Завершение любого периода в бизнесе связано не только с подведением итогов, но и с планированием светлого будущего. Команды управленцев сначала закрываются в своих кабинетах по отдельности. Затем вместе в комнатах переговоров часами, а иногда и днями, согласовывают цели на следующий отчетный период. Казалось бы, что может пойти не так?
Какие значимые риски игнорируют при планировании
На практике время на процесс планирования если и не тратится впустую, то крайне редко является инвестицией в то самое светлое будущее. Отсюда формируются невынужденные затраты и убытки. Рассмотрим основные моменты, почему так происходит.
Риск завышенных ожиданий
В базовом понимании люди открывают бизнес исключительно для извлечения прибыли. Да, бывают более благозвучные словосочетания, но их смысл не отличается принципиально. Сама же по себе прибыль является следствием простейшего математического действия, когда из выручки вычитаются все виды затрат и выплачиваются налоги. Но важно не это.
Существуют «явления», которые в особо жаркие периоды планирования являются объяснением, что выручка растет сама по себе: «рост рынка» или «инфляционные ожидания». Далее включаются новые экономические вводные о том, что стратегическое конкурентное преимущество строится или на издержках или уникальности продукта. Получается гениальная формула, когда выручка и прибыль растут чуть ли не сами по себе, а вот с издержками надо бороться и снижать. Иные факторы, вроде курсов валют или технологий, считаю упоминать излишним, поскольку такая ситуация знакома и понятна большинству управленцев. Остается только оплакивать тех, кто не может добиться роста производительности и эффективности своих сотрудников на уровне ниже значений «роста рынка». Все растут, и мы растем.
Правило первое. Поставьте себя на место исполнителя. Изучите план, оцените ресурсы, не отмахивайтесь. Выявите самые узкие места, укрепите их. Скорректируйте свои ожидания: цели должны быть обеспечены ресурсами до их утверждения в плане. Если этого не сделано – забываем о целях и переходим к пожеланиям.
Риск стабильности достигнутого результата
На протяжении предыдущего периода внимательно собираются результаты по всем более или менее значимым направлениям. До этого ставились задачи для достижения желаемых значений. Руководители изучали отчеты о проделанной работе и подключались в проблемных ситуациях. Собирались команды, проектные группы, проводились встречи, разрабатывались материалы и вот цель близко. Кто-то из сотрудников совершал настоящие трудовые подвиги или технологические прорывы, кто-то, не выдерживая гонки, сдавался и уходил.
Все усилия в лучшем случае попали в набор статистических данных, в худшем – остались просто цифрами в отчете о прибылях и убытках. Чуть позже все эти значения стали базой для расчета будущего периода, и превратились в какое-то среднее и лишенное жизни «оно само».
Для визуализации этого явления нагляднее всего рассматривать текучесть персонала. Первый месяц – в соответствии со штатным периодом, второй – аналогичная ситуация, далее – без изменений. Уверены, что внутри не кроется замена нескольких опытных работников на стажеров и подвиги самого руководителя или сотрудника с яркими симптомами будущей системной аномалии (ключевого сотрудника)?
Правило второе. Фиксируйте все значимые события, когда достижения предыдущих результатов являлись не следствием отлаженной работы механизма, а подвигами конкретных сотрудников. Планируйте результаты, учитывая необходимость усиления системы. Плановые показатели должны раскладываться на ключевые процессы, подвиги – на формирование новых обучающих материалов и резервирование.
Риск в оценке реальных возможностей
Планирование в самом разгаре. В корпоративный мессенджер регулярно поступают запросы на согласование. Клиенты уже не звонят, а начинают писать SMS. Несколько раз просчитано, когда закончится очередная итерация и будет пауза ответить на все накопившиеся вопросы. Все стараются одновременно удержать в голове события прошлого, проконтролировать рабочие процессы настоящего и «спроектировать» светлое будущее.
Подходит момент, когда тщательно обдуманный план начинает корректироваться с учетом целей компании. Видно, как эффективность в будущем периоде резко пошла вверх, подчиненные резко перестали болеть, ходить в отпуск и вообще ходить куда-либо, а сложность всех ежедневных задач свелась к простейшему школьному примеру про «два плюс два».
Планирование завершено. Коллеги с нервной улыбкой обмениваются реакцией на озвученные цели и пытаются разобраться, а все ли в порядке у тех, кто их составлял. В мессенджер продолжают поступать запросы, подчиненные интересуются, когда руководителей можно будет застать на рабочем месте. Те продолжают о чем-то думать.
Правило третье. Если хотите, чтобы подчиненные достигали нужных целей, ставьте действительно выполнимые задачи. Это уважение их как профессионалов. Ответственность за результат у исполнителя, ответственность за обеспечение условий для этого результата – у руководителя, утверждающего цель.
Как избежать ошибок при планировании
Планирование – это процесс определения целей компании и разработки этапности действий для их достижения. Обязательно включите в него:
- Оценку степени «усталости» системы. Не «сделать любой ценой», а здравая и взвешенная оценка текущего положения дел как точки начала отсчета.
- Сроки и контрольные точки. Не «когда-нибудь в следующем году», а конкретные даты проверки – движется или нет.
- Ресурсы на каждую задачу. Если на бумаге рост на 30%, а ресурсов всего +5%, это не план, а фантазия.
- Преемственность между стратегическими целями и ежедневными задачами. Стратегия должна превращаться в конкретные действия для каждого отдела. Если непонятно, что делать в понедельник, план не сработает.
- Понятные средства измерения результата. Не «стать лучше», а конкретные цифры: сколько, к какому числу, с каким качеством.
- Механизмы обратной связи и корректировки. Если реальность пошла не по плану, должны быть правила, как менять курс, а не героически тонуть вместе с первоначальной задумкой.
В противном случае планирование – это просто обычай, когда топ-менеджеры компании собираются на несколько дней в одном месте, и предаются совместному мечтанию.
Если вы действительно хотите, чтобы процесс приводил к нужному результату, важно руководствоваться следующими правилами:
- Планирование – не математика, будьте готовы к отклонениям, но сохраняйте заданное направление. Будьте последовательны.
- Достижение планируемых целей – ответственность руководителя, а не исполнителя.
- Цели или способы их достижения необязательно должны содержать в себе заботу о тех, кто будет делать работу «руками».
- «Рабочих рук» должно быть достаточно для достижения целей, иначе результат невозможен.
- «Руками» управляют «головы», убедитесь, что в мозговых центрах существуют резервы для новых задач.
Выводы
Помимо бизнес-моделей, динамики рынка, уникальных технологий, закупки нового оборудования и прочих экономических факторов существует обычный человек. Как ни планируй, сколько сил и времени не трать, какие технологии не используй, все упирается исключительно в него. Планируя результаты без учета «износа», «усталости» и «пропускной способности» ваших сотрудников, вы впустую тратите время. Не игнорируйте этот фактор. Именно команда достигает поставленных целей. Но только руководитель отвечает за результат.
Также читайте:
Люди могут возражать, предлагать, покидать организацию, выбирать новую, создавать собственную и т.п.. Они люди со своими правами, этот статус не меняется. Хотя в некоторых организациях возражения в каких-то ситуациях не допускаются, и на это есть свои причины. Регулируется правилами организации.
Но всегда есть члены организации на данный момент, те, кто принимают в ней решения, и те, кто говорят от её имени и несут за это ответственность.
Успех или неудача стартапа, на мой взгляд, с этим никак не связан.
Артем, нет это не единственный способ планирования.Чтобы качественно заниматься процессом необходимо иметь профессиональный менеджмент,имеющий все признаки сплоченной нацеленной на достижение целей команды,обладающий критическим мышлением с развитыми аналитическими компетенциями с противоположной стороны. В описываемой мною группе компаний,(участвую в качестве ментора)управление осуществляется "одной ручкой",отсюда и растут корни сопротивления,управленцам хочется иметь гарантированную жирную синицу в руках,в отличие от собственника-драйвера,нацеленного на масштабирование. А так, конечно процесс планирования состоит из ряда этапов;аналитика,прогноз,моделирование и SMART соответственно,кроме того финальный план может быть скорректирован в процессе выполнения в ту,или иную сторону.
А как работодатель добивается от работников определенного производственного поведения? Я писала, что "усталость" может быть реакцией сопротивления. Пример про планирование, кстати. Руководство практиковало в процессе планирования начинать с того, что менеджеры по продажам сами выставляли планы по своим клиентам. Потом эти планы всегда завышались. В результате продавцы пришли в выводу что на их планы руководству "наплевать" и перестали думать над планами, ставили цифры "от балды". Процесс планирования ускорился. Когда новые сотрудники приходили в компанию, старые продавцы жаловались, что планы все равно не смотрят, поэтому напрягаться в этом отношении не стоит. Однажды один "старый" продавец на вопрос новичка ответил - "да тупо прибавляй инфляцию к прошлогоднему плану и сдавай, руководство все равно поправит". Через какое-то время все продавцы начали следовать этому правилу. Отношение к этому действию у продавцов было нелестное - бессмысленное действие. Речевые высказывания продавцов - устали делать "тупую работу". Высказывания линейных руководителей - устали бороться с продавцами, чтобы они думали над составлением плана. Ощущения новичков, пришедших в организацию - все какие-то уставшие.
Вы мне возразите - так надо работать над процессами, проводить обучение и т.д. Согласна. Можно диагностировать уставшую организацию как организацию, у которой есть проблемы со структурой. На организационном уровне - проблемы со структурой процессов. На личностном уровне - проблемы со структурой смыслов, от этого состояние усталости.
Если признавать, что организация это не канава, а группа людей, пусть и собранная учредителем под его идею, то состояние людей на определенном уровне оценки могут отражать состояние организации.
Я к тому, что по большинству определений органиазция это группа людей. Если учредителю стартапа не удалось собрать людей нужной компетенции - его стартап не взлетит, будет убыточным (показатель неудачи?). Причиной неудачи может быть и сама идея стартапа, или нехватка денег, или что-то еще. Но и люди тоже. Отсутсвие компетентных людей, не проголосовавших за стартап разве не частая причина неудач? Или уход компетентных сотрудников и приход на их место просто "послушных", не создаст проблему для владельца?
Определяется ли организация через понятие группа? Я не говорила что каждая группа это организация. Но верно ли обратное - организация это группа?
Благодарю за откровенность!
В любом случае было интересно узнать от опытных руководителей мотивы позитивного отношения к тому что сделали Тетчер с Волкером руководствуясь теоретическими моделями одного из нобелевских лауреатов.
А пропагандисты у них опытные и сильные, они могут представить как достижения многие не самые выигрышные для всех действия!
Не буду больше приставать со своими фриковскими мыслями - скоро Новый Год!:)
Единственно, просто еще озвучу проблему и идею, которая меня очень волнует за будущее России и которая безусловно влияет на планироаание как компаний, так и экономики России в целом!
Европа своей длительной пропагандой против России и россиян надолго настроила население против нас. "Горячие головы" готовят население к Войне.
Наш Президент и к счастью часть команды Трампа успокаивают европейцев, что это не так!
К сожалению, кроме пропаганды против нас играют очень опытные манипуляторы и знатоки того как конфликтными ситуациями обострять отношения и доаодить их до крайностей.
Идея. Можно предлагая партнерство через Нидерланды показать всем нашу открытость для партнерства, сотрудничества и торговли!
Нидерланды это не только высокие технологии, например в чипах, но и отлаженные технологии мировой торговли!
По мировой торговле Азия в обход морских торговых путей начала строить свой сухопутный торговый путь. Контроль за которым вероятно будет осуществлять Китай.
Возможно, в случае если Нидерланды узнают, что через нашу территорию тоже можно расширить или проложить новый сухопутный торговый путь, то вероятно они будут готовы и финансировать его?!
По чипам. Прошла новость, что Китай создал суперусловия для инженеров, работаюших в Нидерландах с технологиями чипов и сделал свой рабочий прототип.
Возможно и здесь, также с учетом того что для работы оборудования нужны очень грамотные и умелые технические специалисты, а в США запустить такие новые заводы пока не удалось, то возможно они рассмотрят нас в качестве партнеров, в том числе и партнеров США и Европы.
Вон в Германии Фольксваген впервые за всю историю закрывает завод из за отсутствия чипов.
Кроме того, исторически Амстердам, как и некоторые города России входили раньше в Ганзейский союз. То есть у нас были общие интересы, общая история и общие корни!
В общем, извиняюсь за "многословие" и разбросанность мыслей. Сказал - теперь мне стало спокойней, можно и на праздники настраиваться!
На всякий случай - увидимся когда увидимся!
Поздрааляю всех с наступившим космическим Новым годом - днем зимнего солнцестояния, наступающими католическим Рождеством, Новым Годом и православным Рождеством!
Желаю всех благ и удачи во всех продолжениях и начинаниях!