для движения к цели, вес этому параметру присвоен = 20%, так как не всегда все зависит от одного руководителя.

Веса показателям назначены примерные, вы можете их корректировать согласно вашим задачам.

Итак, что же в итоге может получить Руководитель в результате такой оценки?

1. Понимание того, что его решения принимаются в срок, соответствующий требованию бизнеса и будут полезны.

2. Понимание, что его решения, как правило, содержат достаточно полную информацию для реализации задуманного.

Рассмотрите пример формирования оценки согласно данным кейса.

_____________________________________________________________________

Кейс (сотрудник хочет в отпуск)

Сотрудник направляет заявление на отпуск руководителю 2.06.11, отпуск планируется 9.07.11. Итак, крайняя дата принятия решения 2.07.11 (за неделю до отпуска: предполагаем, что в данной компании достаточно лояльный Отдел кадров)

Вариант исхода: Своевременное решение

Руководитель подписывает заявление с 2.06 по 2.07 или Руководитель не подписывает заявление с 2.06 по 2.07, но предоставляет мотивированный отказ

Оценка руководителя

• Скорость принятия решения (80%)
• Полнота принятия решения (20%)

То есть, в оценке решений руководителя должны отсутствовать «личные» предпочтения и отношение к решению.

Руководитель не подписывает заявление с 2.06 по 2.07, не предоставляет никакой информации -> это несвоевременное решение

Вариант исхода: Несвоевременное решение

Руководитель подписывает заявление с 2.07 по 9.07 или Руководитель не подписывает заявление с 2.07 по 9.07, но предоставляет мотивированный отказ

Оценка руководителя

• Скорость принятия решения (0%)
• Полнота принятия решения (20%)

Руководитель не подписывает заявление с 2.07 по 9.07, не предоставляет никакой информации

Оценка руководителя

• Скорость принятия решения (0%)
• Полнота принятия решения (0%)

Важно: несвоевременное решение ведет к снижению общей скорости принятия решения при итоговой оценке руководителя за период!

Вместо отпуска можно отслеживать судьбу договоров, иной значимой группы документов, в соответствии с целями рассматриваемого бизнеса.

В целом, для отдела, состоящего из четырех сотрудников, можно составить следующую матрицу (пример, согласно назначаемому весу):

* решение признается неполным, если требуется повторное обращение к руководителю с этим же вопросом.

Полученные результаты за период (не менее месяца) рекомендую обсудить в команде. Вы получите возможность понять, что происходит не так: или к вам документы попадают поздно, или сотрудник не предоставляет всей информации, или вы, действительно, порой поспешно и необоснованно принимаете решения.

_____________________________________________________________________

Скорость принятия решений позволяет развиваться компании интенсивнее конкурентов, если скорость становится контролируемой, то и организация становится динамичной. Такое упражнение, на мой взгляд, будет полезно и сотруднику, и руководителю, и при общении с коллегами, ведь «если погрузиться в проблему достаточно глубоко, мы непременно увидим себя как часть проблемы (Аксиома Дюшарма)», а также, «Вы не можете решить проблему, пока не признаете, что она у вас есть (Харви Маккей)».

Так, например, согласно данным кейса, сотрудник в следующий раз заранее отправит заявление на отпуск, а руководитель будет более активным в его рассмотрении и аргументации конечного решения.

Фото: pixabay.com