5 случаев, когда надо автоматизировать бухгалтерию

Бизнес чахнет без притока новых клиентов. Руководители это понимают, потому каждый месяц ставят задачи отделу продаж по привлечению новых клиентов. У исполнителя также есть предел загруженности – будь это фрилансер или крупная компания. Отказываться от клиентов или расширять штат – одинаково чревато последствиями. Особенно тяжело делать выбор, когда услуги не одноразовые, а абонентские. Как, например, бухгалтерский аутсорсинг. В такой ситуации поможет автоматизация бухгалтерии.

5 поводов автоматизировать бухгалтерию

1. Вы предоставляете аутсорсинговые бухгалтерские услуги. Неважно, работаете из домашнего офиса или у вас есть целая компания: вести бухгалтерский учет сразу нескольким клиентам достаточно непросто.

2. Много рутинной работы. Взять хотя бы размещение документов в определенном порядке в архиве: до 5-ти минут уходит на то, чтобы открыть 1 документ, посмотреть все необходимые реквизиты и корректно его переименовать. И все равно потом этот же документ не так-то и легко найти среди массы подобных!

3. Человеческий фактор. Забыли вовремя сдать отчётность - ожидайте блокировку счёта и начисление штрафов. Отразили некорректно данные - скоро получите требования из ИФНС. А эти самые отчёты формируйте вручную. Знакомо?

4. У вас не хватает времени на повышение квалификации. Вы и ваши сотрудники «зашиваются» в текучке, вместо того, чтобы освободить время, например, на проведение аналитической работы по клиенту либо на поиск законной схемы по снижению налогов.

5. Лимитированное количество клиентов на обслуживании. Желание работать качественнее и зарабатывать больше, при этом не раздувая штат сотрудников, заставляет современных управленцев обращаться к автоматизации.

Как мы автоматизировали бухгалтерию

Мы начали автоматизировать бухгалтерию под задачи компании MCOB более 2-х лет назад. Больше всего досаждали элементарные ошибки операционистов при вводе данных: некорректный выбор счетов учета, отсутствие заполнения обязательных строк в документах и т.п. Поэтому в первую очередь стояла задача создать алгоритм автоматической проверки корректности ввода данных в 1С. Для этого были разработаны и внедрены правила ЖХО (журнал хозяйственных операций).

Дальше – больше: мы проанализировали технические операции, которые не требуют высоких компетенций, но при этом на них тратится много времени, и разработали ряд обработок, чтобы освободить бухгалтеров от ручного выполнения задач. Также наши разработчики включили запуск баз из АРМ (электронного рабочего места бухгалтера) Тардис.

Сейчас наш сервис:

  • контролирует сроки сдачи отчётности и уведомляет пользователей, если отчет по каким-то причинам не сдан;
  • автоматически вводит и атрибутирует первичную документацию в бухгалтерскую базу;
  • самостоятельно сверяет задолженность с налоговой;
  • формирует любые отчёты и отправляет выбранные документы клиенту в несколько кликов, без перехода в свою почту.

И это далеко не все. Тардис имеет уникальный раздел «Эффективность работы». Здесь можно проследить нагрузку бухгалтеров, количество операций и время, затраченное на работу.

Стоимость сервиса составляет чуть больше 1000 руб./мес. с 1 пользователя, а значит, Тардис доступен даже самой маленькой компании. К тому же, при покупке даже 1 рабочего абонемента можно получить бонусом услугу загрузки документов на 1000 страниц и аренду 1С в облаке.

Что мы получили в итоге

Мы добились сокращения трудозатрат бухгалтеров на рутинные операции, исправили забывчивость, существенно снизили человеческий фактор. Теперь у наших бухгалтеров на 30% больше свободного времени для выполнения более серьезных задач и на профессиональный рост, дебиторская задолженность движется к нулю, как, в общем-то, и пени за просроченную отчетность. Мы уже и не помним, когда в последний раз их получали. Самое главное, теперь мы можем принимать на обслуживание гораздо больше клиентов, при этом чувствуя простор в офисе;)

Узнайте больше об управлении бухгалтерией на странице сервиса Тардис

Партнерский материал

Комментарии
Менеджер, Москва

Расскажу о пользе внедрения 1С Предприятия у себя и чего не хватает начинающему предпринимателю:

Плюсы:

1. Оперативное обновление законодательных изменений или изменений в формах отчетности - избавляет от ошибок, лишнего диалога с контролирующими органами и постоянного изучения законодательства.

2. Существенное сокращение времени в подготовке любых счетов, перечислений, выплат, управлении персоналом и контрагентами.

3. Существенное сокращение ошибок в сдаче отчетности в контролирующие органы и нарушении сроков сдачи.

МИНУСЫ (или нет в планах):

1. Каждый отчет все равно приходится проверять вручную на предмет ошибок (они есть) - а это найм бухгалтера и оплата его времени;

2. Нужно заменить календарь, напоминалки для сотрудника на автоматизацию и действие ИС.

Например: Есть 100 сотрудников с определенным планом выплат и отчислений. Есть определенные сроки выплат аванса и ЗП. Есть определенные законодательством сроки выплат налогов и их размер.

Результат автоматизации: готовые к отправке платежки или отчеты с напоминанием руководству о нарушении сроков оплаты или отправки.

Руководитель проекта, Москва
Сергей Есипов пишет:
Расскажу о пользе внедрения 1С Предприятия у себя и чего не хватает начинающему предпринимателю:
Плюсы:
1. Оперативное обновление законодательных изменений или изменений в формах отчетности - избавляет от ошибок, лишнего диалога с контролирующими органами и постоянного изучения законодательства.
2. Существенное сокращение времени в подготовке любых счетов, перечислений, выплат, управлении персоналом и контрагентами.
3. Существенное сокращение ошибок в сдаче отчетности в контролирующие органы и нарушении сроков сдачи.
МИНУСЫ (или нет в планах):
1. Каждый отчет все равно приходится проверять вручную на предмет ошибок (они есть) - а это найм бухгалтера и оплата его времени;
2. Нужно заменить календарь, напоминалки для сотрудника на автоматизацию и действие ИС.
Например: Есть 100 сотрудников с определенным планом выплат и отчислений. Есть определенные сроки выплат аванса и ЗП. Есть определенные законодательством сроки выплат налогов и их размер.
Результат автоматизации: готовые к отправке платежки или отчеты с напоминанием руководству о нарушении сроков оплаты или отправки.

Добрый день, Сергей.

Вы правы, 1С не является решением всех вызовов, с которыми сталкиваются бухгалтеры сейчас. Во многом 1С лишь инструмент для ведения учета, лишенный функций контроля. Поэтому мы и разработали сервис Тардис для улучшения системы контроля качества.

Например, проверку на наличие ошибок и исключение «человеческого фактора» при ведении учета мы решили с помощью функции под названием «ЖХО» (журнал хозяйственных операций) - набор методологических правил ведения учёта согласно правилам ведения бухгалтерского учёта в РФ. Даже если неопытный бухгалтер совершит ошибку при выборе счета учёта, например, то ЖХО заблокирует действие и даст рекомендации по устранению.

Мы автоматизировали формирование актов сверок с контрагентами, запрос справок по расчетам с бюджетом и научили Тардис собирать сведения о недостоверности юридического адреса и много чего другого. Кроме этого, наша команда собрала множество полезных обработок, которые максимально упростят жизнь каждого бухгалтера.

Всего этого не может 1С, но может Тардис.

Конечно, учитывая текущие реалии работы бизнеса, отказаться полностью от «живого бухгалтера» в пользу автоматизированной системы невозможно. Но технологии не стоят на месте. Автоматизация бизнес-процессов неизбежна, чему и есть яркий пример организация труда нашей службы бухгалтерии.

Директор по производству, Украина

Посмотрел сайт компании MCOB. Впечатление резко отрицательное.

Поясню.

Вот зашел я на выставку. Знаю, что у каждого стенда есть консультант, готовый мгновенно включиться в общение со мной для ответа на мои вопросы. И консультант знает, что я знаю о его наличии и назначении. Поэтому, он ведёт себя сдержано-незаметно; не мешает мне:

  • всматриваться в экспонаты;
  • вчитываться в таблички-пояснения;
  • думать.

На сайте же МСОВ «консультанты-зазывалы» роятся, «застят глаза», навязывают свои «предложения» («Позвони!»; «Задай вопрос!»; «Мы сами позвоним вам через 27 секунд»). Просто психоз какой-то.

Не удалась мне попытка познакомиться с компанией МСОВ, путём прохождения пунктов выпадающих меню. Не удалась и попытка полистать названия статей, размещенных на сайте МСОВ. Отогнав-загасив с десяток нападений «консультантов-зазывал», я вышел из сайта. И подумал о «послевкусии» от его посещения: О сайте не узнал ничего интересного (из-за гиперактивности непрошенных «консультантов-зазывал»).

Кстати, компания МСОВ не так уж и виновата в поведении своих «консультантов-зазывал». Ныне, это последний рекламный «писк». Еще год назад реклама в инете была пассивной. Сейчас же она резко набирает активность гнуса в тайге. И у посетителя сайта есть две возможности:

  • Отбиваться от нападений «предлагающих предложения»; и пытаться узнать из сайта то, зачем он зашел на него.
  • Сбежать из сайта.

Но, КУДА сбежать? Если скоро все сайты будут такими!

Директор по производству, Украина

>>> Мы начали автоматизировать бухгалтерию под задачи компании MCOB более 2-х лет назад. Больше всего досаждали элементарные ошибки операционистов при вводе данных: некорректный выбор счетов учета, отсутствие заполнения обязательных строк в документах и т.п. Поэтому в первую очередь стояла задача создать алгоритм автоматической проверки корректности ввода данных в 1С. Для этого были разработаны и внедрены правила ЖХО (журнал хозяйственных операций).

.===============================.

23-18 лет назад я касался работы бухгалтерий. ЖХО называл ЖУХО (журнал учета хозяйственных операций). В 1998-м году сосед-математик (тогдашний владелец швейного предприятия) рассказал мне об очевидной идее достройки ЖУХО.

Цель достройки ЖУХО – формировать (в режиме реального времени) отчет руководству предприятия о текущей налоговой ситуации.

И в нынешние времена, наверное, такая цель -- актуальна. Потому что, пока бухгалтерия не сформирует фискальный отчет, никто не знает о налоговой ситуации. А когда отчет готов (в первых числах следующего месяца), то совершать корректирующие ХО уже поздно.

Для достройки ЖУХО, (в Экселе) каждую строку-запись о хозяйственной операции (далее, ХО) надо дополнять соответствующим распределением суммы ХО по ячейкам столбцов справа. К примеру, сумма закупки предмета промежуточного потребления распределяется на сумму поступления на склад и сумму налогового кредита.

Насколько я помню бухгалтерские программы 1990-х гг, суммы ХО распределяются по «дереву проводок». Для чего понадобится поле «тип ХО». Возможно, по крайней мере на период настройки «примочки» к ЖУХО, для автоматического распределения суммы ХО, понадобиться режим интерактивного выбора типа ХО.

Последняя строка ЖУХО содержит суммы по столбцам. Этим суммам можно присвоить имена. И ниже разместить строку, в ячейках которой находятся формулы расчета сумм налогов и сборов (НДС, зарплатные налоги-сборы, налог на прибыль, …). Еще ниже – таблицу, пополняемую в конце каждого дня копиями строки с рассчитанными значениями сумм налогов и сборов. Таким образом, будет формироваться таблица ежемесячной динамики налоговой ситуации. По этой таблице, к примеру, легко можно обнаружить предпосылку к неоправданной переплате налогов. Также, легко обнаружить и её «героя».

А вообще, руководству предприятия, в любой момент достаточно взглянуть на своём экране строку текущей налоговой ситуации и таблицу из таких строк.

Математик не захотел сделать вышеуказанную достройку ЖУХО. Поэтому, в 1999-м я её сделал сам. Но, попользоваться не успел. Сменилась система счетов. Да и я ушел от роли директора по экономики и планирования к роли ГИП-а и руководителя промышленных проектов.

А что мешает нынешним бухгалтерам (вместе с ИТ-ишниками) достроить ЖУХО в вышеописанном смысле. Кстати, тем самым главбухи приобретут существенный фактор влияния на дирекцию. К чему они всегда и стремятся.

Руководитель управления, Казань
Владимир Зонзов пишет:
Сейчас же она резко набирает активность гнуса в тайге. И у посетителя сайта есть две возможности: Отбиваться от нападений «предлагающих предложения»; и пытаться узнать из сайта то, зачем он зашел на него.Сбежать из сайта. Но, КУДА сбежать? Если скоро все сайты будут такими!

Владимир!

Так эти "гнусы" и имеют цель - выгнать с сайта не целевую аудиторию, которая зашла - "только посмотреть, а не купить". Видимо, они ("гнусы") к Вам так и отнеслись.)))

А если, серьезно, то Вы правы - раздражает!!!

Директор по производству, Украина

Денис Переверзнев,

Что ж Вы постоянно гундите о моём возрасте.

Руководитель проекта, Москва
Владимир Зонзов пишет:

Посмотрел сайт компании MCOB. Впечатление резко отрицательное.

Поясню.

Вот зашел я на выставку. Знаю, что у каждого стенда есть консультант, готовый мгновенно включиться в общение со мной для ответа на мои вопросы. И консультант знает, что я знаю о его наличии и назначении. Поэтому, он ведёт себя сдержано-незаметно; не мешает мне:

  • всматриваться в экспонаты;
  • вчитываться в таблички-пояснения;
  • думать.

На сайте же МСОВ «консультанты-зазывалы» роятся, «застят глаза», навязывают свои «предложения» («Позвони!»; «Задай вопрос!»; «Мы сами позвоним вам через 27 секунд»). Просто психоз какой-то.

Не удалась мне попытка познакомиться с компанией МСОВ, путём прохождения пунктов выпадающих меню. Не удалась и попытка полистать названия статей, размещенных на сайте МСОВ. Отогнав-загасив с десяток нападений «консультантов-зазывал», я вышел из сайта. И подумал о «послевкусии» от его посещения: О сайте не узнал ничего интересного (из-за гиперактивности непрошенных «консультантов-зазывал»).

Кстати, компания МСОВ не так уж и виновата в поведении своих «консультантов-зазывал». Ныне, это последний рекламный «писк». Еще год назад реклама в инете была пассивной. Сейчас же она резко набирает активность гнуса в тайге. И у посетителя сайта есть две возможности:

  • Отбиваться от нападений «предлагающих предложения»; и пытаться узнать из сайта то, зачем он зашел на него.
  • Сбежать из сайта.

Но, КУДА сбежать? Если скоро все сайты будут такими!

Владимир, добрый день. Каждая организация выбирает те методы рекламы, которые считает необходимыми. И эффект от наших методов безусловно есть, многим юзерам нравится и онлайн-чат, где можно быстро получить ответ, и функция call-back. На вкус и цвет, как говорится, фломастеры разные. Но в любом случае, спасибо за Ваше мнение.

Руководитель проекта, Москва
Владимир Зонзов пишет:

>>> Мы начали автоматизировать бухгалтерию под задачи компании MCOB более 2-х лет назад. Больше всего досаждали элементарные ошибки операционистов при вводе данных: некорректный выбор счетов учета, отсутствие заполнения обязательных строк в документах и т.п. Поэтому в первую очередь стояла задача создать алгоритм автоматической проверки корректности ввода данных в 1С. Для этого были разработаны и внедрены правила ЖХО (журнал хозяйственных операций).

.===============================.

23-18 лет назад я касался работы бухгалтерий. ЖХО называл ЖУХО (журнал учета хозяйственных операций). В 1998-м году сосед-математик (тогдашний владелец швейного предприятия) рассказал мне об очевидной идее достройки ЖУХО.

Цель достройки ЖУХО – формировать (в режиме реального времени) отчет руководству предприятия о текущей налоговой ситуации.

И в нынешние времена, наверное, такая цель -- актуальна. Потому что, пока бухгалтерия не сформирует фискальный отчет, никто не знает о налоговой ситуации. А когда отчет готов (в первых числах следующего месяца), то совершать корректирующие ХО уже поздно.

Для достройки ЖУХО, (в Экселе) каждую строку-запись о хозяйственной операции (далее, ХО) надо дополнять соответствующим распределением суммы ХО по ячейкам столбцов справа. К примеру, сумма закупки предмета промежуточного потребления распределяется на сумму поступления на склад и сумму налогового кредита.

Насколько я помню бухгалтерские программы 1990-х гг, суммы ХО распределяются по «дереву проводок». Для чего понадобится поле «тип ХО». Возможно, по крайней мере на период настройки «примочки» к ЖУХО, для автоматического распределения суммы ХО, понадобиться режим интерактивного выбора типа ХО.

Последняя строка ЖУХО содержит суммы по столбцам. Этим суммам можно присвоить имена. И ниже разместить строку, в ячейках которой находятся формулы расчета сумм налогов и сборов (НДС, зарплатные налоги-сборы, налог на прибыль, …). Еще ниже – таблицу, пополняемую в конце каждого дня копиями строки с рассчитанными значениями сумм налогов и сборов. Таким образом, будет формироваться таблица ежемесячной динамики налоговой ситуации. По этой таблице, к примеру, легко можно обнаружить предпосылку к неоправданной переплате налогов. Также, легко обнаружить и её «героя».

А вообще, руководству предприятия, в любой момент достаточно взглянуть на своём экране строку текущей налоговой ситуации и таблицу из таких строк.

Математик не захотел сделать вышеуказанную достройку ЖУХО. Поэтому, в 1999-м я её сделал сам. Но, попользоваться не успел. Сменилась система счетов. Да и я ушел от роли директора по экономики и планирования к роли ГИП-а и руководителя промышленных проектов.

А что мешает нынешним бухгалтерам (вместе с ИТ-ишниками) достроить ЖУХО в вышеописанном смысле. Кстати, тем самым главбухи приобретут существенный фактор влияния на дирекцию. К чему они всегда и стремятся.

Владимир, в данном случае мы говорим о разных вещах. ЖХО - набор методологических правил ведения учёта согласно правилам ведения бухгалтерского учёта в РФ, которые позволяют исключить технические ошибки бухгалтера-операциониста - некорректный выбор счетов учета, отсутствие заполнения обязательных строк и т. д.

ЖУХО, с Ваших слов, имеет совсем другую цель - формирование текущей налоговой нагрузки.

Я не вижу смысла в автоматизации и попытках засинхронить информацию с 1С с файлом эксель, если подобный функционал уже есть в самой 1С последних конфигураций. И многие руководители знают и активно используют данный функционал, который, кстати, достаточно информативный и наглядный.

Директор по производству, Украина
Елена Воробьева пишет:
Каждая организация выбирает те методы рекламы, которые считает необходимыми.

.

Я еще с прошлого века знаю, что моё впечатление соответствует впечатлению подавляющего большинства. Но, если Ваша организация уверена в правильности выбора такого способа рекламы, то кто же помешает ей быть финансово счастливым с ним. (Хотя, вряд ли кто станет отрицать, что "активная" реклама, которая "лезет в глаза", мешает знакомству с контентом).

Директор по производству, Украина
>>> ЖУХО, с Ваших слов, имеет совсем другую цель - формирование текущей налоговой нагрузки.

>>> … подобный функционал уже есть в самой 1С последних конфигураций. И многие руководители знают и активно используют данный функционал, который, кстати, достаточно информативный и наглядный.

.

Если нетрудно, приведите, пожалуйста, «скрин».

До того как 4 года назад в моём крае испортилась погода, я не видел в 1С такое счастье.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
​​Кудрин: счастье важнее ВВП

Персона дня: ВВП становится все менее показательным индикатором.

ЕС принял санкции против 9 человек

Факт дня: Евросоюз добавил в санкционный список девять человек из ДНР.

Рейтинг госуправления: у России 19 место

Рейтинг дня: Россия заняла 19-е из 25 мест в рейтинге эффективности государственных расходов.

Castorama: кто нацелился на сеть?

Компания дня: К магазинам Castorama проявили интерес Leroy Merlin, «Петрович», Obi и «Максидом».