Как контролировать удаленных сотрудников

Нанимая любых сотрудников, в том числе удаленных, руководитель всегда хочет, чтобы они эффективно выполняли ту работу, на которую их наняли. Многие офисные работы – это система многогранных задач. И такие задачи могут быть не выполнены к сроку, если не контролировать сотрудников, ответственных за их выполнение.

С сотрудниками, сидящими в офисе, проще. Руководитель может нагрянуть к ним в комнату, поставить камеры слежения, завербовать «стукачей» или попросить сисадмина отследить действия сотрудников на компьютерах.

С теми, кто работает удаленно, сидя дома, сложнее. Дом – это все-таки личное пространство, в которое так просто не вторгнешься. Как же выстраивать процесс контроля над удаленными сотрудниками, чтобы результат удовлетворял и их, и вас?

Контролируйте исходя из конечного результата и контрольных точек

Контролировать своих сотрудников нужно исходя из ожидаемого результата. И обговаривать этот результат необходимо сразу, как только поручаешь сотруднику какую-то задачу.

Нужно убедиться, что руководитель и исполнитель одинаково понимают, какой результат нужно получить. Если сказать сотруднику только о том, как стоит выполнять задачу, результат может быть не таким, какой вы хотите.

Можно не контролировать, каким именно путем сотрудник идет к результату, потому что люди могут действовать по-разному. Вообще, есть две системы управления. Одна – когда предприниматель считает себя самым умным. Он считает, что то, как он представляет себе путь к результату, – это и есть правильный вариант.

На самом деле, даже если руководитель более компетентен в деле, которое поручает сотруднику, тот может сделать по-другому, и это тоже будет правильно. Если контролировать все действия, постоянно придется говорить, как что-либо делать.

Тогда сотрудник не будет самостоятельным и не захочет брать на себя ответственность. А нужно, чтобы он отвечал за своевременное достижение контрольных точек, в которых можно проверить, правильно ли человек идет к результату и успевает ли в срок.

Не надо рассказывать сотруднику каждое движение. Например, если вы поручили человеку расшифровать аудиозапись и сделать из нее читабельный текст, не надо говорить «Запусти прослушивание записи, прослушай одну фразу, останови воспроизведение, запиши услышанное, снова запусти воспроизведение…».

Кто-то может действовать по-другому. Допустим, конспектировать в реальном времени или стенографировать. Либо запустить воспроизведение на скорости 0,75 и тоже записывать, не останавливая прослушивание.

Способы разные, но человек в любом случае выполнит задачу.

Плюсы и минусы компьютерных программ для контроля удаленных сотрудников

У многих людей процесс контроля удаленных сотрудников ассоциируется с компьютерными программами. Некоторые из этих программ настолько суровы, что фиксируют, сколько времени человек провел за компьютером, какие программы и сайты открывал, на какие адреса отправлял сообщения, что скачивал или распечатывал.

Так можно понять не только насколько интенсивно работает сотрудник и как часто отвлекается от работы, но и не сливает ли он кому-то коммерческую тайну. Однако с такими программами человек чувствует себя рабом, прикованным цепью к гребной скамье на галере. И это отнюдь не мотивирует его на плодотворную работу.

Конечно, если у сотрудника почасовая оплата, то есть смысл с помощью программ контролировать, сколько часов он провел за работой. Но лучше все-таки найти возможность контролировать именно результаты этой работы, ну и еще своевременность завершения каждого этапа.

Если вы все-таки контролируете время, не забывайте учитывать рутинные действия. Например, поиск информации, открытие и закрытие программ и сайтов с последующим ожиданием загрузки, – все это тоже отбирает время.

А деловая переписка и созвоны между сотрудником и руководителем, клиентом или другим сотрудником, с которым человек совместно выполняет задачу, могут вообще занять целый рабочий день. А потом иногда ни руководитель, ни сам сотрудник не могут понять, на что ушло огромное количество времени.

Что стоит использовать в любой фирме, так это CRM-систему. Особенно если у вас есть хотя бы один удаленный сотрудник. Но даже общение между людьми, сидящими в офисе в соседних комнатах, эффективнее всего именно через такую систему.

В ней можно быстро совещаться по рабочим вопросам, не отвлекаясь на посторонние раздражители. Каждый сотрудник может оперативно отчитываться о проделанной работе, сообщать о проблемах, задавать вопросы сразу нескольким коллегам. И руководителю удобно координировать работу офисных и удаленных сотрудников.

KPI и другие показатели. Как оценить эффективность удаленного сотрудника

Показатели для оценки эффективности сотрудников могут быть самые разные. Например, для удаленного отдела продаж можно учитывать количество холодных звонков за день или неделю, количество продаж или сумму, заработанную фирмой на этих продажах.

И нельзя дать однозначный совет, что из этого лучше. Потому что у каждой компании своя ситуация. Двигайтесь интуитивно и проверяйте, какой вариант приведет к лучшим результатам.

При выборе KPI руководствуйтесь тем, что для вас наиболее важно, и что в большей степени зависит от самого сотрудника и в меньшей – от внешних обстоятельств. Например, число холодных звонков может снизиться из-за того, что некоторые разговоры будут длинными. Но именно эти разговоры с большей вероятностью приведут к продажам.

Иногда могут быть эффективны более сложные варианты KPI. Каждый сотрудник в течение месяца участвует в выполнении трех-пяти задач. Исходя из задач на месяц, ставятся более мелкие задачи на неделю. И каждой из этих задач присваивается вес, равный какому-то количеству процентов от зарплаты сотрудника.

В результате каждый видит, как именно он зарабатывает свои деньги и какие задачи более важные и приоритетные. А еще на уровне недельных задач как раз удобно контролировать и корректировать действия сотрудника, чтобы он не потратил много времени и усилий на неправильные действия.

Сейчас компании, которые хотят остаться на плаву, очень быстро развиваются. И, с одной стороны, стоит еще больше ускорить процесс корректировки работы сотрудников – в том числе удаленных, которых становится все больше.

С другой стороны, руководитель – не нянька и не надсмотрщик с плеткой. И не Яндекс или Гугл, чтобы давать ответы на все вопросы. Ищите баланс в контроле работы удаленных сотрудников. И пользуйтесь советами, которые прочли в этой статье.

Комментарии
Аналитик, Москва
Валентина Путилина пишет:
А удаленный работник избавлен от этого - он сам организует свой бизнес - процесс, сам его выполняет и сам на него отвечает! Он знает, что нужен только результат, который будет оплачен по договору. А остальное его мало волнует!


Да, именно так! Вместе с тем, я всегда полагал, что удалённому работнику необходимы более широкие полномочия в планировании своей деятельности. То есть он сам должен уметь оценивать масштабы работы, задания. При поиске удалённого работника я стараюсь именно таких людей искать - тех, кто чувствует время. Уж извините за лирический термин. При этом офисный работник всегда может найти оправдание для нарушения сроков. Удалённый лишён такой возможности. Обговариваем это сразу: ты сам называешь сроки, но оправдания не принимаются. Моя ответственность, как руководителя - чёткая постановка задачи с равномерной загрузкой. Отсутствие загрузки очень развращает удалёнщиков, даже самых усидчивых.

Может быть и не так строго, как написал, но рамки обговариваем сразу.

Ещё одна очень важная сторона: все требуют присутствия на связи удалёнщика. Но не менее важна и доступность коллег и руководителя для обратной связи. Своим всегда говорю: если на совещании, то перезвони. Если совсем занят, то напиши. Удалёнщик один, ему позарез нужна обратная связь!

Консультант, Москва
Анатолий Курочкин пишет:
Вместе с тем, я всегда полагал, что удалённому работнику необходимы более широкие полномочия в планировании своей деятельности. То есть он сам должен уметь оценивать масштабы работы, задания.




Конечно удаленный работник должен уметь оценивать масштабы задания. Не хочется впадать в негатив, но это в первую очередь необходимо ему самому, чтобы оценить стоимость своей работы. Задания ведь могут быть разными и по сложности и по срокам исполнения.

Как -то насчет полномочий и планирования своей деятельности немного спорно. Так и просматривается в этом момент личной инициативы удаленного работника в отношении задания. Предложить работодателю свое видение задачи? Можно, конечно. Но это требует обсуждения - насколько работодателю это предложение выгодно и самое главное будет ли он платить за подобную инициативу. Самое верное решение в этом случае - подробно записанные в трудовом договоре функциональные обязанности удаленного сотрудника. А обсуждение рабочих моментов - это само собой! Это необходимо!


Аналитик, Москва
Валентина Путилина пишет:
Как -то насчет полномочий и планирования своей деятельности немного спорно.

Согласен, есть опасность нарушения планирования. Тем не менее, я твёрдо держусь подобной практики: удалённый работник сам называет сроки. Они могут корректироваться руководителем, обсуждаться, согласовываться, но инициативу я передаю удалёнщику. Я не думаю, что какие-то манипуляции со сроками с его стороны могут долго продолжаться. Но оговорюсь: всё, что я пишу касается только ИТ. В других отраслях я не копенгаген ))) В ИТ среде даже в одной команде (и чаще в здоровой команде) всегда есть конкуренция и альтернатива, состязательность. Не может фронтенд тормозить бэкенда и наоборот. Тем более, что есть совершенно прозрачные инструменты коллективного планирования, та же джира.

Консультант, Москва
Анатолий Курочкин пишет:
Согласен, есть опасность нарушения планирования. Тем не менее, я твёрдо держусь подобной практики: удалённый работник сам называет сроки. Они могут корректироваться руководителем, обсуждаться, согласовываться, но инициативу я передаю удалёнщику

В этом плане - конечно же - Да, Удаленный работник может сам называть сроки выполнения задания, учитывая то, что он лучше знает свои возможности, свою продуктивность, свой рабочий режим. Сроки можно обсудить с руководителем и даже согласиться на уменьшение срока. Но я так думаю, что уменьшение срока, а значит и увеличение интенсивности труда и такую занятость на этом задании, которая превышает длительность рабочего дня - это ведь переработка. И работник вправе просить дополнительную оплату за скорость выполнения задания и переработку в часах. Конечно договариваться о таких вопросах необходимо заранее, и если этот пункт невозможно включить в трудовой договор при приеме на работу, то его можно оговорить в дополнительном договоре по каждому конкретному случаю. Такое практикуется и вполне юридически обосновано. И потом дополнительный заработок никогда не помешает!

Директор по развитию, Эстония

Если существуют способы нормального взаимодействия с удаленными сотрудниками, то почему бы их не применить и к офисным?

Вместо вот этого всего: "...Руководитель может нагрянуть к ним в комнату, поставить камеры слежения, завербовать «стукачей» или попросить сисадмина отследить действия сотрудников на компьютерах."

Генеральный директор, Нижний Новгород
Иван Кучин пишет:
Если существуют способы нормального взаимодействия с удаленными сотрудниками, то почему бы их не применить и к офисным?

Блестящий на самом деле вопрос! Но вся беда, в том, что высококачественное взаимодействие с удаленщиками строится на базе управления по целям. Эти люди обладают способностью к самоорганизации и ответственностью. Именно за счет этих качеств они обеспечили себя радостью, которую дают плоды свободного созидательного труда.

По факту же неумение воспитывать таких сотрудников в офисах и боязнь такого взаимодействия приводит к прямо противоположным результатам. Руководители, ощутившие необходимость в удаленщиках, пытаются приспособить организацию их деятельности к тому, как они сами способны руководить. То есть методом регулярного наблюдения и пинками.

Директор по маркетингу, Москва
Елена Рыжкова пишет:
Блестящий на самом деле вопрос! Но вся беда, в том, что высококачественное взаимодействие с удаленщиками строится на базе управления по целям. Эти люди обладают способностью к самоорганизации и ответственностью. Именно за счет этих качеств они обеспечили себя радостью, которую дают плоды свободного созидательного труда. По факту же неумение воспитывать таких сотрудников в офисах и боязнь такого взаимодействия приводит к прямо противоположным результатам. Руководители, ощутившие необходимость в удаленщиках, пытаются приспособить организацию их деятельности к тому, как они сами способны руководить. То есть методом регулярного наблюдения и пинками.

Согласен совершенно со сказанным. Да, удаленные работники бывает что отвлекаются от работы. Это и с офисными тоже сплошь встречается. Если чел пришел на работу, то не факт, что в реальности работает.

Остаются профессии только те, где требуется определенный креатив. Позвонить клиенту и составить разговор - на самом деле это креатив. Потому что позвонить по инструкции это чаще всего мало что значит. Никому в реальности эти звонки входящие стандартные не нужны. Значит они и не принесут долгосрочной выгоды тому, кто их делает. Клиентам надоедать не стоит. Потому что они быстро учатся сочинять отмазки, когда видят, что их достают. Другое дело креативные звонки, по случаю, по какой то интересной клиенту проблематике. Этому все рады. Когда вы сидите бъетесь над вопросом и тут позвонили и вам подсказали. Это приятно.

Вся техническая работа - это перекладывается постепенно на плечи компьютерных программ.

А креатив заведомо идет непостоянным потоком. Так что отвлекаются или не отвлекаются - это не меняет сути. Вопрос постановки корректных целей и их контроля становится самым важным. А это не зависит от того, где сотрудник фактически, под присмотром или нет?

Генеральный директор, Таиланд
Валентина Путилина пишет:
Но каждое действие, каждое явление имеет две стороны. Так и "тотальный контроль" как полное недоверие к сотрудникам! Обратная сторона – это нервное напряжение от постоянной слежки, это раздражение, ведущее к потере мотивации в работе, это сопротивление рабскому состоянию на работе. В социологии подобные действия имеют название – оскотинивание!

В большинстве случаев сопротивление принимает форму имитация «бурной трудовой деятельности» для камер. А причина одна – переориентация поведения сотрудников с качественного выполнения рабочих задач, на сопротивление принуждению, унижению человеческого достоинства и психологическому насилию над личностью. Какое тут качество!


тут как понимать контроль и кто для чего его использует, контроль полезен что бы понять, на что уходит рабочее время сотрудника, как он работает, контроль не значит не доверие, есть случаи когда контролируемого сотрудника переводили на другую позицию с повышением и давали более интересные задачи. Смотреть на это лучше шире, кто как преподносит наличие таких систем персоналу, одни как защита от утечки корп данных и мы вас контролируем, другие об этом говорят что в компании есть средства для обеспечения безопасности корп данных и учета рабочего времени. Кто работает - тот не замечает всего этого, им как правило фиолетово, сделал работу - ушел, все личное за пределами офиса если за это переживаете.

Консультант, Москва
Alexey Korkin пишет:
тут как понимать контроль и кто для чего его использует, контроль полезен что бы понять, на что уходит рабочее время сотрудника, как он работает, контроль не значит не доверие,

Естественно, соблюдение трудовой дисциплины необходимо. Кто с этим спорит? Все - "ЗА", и в том числе рядовые исполнители. И куда уходит рабочее время тоже необходимо знать! Вопрос только в том как это делать? Рутинное и очень нудное занятие записывать куда ушла каждая рабочая минута, собственно не для дела, а для составления отчетов для высшего руководства.То есть занятость руководящего состава - отчеты составляем и представляем. У нас все о - кей!

А как используется это рабочее время, с какой продуктивностью в отчетах по учету рабочего времени заметить очень трудно. Конечно - если оплата не за результат, а почасовая, то конечно! Можно сидеть и писать очень замечательные "сочинения"!

А те кто настроен на результат своего труда на эти отчеты тратят рабочего времени больше чем на чайные перерывы и перекуры. Подсчитывал кто-то здесь, уже не вспомню кто и в какой теме, очень скрупулезно, сколько времени занимает заполнение листка учета рабочего времени - получилось в итоге на эту рутинную "писанину" уходит почти 2 часа! И потом это не только отрывает от основных обязанностей, но и очень сильно раздражает. Переключение мозга с одной деятельности на другую требует времен - 5-10 минут, а раздражение к тому же процесс переключения очень сильно тормозит! Что- то одно! Приоритет, то есть "доминанта" в голове - результат работы и её качество, либо сочинение на тему "Куда я трачу свое рабочее время!" Сочинение писать легче, многие это и выбирают в ущерб качеству труда! Тяп - ляп и записал!

IT-менеджер, Курск
Анатолий Курочкин пишет:
- учёт времени и прочее - это всё забавы и ненужные игры. Максимальное число удалённых работников у меня достигало 12-15 человек. Если бы я стал заниматься их контроллингом, то впустую тратил свои силы вместо организации совместной работы. А подобная организация - это второй, на мой взгляд, необходимейшая сторона! Как ставить задачу, как получать задания, как отчитываться по результатам (точнее, как получать результат), с кем согласовывать, кому делегировать, кого привлекать. Сейчас очень много инструментов для организации такой работы, в первую очередь, всякого рода мессенджеры, планировщики, почтовые клиенты и т.д. Но повторюсь - ни в коем случае не учёт нахождения работника с мышкой в руке. Глупость это. Удалённый работник, уверяю, сидит на рабочем месте больше процентов на 20, чем офисный. Не редкость, если его рабочий день доходит до 10-11 часов.

это все следствие того, что хотят на удаленные рельсы перевести все и вся. отсюда и происходит учет времени. а как учесть, например время на обдумывание и поиск решения проблемы? у всех навыки, знания, опыт, сообразительность разные. и одному достаточно 5 минут, а другой будет решение искать пару часов.

да, если есть норматив выполнения типовой операции, то здесь нужен учет времени, а где надо решить не совсем стандартную проблему, то важен результат.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Чего стыдятся россияне?

Опрос дня: Национальная гордость в России сильно привязана к временам СССР.

Шереметьево: самые высокие темпы роста

Факт дня: «Шереметьево» вошел в число крупнейших аэропортов Европы.

​Сколько стоит билет в театр

Цифра дня: В среднем активный зритель тратит на билет в театр чуть больше 1 тыс. руб.

Санкции с Rusal будут сняты

Компания дня: Санкции могут быть сняты уже 19 января.