«У нас отличный главный бухгалтер. Не понимаю, почему у Вас столько замечаний к нашей учетной документации». Эту фразу я слышала много раз. Действительно, бухгалтер может быть сильным специалистом, но он не управляет компанией. За годы работы я заметила одну закономерность: многие проблемы, которые принято считать бухгалтерскими, возникают в других департаментах. Просто именно бухгалтеру приходится разбираться с последствиями. Поговорим о том, где заканчивается ответственность одного подразделения и начинается разговор об управлении компанией.
Почему возникают сбои в работе бухгалтерии
Когда руководитель фиксирует очередную проблему в учете, я рекомендую задать вопрос, который к квалификации бухгалтера имеет лишь косвенное отношение: «А кто в компании отвечает за то, чтобы менеджеры вовремя передавали бухгалтерии документы?». Обычно выясняется: бухгалтер отвечает за учет, но правила, по которым в этот учет должна поступать информация из других подразделений, либо не установлены, либо существуют только на словах. Оказывается, большинство финансовых проблем возникают за пределами бухгалтерии.
Пример из практики. В одной крупной компании сотрудники коммерческого подразделения активно пользовались корпоративными банковскими картами. Они оплачивали представительские расходы, командировки и другие затраты, связанные с работой. Это были сильные специалисты, которые приносили компании существенную часть выручки. Вот только на оформление авансовых отчетов и сбор подтверждающих документов они смотрели как на второстепенную административную работу: продажи важнее, клиенты ждать не будут, а бумаги можно оформить потом.
Главный бухгалтер регулярно напоминал о документах, объяснял последствия и просил соблюдать установленный порядок. Но эти сотрудники ему не подчинялись. Можно попросить, напомнить, предупредить – на этом его полномочия заканчивались. В результате часть расходов осталась без подтверждающих документов. Компания понесла реальные затраты, но учесть их при расчете налогов не могла. Конечно, оказалась крайней бухгалтерия.
Можно ли было предотвратить проблему? Только частично. Главный бухгалтер способен объяснить требования к документам и показать последствия. Но он не может установить приоритеты коммерческому подразделению и заставить его сотрудников выполнять правила, если руководители отдела считают иначе. Фактически, от бухгалтера требуют результата, но возможности управлять причинами, от которых этот результат зависит, не предоставляют.
Как бухгалтерия отвечает за неорганизованность других отделов
Другой пример встречается еще чаще. В компании одновременно идет много проектов, каждым руководит отдельный менеджер. Он выбирает поставщика, согласовывает закупку, получает счет и передает его на оплату. После оплаты он считает свою часть работы законченной. А что происходит с документами поставщика – накладной, актом, универсальным передаточным документом? Кто должен проверить, что они получены? Кто отвечает за подписание? Кто передает их в бухгалтерию? На эти вопросы иногда нет конкретного ответа.
Проходит несколько недель, наступает закрытие месяца, и бухгалтер начинает восстанавливать всю цепочку. Выясняет: кто инициировал платеж, кому привезли товар, кто принимал работы, почему нет акта, у кого находится оригинал документа. Со стороны это легко принять за неорганизованность бухгалтерии: опять что-то ищут, напоминают, просят прислать документы. Но бухгалтер в этот момент просто пытается компенсировать отсутствие процесса, который должен был быть организован раньше.
Здесь полезно задать простой вопрос: почему человек, который не выбирал поставщика, не заказывал товар и не принимал результат работ, должен отвечать за то, чтобы все участники сделки выполнили свою часть документооборота? Это уже не вопрос профессионализма бухгалтера. Это вопрос распределения ответственности внутри компании.
Где заканчивается ответственность бухгалтера
По моему опыту, проблема становится системной, когда одни и те же ситуации повторяются из месяца в месяц. Бухгалтер снова ищет документы у тех же подразделений, главный бухгалтер снова сообщает о нарушениях, а правила работы при этом не меняются.
В такой ситуации руководителю достаточно ответить на несколько вопросов:
- Кто отвечает за документы по каждой операции?
- В какой момент ответственность переходит от одного подразделения к другому?
- В какой срок документы должны попасть в бухгалтерию, что происходит, если этот срок нарушен?
Если на эти вопросы нет однозначных ответов, замена главного бухгалтера вряд ли решит проблему. Новый специалист может быть жестче или настойчивее, но довольно быстро окажется в той же системе.
Руководителю не нужно разбираться во всех тонкостях бухгалтерского и налогового учета. Но именно он может установить правила взаимодействия между подразделениями и дать главному бухгалтеру понятный механизм: не бесконечно разыскивать документы, а вовремя сообщать о проблеме тому, кто действительно может на нее повлиять.
Выводы
Главный бухгалтер отвечает за учет, но он не управляет компанией. И если бухгалтерия постоянно устраняет последствия сбоев, возникших в продажах, закупках, производстве или проектных офисах, причины хаоса стоит искать в других департаментах. Корень большинства проблем с документооборотом в том, что бухгалтерию пытаются сделать ответственной за процессы, где у нее нет влияния.
Качество бухгалтерии определяется не только профессионализмом главного бухгалтера, но и качеством управления компанией в целом. Если руководитель действительно хочет изменить работу отдела, начинать нужно не с замены людей, а с изменения системы.
Также читайте:
Надо всего лишь прочитать Закон о Бухгалтерском учёте. Там русским по белому написано, что за организацию бухучёта в организации отвечает Руководитель! За организацию! Это и есть, кто когда и что обязан передавать для учёта в бухгалтерию. Учётная политика. Прописанная или "сложившаяся традиционно". И вообще, учёт нужен в первую очередь руководителю. Как иначе понимать, какие у тебя активы и какие затраты? Вообще не понимаю уководителя, который на любой вопрос о финансах или об активах отвечает, что "надо у бухгалтера спросить". :))