Как заменить бухгалтера на цифрового сотрудника

Мы уже вошли в будущее машин и искусственного интеллекта, когда работу человека с рутинными процессами могут заменить цифровые сотрудники. С какими барьерами и подводными камнями могут столкнуться компании при автоматизации бизнес-процессов с помощью роботов?

По сложившейся практике, сверки между юридическими лицами подписываются часто, большинство контрагентов настаивают на подписании сверок ежемесячно, грозя, например, прекращением поставок в торговые организации. Работая в международной компании и российском бизнесе, я сталкивалась с тем, что аудиторы требуют покрывать 80% дебиторской и кредиторской задолженности подписанными сверками.

Вопрос как обеспечить требования аудиторов и желание контрагентов, не увеличивая затраты на расширение штата достаточно актуален. Один из способов сделать процесс сверок эффективным – роботизация.

Роботизация помогает в тех случаях, когда нет возможности усовершенствовать IT-систему, в которой работают сотрудники, когда бухгалтера при проведении сверок должны использовать данные из нескольких систем, совершать ручные операции, глазами проверять и искать расхождения.

Для полной автоматизации используют роботизацию, интегрированную с системой электронного документооборота, для полного исключения обмена бумажными носителями. 

Барьеры на пути внедрения роботизации 

  1. Робот – дорогое удовольствие, может быть использован только в крупных компаниях, имеет смысл внедрять, если ожидается значительный эффект от сокращения затрат. Хочется отметить, что сейчас на российском рынке представлено большое количество решений для автоматизации бизнес-процессов с использованием роботов, доступных для всех типов бизнеса. В связи с этим, компаниям среднего и малого бизнеса необязательно инвестировать в покупку своего робота, возможно пользоваться роботами, предоставленными сервисными IT-компаниями.
  2. Нет смысла закупать робота только на один процесс, необходимо изначально планировать какие еще процессы можно отдать роботу.  
  3. Необходима интеграция робота с 1С и достаточно сильная поддержка сотрудников IT-отдела компании.
  4. На время внедрения необходим дополнительный сотрудник от бизнеса, который будет разбирать и анализировать ошибки робота.  

Какие изменения предшествовали внедрению роботизации

  1. Стандартизация процесса сверок, централизация обработки сверок в бухгалтерии. 
  2. Поскольку законодательством не установлено обязательное оформление и подписание актов сверки (кроме сверки с банками и бюджетом), то организация вправе самостоятельно разработать порядок проведения инвентаризации расчетов. В связи с этим в компании необходимо сформировать регламент по работе со сверками.
  3. Была проведена работа с контрагентами на правильность формирования и оформления данных бухгалтерского учета в актах сверок с их стороны.
  4. Необходимо было обновить мастер-данные контрагентов на предмет корректности электронных адресов, контактных лиц и далее поддерживать базу мастер данных в актуальном состоянии на постоянной основе.  

Подводные камни, с которыми столкнулись

  1. Робот не может проверить, что полученные от контрагента в электронном письме акты сверок подписаны. Поэтому, рекомендую подписывать акты сверок квалифицированной электронной подписью и передавать через операторов электронного документооборота.  
  2. Необходимо дорабатывать робота в случае, если у контрагента и у вашей компании разные названия хозяйственных операций, разные даты проведения одних и тех же хозяйственных операций, документы отражаются двумя суммами. 
  3. Процесс коммуникации изменений в компании должен быть хорошо выстроен, и сотрудники должны разделять ваши интересы. В моем случае, вначале, бухгалтера с нежеланием пользовались новым инструментом, так как во время внедрения процесс не был стабильным, моим коллегам приходилось тратить дополнительное время на разбор ошибок и работу с IT по их устранению.
  4. Так как сверки подписываются после закрытия периода, то исправленные ошибки можно было тестировать в продуктивной среде только в следующее закрытие, таким образом необходимо было время. 

Результаты роботизации сверок 

  1. Сократились трудозатраты на формирование и предоставление актов сверок контрагентам. До роботизации один бухгалтер мог тратить восемь рабочих часов на формирование и отправку сверок примерно 35 контрагентам. После внедрения робот выполнял данную задачу самостоятельно.
  2. Сократилось время на поиск разниц в актах сверок. До внедрения один бухгалтер мог обработать не более трех сверок в день. После роботизации цифровой сотрудник выполнял задачу самостоятельно, и бухгалтерам оставалось проверить подсвеченную роботом информацию. Таким образом количество проанализированных сверок в день в разы увеличилось.
  3. Отпала необходимость тратить время на получение подписанных оригиналов сверок и оцифровывать их.
  4. Отпала необходимость загружать полученные скан-копии подписанных сверок в электронный архив.
  5. Увеличилось количество контрагентов с подписанными актами сверок. 

Необходимо принимать во внимание, что робот работает 24 на 7, не имеет праздников и отпусков, не болеет и полностью имитирует действия человека.  

Выводы

Подводя итоги, хочу отметить, что стоимость проекта достаточно велика, но позитивным моментом является возврат инвестиций, который возможен по истечении 5-6 месяцев после внедрения. На практике во многих компаниях инвестиции возвращаются быстрее на третий месяц после внедрения. Для успешности проекта очень важна роль «Проектного менеджера» в данном процессе, который, в свою очередь, будет координировать всех вовлеченных участников и слаженность работы команды на время пилота по быстрому выявлению и исправлению ошибок.

Читайте также:

Комментарии
Руководитель, Москва

Это:

Робот – дорогое удовольствие, может быть использован только в крупных компаниях, имеет смысл внедрять, если ожидается значительный эффект от сокращения затрат.

Разве не противречит следующему предложению? 

Хочется отметить, что сейчас на российском рынке представлено большое количество решений для автоматизации бизнес-процессов с использованием роботов, доступных для всех типов бизнеса. 

А по содержанию, не очень понял постановку задачи. Вроде бы как указана цель - выполнить формальные требования аудиторов. Тогда и надо их удовлетворять. Если выявление ошибок в текущих операциях, то что, не ужили их настолько много? 

CIO, Москва

"Как заменить бухгалтера на цифрового сотрудника" - 

об этом, и еще раз об этом, читайте в моей новой книге - "НИКАК"!

PS
Автоматизация (и роботизация) отдельных рутинных операций, не отменяет бухгалтера, выполняющего несколько иные функции.

PPS
Данный комментарий прошу рассматривать как IMHO,
а не приглашение к дискуссии.

Нач. отдела, зам. руководителя, Беларусь

Вот они успехи цифровизации. В компании убрали одного бухгалтера по сверкам, но добавили не дешевых айтишников, обзавелись цифровой подписью, обзавелись человеком, который каждому новому контрагенту объясняет, как работает система и т.д. При этом малейшие изменения в законодательстве или в формах документов потребует огромной работы по коммуникации со всеми !!! контрагентами и перенастройке роботов.
Вот так и происходит деградация профессионалов. Консультанты почему-то считают, что работа бухгалтера или водителя это такая рутина, с которой справиться даже обезьяна.
Возврат инвестиций считали как стоимость робота поделенную на з/п уволенного бухгалтера?

Директор по продажам, Тольятти

Автор пишет:

"Роботизация помогает в тех случаях, когда нет возможности усовершенствовать IT-систему, в которой работают сотрудники".

Испытываю приступ когнитивного диссонанса от сего тезиса.

Возможности "усовершенствовать IT-систему" нет, а ИИ прикрутить к ней - пожалуйста, это легко. Учитесь у нас и все проблемы будут решены...

И это ни разу не усовершенствование IT-системы, неужели непонятно?

Послевкусие от статьи напоминает "автоматизацию хаоса", в результате которой получается автоматизированный хаос.

"До роботизации один бухгалтер мог тратить восемь рабочих часов на формирование и отправку сверок примерно 35 контрагентам. После внедрения робот выполнял данную задачу самостоятельно." - скольки контрагентам в день отправлялись акты сверок после выхода робота на проектную мощность?

Из рекомендаций пп. 3 и 4 нельзя отнести к заслуге робота - это простое наведение порядка в учете с использованием имеющихся возможностей электронного документооборота.

Уважаемая Юлия,

прошу ответить на вопрос (положа при этом руку на сердце): сколько процентов итогового результата получено за счет наведения порядка (и сработало бы в плюс без внедрения робота), а сколько за счет собственно внедрения робота?

 

 

Нач. отдела, зам. руководителя, Беларусь

И ещё

Необходимо принимать во внимание, что робот работает 24 на 7, не имеет праздников и отпусков, не болеет и полностью имитирует действия человека. 

Но зато компании, которые обслуживают и настраивают этих роботов, работаю 8 часов в день с выходными и стоят не дешево.

Руководитель, Москва
Дмитрий Шуминский пишет:

Вот они успехи цифровизации. В компании убрали одного бухгалтера по сверкам, но добавили не дешевых айтишников, обзавелись цифровой подписью, обзавелись человеком, который каждому новому контрагенту объясняет, как работает система и т.д. При этом малейшие изменения в законодательстве или в формах документов потребует огромной работы по коммуникации со всеми !!! контрагентами и перенастройке роботов.
Вот так и происходит деградация профессионалов. Консультанты почему-то считают, что работа бухгалтера или водителя это такая рутина, с которой справиться даже обезьяна.
Возврат инвестиций считали как стоимость робота поделенную на з/п уволенного бухгалтера?

Дмитрий Шуминский, Добрый день. Существуют компании, в которых за сверки взаиморасчетов отвечает не 2 бухгалтера, а более 20. Работа бухгалтера очень важна и может быть направлена на совсем другие процессы нежели чем рассылать вручную сверки и заниматься поиском разниц. Да, абсолютно с вами согласна, что при любой цифровизации требуются люди, которые поддерживают цифровизацию и требуется обучение. Это нормальные сопутсвующие прогресс процессы. 

Что касается возврата инвестиций, то они считаются инчае, чем вы предположили. Если вам интересно, могу вам на личную почту прислать. 

Руководитель, Москва
Юрий Полозов пишет:

Автор пишет:

"Роботизация помогает в тех случаях, когда нет возможности усовершенствовать IT-систему, в которой работают сотрудники".

Испытываю приступ когнитивного диссонанса от сего тезиса.

Возможности "усовершенствовать IT-систему" нет, а ИИ прикрутить к ней - пожалуйста, это легко. Учитесь у нас и все проблемы будут решены...

И это ни разу не усовершенствование IT-системы, неужели непонятно?

Послевкусие от статьи напоминает "автоматизацию хаоса", в результате которой получается автоматизированный хаос.

"До роботизации один бухгалтер мог тратить восемь рабочих часов на формирование и отправку сверок примерно 35 контрагентам. После внедрения робот выполнял данную задачу самостоятельно." - скольки контрагентам в день отправлялись акты сверок после выхода робота на проектную мощность?

Из рекомендаций пп. 3 и 4 нельзя отнести к заслуге робота - это простое наведение порядка в учете с использованием имеющихся возможностей электронного документооборота.

Уважаемая Юлия,

прошу ответить на вопрос (положа при этом руку на сердце): сколько процентов итогового результата получено за счет наведения порядка (и сработало бы в плюс без внедрения робота), а сколько за счет собственно внедрения робота?

 

 

Юрий, Добрый день. Вы соверешенно правы, абсолютно с вами согласна, когда есть возможность автоматизировать ИТ-систему, робот, возможно и не нужен. В случае, когда вы работаете в крупной компании с большим количеством транзакций,  у вас данные находятся в разных системах и вам нужно их собирать руками, нам было проще сделать то, что мы сделали.  

Положа руку на сердце :)), после обследования  бизнес процессов и долгих дискуссий какие технологии использовать, робот был привлекательнее всего. 

Руководитель, Москва
Максим Часовиков пишет:

Это:

Робот – дорогое удовольствие, может быть использован только в крупных компаниях, имеет смысл внедрять, если ожидается значительный эффект от сокращения затрат.

Разве не противречит следующему предложению? 

Хочется отметить, что сейчас на российском рынке представлено большое количество решений для автоматизации бизнес-процессов с использованием роботов, доступных для всех типов бизнеса. 

А по содержанию, не очень понял постановку задачи. Вроде бы как указана цель - выполнить формальные требования аудиторов. Тогда и надо их удовлетворять. Если выявление ошибок в текущих операциях, то что, не ужили их настолько много? 

Максим, Добрый день. На рынке существуют компании, которые оказывают сервис или аутсорс бизнес процессов, это дешевле, чем покупать софт и оборудование. Требования аудиторов не формальность, необходимы согласованные с контрагентом расчеты и ошибки к сожалению случаются, особенно когда много операций. 

Задача: сделать процесс более легким и менее трудозатратным с большей производительностью. 

Руководитель, Москва
Виктор Романов пишет:

"Как заменить бухгалтера на цифрового сотрудника" - 

об этом, и еще раз об этом, читайте в моей новой книге - "НИКАК"!

PS
Автоматизация (и роботизация) отдельных рутинных операций, не отменяет бухгалтера, выполняющего несколько иные функции.

PPS
Данный комментарий прошу рассматривать как IMHO,
а не приглашение к дискуссии.

Виктор Добрый день.

Пришлите пожалуйста название вашей новой книги. Спасибо.

Управляющий директор, Москва

судя по тексту - мнение контрагентов вообще не учитывается, т.е как бы наверное считается, что они "безропотно" это "проглотят"...но в России все  будет по другому, т.е найдутся несколько клиентов, может даже не один десяток, которые донесут этой компании, что им так деструктивно и некомфортно... и если данная компания хоть немного клиентоориентирована, то им придется все таки держать в штате "живого бухгалтера" на этом участке, может даже не одного, ибо риск потери клиентов не исключен... тогда получается, что сроки возврата инвестиций становятся еще длиннее.....

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Большинство россиян не довольны своей зарплатой

Четверть опрошенных хочет добиться повышения на сумму более 50 тыс. руб.

6 из 10 россиян жалуются на переработки

Лишь 3 из 10 россиян работают строго по графику без переработок.

Россияне назвали главную мотивацию для работы

Выбирая между прибавкой к зарплате или повышением в должности, большинство россиян выберут деньги.