Как контролировать удаленных сотрудников

Нанимая любых сотрудников, в том числе удаленных, руководитель всегда хочет, чтобы они эффективно выполняли ту работу, на которую их наняли. Многие офисные работы – это система многогранных задач. И такие задачи могут быть не выполнены к сроку, если не контролировать сотрудников, ответственных за их выполнение.

С сотрудниками, сидящими в офисе, проще. Руководитель может нагрянуть к ним в комнату, поставить камеры слежения, завербовать «стукачей» или попросить сисадмина отследить действия сотрудников на компьютерах.

С теми, кто работает удаленно, сидя дома, сложнее. Дом – это все-таки личное пространство, в которое так просто не вторгнешься. Как же выстраивать процесс контроля над удаленными сотрудниками, чтобы результат удовлетворял и их, и вас?

Контролируйте исходя из конечного результата и контрольных точек

Контролировать своих сотрудников нужно исходя из ожидаемого результата. И обговаривать этот результат необходимо сразу, как только поручаешь сотруднику какую-то задачу.

Нужно убедиться, что руководитель и исполнитель одинаково понимают, какой результат нужно получить. Если сказать сотруднику только о том, как стоит выполнять задачу, результат может быть не таким, какой вы хотите.

Можно не контролировать, каким именно путем сотрудник идет к результату, потому что люди могут действовать по-разному. Вообще, есть две системы управления. Одна – когда предприниматель считает себя самым умным. Он считает, что то, как он представляет себе путь к результату, – это и есть правильный вариант.

На самом деле, даже если руководитель более компетентен в деле, которое поручает сотруднику, тот может сделать по-другому, и это тоже будет правильно. Если контролировать все действия, постоянно придется говорить, как что-либо делать.

Тогда сотрудник не будет самостоятельным и не захочет брать на себя ответственность. А нужно, чтобы он отвечал за своевременное достижение контрольных точек, в которых можно проверить, правильно ли человек идет к результату и успевает ли в срок.

Не надо рассказывать сотруднику каждое движение. Например, если вы поручили человеку расшифровать аудиозапись и сделать из нее читабельный текст, не надо говорить «Запусти прослушивание записи, прослушай одну фразу, останови воспроизведение, запиши услышанное, снова запусти воспроизведение…».

Кто-то может действовать по-другому. Допустим, конспектировать в реальном времени или стенографировать. Либо запустить воспроизведение на скорости 0,75 и тоже записывать, не останавливая прослушивание.

Способы разные, но человек в любом случае выполнит задачу.

Плюсы и минусы компьютерных программ для контроля удаленных сотрудников

У многих людей процесс контроля удаленных сотрудников ассоциируется с компьютерными программами. Некоторые из этих программ настолько суровы, что фиксируют, сколько времени человек провел за компьютером, какие программы и сайты открывал, на какие адреса отправлял сообщения, что скачивал или распечатывал.

Так можно понять не только насколько интенсивно работает сотрудник и как часто отвлекается от работы, но и не сливает ли он кому-то коммерческую тайну. Однако с такими программами человек чувствует себя рабом, прикованным цепью к гребной скамье на галере. И это отнюдь не мотивирует его на плодотворную работу.

Конечно, если у сотрудника почасовая оплата, то есть смысл с помощью программ контролировать, сколько часов он провел за работой. Но лучше все-таки найти возможность контролировать именно результаты этой работы, ну и еще своевременность завершения каждого этапа.

Если вы все-таки контролируете время, не забывайте учитывать рутинные действия. Например, поиск информации, открытие и закрытие программ и сайтов с последующим ожиданием загрузки, – все это тоже отбирает время.

А деловая переписка и созвоны между сотрудником и руководителем, клиентом или другим сотрудником, с которым человек совместно выполняет задачу, могут вообще занять целый рабочий день. А потом иногда ни руководитель, ни сам сотрудник не могут понять, на что ушло огромное количество времени.

Что стоит использовать в любой фирме, так это CRM-систему. Особенно если у вас есть хотя бы один удаленный сотрудник. Но даже общение между людьми, сидящими в офисе в соседних комнатах, эффективнее всего именно через такую систему.

В ней можно быстро совещаться по рабочим вопросам, не отвлекаясь на посторонние раздражители. Каждый сотрудник может оперативно отчитываться о проделанной работе, сообщать о проблемах, задавать вопросы сразу нескольким коллегам. И руководителю удобно координировать работу офисных и удаленных сотрудников.

KPI и другие показатели. Как оценить эффективность удаленного сотрудника

Показатели для оценки эффективности сотрудников могут быть самые разные. Например, для удаленного отдела продаж можно учитывать количество холодных звонков за день или неделю, количество продаж или сумму, заработанную фирмой на этих продажах.

И нельзя дать однозначный совет, что из этого лучше. Потому что у каждой компании своя ситуация. Двигайтесь интуитивно и проверяйте, какой вариант приведет к лучшим результатам.

При выборе KPI руководствуйтесь тем, что для вас наиболее важно, и что в большей степени зависит от самого сотрудника и в меньшей – от внешних обстоятельств. Например, число холодных звонков может снизиться из-за того, что некоторые разговоры будут длинными. Но именно эти разговоры с большей вероятностью приведут к продажам.

Иногда могут быть эффективны более сложные варианты KPI. Каждый сотрудник в течение месяца участвует в выполнении трех-пяти задач. Исходя из задач на месяц, ставятся более мелкие задачи на неделю. И каждой из этих задач присваивается вес, равный какому-то количеству процентов от зарплаты сотрудника.

В результате каждый видит, как именно он зарабатывает свои деньги и какие задачи более важные и приоритетные. А еще на уровне недельных задач как раз удобно контролировать и корректировать действия сотрудника, чтобы он не потратил много времени и усилий на неправильные действия.

Сейчас компании, которые хотят остаться на плаву, очень быстро развиваются. И, с одной стороны, стоит еще больше ускорить процесс корректировки работы сотрудников – в том числе удаленных, которых становится все больше.

С другой стороны, руководитель – не нянька и не надсмотрщик с плеткой. И не Яндекс или Гугл, чтобы давать ответы на все вопросы. Ищите баланс в контроле работы удаленных сотрудников. И пользуйтесь советами, которые прочли в этой статье.

Комментарии
IT-менеджер, Курск
Валентина Путилина пишет:
Переключение мозга с одной деятельности на другую требует времен - 5-10 минут, а раздражение к тому же процесс переключения очень сильно тормозит! Что- то одно! Приоритет, то есть "доминанта" в голове - результат работы и её качество, либо сочинение на тему "Куда я трачу свое рабочее время!" Сочинение писать легче, многие это и выбирают в ущерб качеству труда! Тяп - ляп и записал!

можно подписаться под каждым словом!

Директор по развитию, Москва
Валентина Путилина пишет:
Тоже очень нужно отслеживать - сколько рабочего времени теряет сотрудник, сидя на унитазе, и не ворует ли он там туалетную бумагу, и вообще, сколько метров отрывает от рулона. Запретить туалетную бумагу за счет компании – пусть со своей приходят! Такая экономия для компании! И вообще приказ издать – в туалетной комнате не задерживаться больше чем на 5 минут! И ходить туда только 2 раза за рабочий день! Значительно повысится экономия ресурсов компании, рабочего времени сотрудников и эффективность работы взлетит к небесам! А заодно и прибыль компании!

Валентина, это лучший пост, который я видела на Exe, не считая танцев Сергея Капустянского))))

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону

Шутки шутками, но если не ошибаюсь, лимиты рабочего времени на походы в туалет это реальная практика.

Главный инженер, Санкт-Петербург
Елена Аронова пишет:
Валентина Путилина пишет:
Тоже очень нужно отслеживать - сколько рабочего времени теряет сотрудник, сидя на унитазе, и не ворует ли он там туалетную бумагу, и вообще, сколько метров отрывает от рулона. Запретить туалетную бумагу за счет компании – пусть со своей приходят! Такая экономия для компании! И вообще приказ издать – в туалетной комнате не задерживаться больше чем на 5 минут! И ходить туда только 2 раза за рабочий день! Значительно повысится экономия ресурсов компании, рабочего времени сотрудников и эффективность работы взлетит к небесам! А заодно и прибыль компании!

Валентина, это лучший пост, который я видела на Exe, не считая танцев Сергея Капустянского))))

Слишком сложный путь, просто надо избавиться от туалетов на территории предприятия, а сотрудникам запретить выход за территорию. 

Консультант, Москва
Алексей Уланов пишет:
Слишком сложный путь, просто надо избавиться от туалетов на территории предприятия, а сотрудникам запретить выход за территорию. 
Вы это серьезно? Я такой комментарий написала в виде некой шутливой рекомендации, и она была правильно оценена Еленой Ароновой: "Валентина, это лучший пост, который я видела на Exe, не считая танцев Сергея Капустянского))))"   

 

IT-консультант, Украина

Ушлые индусы сделали специальные девайсы из лего и арудино, которые транслируют набор символов и эмулируют печать одним пальцем на компьютере - как раз для удаленных работ.

Таким образом заманчивые низкие цены оказываются полносью покрыты скоростью работы.

 

И знаете что? Эти ребята пользуются большим успехом в своей нише. А теперь я понял, прочитав статью - почему.

1 2 4
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии