Как бороться с горе-бухгалтерами?

Некоторое время назад я был вынужден заниматься восстановлением учета в своей торговой компании, которая занималась оптовой и комиссионной торговлей. Мне пришлось последовательно сменить несколько бухгалтеров, которые брались за восстановление учета по этой компании и бросали его на полпути. Я самостоятельно занялся изучением этого вопроса, чтобы во всем разобраться, и обнаружил несколько моментов, которые не позволяли бухгалтерам довести это «гиблое дело» до конца.

Разбираемся сами

Во-первых, не вся первичная документация присутствовала на момент начала работ по восстановлению учета. Поэтому для того чтобы выяснить, какие же документы должны быть отражены в учете, мне пришлось сделать сверки расчетов с болеее чем сотней контрагентов. Не запускайте эту работу, поскольку я выяснил, что первичная документация на некоторых предприятиях, с которыми мы работали, через какое-то время уничтожается. Так как организации имеют обыкновение закрываться или сливаться, то бывает, что первичной документации просто не найти.

Во-вторых, схема работы компании была такова, что провести восстановление учета было невозможно без настроенной в соответствии с нашими типовыми операциями бухгалтерской программы. Я использовал 1С седьмой версии. Первоначально нанятые бухгалтеры пытались делать восстановление на ненастроенной под нас, типовой, конфигурации. Результат – они просто запутались, чей товар на нашем балансе и кому за него нужно платить. Некоторое время специалисты пытались решить эту проблему за счет наращивания количества занятых в восстановлении учета сотрудников. Мне приходилось нанимать дополнительных менее квалифицированных сотрудников для выполнения этой работы. Это требует дополнительных средств и дополнительного времени. Это нелегко, поскольку помощники хотят найти постоянную работу, поэтому такой путь успешным не был.

Я выяснил, что 1С – великолепная программа, которая позволяет автоматизировать учет, задав такие связи между первичными документами, которые характерны именно для наших типовых операций. После того как я нашел программиста и настроил 1С, введение первичной документации пошло как по маслу, и работа по восстановлению учета была выполнена в короткие сроки. Но почему же аудиторы и бухгалтеры, которых я нанимал, не сделали этого сразу же?

Непонятные слова

Есть несколько типов бухгалтеров: профессионалы, у которых бухгалтерия в полнейшем порядке, и «горе-бухгалтеры», которые только делают вид, что ведут учет. Как их различать?

Все начинается с того, что горе-бухгалтер не понимает какого-то специального термина или слова, относящегося либо к использованию бухгалтерской программы, либо к деятельности, в которую вовлечена компания. Например, в третьей главе руководства пользователя программы 1С есть термин «метаданные». Метаданные – это описание тех признаков первичной бухгалтерской документации, которые вы должны вносить в 1С, чтобы осуществлять учет. Например, есть типовые обязательные данные описывающие товарно-транспортную накладную: цена, наименование товара, размер НДС, грузоотправитель или грузополучатель. Также вы можете ввести дополнительные данные (номер автомобиля, на котором осуществлялась перевозка, имя экспедитора, вес товара у грузоотправителя и вес товара у грузополучателя – для автоматического формирования актов на списание выявленных излишков или выявленной недостачи, если такое случается с вашим товаром). Так вот под описанием признаков подразумевается то, какими будут эти поля в программе: текстовыми или цифровыми, какой длины, с какими другими данными они будут связаны и будут ли они выбираться из списка, справочника или вводиться пользователем вручную и т.д.

Не понимая термина «метаданные», горе-бухгалтер не настроит 1С самостоятельно и не даст задание программисту.

Если горе-бухгалтеру встречаются подобные непонятые слова, он будет стремиться отгородиться от них. Обычное дело – пропустить часть материала, посчитав ее неважной. Но бухгалтер будет делать ошибки, которые, вполне вероятно, остаются не замеченными высшим руководством, и, не добившись сбора всей первичной документации, свою работу не выполнит. Если ничего не предпринять, у вас внезапно может «полететь» бухгалтерская программа, и вы будете вынуждены нанять другого специалиста для восстановления учета. А ваш горе-бухгалтер останется как бы не при чем, мол, компьютер виноват.

Причем любой такой «специалист» осознает, что он наносит вред компании, и на самые элементарные схемы платежей за третьих лиц реагирует так, как будто это что-то суперзапрещенное, а также создает изощренные бюрократические барьеры при оформлении первичной документации в попытке уменьшить ее количество.

Такого горе-бухгалтера приходится «продавливать», то есть заставлять выполнять какие-то действия волевым решением. При этом он просто напрашивается на то, чтобы по отношению к нему проявили грубость, и получает это с понижением премиальных и каким-нибудь холодным кабинетом в придачу. В душе такой горе-бухгалтер ждет такого отношения к себе и на людях играет обиженного человека. У него появляется отличный повод для того, чтобы внезапно уйти. Мы получаем «опытного» горе-бухгалтера, который там работал и там работал, но нигде больше года не задерживался.

Как защить компанию от некомпетентности бухгалтеров?

Задайте бухгалтеру вопрос: «Что обозначает слово «метаданные» из третьей главы руководства пользователя программы 1С?». Если он запнется или замнется и не скажет сразу же, ждите восстановления учета.

Пусть аудиторы составят перечень документов, которые должен знать ваш бухгалтер. Проверьте все ли слова в этих документах понимает специалист. Составьте список терминов, которые используются в вашей компании, и выясните, знает ли их бухгалтер.

Попросите компанию, предоставившую вам бухгалтерскую программу, сделать описание вашей конфигурации. Если бухгалтеру многое незнакомо в этом документе, рекомендую вам либо откладывать деньги на будущее восстановление учета в размере текущей заработной платы специалиста и его помощников, либо организовать обучение ваших бухгалтеров в компании (что гораздо дешевле любых проблем, связанных с восстановлением учета).

Фото: freeimages.com

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Аудитор, Санкт-Петербург

Спасибо за статью, но всё-таки должен сказать, что статья из серии ''наболело'', поэтому вы немного перегибаете палку.

Вы же сами не знали, что такое ''метаданные из третьей главы руководства пользователя программы 1С'', когда решили сами в этом разобраться и наконец наладить бухгалтерский учёт? Почему бухгалтер должен знать? Если он с 1С не работал до этого, он что, не может быть профессиональным бухгалтером, который вам учёт поставит так, что уже никакой дурак после развалить не сможет?

Несмотря на желания руководителей фирмы 1С, пока ещё в России нельзя ставить знак равенства между бухгалтером и специалистом по 1С, но если человек умный, то разобраться что такое метаданные (да блин, просто придя на новую работу, первую неделю вечерком дома почитать руководство по бухгалтерской программе, которую используешь - разве не логично?) труда не составит.

Я, например, знаю что ''метаданные'' в общем смысле - это ''данные о данных'', обычно означает данные о том, как хранить или как хранятся другие данные. Поверьте, это не помешает мне при желании настроить любую 1С, как мне нужно.

Совет по поводу проверки знаний путём спрашивания про понимание названий документов - это уже хороший совет. Только не надо переходить разумные пределы. Бывает так, что в некоторых компаниях некоторые документы называют устоявшимся словом, которое не имеет никакого отношения к самому документу. Например, там, где я сейчас работаю, с какого-то перепугу называют PnL (Profit and Loss) список инвестиций на конец периода, а Metafile (т.е. что-то типа ваших метаданных) - банковскую выписку. Уверяю вас, такой тест не пройдёт ни один бухгалтер :).

Независимый директор, Москва

Такая выразительная правда жизни ! С оценками и рекомендациями не совсем можно согласиться.

Определять профессионализм бухгалтера по понятию ''метаданные'' ??? Вот как....
Сам я как ФинДир контролировал и координировал деятельность бухгалтерии и не знал что это так просто.
Да в общем и сам не смог бы точно описать это понятие.
Это примерно как оценка уровня врача по вопросам, что такое гемоглобин ? что такое ФВД ?
Заведомо слабая попытка определить уровень профессионализма дилетантом в этой области.
Хотите оценить - пользуйтесь услугами профессионалов и получайте рекомендации о результатах работы т.к. ''дерево узнается по плодам''

Другое вполне типичное заблуждение - если я нанимаю специалиста, значит он должен все знать и уметь, и результаты (хорошие) появятся сами по себе. ''Бабло побеждает зло''. Результаты покупаются за деньги!? Можно купить знание английского языка за деньги ??? Нет. Только книги, записи, часы преподавания.... А результат будет зависеть от обоих сторон (ученик и преподаватель).
В бухгалтерии (как и в другой профессиональной деятельности) придется планировать работу, находить критерии и оцевать качество результатов и периодически разбираться в подробностях как идет процесс...
Уверен , что в этом случае было примерно так: наняли непонятно кого за скромные деньги, пустили процесс на самотек, пока гром не грянул ... А когда грянул стали подбирать опять средних за средние деньги на проблему , которая стала ''тяжелее'' средней / обычной работы. Особенно в отсутвии ''первички'' !!!

Для того что бы нанять специалиста хорошей квалификации, который сам все настроит без помощи, контроля и вмешательства стоимость (з/п) нужно определять существенно выше средней по рынку !!! А уровень профессионализма определять (косвенно конечно) по вопросам: какие проблемы он (классный специалист) видит в этой ситуации, как собирается решать, как и какие проблемы решал раньше + какие ключевые факторы успеха и качества он видит (т.е. понимает).

Вот тогда при серьезном и внимательном отношении с 2 сторон (и с вашей тоже !) выяснилось бы , что основная проблематика вашего случая не в знании ''метаданных'' и настроек 1С, а в процессах и регламентах подготовки / сбора / хранения первичной документации. На будущее, на заметку - хорошие бухгалтера требуют и ставят процесс так, что сверка с контрагентами делается не реже 1 раза в год, а с клиентами где поставки очень часто - 1 раз в квартал.

Поэтому рекомендации будут другие:
- НЕ ПУСКАТЬ ПРОЦЕСС НА САМОТЕК !
- НЕ ИСКАТЬ ПРОСТЕНЬКИХ РЕШЕНИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ СЛОЖНЫМИ ПРОЦЕССАМИ !
- ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМИ МЕТОДАМИ ДЛЯ ОЦЕНКИ И НАСТРОЙКИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ !

Финансовый директор, Москва

г-н Молчан!
Вам просто слово понравилось ''метаданные''?
Я просто умоляю людей, прочитавших данную статью, никогда, никогда не пользоваться советами, в ней изложенными.
Я обращаюсь к редакции данного форума: Вам не жалко бедных бухгалтеров, которых теперь замучают вопросом про метаданные? При том что знание или незнание этого термина НИКОИМ образом не свидетельствует об уровне компетенции бухгалтера.
Как можно публиковать статью человека, не являющимся специалистом, в которой изложен способ определения компетенции специалистов?

Директор по производству, Украина

Мао Дзе Дун сказал: «Винтовка рождает власть».
Нынешние бизнесмены-менеджеры дополнили: «Власть рождает знание».
Игорь Молчан поделился с нами знанием, рождённым властью.

Директор по развитию, Москва
Владимир Зонзов пишет: Мао Дзе Дун сказал: «Винтовка рождает власть». Нынешние бизнесмены-менеджеры дополнили: «Власть рождает знание». Игорь Молчан поделился с нами знанием, рождённым властью.
А еще он поделился с нами знанием, порожденным собственной безалаберностью. Никто не спорит, что в этом, описанном в статье случае, автор успел, что называется ''в последний вагон вскочить''. Но, если оглядеться вокруг - ''1С'' существует уже десятилетия, те проблемы, которые выявил автор говорят (по своему масштабу) о том, что сам автор удивительно мало обращал своего внимания на коренные вопросы организации управления. При чем тут горе-бухгалтеры? У них были проблемы с налоговой? Их штрафовали проверяющие органы? Нет? - тогда называйте директора с прибавлением аналогичной приставки. Говорю это как старый борец с бухгалтерами.
Менеджер группы продуктов, Томск
Сергей Елисеев пишет: Для того что бы нанять специалиста хорошей квалификации, который САМ все настроит без помощи, контроля и вмешательства стоимость (з/п) нужно определять существенно выше средней по рынку ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ !
вот здесь то и зарыта собака... сам в отрыве от коллектива, он работать сможет, но такая работа опять же ни к чему хорошему не приведет... только сравнивая ''картины мира'' руководства, линейных специалистов, и бухгалтерии, можно получить хороший хозяйственный результат. Но процесс этот постоянный и непрерывный. Надеюсь термин ''картина мира'' всем понятен? Мне нравится активный познавательный настрой автора, сам таким бываю, когда приходится что то новое для себя открывать...
Адм. директор, Барнаул

Отсутствие первички - проблема администратора (управленца), а не бухгалтера. И в этом 99% всех бед в бухгалтерии. А понять насколько запущен учет можно по частоте сверки с контрагентами и количеству инвентаризаций на складе - чем реже, тем запущеней)).

Генеральный директор, Санкт-Петербург

Проблемы с организацией бухгалтерского учета чаще всего встречаются в организациях, где бухгалтерия воспринимается как подразделение, которое постоянно что-то требует - финансирования, каких-то бумажек. Если руководитель и бухгалтер нашли общий язык, то в таких орагизациях и учет ведется с учетом требований налоговой, и данные обрабатываются таким образом, что руководитель получает достоверную и оперативную информацию о финансовом состоянии своего бизнеса.
Оценить профессионализм бухгалтера человеку, не имеющему элементарных знаний в этой области, довольно сложно, поэтому, имеет смысл пригласить независимых экспертов. Например, представителей консалтинговых или аудиторских фирм, или опытного бухгалтера по рекомендации. Пусть это будет не официальное аудиторское заключение на 50 листах, а небольшая аналитическая записка, в которой будут дана оценка выбранной методике учета и какие-то предложения по ее улучшению.
Что же касается учета в профессиональных программах, то мое мнение такое - главное, чтобы бухгалтер точно знал, что он хочет получить в результате ввода первичной документации. Опытный бухгалтер сам должен предложить варианты аналитики (по договорам, по счетам, по срокам оплаты, по номенклатуре). И только в продуктивном диалоге с руководством и при поддержке менеджерского коллектива бухгалтерия перестанет быть ''затратной'' частью организации.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Forbes опубликовал рейтинг лучших работодателей России

Forbes учитывал не только соцпакет, средние зарплаты и условия труда, но и экологический след компаний и их влияние на общество.

Опубликован рейтинг самых переоцененных профессий

Футболисты не на первом месте.

В Петербурге перенесли введение QR-кодов для кафе и отелей с 1 декабря на 27 декабря

Также власти планируют ввести дополнительные ограничения с 27 декабря до 9 января.

Россияне рассказали, что хотели бы получить в качестве корпоративного подарка

Какие подарки получают россияне от своих работодателей на Новый год и что они хотели бы на самом деле?