Вебинары научат сотрудников пользоваться IT

Вебинар — эффективный метод обучения внутренних сотрудников работе с корпоративной информационной системой.

Не секрет, что при внедрении любой корпоративной информационной системы (далее КИС) у рядовых сотрудников в момент ее эксплуатации возникает множество проблем, сложностей и возражений. Поэтому в каждой компании есть специалисты, которые занимаются технической поддержкой и обучают сотрудников работать с информационной системой. Эта статья предназначена именно для них, для «бойцов невидимого фронта», неустанно разрабатывающих и внедряющих процедуры ведения клиентских баз, оформления заказов и счетов, отображения рекламных кампаний, управления бюджетами, и так далее, и тому подобное. Их работа непосредственно связана с обучением сотрудников любого уровня корпоративным стандартам применения КИС.

Как я думаю, проблемы обучения сотрудников работе с КИС (на примере обучения сотрудников отдела продаж стандартам работы с CRM-системой) заключаются в следующем:

1. Большое количество инструкций и регламентов по работе с CRM-системой (хотя отсутствие инструкций еще страшнее, хаос и вольнодумие при работе с КИС смерти подобны). Обычному сотруднику (менеджеру в отделе продаж) сложно усвоить такой «скучный» материал, в его понимании стандарты ведения общей базы организаций и их контактов — это блажь руководства, которая только мешает работать.
2. Осознание сотрудником наличия информационной системы только как инструмента контроля над ним же самим. Или иначе: отторжение использования CRM в качестве инструмента планирования, быстрого поиска в большом массиве информации базы данных.
3. Динамичное изменение бизнес-процессов в компании. Например, за год примерно два-три раза может измениться регламент обработки входящих заявок в отделе продаж.
4. Текучка кадров (особенно в отделе продаж). Проведя семинар или тренинг «в поле» для 20 сотрудников, бизнес-тренер вашей компании вряд ли повторит его через неделю для одного нового человека.

Как можно обучить сотрудника работе с CRM-системой:

  • Разработать и утвердить стандарты процессов и процедур, выпустить регламентирующую документацию в доступной форме (блок-схемы и пошаговое описание действий, при этом для наглядности использовать не запутанные схемы и сложные стандарты описания бизнес-процессов, а обычные картинки «print screen»).
  • Включить в учебные программы для новых сотрудников блок «IT: корпоративная система», где знакомить их с базовыми процедурами.
  • Систематически проводить обучающие тренинги (как раз об одной из их разновидностей пойдет дальше речь).
  • Предоставить внутренним сотрудникам возможность «делать обращения» к менеджеру по обучению, то есть запрашивать техническую поддержку. Накапливать данные из ответов для самостоятельного ознакомления с ними остальных сотрудников.
  • Проводить аттестации по функциональным процедурам работы с КИС согласно исполняемым должностным обязанностям.

Далее более подробно рассматривается современный подход, а именно: проведение вебинаров в организации внутренних корпоративных семинаров при обучении рядовых сотрудников.

Что такое вебинар? Это онлайн-встреча или презентация через Интернет в режиме реального времени. Во время такой веб-конференции каждый из участников находится у своего компьютера, а связь между ними поддерживается через Интернет посредством загружаемого приложения, установленного на компьютере каждого участника, или через веб-приложение.

Рекомендации для эффективного проведения вебинаров для внутрикорпоративного обучения работе с информационной системой:

1. Продолжительность вебинара – 30–45 минут (включая «обратную связь» и вопросы слушателей). Я сама принимала участие в интернет семинарах известных IT-компаний по презентации и обучению различным КИС. Специфика такого семинара заключается в высокой концентрации слушателя на материале, здесь важно воспринимать практически каждое слово и улавливать все зрительные образы, если продолжительность вебинара переваливала за один час, я начинала зевать, информация не воспринималась, становилось попросту неинтересно.

2. Совет для тех, кто обучает стандартам работы: делите крупные темы семинаров на части, лучше затроньте одну функцию или процесс, чем расскажите о целом модуле. Например, модуль «Управление продажами» гораздо эффективнее будет начать с обучения теме «Обработка входящей заявки», а потом объяснить «Создание возможных сделок», «Создание заказов и счетов».
3. Совет «всем известный»: обязательно сделайте мини-презентацию (например, в MS PowerPoint). Я уверена, что все так и делают и ничего нового я не рассказала.
3. Планируйте вебинар вместе с его слушателями. Поскольку речь идет о внутренних интернет-семинарах, у организатора есть возможность сделать обычную рассылку или создать опрос на корпоративном портале, где он заявит три-пять разноплановых тем и предоставит возможность выбора сотрудникам. За выбором темы должны последовать интересующие сотрудника вопросы. Таким образом вам будет легче при создании контента вашего вебинара, а полученная информация станет «долгожданной» и ценной для сотрудника.
4. Проводите вебинары систематически, утвердите день недели и время. Например, мы приводим вебинары каждую среду во второй половине рабочего дня, так как начало недели является очень интенсивным: совещания, обсуждения, встречи с клиентами, – а конец недели — это, наоборот, спад. Вряд ли вечером в пятницу сотрудник будет думать о том, как правильно создавать обращения в CRM, а не о том, как ему весело и активно провести предстоящие выходные дни.
5. И наконец, утвердите систему поиска ссылок на вебинары, стремитесь, чтобы при вводе вашим сотрудником любого ключевого слова на тему, затронутую в вебинаре, выскакивала ссылка видеозаписи вебинара. Помните: вебинар тем и полезен, что останется в вашей базе знаний, в отличие от персональной консультации или тренинга (не записанного на видео), его должны смотреть в будущем.

Конечно, система обучения стандартам работы в КИС не складывается только из вебинаров, но в нашей компании они образуют приоритетное направление. Плюсы в следующем:

  • низкая стоимость проведения, особенно если у вас есть удаленные офисы;
  • интеграция флэш-, видео- и аудиофайлов помогает ведущим предоставлять участникам конференции широкий спектр материалов;
  • высококачественная запись как группы в целом, так и отдельных участников позволяет организациям архивировать всю информацию с интерактивной встречи для последующего воспроизведения.

Фото: pixabay.com

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Менеджер, Москва

На й взгляд весьма эффективный интсрумент, но проблема в том откуда взять время,
Начальство как привило видя сотрудника глупо смотрящих в экран делает замечание, мол дома учись тут надо работать.

IT-консультант, Украина

Бебинар - эффективный инструмент для презентаций и ОСУЖДЕНИЙ новой информации. Существенный плюс - остаешься на рабочем месте. На мой взгляд, для обучения сотрудников ИТ больше подходят 1. Хорошая техническая документация 2. Плановые масер-классы. 3. Система тестирования.

Не проще ли записать обучающий ролик? чем организовывать вебинар ?

Бебинар - это больше обмен мнениями.

Мое ИХМО.

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
У вебинаров есть несколько больших недостатков, которые делают их совершенно НЕ эффективными при использовании для внутрикорпоративного обучения. Вот опыт нашей компании: Соблазнившись на низкую стоимость сервиса WebEx – 49 долларов США, мы планировали использовать его для внутрикорпоративного обучения в московском и региональных офисах. Результаты, по сравнению с аналогичными системами, оказались самыми лучшими. Задержка передачи составила около одной секунды, что, в принципе, позволяет проводить даже сеансы видеоконференцсвязи. Первая обнаруженная нами проблема WebEx заключалась в том, что четверть абонентов не смогла подключиться – сервис либо не устанавливался на ПК, либо начинал работать только с четвертой-пятой попытки. Также почему-то возникали проблемы со звуком - на части компьютеров не распознавались гарнитуры. Во-вторых, затраты на интернет-трафик для подключения десятка человек оказались такие, что дешевле было бы использовать групповые терминалы ВКС. И, наконец, третья - самая неприятная обнаруженная проблема - отсутствие обратной связи докладчика со слушателями. Особенность проведения конференций в WebEx такова, что выступающий вынужден отключать микрофоны всех участников, кроме того, он их не видит (web-камера обычно есть только у докладчика). Соответственно, как идет усвоение материала сотрудниками в процессе обучения (и чем они вообще заняты), проследить было невозможно. Эффективность такого обучения мы оценили как низкую. Источник: http://www.telemultimedia.ru/art.php?id=403 PS Все, что сказано про Webex (на мой взгляд самый достойный сегодня продукт на рынке) - применимо на 100% и ко всем другим вебинар-сервисам.
Управляющий директор, Москва
Александр Скуснов пишет: как идет усвоение материала сотрудниками в процессе обучения (и чем они вообще заняты), проследить было невозможно
Вы просто ''не умеете их готовить'' :) есть особенности, их надо учитывать. рекомендуется давать задания - тогда ''откосить невозможно'', подробнее тут: http://msk.treko.ru/show_article_2038
Александр Скуснов пишет: затраты на интернет-трафик для подключения десятка человек оказались такие, что дешевле было бы использовать групповые терминалы ВКС.
тоже не правда, средний вебинар на 1 участника ''весит'' около 60Мб (по крайней мере в v-class), ВКС трафик жрет гораздо шустрее
Управляющий директор, Москва
Богдан Бульба пишет: Не проще ли записать обучающий ролик? чем организовывать вебинар ?
вебинар записать на порядок дешевле, поэтому записи вебинаров вытеснят обучающее бизнес видео.
Богдан Бульба пишет: На мой взгляд, для обучения сотрудников ИТ
если интересно проводить вебинары по IT - у нас есть такой проект, приходите - это бесплатно: http://www.externet.ru/ru/it_club/webinars.php
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Андрей Веселов пишет: Вы просто ''не умеете их готовить''
Вот именно. Проблема в том, что рекламируется это как простая и удобная услуга. А как только с ней сталкиваешься в действии вылезает огромная куча подводных камней.
Андрей Веселов пишет: тоже не правда, средний вебинар на 1 участника ''весит'' около 60Мб (по крайней мере в v-class), ВКС трафик жрет гораздо шустрее
Это разговор ни о чем. Что такое средний семинар? Сколько минут? Вы знаете сколько ''жрет ВКС'' и на какой скорости? 20 минутный сеанс ВКС, в котором я обучу 10 сотрудников офиса в Новосибирске, съест 76 Мб трафика при очень хорошем качестве видео (512Кбит/с). Ваш вебинар съест 60*10 = 600 Мб? 76 Мб сеанс видеоконференции и 600 Мб вебинар - отличная экономия! ;) Давайте обсуждать конкретные ситуации иначе разговор бессмысленен. В нашем обучении, как видите, ВКС обошелся дешевле. Кроме того - мы получали полноценную обратную связь. И заданий никаких придумывать не надо ;)
вебинар записать на порядок дешевле
Могу понять Ваши слова. Вы пытаетесь продавать эту услугу и логично, что она у Вас получается самая лучшая ;) Но Вы не совсем правы. Есть куча программ, которые без проблем запишут все, что вы делаете на экране и сопроводят это звуком. Получится полноценный ролик. Кроме того, они позволят сделать на порядок более качественный видеоматериал, по сравнению с записями обычных вебинаров. Тут не будет ''ой не тот слайд'' или ''а я вот еще забыл сказать'' и пр. Мой опыт ( http://www.teleinfo.ru/presentation.htm ) показывает, что нормально смонтированный ролик часто многократно превосходит запись вебинара, особенно, если докладчик не профессиональный тренер. Если сомневаетесь, посмотрите Ваши же собственные записи вебинаров с externet. Еще раз повторюсь, ну не прокатывают часто вебинары, как средство внутрикорпоративного обучения. А вот как способ донести новую информацию клиентам - самое оно!
IT-менеджер, Москва

Статья любопытная.

Но - чем вебинар отличается от компьютерных материалов для удаленного обучения? Наличием обратной связи! Ок - а как это преимущество или возможность используется? :| Осталось за рамками статьи...
Планирую обучение, ситуация похожа - много пользователей CRM системы по городам и весям.

Признатален за опыт именно обучения...

Event manager, Воронеж
Андрей Дирочка пишет: Планирую обучение, ситуация похожа - много пользователей CRM системы по городам и весям. Признатален за опыт именно обучения...
Спасибо ВСЕМ за проявленный интерес к статье. Мой совет, когда много территориальных точек ''обучения''. Проводите вебинары не по-принципу деления на территории, а по принципу ''узких мест''. К примеру, 1) разработайте (для начала) пять тем вебинаров, 2) составьте график их реализации, 3) проведите анкетирование по e-mail всей потенциальной аудитории слушателей вебинара для выявления пробелов в знаниях сотрудников, 4) директивно пригласите персонал на вебинары (вебинар), по которым уровень знаний у того или иного сотрудника невысокий/низкий. Пишите, будет интересно узнать об опыте коллег :D
IT-консультант, Украина
Андрей Веселов пишет: если интересно проводить вебинары по IT - у нас есть такой проект, приходите - это бесплатно: http://www.externet.ru/ru/it_club/webinars.php
Добрый день Андрей, да интересно. спасибо за ссылку.
Андрей Веселов пишет: вебинар записать на порядок дешевле, поэтому записи вебинаров вытеснят обучающее бизнес видео
О том и была речь, что для проведения обучения, лучше пользоваться уже подготовленным материалом, а не организовывать Он -лайн ( докладчик - слушатель ) И еще на закуску, смысл всей затеи НАУЧИТЬ! НА мой взгляд, под эти цели нужно делать КУРСЫ. А уже в курсы должно входить. 1. Курс лекций 2. Курс практических заданий 3. Система тестов ( в эл. виде, что то в виде ЕГЭ но ЕдиныйКорпоративныйЭкзамен ХА!, все по Фрейду, сейчас читаю свое сообщение ''Бебинар - эффективный инструмент для презентаций и ОСУЖДЕНИЙ новой информации'' :-)))) по смыслу было ОБСУЖДЕНИЙ ..
IT-консультант, Украина

Людмила , можно уточнить у Вас, откуда это - что вебинары хороши для обучения ?
Причем тут ТЕМЫ ВЕБИНАРА и ТЕРРИТОРИИ ??
Вебинар - средство коммуникации.
Обучение - это процесс (возможно он и должен быть двухсторонним, НО КТО СКАЗАЛ ЧТО ОН ЛАЙН ??)

Есть удачные примеры решения обучения кадров ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ВЕБИНАРОВ ?
На мой взгляд, нужно посмотреть в сторону ''дистанционного обучения'' , и их инструментов обучения ( очень схож по задачам с обучением персонала ) - одно принципиальное отличие ''мотивация обучения'', но это детали.

По статье посмотрел очень хорошие примеры реализации записи видео презентаций.
судите сами плюсы:
1. Можно ознакомится и пройти курс когда есть время
2. Практически нет требований по оборудованию и софту ( открыл страницу в интернет и все )

ЛЮДИ! есть кто использовал для обучения ВЕБИНАРЫ , отзовитесь!

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Большинство профессионалов довольны работой с коучами

62% сотрудников прорабатывают с коучем личную эффективность, 30% решают карьерные вопросы.

Каждый пятый россиянин планирует стать айтишником в 2022 году

В топ-3 специалистов, которые к началу опроса прошли переобучение для работы в сфере IT, попали экономисты, менеджеры и аналитики. 

Завершился региональный этап Всероссийского конкурса молодых IT-предпринимателей

В общей сложности среди участников конкурса 833 команды из 212 образовательных организаций.

Две трети работодателей увеличили за последний год количество временных сотрудников

Многие сотрудники стали выбирать проектную или временную занятость.