Автоматизация учета в малом и среднем бизнесе: ожидание vs реальность

В предпринимательской среде широкое распространение получило мнение, что управленческий учет необходим преимущественно крупным компаниям. Соответственно, в малых и средних предприятиях он упрощается до консолидации данных, отраженных в бухгалтерском учете и в «книге учета наличных денежных средств» в MS Excel. Каждая предпринимательская структура, включая ее малый и средний сегмент, испытывает потребность в лучшей практике управленческого учета.

Очевидно, что в нынешних условиях лучшая практика является производной от современных программных решений, позволяющих автоматизировать рутинные операции и ускорить процесс получения требуемых данных для принятия правильных управленческих решений. Учитывая сложность обращения к возможностям автоматики, этот процесс целесообразно оптимизировать сотрудничеством с внешними консультантами, и это сотрудничество должно отличаться глубоким взаимопониманием и продуктивным взаимодействием сторон. В случае отсутствия подобных отношений между заказчиком и исполнителем природа автоматизации неизбежно искажается с последующей дискредитацией ее возможностей.

Рассмотрим четыре примера, как ожидания от автоматизации вступают в противоречие с реальностью.

1. Нужно все интегрировать в единую систему

Для успешной автоматизации все ключевые бизнес-процессы компании, включая управленческий учет, должны быть интегрированы в единую систему. Под управленческим учетом должна пониматься не отчетность в MS Excel, а упорядоченная методика сбора и анализа данных с выделением центров финансовой ответственности в соответствии с регламентами и инструкциями по ведению управленческого учета и отчетности.

Реальность. Группа компаний — субъект малого и среднего бизнеса — по производству строительных материалов существует на рынке около трех лет. Система управленческого учета в группе изначально была построена в MS Excel. В качестве источника данных использовались банковские выписки и кассовая книга. Форма управленческой отчетности построена в форме сложной таблицы: сочетание отчета о движении денежных средств с элементами отчета о прибылях и убытках. Это объясняется тем, что собственники бизнеса рассматривают движение денежных средств двух ключевых направлений: поступление прибыли от бизнеса и отчисление денежных средств, как единый денежный поток по кассовому принципу. В форме отчетности отсутствуют понятия активов и обязательств, поскольку отчисление денежных средств понимается как «sunk cost» или «невозвратные расходы». Не выделяется также и категория амортизации в силу специфики ее учета в качестве расхода. Управленческий учет не велся в детализации по центрам ответственности или направлениям бизнеса. В группе компаний отсутствовали регламенты и инструкции, в которых были бы закреплены основные бизнес-процессы, в том числе финансовые.

2. Автоматизацию надо доверять консультантам

Для отдельной автоматизации управленческого учета можно использовать программные решения с учетом отраслевой специфики бизнеса, его текущего состояния, а также планов на будущее. Решение задач автоматизации необходимо выполнять во взаимодействии с профессиональными консультантами с опытом реализованных проектов в конкретных компаниях, а не с «продавцами» программных продуктов.

Реальность. Очевидно, что модель управленческого учета данной группы компаний весьма специфична, по причине стартового характера бизнеса и особенностей предпочтений его владельцев. В целом, управленческий учет в компании как процесс не был до конца выстроен. Тем не менее, основания для автоматизации именно управленческого учета имелись, и руководители компании обратились к внешним консультантам с просьбой порекомендовать и внедрить в практику группы один из программных продуктов для автоматизации процесса учета.

Однако, консультанты, по непонятным причинам, предложили комплексное прикладное решение «1С: Управление производственным предприятием», охватывающее основные процессы управления и учета на производственном предприятии, включая и ведение управленческого учета. Не было принято во внимание различие в понятиях и объемах автоматизации управленческого учета и комплексной автоматизации бизнеса. Первое является всего лишь небольшой частью второго, что предполагает строгую последовательность по их внедрению. Таким образом, сложилась противоречивая ситуация, при которой консультанты и менеджмент компании по-разному понимали содержательную сторону заявленной автоматизации и ее предполагаемые цели. Отсутствие взаимопонимания и взаимодействия между ними не позволило разобраться с самим предметом автоматизации и выработать необходимое техническое задание. Результат оказался вполне предсказуемым: заказчик отказался от программного продукта на завершающем этапе внедрения, вернув процесс ведения управленческого учета в MS Excel.

3. Автоматизацию нужно проводить постепенно

Компания должна пройти путь от «лоскутной автоматизации» до комплексной автоматизации с помощью ERP-систем. Сначала автоматизируется система управленческого учета, далее когда разные бизнес-процессы автоматизированы в нескольких программных продуктах, впоследствии могут быть трансформированы в единое комплексное решение. Иначе говоря, «лоскутная» автоматизация и есть выражение постепенности и поэтапности внедренческих подходов.

Реальность. На первый взгляд может сложиться мнение о том, что подобное деструктивное взаимодействие заказчика и исполнителя сформировалось из-за особенностей управленческого учета в группе компаний. Это не так. Специфика управленческого учета, в той или иной форме, присутствует у любой компании, особенно в период становления и развития. Суть же проблемы заключается в том, что автоматизация как таковая – это постепенный и поэтапный процесс, учитывающий уровень развития бизнеса, наличие опыта частичной автоматизации, опыта использования тех или иных программ и т. д. Однако, внешние консультанты решили, что компании нужно автоматизировать все бизнес-процессы, включая и ее неустоявшиеся сегменты, и внедрить программу с широким функционалом на будущее.

4. Автоматизация начинается с ТЗ

Даже если внешние консультанты составят ТЗ для автоматизации бизнес-процессов компании с учетом специфики и особенностей компании, от компании потребуется выделить время и сотрудников на вычитывание и согласование разработанного ТЗ. На этом шаге могут открыться новые детали всего процесса автоматизации: от существования отработанных бизнес-процессов до наличия необходимых документов (инструкций, форм отчетов, процедур и т. д.) и готовности персонала компании к автоматизации.

Реальность. Выполнение основных задач по продвижению в жизнь эффективных программных продуктов возложили на внешних консультантов. Однако, возможности консультантов не были подкреплены усилиями самой компании в виде выделенных для этого сотрудников, нацеленных на предварительное погружение в соответствующую проблематику и последующее взаимодействие с консультантами. Координация необходима была как для совместного изучения текущего состояния дел, так и для достижения взаимопонимания в определении содержания автоматизации и постановке ее целей, выбора программы с учетом возможной перспективы движения от «лоскутной» автоматизации к ее комплексному варианту.

В процессе этой работы как раз и мог быть поставлен вопрос о приостановке автоматизации управленческого учета если бы консультанты выяснили, что сам объект автоматизации не был готов к соответствующему воздействию и требовал предварительной доработки. Подобная готовность определяется не только объективными факторами: наличие инструкций и регламентов, форматов отчетов, отработанных процедур и пр., но и субъективными: пониманием персоналом компании необходимости автоматизации. Хорошим критерием, свидетельствующим о наличии проблем, является невозможность, так сказать, с ходу написать четкое ТЗ. И обратное: наличие возможности создания ТЗ – есть объективный показатель для активизации внедренческих усилий. В нашем случае ТЗ было написано формально, по типовому шаблону, без единой правки со стороны компании-заказчика по причине непонимания всего происходящего процесса.

Таким образом, рассматривая проблемы автоматизации бизнеса необходимо иметь в виду, что этот процесс объективно присущ современному предпринимательству, его нельзя прерывать или останавливать, он должен стать неотъемлемой частью повседневной жизни предприятия. Для того, чтобы ожидания бизнеса от автоматизации совпали с реальностью, необходимо чрезвычайно ответственно подойти к выбору внешнего консультанта, прийти с ним к согласию и взаимопониманию в наиболее общих концептуальных вопросах автоматизации, предпринять соответствующие кадровые и организационные шаги внутри компании. Не следует исключать, также, и вариант проведения автоматизации управленческого учета поэтапно, методом развития от простого к сложному. Более того, опыт показывает, что на современном этапе развития российского бизнеса в подавляющем большинстве случаев этот путь выглядит наиболее предпочтительным.

Фото: Unsplash

Комментарии
Финансовый директор, Санкт-Петербург

Добрый день.

Согласен с автором в целом, и хотел бы добавить помимо четырех основных пунктов еще 2 пункта.

Первый под номером 0. А нужна ли вообще маленьким компаниям автоматизация. Мое очень твердое убеждения что на начальном этапе хватит Excel за глаза. И не надо городить огород если еще не понимаешь как пойдет дальше твой бизнес. Потому как многие арендуют офис, покупают компы, берут людей, начинают усложнять структуру и т.д. в то время как основной элемент бизнеса не растет с такими темпами, то есть сами создают себе кучу транзакционных издержек, а затем думают что без автоматизации теперь тут не разобраться.

Второй под номером 5. Возможность изменения и доработки автоматизированной системы, после внедрения, так как очень часто сама программа автоматизации позволяет это сделать, а вот бизнес процессы и работники, по разного рода причинам не готовы быстро перестроиться под необходимое изменение в системе. И тогда все по новой...

Адм. директор, Санкт-Петербург
Геннадий Дюбо пишет:
бизнес процессы и работники, по разного рода причинам не готовы быстро перестроиться под необходимое изменение в системе

Пожалуй, это основная проблема любой автоматизации, в том числе и учёта! А на предложение ввести у себя хотя бы зачатки управленческого учёта "малый бизнес" иногда даже обижается - зачем мне это, у меня всё в голове! На вопрос - что же тебя смущает сейчас - чаще всего слышишь ответ "не хватает оборотных средств". И при этом же на складе "вморожено" добра на сумму раза в два больше, чем нужно оборотных средств...

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону

Со всем согласен!

Единственное уточнение - "единая система учета" это не обязательно должна быть одна база данных.

Архитектура может быть сложной и включать много разных Excel файлов, 1С программ, BI-систему и даже вместе с этим SAP и другие серьезные продукты ERP-уровня.

Директор по производству, Украина

Чтение статьи напомнило слова из песни:

  • Есть одна у лётчика мечта – высота, высота!

У многих консультантов и дилетантов тоже есть мечта – об автоматизированном управленческом учете. Судя по второму абзацу статьи, содержание сей мечты следующее:

  • Автоматизация рутинных операций и ускорение процесса получения требуемых данных для принятия правильных управленческих решений.

Написание комментария навеяло слова другой песни:

  • Мечтать - надо мечтать! Детям вербального племени. …
Адм. директор, Санкт-Петербург
Владимир Зонзов пишет:
автоматизация рутинных операций и ускорение процесса получения требуемых данных для принятия правильных управленческих решений

А в этом-то что плохого?

Директор по производству, Украина
Сергей Алейников пишет: А в этом-то что плохого?

В цитате "Автоматизация рутинных операций и ускорение процесса получения требуемых данных для принятия правильных управленческих решений" плохого нет. Оное появляется, когда смешивают в кучу учет данных и способы их обработки. И именно эту кучу подсовывают как управленческий учет.

Генеральный директор, Москва

На мой взгляд в статье не раскрыт до конца вопрос: "зачем?". И что такое сама автоматизация? Как видно, для автора это только автоматизированный учет. Но только ли учет нужно автоматизировать? И нужно ли на начальных этапах? Всегда ведь всё хорошо только в меру и в своё время.

Так вот, к насущному вопросу. Зачем маленькому предприятию автоматизация учета? Накормить автоматизаторов? А деньги ведь не малые. Думаю что и Excel для начала вполне подойдет. Тем более если им правильно пользоваться. Он содержит массу полезных функций которые не прошиты в стандартной 1С. Другое дело что пользоваться им к сожалению мало кто теперь умеет....

С утверждением что автоматизацию нужно доверять консультантам я в корне не согласен. Никакой консультант не сможет залезть к Вам в голову и до мелочей разобраться в том что в итоге требуется. Да, начинать нужно с ТЗ, но давайте честно себе признаемся, многие ли в состоянии на языке программиста могут изложить то что хотят? И даже то что изложили, будет ли окончательной "хотелкой"? Нет конечно. По этому постепенное наращивание требований к системе это норма. Как резюме: прежде чем начать данный сложный и длительный проект, нужно определить не только и не столько общими понятиями что в итоге хотите получить, но и максимально детализировать желаемый результат не забыв для себя ответить на вопрос "зачем?"

Управляющий директор, Москва
Михаил Шепелёв пишет:
Как резюме: прежде чем начать данный сложный и длительный проект, нужно определить не только и не столько общими понятиями что в итоге хотите получить, но и максимально детализировать желаемый результат не забыв для себя ответить на вопрос "зачем?"

"Зачем?" - это первый и самый главный вопрос в любой автоматизации, вне зависимости от размера бизнеса. От ответа зависит цель проекта, а от цели уже его построение и ход.

И цель - не автоматизировать на базе УПП, как в примере. А ответ на вопрос - а на зачем вам УПП, и автоматизация в целом, что хотите получить?

До ТЗ хорошо бы изучить бизнес-процессы, тогда и сюрпризов при внедрении меньше будет, и ТЗ качественнее будет, и решение для автоматизации более подходящее можно подобрать.

Малый бизнес из-за ограниченности ресурсов часто вообще сам все делает, и к консультантам идет, когда не справляется: компетенций не хватает.



Системный аналитик, Санкт-Петербург

А кто то может привести перечень продуктов для автоматизации управленческого учета? Кроме Экселя, конечно. Интересно кто что использует/знает.

Что же касаемо "надо/не надо" автоматизировать управленческий учет: однозначно надо, и не экселем. Эксель допустим пока ты один, дальше уже - нет. Наличие систем управленческого учета накладывает требование к прозрачности бизнес-процессов, а это, зачастую:

- отталкивает нечистоплотных работников (воровать/филонить значительно сложнее);

- оперативное обнаружение издержек (когда ты с 0 отлаживал учет затрат и корректность их распределения в себестоимости, проще анализировать текущие и новые продукты);

- правильный взгляд на положение дел в компании (и обучение этому взгляду - тоже, ведь часто собственники не умеют оценивать положение дел компании с позиции инвестора (а ведь именно роль инвестора является ПЕРВОЙ которую начинает неосознанно исполнять собственник-менеджер компании));

- снижение издержек на развитие компании (когда компания уже имеет какую то историю она всеми силами сопротивляется новой системе, саботирует ее, уходят ключевые сотрудники, которые без системы были "хорошими", но не желающие меняться, ломаются устоявшиеся бизнес-процессы, а так же уже не получается прикрываться "нам это не подходит..." и "давайте допишем программу..", потому что чаще всего этим прикрывают кривость бизнес-процесса);

- более корректные метрики относительно производительности труда (любая система автоматизации отнимает часть времени у сотрудников на работу с ней, и это сказывается на производительности).

- более правильный документооборот, что существенно может повлиять на отношения с клиентами, кредиторами (управленческий учет требует мало-мальски правильного учета движений, иначе его точность и актуальность начинают сильно хромать).


Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Антон Врублевский пишет:
А кто то может привести перечень продуктов для автоматизации управленческого учета? Кроме Экселя, конечно. Интересно кто что использует/знает.

1. Если именно управленческий учет (начиная с первичного - а не отчетность, консолидация, бюджетирование и пр., что сейчас часто называют "управленческим учетом") - некоторые, которые я знаю и помню:

Сначала после Excel переходят в Google:таблицы.

Если говорить про 1С - то довольно гибкий управленческий учет был в УПП.

Из тех продуктов, которые поддерживаются сейчас - УНФ, Комплексная Автоматизация, ERP, возможно 1С:Управляющий, но гибкость уже разного уровня.

По части персонала - довольно приличный в ЗУП.

Из нетиповых (партнерских разработок на 1С) - ИТАН, Инталев, частично Бит.Финанс:Управленческий учет.

Из не 1С - ФинГрад.

На более дорогих ERP системах Axapta, Oracle и SAP тоже есть объемные готовые модули УУ.

Но довольно большая часть системы все равно разрабатывается для компании "с нуля" (это приходилось делать даже на УПП) или, по крайней мере, донастраивать "вручную". Причем в некоторых случаях донастраивать не факт что проще и менее трудоемко, чем дописать программно. Поэтому тяжело сказать, есть ли прямо "готовое" решение для УУ и насколько оно выходит дешевле, чем писать самостоятельно. Иногда готовый продукт закупается только чтобы удешевить одну конкретную функцию самописной системы, а остальные его функции не используются.

P.S. Есть отдельные (и вроде вполне хорошие) отраслевые программы - для отелей, например. Но там тоже приходится работать программистам, т.к. тяжело избежать интеграции с другими программами.

Еще есть Sellora и некоторые другие малоизвестные решения, но о них тяжело судить, т.к. они не выкладывают в легкий доступ ролики о работе с программой.

Еще есть программа (даже серия решений) от разработчиков из Кахастана для маленького бизнеса, но я, к сожалению, сейчас забыл название, т.к. узнал о ней недавно и лично не работал.

2. Если сводная отчетность, планирование, бюджетирование - то всё или почти всё, что перечислено выше, плюс специализированные решения:

из 1С - Консолидация, Управление Холдингом, ЛАД Управление бизнесом (бывший ЛАД:Финанс), ФинПлан, 1С "WA: Финансист"

BI-системы - поиграться с кубами: Power BI, Cognos BI, Tableau, и т.п.

Anaplan

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Силуанов подсчитал расходы

Цифра дня: Доиндексация пенсий обойдется в 2019 г. в 15–20 млрд руб.

​США и Китай хотят договориться

Тренд дня: Участники американо-китайских торговых переговоров готовят шесть меморандумов о взаимопонимании.

​Brexit грозит рецессией

Факт дня: Fitch допустил падение рейтинга Великобритании из-за Brexit.

​$200 на стартап хранения вещей

Стартап дня: Clutter по предоставлению услуги хранения вещей привлек $200 млн.