Как заменить бухгалтера на цифрового сотрудника

Мы уже вошли в будущее машин и искусственного интеллекта, когда работу человека с рутинными процессами могут заменить цифровые сотрудники. С какими барьерами и подводными камнями могут столкнуться компании при автоматизации бизнес-процессов с помощью роботов?

По сложившейся практике, сверки между юридическими лицами подписываются часто, большинство контрагентов настаивают на подписании сверок ежемесячно, грозя, например, прекращением поставок в торговые организации. Работая в международной компании и российском бизнесе, я сталкивалась с тем, что аудиторы требуют покрывать 80% дебиторской и кредиторской задолженности подписанными сверками.

Вопрос как обеспечить требования аудиторов и желание контрагентов, не увеличивая затраты на расширение штата достаточно актуален. Один из способов сделать процесс сверок эффективным – роботизация.

Роботизация помогает в тех случаях, когда нет возможности усовершенствовать IT-систему, в которой работают сотрудники, когда бухгалтера при проведении сверок должны использовать данные из нескольких систем, совершать ручные операции, глазами проверять и искать расхождения.

Для полной автоматизации используют роботизацию, интегрированную с системой электронного документооборота, для полного исключения обмена бумажными носителями. 

Барьеры на пути внедрения роботизации 

  1. Робот – дорогое удовольствие, может быть использован только в крупных компаниях, имеет смысл внедрять, если ожидается значительный эффект от сокращения затрат. Хочется отметить, что сейчас на российском рынке представлено большое количество решений для автоматизации бизнес-процессов с использованием роботов, доступных для всех типов бизнеса. В связи с этим, компаниям среднего и малого бизнеса необязательно инвестировать в покупку своего робота, возможно пользоваться роботами, предоставленными сервисными IT-компаниями.
  2. Нет смысла закупать робота только на один процесс, необходимо изначально планировать какие еще процессы можно отдать роботу.  
  3. Необходима интеграция робота с 1С и достаточно сильная поддержка сотрудников IT-отдела компании.
  4. На время внедрения необходим дополнительный сотрудник от бизнеса, который будет разбирать и анализировать ошибки робота.  

Какие изменения предшествовали внедрению роботизации

  1. Стандартизация процесса сверок, централизация обработки сверок в бухгалтерии. 
  2. Поскольку законодательством не установлено обязательное оформление и подписание актов сверки (кроме сверки с банками и бюджетом), то организация вправе самостоятельно разработать порядок проведения инвентаризации расчетов. В связи с этим в компании необходимо сформировать регламент по работе со сверками.
  3. Была проведена работа с контрагентами на правильность формирования и оформления данных бухгалтерского учета в актах сверок с их стороны.
  4. Необходимо было обновить мастер-данные контрагентов на предмет корректности электронных адресов, контактных лиц и далее поддерживать базу мастер данных в актуальном состоянии на постоянной основе.  

Подводные камни, с которыми столкнулись

  1. Робот не может проверить, что полученные от контрагента в электронном письме акты сверок подписаны. Поэтому, рекомендую подписывать акты сверок квалифицированной электронной подписью и передавать через операторов электронного документооборота.  
  2. Необходимо дорабатывать робота в случае, если у контрагента и у вашей компании разные названия хозяйственных операций, разные даты проведения одних и тех же хозяйственных операций, документы отражаются двумя суммами. 
  3. Процесс коммуникации изменений в компании должен быть хорошо выстроен, и сотрудники должны разделять ваши интересы. В моем случае, вначале, бухгалтера с нежеланием пользовались новым инструментом, так как во время внедрения процесс не был стабильным, моим коллегам приходилось тратить дополнительное время на разбор ошибок и работу с IT по их устранению.
  4. Так как сверки подписываются после закрытия периода, то исправленные ошибки можно было тестировать в продуктивной среде только в следующее закрытие, таким образом необходимо было время. 

Результаты роботизации сверок 

  1. Сократились трудозатраты на формирование и предоставление актов сверок контрагентам. До роботизации один бухгалтер мог тратить восемь рабочих часов на формирование и отправку сверок примерно 35 контрагентам. После внедрения робот выполнял данную задачу самостоятельно.
  2. Сократилось время на поиск разниц в актах сверок. До внедрения один бухгалтер мог обработать не более трех сверок в день. После роботизации цифровой сотрудник выполнял задачу самостоятельно, и бухгалтерам оставалось проверить подсвеченную роботом информацию. Таким образом количество проанализированных сверок в день в разы увеличилось.
  3. Отпала необходимость тратить время на получение подписанных оригиналов сверок и оцифровывать их.
  4. Отпала необходимость загружать полученные скан-копии подписанных сверок в электронный архив.
  5. Увеличилось количество контрагентов с подписанными актами сверок. 

Необходимо принимать во внимание, что робот работает 24 на 7, не имеет праздников и отпусков, не болеет и полностью имитирует действия человека.  

Выводы

Подводя итоги, хочу отметить, что стоимость проекта достаточно велика, но позитивным моментом является возврат инвестиций, который возможен по истечении 5-6 месяцев после внедрения. На практике во многих компаниях инвестиции возвращаются быстрее на третий месяц после внедрения. Для успешности проекта очень важна роль «Проектного менеджера» в данном процессе, который, в свою очередь, будет координировать всех вовлеченных участников и слаженность работы команды на время пилота по быстрому выявлению и исправлению ошибок.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Адм. директор, Санкт-Петербург
Юлия Грицына пишет:
Согласна с Максимом по шагам, но сроки реализации во всех компаниях и в зависимости от сложности проекта разные. Не видела проектов по 5-10 лет в коммерческих организациях

У Максима основная мысль в том, что сегодня, чтобы "привязать" ИТ-шников к реалиям, требуются усилия несоизмеримо бОльшие и дорогостоящие, чем сначала пользотаться "тем, что состряпали", а потом "это" допиливать цифровым напильником до пригодного к применению состояния...

Юлия Грицына пишет:
Ответственность за сроки, реализацию и т.д. всегда несет руководитель команды, а он не всегда представитель ИТ.

По большому счёту, ответственность несёт генеральный директор, а остальные только в той мере, которая им делегирована

Руководитель, Москва
Максим Часовиков пишет:
Юлия Грицына пишет:
Ответственность за сроки, реализацию и т.д. всегда несет руководитель команды, а он не всегда представитель ИТ.

Ну как бы, реально отвечать можно только за то, что находится под полным контролем. Если проект сложный, то много чего находится вне контроля. Соотвественно,по факту за это никто неотвечает. 

Юлия Грицына пишет:
Не видела проектов по 5-10 лет в коммерческих организациях.

Ну, например строительство АЭС, тот же Северный поток - 2 ну и т.д. - то есть проекты в коммерсе вполне бывают..

Я предполагала, что вы приведете примеры "около" государственных проектов:)). 

Руководитель, Москва
Юлия Грицына пишет:
Я предполагала, что вы приведете примеры "около" государственных проектов:)). 

и что? 
ЗЫ, горизонт планирования у госудраства и крупных компаний у нас в стране существенно длиннее, чем у частных конторок

Сергей Алейников пишет:
У Максима основная мысль в том, что сегодня, чтобы "привязать" ИТ-шников к реалиям, требуются усилия несоизмеримо бОльшие и дорогостоящие, чем сначала пользотаться "тем, что состряпали", а потом "это" допиливать цифровым напильником до пригодного к применению состояния...

Основная мысль, что технологии имеют ограничения и что бы их применять "с гарантированным качеством" нужно вначале исследовать эти ограничения. 
Это не всегда приемлимо, хороший выход - это "цифровых" и не только цифровых "песочниц"

Генеральный директор, Тольятти
Юлия Грицына пишет:
За счет наведения порядка было получено примерно 10 %. Под порядком, я подразумеваю: централизацию бизнес-процессов, определение регламента проведения сверок, определение периодичности, структурирование контрагентов для сверок. 

Уважаемая Юлия,

Правильно ли я Вас понял, что пп. 3 и 4 результатов были возможны только с роботом и сами по себе не дали бы никакого эффекта без его внедрения?

Руководитель, Москва
Виктор Романов пишет:
Юлия Грицына пишет:
Виктор Романов пишет:

"Как заменить бухгалтера на цифрового сотрудника" - 

об этом, и еще раз об этом, читайте в моей новой книге - "НИКАК"!

PS
Автоматизация (и роботизация) отдельных рутинных операций, не отменяет бухгалтера, выполняющего несколько иные функции.

PPS
Данный комментарий прошу рассматривать как IMHO,
а не приглашение к дискуссии.

Виктор Добрый день.

Пришлите пожалуйста название вашей новой книги. Спасибо.

Sic!

А еще,
в верхнем правом углу (моего) комментария - лампочка "САРКАЗМ",
...если только не потерялась при публикации.

Спасибо за ответ. Очень жаль, было бы интересно почитать книгу с вашим опытом и вашей позицией. 

Руководитель, Москва
Юрий Полозов пишет:
Юлия Грицына пишет:
За счет наведения порядка было получено примерно 10 %. Под порядком, я подразумеваю: централизацию бизнес-процессов, определение регламента проведения сверок, определение периодичности, структурирование контрагентов для сверок. 

Уважаемая Юлия,

Правильно ли я Вас понял, что пп. 3 и 4 результатов были возможны только с роботом и сами по себе не дали бы никакого эффекта без его внедрения?

Юрий, добрый день.

Да, в конкретном случае, внедрение робота было эффективнее и быстрее.

Но, я с вами согласна, что не всегда нужен робот, если есть возможность доработать функционал учетной системы,  все тоже самое может делать ИТ-система, а не робот. У меня была практика доработки SAP в части сверок, когда мы добились такого же эффекта как и при внедрении роботизации. Но еще раз повторюсь, не всегда оптимизации одной компании возможно скопировать и наложить на процессы другой компании, существует очень много подводных камней...

1 2 4
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.