Автоматизация учета в малом и среднем бизнесе: ожидание vs реальность

В предпринимательской среде широкое распространение получило мнение, что управленческий учет необходим преимущественно крупным компаниям. Соответственно, в малых и средних предприятиях он упрощается до консолидации данных, отраженных в бухгалтерском учете и в «книге учета наличных денежных средств» в MS Excel. Каждая предпринимательская структура, включая ее малый и средний сегмент, испытывает потребность в лучшей практике управленческого учета.

Очевидно, что в нынешних условиях лучшая практика является производной от современных программных решений, позволяющих автоматизировать рутинные операции и ускорить процесс получения требуемых данных для принятия правильных управленческих решений. Учитывая сложность обращения к возможностям автоматики, этот процесс целесообразно оптимизировать сотрудничеством с внешними консультантами, и это сотрудничество должно отличаться глубоким взаимопониманием и продуктивным взаимодействием сторон. В случае отсутствия подобных отношений между заказчиком и исполнителем природа автоматизации неизбежно искажается с последующей дискредитацией ее возможностей.

Рассмотрим четыре примера, как ожидания от автоматизации вступают в противоречие с реальностью.

1. Нужно все интегрировать в единую систему

Для успешной автоматизации все ключевые бизнес-процессы компании, включая управленческий учет, должны быть интегрированы в единую систему. Под управленческим учетом должна пониматься не отчетность в MS Excel, а упорядоченная методика сбора и анализа данных с выделением центров финансовой ответственности в соответствии с регламентами и инструкциями по ведению управленческого учета и отчетности.

Реальность. Группа компаний — субъект малого и среднего бизнеса — по производству строительных материалов существует на рынке около трех лет. Система управленческого учета в группе изначально была построена в MS Excel. В качестве источника данных использовались банковские выписки и кассовая книга. Форма управленческой отчетности построена в форме сложной таблицы: сочетание отчета о движении денежных средств с элементами отчета о прибылях и убытках. Это объясняется тем, что собственники бизнеса рассматривают движение денежных средств двух ключевых направлений: поступление прибыли от бизнеса и отчисление денежных средств, как единый денежный поток по кассовому принципу. В форме отчетности отсутствуют понятия активов и обязательств, поскольку отчисление денежных средств понимается как «sunk cost» или «невозвратные расходы». Не выделяется также и категория амортизации в силу специфики ее учета в качестве расхода. Управленческий учет не велся в детализации по центрам ответственности или направлениям бизнеса. В группе компаний отсутствовали регламенты и инструкции, в которых были бы закреплены основные бизнес-процессы, в том числе финансовые.

2. Автоматизацию надо доверять консультантам

Для отдельной автоматизации управленческого учета можно использовать программные решения с учетом отраслевой специфики бизнеса, его текущего состояния, а также планов на будущее. Решение задач автоматизации необходимо выполнять во взаимодействии с профессиональными консультантами с опытом реализованных проектов в конкретных компаниях, а не с «продавцами» программных продуктов.

Реальность. Очевидно, что модель управленческого учета данной группы компаний весьма специфична, по причине стартового характера бизнеса и особенностей предпочтений его владельцев. В целом, управленческий учет в компании как процесс не был до конца выстроен. Тем не менее, основания для автоматизации именно управленческого учета имелись, и руководители компании обратились к внешним консультантам с просьбой порекомендовать и внедрить в практику группы один из программных продуктов для автоматизации процесса учета.

Однако, консультанты, по непонятным причинам, предложили комплексное прикладное решение «1С: Управление производственным предприятием», охватывающее основные процессы управления и учета на производственном предприятии, включая и ведение управленческого учета. Не было принято во внимание различие в понятиях и объемах автоматизации управленческого учета и комплексной автоматизации бизнеса. Первое является всего лишь небольшой частью второго, что предполагает строгую последовательность по их внедрению. Таким образом, сложилась противоречивая ситуация, при которой консультанты и менеджмент компании по-разному понимали содержательную сторону заявленной автоматизации и ее предполагаемые цели. Отсутствие взаимопонимания и взаимодействия между ними не позволило разобраться с самим предметом автоматизации и выработать необходимое техническое задание. Результат оказался вполне предсказуемым: заказчик отказался от программного продукта на завершающем этапе внедрения, вернув процесс ведения управленческого учета в MS Excel.

3. Автоматизацию нужно проводить постепенно

Компания должна пройти путь от «лоскутной автоматизации» до комплексной автоматизации с помощью ERP-систем. Сначала автоматизируется система управленческого учета, далее когда разные бизнес-процессы автоматизированы в нескольких программных продуктах, впоследствии могут быть трансформированы в единое комплексное решение. Иначе говоря, «лоскутная» автоматизация и есть выражение постепенности и поэтапности внедренческих подходов.

Реальность. На первый взгляд может сложиться мнение о том, что подобное деструктивное взаимодействие заказчика и исполнителя сформировалось из-за особенностей управленческого учета в группе компаний. Это не так. Специфика управленческого учета, в той или иной форме, присутствует у любой компании, особенно в период становления и развития. Суть же проблемы заключается в том, что автоматизация как таковая – это постепенный и поэтапный процесс, учитывающий уровень развития бизнеса, наличие опыта частичной автоматизации, опыта использования тех или иных программ и т. д. Однако, внешние консультанты решили, что компании нужно автоматизировать все бизнес-процессы, включая и ее неустоявшиеся сегменты, и внедрить программу с широким функционалом на будущее.

4. Автоматизация начинается с ТЗ

Даже если внешние консультанты составят ТЗ для автоматизации бизнес-процессов компании с учетом специфики и особенностей компании, от компании потребуется выделить время и сотрудников на вычитывание и согласование разработанного ТЗ. На этом шаге могут открыться новые детали всего процесса автоматизации: от существования отработанных бизнес-процессов до наличия необходимых документов (инструкций, форм отчетов, процедур и т. д.) и готовности персонала компании к автоматизации.

Реальность. Выполнение основных задач по продвижению в жизнь эффективных программных продуктов возложили на внешних консультантов. Однако, возможности консультантов не были подкреплены усилиями самой компании в виде выделенных для этого сотрудников, нацеленных на предварительное погружение в соответствующую проблематику и последующее взаимодействие с консультантами. Координация необходима была как для совместного изучения текущего состояния дел, так и для достижения взаимопонимания в определении содержания автоматизации и постановке ее целей, выбора программы с учетом возможной перспективы движения от «лоскутной» автоматизации к ее комплексному варианту.

В процессе этой работы как раз и мог быть поставлен вопрос о приостановке автоматизации управленческого учета если бы консультанты выяснили, что сам объект автоматизации не был готов к соответствующему воздействию и требовал предварительной доработки. Подобная готовность определяется не только объективными факторами: наличие инструкций и регламентов, форматов отчетов, отработанных процедур и пр., но и субъективными: пониманием персоналом компании необходимости автоматизации. Хорошим критерием, свидетельствующим о наличии проблем, является невозможность, так сказать, с ходу написать четкое ТЗ. И обратное: наличие возможности создания ТЗ – есть объективный показатель для активизации внедренческих усилий. В нашем случае ТЗ было написано формально, по типовому шаблону, без единой правки со стороны компании-заказчика по причине непонимания всего происходящего процесса.

Таким образом, рассматривая проблемы автоматизации бизнеса необходимо иметь в виду, что этот процесс объективно присущ современному предпринимательству, его нельзя прерывать или останавливать, он должен стать неотъемлемой частью повседневной жизни предприятия. Для того, чтобы ожидания бизнеса от автоматизации совпали с реальностью, необходимо чрезвычайно ответственно подойти к выбору внешнего консультанта, прийти с ним к согласию и взаимопониманию в наиболее общих концептуальных вопросах автоматизации, предпринять соответствующие кадровые и организационные шаги внутри компании. Не следует исключать, также, и вариант проведения автоматизации управленческого учета поэтапно, методом развития от простого к сложному. Более того, опыт показывает, что на современном этапе развития российского бизнеса в подавляющем большинстве случаев этот путь выглядит наиболее предпочтительным.

Фото: Unsplash

Комментарии
Системный аналитик, Санкт-Петербург

Все сводится к тому, что "Мой бизнес особенный, а эта программа (выбрать) для простого бизнеса". Я работаю с УНФ. До него пробовали КА. Не пошло.

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Антон Врублевский пишет:

Все сводится к тому, что "Мой бизнес особенный, а эта программа (выбрать) для простого бизнеса". Я работаю с УНФ. До него пробовали КА. Не пошло.

Да. Бизнес по природе разный. Что тут сделаешь.

Системный аналитик, Санкт-Петербург
Андрей Панахов пишет:
Да. Бизнес по природе разный. Что тут сделаешь.

Безусловно, все так. Бизнес может быть сколь угодно разным, и все же есть набор общих метрик на основе которых принимаются управленческие решения. Если говорить об автоматизации как о средстве оптимизации бизнес-процессов, то да, тут важны нюансы и детали. Если говорить об управленческом учете, то тут важнее своевременные объективные данные о задолженностях, продажах, отклонениях от планов, товарных остатках, прогнозах кассовых разрывов, и т.п..

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Антон Врублевский пишет:

Безусловно, все так. Бизнес может быть сколь угодно разным, и все же есть набор общих метрик на основе которых принимаются управленческие решения. Если говорить об автоматизации как о средстве оптимизации бизнес-процессов, то да, тут важны нюансы и детали. Если говорить об управленческом учете, то тут важнее своевременные объективные данные о задолженностях, продажах, отклонениях от планов, товарных остатках, прогнозах кассовых разрывов, и т.п..

Объективность данных - это очень условное понятие.

С товарными остатками еще ладно, а вот с отклонениями от планов уже нет.

Совсем недавний пример: "исполнение бюджета" платежей в компании признается не в момент списания денег с р/с, и не в момент создания заявки на оплату, и не в момент ее окончательного утверждения (как это бывает в разных IT-системах), а в момент утверждения заявки одним из специалистов посереди маршрута согласования. Чтобы все это предусмотреть, нужно программировать совсем разные механизмы.

И таких необходимостей посереди процесса вклиниться и что-то кем-то дополнительно согласовать в компаниях полно.

И даже объективные данные по тем же остаткам на складах и на банковских счетах не всегда физически вовремя доходят до базы данных.

Системный аналитик, Санкт-Петербург
Андрей Панахов пишет:
Совсем недавний пример: "исполнение бюджета" платежей в компании признается не в момент списания денег с р/с, и не в момент создания заявки на оплату, и не в момент ее окончательного утверждения (как это бывает в разных IT-системах), а в момент утверждения заявки одним из специалистов посереди маршрута согласования. Чтобы все это предусмотреть, нужно программировать совсем разные механизмы.

Чем обусловлено такое "исполнение бюджета"? Почему именно так, а не как положено? Я имею ввиду, почему нельзя вести традиционный учет методом начислений? Что не дает своевременно отражать движение ТМЦ?

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Антон Врублевский пишет:Чем обусловлено такое "исполнение бюджета"? Почему именно так, а не как положено? Я имею ввиду, почему нельзя вести традиционный учет методом начислений? Что не дает своевременно отражать движение ТМЦ?

1. Я говорю о бюджете платежей (БДДС), а не о бюджете затрат.

2. Здесь я имел ввиду не анализ исполнения бюджета, когда год уже прошел, а текущий контроль лимитов.

Вы резервируете деньги из бюджета заранее, когда знаете, что платеж точно пройдет.

Если у Вас за февраль к сегодняшнему дню прошло 900 рублей, а бюджет на месяц - 1000, то если Вы сегодня утвердите еще один платеж на 101 рубль (скажем, запланируете его на 28 февраля), Вы уже будете знать, что лимит исчерпан. Больше до конца месяца никакие заявки на на оплату Вы принимать не должны.

3. Специалисту склада может быть физически неудобно заносить данные вовремя. Компьютер далеко от зоны погрузки-разгрузки. Нет электричества. Да полно причин, по которым данные попадут в программу с опозданием часа на 3.

Опять же, пересортицу и подобные неточные данные никто не отменяет.

4. Банковская выписка о списании денег с расчетного счета в цифровом формате тоже не всегда приходит вовремя. Иногда ты в течение нескольких часов знаешь остатки, но в программе их еще нет.

Системный аналитик, Санкт-Петербург
Андрей Панахов пишет:
1. Я говорю о бюджете платежей (БДДС), а не о бюджете затрат.2. Здесь я имел ввиду не анализ исполнения бюджета, когда год уже прошел, а текущий контроль лимитов.Вы резервируете деньги из бюджета заранее, когда знаете, что платеж точно пройдет. Если у Вас за февраль к сегодняшнему дню прошло 900 рублей, а бюджет на месяц - 1000, то если Вы сегодня утвердите еще один платеж на 101 рубль (скажем, запланируете его на 28 февраля), Вы уже будете знать, что лимит исчерпан. Больше до конца месяца никакие заявки на на оплату Вы принимать не должны.3. Специалисту склада может быть физически неудобно заносить данные вовремя. Компьютер далеко от зоны погрузки-разгрузки. Нет электричества. Да полно причин, по которым данные попадут в программу с опозданием часа на 3.Опять же, пересортицу и подобные неточные данные никто не отменяет.4. Банковская выписка о списании денег с расчетного счета в цифровом формате тоже не всегда приходит вовремя. Иногда ты в течение нескольких часов знаешь остатки, но в программе их еще нет.

Из того, что Вы описали я делаю вывод, что это не "бизнес особенный", а бизнес-процессы не слишком здоровые, а местами и вовсе нездоровые.

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Антон Врублевский пишет:
Из того, что Вы описали я делаю вывод, что это не "бизнес особенный", а бизнес-процессы не слишком здоровые, а местами и вовсе нездоровые.

Идеальных бизнес-процессов не может быть в реальном мире, поэтому так можно сказать про любое предприятие.

Что касается работы с лимитами - я могу сказать, что считаю, это как раз пример правильного бизнес-процесса.

Системный аналитик, Санкт-Петербург
Андрей Панахов пишет:
Что касается работы с лимитами - я могу сказать, что считаю, это как раз пример правильного бизнес-процесса.

Подождите, заявок на расход денег можно наплодить сколько угодно, но это не значит, что лицо ответственное за решение что оплачивать, а что нет, должен все их утверждать и направлять к исполнению. Он то, как раз, видя заявки и согласуя степень их важности, может принимать решение о том, что сейчас платим, а что переносим на март. Так что тут очень даже спорный подход. Факт исполнения БДДС это списание денег. Нет списания - все остальное планы, но не факт. Заявка на деньги - это только намерение, которое может быть и подвинуто, или даже отклонено. Смею предположить, что такой подход открывает путь к финансовым злоупотреблениям в компании.

Из заключения о неидеальности процессов следует, что мы систему, которая требует от нас соблюдения каких то базовых твердых условий, готовы признать непригодной, вместо того что бы признать, что наш бизнес-процесс не корректен и нуждается в переделке (не редко с ощутимыми затратами).

Опять же, давая слабину и вроде как "сокращая издержки тут", мы обязательно находим удорожание разгребания последствий в другом месте.

Приведу реальный пример из своей практики. Внедрение ЦРМ Битрикс24. Любая коммуникация с неизвестным номером приводит к автоматическому созданию лида. Лид требует заполнения и принятия решения о конвертации. Если в течении суток этого не произошло, система начинает долбать менеджера, что у него висят лиды без дел. Т.е. система понимает, что лид должен "завершиться", надо принять решение о том кто это и что с этим делать дальше. Правильный бизнес-процесс согласно логике системы, подразумевает, что совершив коммуникацию и получив лид, менеджер сразу же (!) обязан его обработать и сконвертировать. Всем все объяснили. Начали работать. Лидогенерация хорошая. Через месяц на менеджерах висят тысячи необработанных лидов (!!). Первое что прозвучало "мне некогда". Дальше "нам это не подходит". И сам собственник встает на сторону менеджеров, отпуская процесс на "по старинке". Система все так же фиксирует коммуникации. Хорошая лидогенерация - хорошие расходы. Собственник начинает думать про оптимизацию затрат. Идет к рекламщику. Рекламщик говорит "а как пойму что было хорошо, а что плохо?! они же лиды не обрабатывают..". Щелчек кнута, и лиды начинают разбирать. Но не так как положено (сразу), а садясь и переслушивая записи, перечитывая письма.. Месячной давности, когда оборот лидов тысячами. На это уходит в три раза больше времени (!!!) и менеджеры вместо того что бы продавать, начинают опять ныть, что система им не подходит. Продолжать? Или и этого примера достаточно? И этот же хаос кочует в бухгалтерию.. т.к. подход к выписке документов абсолютно такой же, кривой. По итогу - кучи не сданных документов, не верно уплаченные налоги, уточненки, проверки. И все это следствия "особенных" бизнес-процессов.

Есть и другие похожие "особенные" процессы, у других компаний, которые на поверку оказываются старой привычкой закрыть "хоть как то" вопрос, а не решать его корректно.

Стандартные системы управленческого учета - это критический взгляд на уже сложившиеся процессы. Ошибки - понятно, случаются. Были, есть, и будут. Но если не ставить стремления к тому что бы делать "как правильно", то система (а бизнес - это ведь уравновешенная система) не изменится.


Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Антон Врублевский пишет:
заявок на расход денег можно наплодить сколько угодно, но это не значит, что лицо ответственное за решение что оплачивать, а что нет, должен все их утверждать и направлять к исполнению.

Поэтому остатки лимитов уменьшаются не при создании заявки, а при ее утверждении финансовым контроллером.

Смею предположить, что такой подход открывает путь к финансовым злоупотреблениям в компании.

Если вы создадите заявок на 8 000, превысив в 8 раз лимит, а когда оплатите на первую 1 000 (по схеме "кто первый встал того и тапки"), внезапно заблокируете все следующие утвержденные выплаты - это будет не злоупотребления, можно просто развалить бизнес

ЦРМ Битрикс24. Любая коммуникация с неизвестным номером приводит к автоматическому созданию лида. Лид требует заполнения и принятия решения о конвертации. Если в течении суток этого не произошло, система начинает долбать менеджера, что у него висят лиды без дел. Т.е. система понимает, что лид должен "завершиться", надо принять решение о том кто это и что с этим делать дальше. Правильный бизнес-процесс согласно логике системы, подразумевает, что совершив коммуникацию и получив лид, менеджер сразу же (!) обязан его обработать и сконвертировать.

Это зависит от конкретного бизнеса.

Если от постоянного покупателя звонят в отдел продаж с разных номеров, то нужно его попросить "навести порядок в бизнес-процессах" и сказать - пока у тебя бардак и не научишься звонить с известного номера, мы с тобой работать не будем? Или тратить время на бесполезный учет?

Если все тысячи звонков на самом деле оказались лидами - другой вопрос. Это не означает, что нужно делать выводы и говорить - так должно быть у всех

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
1
Где качество ???
Сергей Мамин
 "А какова же система управления и контроля качества, если такая ерунда творится... Где МВД ???.....
Все дискуссии