Автоматизация бизнес-процессов: где находятся скрытые преграды?

Многие руководители предприятий хотят эффективно управлять своим бизнесом и задумываются об автоматизации бизнес-процессов. И все они сталкиваются с одними и теми же вопросами – что, как, зачем автоматизировать?

Ежедневно мы проводим переговоры с руководителями и представителями совершенно разного рода организаций. Это строительные, производственные и сервисные компании. При всем их разнообразии объединяет всех их одно общее желание – навести порядок на производстве с помощью «какой-нибудь» автоматизированной системы. «Каких-нибудь» систем управления сегодня достаточно большое количество. Рассмотрим типичные вопросы, на которые нужно ответить при выборе систем управления.

Клиент просит одно, а нужно ему другое

Если бы потенциальные покупатели автоматизированных систем управления всегда знали, что им нужно, они могли бы зайти на сайт поставщика ПО, выбрать одно из типовых решений или собрать информационную систему из имеющихся модулей. Однако, часто клиент просит одно, а по сути, ему нужно совершенно другое. Он просто не может это правильно сформулировать.

Так, в большинстве случаев выясняется, что руководитель не совсем понимает, что же все-таки нужно его компании. К примеру, он может думать, что Диаграмма Ганта решит чуть ли не все его проблемы. Но он не понимает, что сама по себе диаграмма ничего ему не даст и что для управления проектами нужно две вещи – это управление загрузкой персонала и своевременное выполнение проектов. А уже при помощи каких средств это будет осуществляться – при помощи диаграммы Ганта, планировщика, отчетов и и т. д. – это уже отдельная тема.

При выборе информационной системы для управления бизнес-процессами важно понимать выгоду именно модульных систем, Так, например, задача «Управление проектами» может являться лишь одной из небольших частей одной большой системы управления. Сюда же могут быть включены и управление производством, и бюджетное управление, и управление бизнес-процессами, и CRM-система, и электронный документооборот. А если ко всему этому еще добавить возможность увязывать работы по бизнес-процессам с документами в системе, такими как договор, акт, счет, накладная и т. д, то ценность такой системы увеличивается еще больше.

Коробочные версии подходят не всем

Автоматизация бизнес-процессов – дело ответственное и скрывает множество нюансов. Типовые ERP-системы, предлагающиеся сегодня различными компаниями, недостаточно отвечают требованиям потенциальных покупателей. Например, если говорить о позаказном производстве, то здесь лучше говорить не о типовой Material Requirements Planning-системе, которая хороша при серийном производстве. Если у вас позаказное производство, возникает потребность в отслеживании состояния исполнения заказа, а здесь уже уместно говорить о модуле «Бизнес-процессы».

Увидеть бизнес-процесс можно в любой «рисовалке». Но запустить бизнес-процесс таким образом, чтобы он повторялся с определенной периодичностью можно сделать далеко не в каждой системе. Так же важно понимать, что на любом предприятии есть очень много неформализованных процессов, которые имеют место при звонках, встречах, переговорах и т. д. А если проект повторяется с определенной периодичностью, то это уже бизнес-процесс. Таким образом, система должна позволять управлять как производственными, так и организационными процессами.

Какие инструменты использовать?

Вы можете использовать и календарь, и диаграмму Ганта. У каждого вашего сотрудника есть план работ, а у вас как у руководителя должна быть наглядная возможность посмотреть как загрузку персонала, так и процесс исполнения проекта, отдельного задания или бизнес-процесса. Например, если у одного из ваших сотрудников есть загрузка в этом месяце на 360 часов, то важно понимать, что он все равно не справится со всем объемом, поэтому работы нужно будет как-то перераспределять. Вы должны иметь возможность видеть все, что нужно знать руководителю для управления. Самое важное – правильно загрузить сотрудников и не срывать сроки. Ну а уж если срывать, то нужно выбрать, для кого срывать, а для кого нет.

Часто руководители разного рода организаций не понимают разницы между управлением проектами и управлением бизнес-процессами. А принципиальная разница заключается в том, что бизнес-процесс описывается один раз. Таким образом, отпадает необходимость каждый раз планировать работы. Достаточно запустить бизнес-процесс и контролировать ход его исполнения. Да, первоначальная настройка требует определенного количества сил и времени, но зато необходима только один раз.

Каким должен быть интерфейс?

Бывает так, что потенциальные клиенты критически относятся к интерфейсу «как в Excel» – им подавай интерфейс «как в социальных сетях». Однако, то, что хорошо выглядит в ленте новостей, нельзя отразить для сотен и тысяч взаимосвязанных таблиц и элементов. Но часто так бывает, что с хорошим функционалом система не всегда может иметь удобный интерфейс.

Что лучше – свой сервер или облачное решение?

Использование своего сервера всегда будет дороже. Сервер – это одно, программа – это другое. Администраторы – это третье. И все это – затраты. Причем затраты только на администратора могут быть больше, чем 50 тыс. в месяц. Для того, чтобы использовать решение на своих серверах, нужно купить не только лицензии на прикладные программы и лицензии на СУБД, но еще и взять специалиста, отвечающего за его поддержку. На арендованных серверах это будет гораздо дешевле. Так отпадает необходимость заботы о сохранности данных.

Какова стоимость?

Цена одного сотрудника будет дороже, чем ежемесячная оплата облачной системы. У компаний, предлагающих такие системы, как правило, есть свой центр обработки данных, свои администраторы и программисты. Предполагаемое обслуживание производится не ежеминутно, а только по запросам. Конечная цена строится из численности сотрудников и других данных. А так же зависит от того, сколько ваша компания готова тратить на IT. Банки, например, тратят до 10% от выручки, предприятия – от 1%. Весь вопрос в величине вашей выручки. Если это 100 млн, значит на автоматизацию вы можете выделять 1 млн в год. Если 10 млн, то 100 тыс. Если же 10 млн, вы не сможете содержать штат IT-специалистов.

Не все системы – модульные

Большинство ERP-систем нельзя назвать модульными системами. А переход с одной системы на другую каждый раз означает новое внедрение. Вы вынуждены выкидывать одно и ставить другое. Вы же не добавляете просто, например, производственный модуль, после чего он станет работать. В большинстве ERP-систем нельзя просто добавить модуль. Вам нужно выкинуть все, что было и поставить ERP. Причем, вам потребуется так же изменить всю технологию, сложившуюся годами, включая и бухгалтерию. Есть множество статей по этому поводу и факт остается фактом – большинство систем, которые называются модульными, в реальности представляют собой «коробку». Одна коробка, вторая коробка, третья.

Переход с каждой коробки на другую коробку – это новое внедрение. Переход на ERP – это вообще отдельное внедрение и измеряется оно миллионами. От миллиона до десяти, а то и больше. И еще не факт что оно будет внедрено, потому как изменяется сам принцип организации. То, что уже сложилось, нужно менять, а оно не меняется. Это касается и номенклатуры торговой организации, и бухгалтерской системы. Поэтому внедрение происходит долго и иногда проще забыть о начатом внедрении, чтобы не потратить еще миллионы.

Существует множество систем, которые называются модульными, но по факту это отдельные системы. Здесь, скорее, речь идет о возможности интеграции с другими системами. А это принципиально разные вещи. Интеграцию с другими системами будут делать все производители, а предоставлять возможность добавлять в свою систему модули или сконфигурировать систему для себя, т. е. по сути, выстраивать свою систему самостоятельно из кирпичиков, позволяют делать единицы.

Обычно компании, предоставляющие услуги по автоматизации производства, говорят – «Скажите, что вам сделать, а мы запрограммируем». В основном вас спрашивают – «Что вам нужно сделать?» и не предлагают своего видения. А это неправильный подход.

У любого руководителя проектной организации всегда две задачи – не срывать сроки для заказчиков и равномерно загружать своих сотрудников. Сделать это можно с помощью грамотной системы управления.

Фото: Pixabay

Комментарии
Руководитель, Москва

Добрый день, Вы описали проблему, но нет решения, как будто умышленно не говорите о бизнес архитектуре и ее модернизации подробно.

Менеджер по логистике, Новосибирск

Что лучше – свой сеРвер или облачное решение?- исправьте опечатку:)

Менеджер, Москва

Я присоединяюсь к "минусу" от В.И. Овсия.

Статья устарела на 20 лет. Примерно столько лет я твержу в И-нете, что ERP системы не предназначены для "управления бизнесом или бизнес-процессами". Да и термин MRP сегодня уже мало кому интересен. ERP система считается таковой, если у ней есть модуль MRP II, - это уже по умолчанию.

P.S. По сути, - это неудачный "рекламный ролик" компании "Илада". Первый же абзац "О компании" содержит текст, устаревший 20 лет тому назад. ERP системы не умеют "управлять средними и крупными предприятиями..."

"Программа для ЭВМ «Корпоративная информационная система ИЛАДА»зарегистрирована 25 марта 2005г Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам - предназначена для управления средними и крупными предприятиями, банками и холдингами, ....."


Менеджер, Москва
Директор по производству, Украина
Виталий Елиферов пишет:
Я присоединяюсь к "минусу" от В.И. Овсия.

***

А где комментарий Валерия Ивановича? Он минусует всегда обосновано.

Виталий Геннадьевич, нНа Е-хе немного участников, к мнению которых я отношусь так же внимательно, как к Вашему. Спасибо за ссылку в Вашем комментарии от 26 октября 2018, 12:58. Зашел по ней, посмотрел пару минут. Ничего не понял. Потому что, понять -- значит, "Сделать как они. Сделать без них. Сделать лучше них". Описывать инструментарий следует на конкретном примере его применения. А устраивать "травлю"-гонку читателя по цепочке ссылок -- мне это не нравится. Слишком часто обнаруживается, что подобные цепочки ссылок не приводят к конкретике. Напротив, оную разработчики чаще пытаются выудить из посетителей сайта.

Хотя, видно, что "замах" разработчиков -- немалый. Хотелось бы увидеть от них самодостаточное описание примера применения их "одоробла".

Менеджер, Москва
Владимир Зонзов пишет:
А где комментарий Валерия Ивановича? Он минусует всегда обосновано.

Его "минус" я увидел у себя в ленте.

Возможно, что система (и платформа, и БД) неплохая, но реклама, - крайне неудачная.


Консультант по корп. финансам

Сергей, очень рвано получилось, видимо, поэтому ставят минусы.
В любом случае тема интересная.

По сути могу сказать про бюджет: нормативов затрат на автоматизацию действительно нет, и большинство организаций в неё скорее недоинвестируют, чем переинвестируют. В банках, при всем моем отношении к ним, автоматизация действительно на порядки лучше - наверное, именно из-за более крупных вложений. Реальный сектор очень сильно отстает от современных технологий.

И реальная проблема в том, что практически невозможно разобраться в предлагаемых решениях на рынке, сравнить их, спрогнозировать, как они будут работать. Даже я, работая в этой сфере, предлагая собственное решение для бюджетирования и имея доступ ко всем типовым продуктам 1С, не имею достаточно полного представления о рынке даже по автоматизации бюджетирования. Почему? Различная архитектура решений, отсутствие научного обоснования разработок, разные предметные области автоматизации, слабое методическое сопровождение самих предметных областей (например, бизнес-процессы банков довольно известные, а в том же бюджетировании они могут быть "самодельные" в каждой организаци) - просто некак объяснить и понять решение, пока не возьмешь в руки и не поработаешь в готовой программе.

Менеджер, Москва
Андрей Панахов пишет:
Сергей, очень рвано получилось, видимо, поэтому ставят минусы.В любом случае тема интересная.

Тема интересная, но...

1. Раздражает несоответствие текста заголовку, так как об автоматизации бизнес-процессов в статье ничего не написано. Поэтому - "минус".

2. Статья носит плохой рекламный и устаревший характер, поэтому - "минус". Жалко потраченного времени.

3. В оригинале на странице ИЛАДА слишком много фактических ошибок. Про ERP - уже писал, вместо MRP II - написано MRP, MES-системы не являются эквивалентом "АСУ техническим контролем, АСУ ТП". Поэтому - "минус".

Неаккуратно все это написано. Владимир Иванович, я вроде все обосновал вместо Валерия Ивановича.

Knowledge manager, Екатеринбург

Статья о тяжелой доле ИТ-продавцов.

Руководитель инф.службы, Тольятти

Спасибо за комментарии! Тема автоматизации бизнес-процессов часто создает оживленные дискуссии. В продолжение озвученной темы очень рекомендую к прочтению более развернутую статью на хабре.

Виталий Елиферов пишет:

"Программа для ЭВМ «Корпоративная информационная система ИЛАДА»зарегистрирована 25 марта 2005г Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам - предназначена для управления средними и крупными предприятиями, банками и холдингами, ....."

Отдельное спасибо за ссылку! Раз уж случилась такая реклама, то хочется добавить, что я уверен, что при должном отношении и заинтересованности в развитии своего бизнеса, найдутся те, кто сможет извлечь от этой ссылки пользу. Потому как находятся и те, кто способен увидеть в рекламируемой там системе управления предприятием всю уникальность, заключающуюся в модульности. Аналогов представленной там системы найти невозможно. Как однажды не нашли и организаторы выставки информационных технологий «Softool», присвоив продукту «Рули24» компании «ИЛАДА» два первых места в номинациях «Управление процессами» и «Управление проектами». При таком раскладе, думаю, вопросы о возрасте системы, устаревшей или не устаревшей информации, дизайне и других моментах автоматически отпадают. Система умная и рассчитана на максимально грамотный подход к управлению бизнес-процессами.




Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.

 
Кто счастлив в России?

Самыми счастливыми оказались - медики, госслужащие и HR-ы. Об этом сообщается в исследовании Headhunter.