Электронный документооборот: почему компаниям и ИП стоит освоить ЭДО уже сейчас?

25 декабря 2020 года утверждена «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности», разработанная Управлением электронного документооборота ФНС совместно с бизнес-сообществом. 

О чем именно этот документ и к чему готовиться бизнесу, рассмотрим в этой статье.

Немного статистики

Еще недавно электронный документооборот считался прерогативой крупных компаний с собственной IT-инфраструктурой и проектными командами по внедрению. Маркировка товаров привела к тому, что к ЭДО начали подключаться представители малого и среднего бизнеса, но доля электронных документов среди миллиардного документооборота составляет всего 9%. И это с учетом того, что электронный документооборот в стране в последние годы стабильно увеличивается на 30% в год.

Среди причин, по которым предприниматели не желают использовать электронный документооборот в ходе исследования при разработке концепции были названы следующие причины:

  • отсутствие очевидной экономической выгоды
  • технические сложности и нехватка квалифицированных кадров
  • нежелание контрагентов переходить на ЭДО
  • отсутствие электронных форматов для многих документов и единых правил работы с ними.

10 новых документов

По последнему пункту в тексте концепции есть четкие ответы. В список документов, форматы которых будут разработаны и формализованы в ближайшие годы вошли:

  • Договор (заказ-наряд, заявка на участие в торгах), оферта, акцепт
  • Акт сверки 
  • Транспортная и расходная накладные
  • Ценовая спецификация
  • Заказ и подтверждение заказа 
  • Счет на оплату
  • Документы, оформляемые при возврате товара 
  • Претензия
  • КС-2 (Акт приёмки работ в строительстве)
  • КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ в строительстве).

Форматы

Будет создан единый стандарт разработки форматов документов на основе метаданных. Это позволит, с одной стороны, унифицировать обязательные реквизиты и обеспечить автоматическую считываемость, а с другой – даст возможность составителю документа добавлять свою информацию, необходимую для работы.

Кроме того, предполагается, что все электронные документы будут иметь визуальную форму, и открыть такой документ для просмотра можно будет стандартными офисными средствами. Сейчас электронный документ в визуализированной форме можно просматривать только в специализированных системах.

Унифицированные правила обмена

Сейчас основную массу электронных документов составляют электронные счета-фактуры. Порядок их выставления, получения и подписания утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 N 174Н. 

Согласно концепции, унифицированные правила обмена будут разработаны и для остальных видов электронных документов. Текущие правила работы с электронными счетами-фактурами тоже изменятся. 

Хранение электронных документов

Вопрос о том, как и где хранить электронные документы волнует пользователей уже давно. Например, тот же приказ № 174 ответственность за хранение электронных счетов-фактур возлагает на стороны ее подписавшие. Но далеко не у всех пользователей ЭДО есть возможность создать у себя полноценный электронный архив.

В ближайшее время обязанность хранения документов перейдет к оператору электронного документооборота или иной организации, которая будет иметь на это право. 

Трансграничный ЭДО

Еще одна сложная тема, которая волнует бизнес. Концепция предлагает начать работу по международному взаимодействию с введения доверенной третьей стороны для проверки электронной подписи и использования документов в формате поставщиков. 

По всей видимости, первые эксперименты по внедрению международного ЭДО будут проходить в рамках уже действующих соглашений между странами ЕАЭС.

Возможные выгоды

При таком централизованном подходе к развитию ЭДО, плюсы от внедрения электронного документооборота увеличиваются. На сайте ФНС есть сервис, позволяющий рассчитать эффективность внедрения ЭДО для компании с любым количеством документов.

Те, кто уже сейчас используют электронный документооборот отмечают, что сделки проходят быстрее, документы не дублируются, их легко найти и предъявить по требованию контролирующих органов, снижаются затраты на печать и пересылку оригиналов.

Перевод в формализованный электронный вид ещё целого ряда документов поможет сократить количество ошибок из-за «человеческого фактора», увеличить скорость поступления новых данных в учётные системы, минимизировать налоговые риски.

К чему готовиться

Целевые цифры концепции серьезные.

К 2024 году в электронный формат переведут 95% всех выставляемых счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных, а количество электронных документов должно увеличиваться не менее чем на 20% ежегодно.

Из этого следует, что большинству организаций и ИП придется освоить электронный документооборот уже в ближайшие годы. И хотя переход всего бизнеса на ЭДО будет постепенным, задуматься об этом стоит уже сейчас.

Как показал опыт реформы ККТ, в выигрыше окажется тот, кто заранее изучит рынок и выберет удобное решение надежного оператора.

Например, оператор электронного документооборота компания «Такском» предлагает сразу несколько решений ЭДО для разных сегментов бизнеса. Это Такском-Файлер – простой и удобный онлайн-кабинет для тех, у кого не слишком много документов. Станция Сканирования – комплексный продукт для автоматизации работы с документами при работе с маркированными товарам и 1С-Такском – модуль ЭДО, встроенный в современные решения программы 1С.

Партнерский материал

Комментарии
Участники дискуссии: Антон Французов, Мария Брагина
IT-менеджер, Красноярск

К 2024 году в электронный формат переведут 95% всех выставляемых счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных, а количество электронных документов должно увеличиваться не менее чем на 20% ежегодно.

С этого момента, поподробнее, пожалуйста. Так это "концепция" или "проект закона"? 

 

 

Редактор, Москва
Антон Французов пишет:

К 2024 году в электронный формат переведут 95% всех выставляемых счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных, а количество электронных документов должно увеличиваться не менее чем на 20% ежегодно.

С этого момента, поподробнее, пожалуйста. Так это "концепция" или "проект закона"? 

 

 

Добрый день. Концепция - это, конечно, не законодательный документ.  Это документ, объединяющий, основные тезисы и векторы масштабного проекта по развитию ЭДО.
Безусловно, реализация этого проекта будет поддерживаться новыми актами и документами. Какими, поживём — увидим)

IT-менеджер, Красноярск
Мария Брагина пишет:
Антон Французов пишет:

К 2024 году в электронный формат переведут 95% всех выставляемых счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных, а количество электронных документов должно увеличиваться не менее чем на 20% ежегодно.

С этого момента, поподробнее, пожалуйста. Так это "концепция" или "проект закона"? 

Добрый день. Концепция - это, конечно, не законодательный документ.  Это документ, объединяющий, основные тезисы и векторы масштабного проекта по развитию ЭДО.
Безусловно, реализация этого проекта будет поддерживаться новыми актами и документами. Какими, поживём — увидим)

Развитие? Я бы назвал это экспансией. Непосредственно само "развитие" этой системы закончилось, как я понимаю, уже давно. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Большинство россиян не довольны своей зарплатой

Четверть опрошенных хочет добиться повышения на сумму более 50 тыс. руб.

6 из 10 россиян жалуются на переработки

Лишь 3 из 10 россиян работают строго по графику без переработок.

Россияне назвали главную мотивацию для работы

Выбирая между прибавкой к зарплате или повышением в должности, большинство россиян выберут деньги.