5 случаев, когда надо автоматизировать бухгалтерию

Бизнес чахнет без притока новых клиентов. Руководители это понимают, потому каждый месяц ставят задачи отделу продаж по привлечению новых клиентов. У исполнителя также есть предел загруженности – будь это фрилансер или крупная компания. Отказываться от клиентов или расширять штат – одинаково чревато последствиями. Особенно тяжело делать выбор, когда услуги не одноразовые, а абонентские. Как, например, бухгалтерский аутсорсинг. В такой ситуации поможет автоматизация бухгалтерии.

5 поводов автоматизировать бухгалтерию

1. Вы предоставляете аутсорсинговые бухгалтерские услуги. Неважно, работаете из домашнего офиса или у вас есть целая компания: вести бухгалтерский учет сразу нескольким клиентам достаточно непросто.

2. Много рутинной работы. Взять хотя бы размещение документов в определенном порядке в архиве: до 5-ти минут уходит на то, чтобы открыть 1 документ, посмотреть все необходимые реквизиты и корректно его переименовать. И все равно потом этот же документ не так-то и легко найти среди массы подобных!

3. Человеческий фактор. Забыли вовремя сдать отчётность - ожидайте блокировку счёта и начисление штрафов. Отразили некорректно данные - скоро получите требования из ИФНС. А эти самые отчёты формируйте вручную. Знакомо?

4. У вас не хватает времени на повышение квалификации. Вы и ваши сотрудники «зашиваются» в текучке, вместо того, чтобы освободить время, например, на проведение аналитической работы по клиенту либо на поиск законной схемы по снижению налогов.

5. Лимитированное количество клиентов на обслуживании. Желание работать качественнее и зарабатывать больше, при этом не раздувая штат сотрудников, заставляет современных управленцев обращаться к автоматизации.

Как мы автоматизировали бухгалтерию

Мы начали автоматизировать бухгалтерию под задачи компании MCOB более 2-х лет назад. Больше всего досаждали элементарные ошибки операционистов при вводе данных: некорректный выбор счетов учета, отсутствие заполнения обязательных строк в документах и т.п. Поэтому в первую очередь стояла задача создать алгоритм автоматической проверки корректности ввода данных в 1С. Для этого были разработаны и внедрены правила ЖХО (журнал хозяйственных операций).

Дальше – больше: мы проанализировали технические операции, которые не требуют высоких компетенций, но при этом на них тратится много времени, и разработали ряд обработок, чтобы освободить бухгалтеров от ручного выполнения задач. Также наши разработчики включили запуск баз из АРМ (электронного рабочего места бухгалтера) Тардис.

Сейчас наш сервис:

  • контролирует сроки сдачи отчётности и уведомляет пользователей, если отчет по каким-то причинам не сдан;
  • автоматически вводит и атрибутирует первичную документацию в бухгалтерскую базу;
  • самостоятельно сверяет задолженность с налоговой;
  • формирует любые отчёты и отправляет выбранные документы клиенту в несколько кликов, без перехода в свою почту.

И это далеко не все. Тардис имеет уникальный раздел «Эффективность работы». Здесь можно проследить нагрузку бухгалтеров, количество операций и время, затраченное на работу.

Стоимость сервиса составляет чуть больше 1000 руб./мес. с 1 пользователя, а значит, Тардис доступен даже самой маленькой компании. К тому же, при покупке даже 1 рабочего абонемента можно получить бонусом услугу загрузки документов на 1000 страниц и аренду 1С в облаке.

Что мы получили в итоге

Мы добились сокращения трудозатрат бухгалтеров на рутинные операции, исправили забывчивость, существенно снизили человеческий фактор. Теперь у наших бухгалтеров на 30% больше свободного времени для выполнения более серьезных задач и на профессиональный рост, дебиторская задолженность движется к нулю, как, в общем-то, и пени за просроченную отчетность. Мы уже и не помним, когда в последний раз их получали. Самое главное, теперь мы можем принимать на обслуживание гораздо больше клиентов, при этом чувствуя простор в офисе;)

Узнайте больше об управлении бухгалтерией на странице сервиса Тардис

Партнерский материал

Комментарии
Руководитель проекта, Москва
Владимир Зонзов пишет:
>>> ЖУХО, с Ваших слов, имеет совсем другую цель - формирование текущей налоговой нагрузки.

>>> … подобный функционал уже есть в самой 1С последних конфигураций. И многие руководители знают и активно используют данный функционал, который, кстати, достаточно информативный и наглядный.

.

Если нетрудно, приведите, пожалуйста, «скрин».

До того как 4 года назад в моём крае испортилась погода, я не видел в 1С такое счастье.

С радостью, Владимир!

1) https://prnt.sc/kh1fry

2) https://prnt.sc/kh1gj0

3) https://prnt.sc/kh1ld4

В нашем сервисе Tardis http://sauri.io/tardis/ есть еще больше управленческих отчетов, отчетов о нагрузке бухгалтера и эффективности его работы и т.д.

Руководитель управления, Казань
Владимир Зонзов пишет:
Что ж Вы постоянно гундите о моём возрасте.

Уважаемый Владимир!

Когда?????

Директор по производству, Украина

Вопроса автоматизации бухучета я коснулся весной 1994-го года. Посочувствовал главбуху, у которой «рвался баланс» и она мечтала о бухгалтерской программе.

Я скептически отнесся к мечте главбуха. В советские времена она работала инженером. Главбухом, после курсов, работала менее полугода. Поэтому, ей надо было пару лет нарабатывать навыки «ручного» выполнения роли Нестора-летописца (описывать хозяйственную деятельность предприятия на языке бухгалтерских счетов). А сразу начинать работать с компьютерной программой – это низводить себя к роли грузчика на мельнице, который:

  • Принёс со склада зерна мешок зерна и высыпал его в приёмный бункер.
  • Выгрузил из конечного бункера муку в мешок и отнёс его на склад муки.

Такому «мельнику» неведомо, как происходит помол зерна в муку.

Поэтому, я предложил главбуху этап «автоматизации бухучета» предварить этапом «механизации бухучета». В чем должна состоять механизация бухучета понятно из анализа причин «разрыва баланса». Они были следующими:

  • 1.Ошибки проводок («разносок» по счетам).
  • 2.Ошибки выполнения калькуляций (точнее, ошибки нажатия клавишей 12-разрядного! калькулятора).

Вот я и предложил главбуху устранить причину 2. Просидев полдня за экраном компьютера мы сделали комплект компьютерных таблиц, аналогичных тем, которые главбух создавала, заполняя бумажные листы-«пустографки» формата А3.

По мере роста оборотов фирмы, главбух корректировала-дополняла таблицы комплекта. Просматривая таблицы «вдоль и поперек», главбух могла сопоставлять «разноски по счетам»; и придумывать удачные «разноски».

Комплект оказался настолько удобен, что через 3 года главбух с трудом смогла от него перейти к компьютерной программе. Обороты заставили. Но, еще целый год она вела бухучет одновременно и в компьютерной программе и в комплекте электронных таблиц.

Вот так подтверждается общеизвестная истина, что «автоматизации» обычно предшествует «механизация».

Директор по производству, Украина

Киплинг сказал: Запад есть Запад. Восток есть Восток. И вместе им никогда не сойтись.

Аналогично, «взгляд директора» и «взгляд гл.буха» – это «две большие разницы».

Елена, спасибо за ссылки. Я прошел по ним. Мне надо подумать.

Директор по производству, Украина

Да, прошел я по ссылкам, указанным в комментарии Елены Воробьевой (от 10 августа 2018, 15:50). Не зря вспомнил высказывание Киплинга.

Директора, прежде всего, интересуют 3 числа: прибыль чистая; НДС; и налог на прибыль.

Если они оказываются неприемлемыми, то должна быть возможность, идя обратным ходом (вплоть до первичных записей в журнале учета хозяйственных операций), увидеть причину неприемлемости. Причем, «обратный ход» должен проходиться легко-быстро, без помощи гл.буха.

А главбух, вместо вышеупомянутой возможности, предлагает «кучу» таблиц-отчетов, по которым картина формирования неприемлемости – неочевидная.

Вот почему и вспомнился Киплинг.

.===================================.

В своём комментарии от 10 августа 2018, 12:16, я описал достройку ЖУХО (в экселе):

  1. Каждая строка-запись о хозяйственной операции (далее, ХО) дополняется соответствующим распределением суммы ХО по ячейкам столбцов справа. К примеру, сумма закупки предмета промежуточного потребления распределяется на сумму поступления на склад и сумму налогового кредита.
  2. Все столбцы-счета, достраиваемые к ЖУХО составляют блок распределения сумм ХО по счетам бухучета. Последняя нижняя строка этого блока содержит итоговые суммы по столбцам. Этим суммам можно присваиваются эксел-имена.
  3. Ниже блока по п.2 размещается строка, в ячейках которой находятся формулы расчета сумм налогов и сборов (НДС, зарплатные налоги-сборы, налог на прибыль, …).
  4. Еще ниже размещается таблица, в которую ежедневно, в конце каждого дня, копируется строка по п.3.

Для контроля текущей налоговой ситуации, директору достаточно посмотреть на последнюю строку таблицы по п.4.

Чтобы увидеть как (какими ХО) сформировалось текущее значение (к примеру) прибыли, директор может просмотреть столбцы, суммы в которых сформировали текущее значение прибыли.

Если какая-то из сумм окажется «виновной» в неприемлемом значении прибыли, то по этой сумме (по операции, к которой она относится) определяется работник, осуществивший операцию. (Для этого, в достраиваемых к ЖУХО столбцах, может быть и столбец "Ответственный за хозяйственную операцию").

.===================================.

Так что, счастья, о котором я упомянул в своём комментарии (от 10 августа 2018, 14:46), как не было, так и нет.

2
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Видео. Буря в Москве: есть жерты

ЧП дня: на столицу обрушилась буря.

Турция vs США: таможенная война в разгаре

Факт дня: Турция увеличила пошлины на американские товары.

​За еду из сверчков – €200 тыс.

Стартап дня: Стартап из Финляндии, производящий продукты из насекомых, привлек €200 тысяч.

Чип от Apple для контроля здоровья

гаджет дня: Apple работает над созданием специализированного чипа.