Как чек-лист помогает решать задачи точно и в срок

Если у вас много повторяющихся задач. Если вы или ваши подчиненные постоянно или время от времени забываете мелкие, но важные детали. Если количество мелких задач превышает все ресурсы памяти и не дает возможности думать. Если вам надоело записывать в ежедневник одно и то же изо дня в день. Если вы устали объяснять работнику последовательность действий или вам нужно быстро научить кого-то новой работе. Если нужен анализ… Вас спасет... Нет, не супергерой. Вас спасет чек-лист!

Чек-лист – инструмент универсальный, его можно применять как в работе, так и в личной жизни. Принципы составления рабочих чек-листов подробнейшим образом описал Атул Гаванде, известный американский эксперт в области оптимизации здравоохранения. В своей книге «Чек-лист: Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям» он рассказывает о появлении этого инструмента и его влиянии на сокращение ошибок у врачей и пилотов. В Сети достаточно статей о применении чек-листов в личной жизни. В этой статье я попытался объединить опыт Гаванде, блогеров и свой собственный опыт. Я использовал чек-листы в работе, как инструмент системы менеджмента качества, а также в личных целях.

Что такое чек-лист?

В-первую очередь это инструмент. Который помогает разгрузить префронтальную часть коры головного мозга, отвечающую за понимание, принятие решений, запоминание, вспоминание и торможение. Работа этого участка требует большого количества энергии, поэтому постоянное его использование нецелесообразно. Как же быть? Нужно вывести все процессы, какие возможно, либо в базальные ядра, отвечающие за шаблоны поведения, говоря проще, перевести в привычки. Либо перевести на бумагу, а со временем – и в базальные ядра.

Если у вас есть чек-лист, вам необязательно запоминать или извлекать из памяти последовательность действий, тем самым загружая префронтальную часть коры. Чек-лист – это пошаговый алгоритм выполнения задачи. Иначе говоря, это инструкция, упрощенная до конкретных действий: открыть сумку, достать кошелку, закрыть сумку, открыть кошелку, достать кошелек, закрыть кошелку... И так далее. То есть, если пытаться запомнить эту последовательность, а потом пытаться вспомнить, можно очень-очень-очень устать. А если выполнить все действия по бумажке, то энергии хватит на принятие всех важных решений, на какие-то решения средней важности и еще немного останется.

Во-вторых, чек-лист – это элемент контроля за выполнением действий. Посмотрели на чек-лист, увидели пробелы или минусы – значит, что-то еще не выполнено.

Логичный вопрос: чем этот инструмент отличается от инструкции? Чек-лист больше подходит для быстрой проверки, или чтобы не забыть то, что вы уже умеете. А инструкция – чтобы сделать правильно или научиться тому, чего вы не умеете. Если чек-лист используется в качестве инструкции, то подразумевается, что каждую операцию работник знает и умеет выполнять, но в сумме они складываются в процедуру, выполняемую впервые или довольно редко. Например, годовое техническое обслуживание.

Немного теории

Чек-листы появились в авиации, там, где много кнопочек и цена ошибки – человеческие жизни. Потом они перекочевали в медицину, где много инструментов и цена ошибки – человеческие жизни. Сейчас ими пользуются все: бармены, бухгалтеры, программисты. Цена ошибки – потерянные клиенты и незаработанные деньги. Чек-листы прижились и в тайм-менеджменте. Они помогают повысить личную эффективность и привить положительные привычки.

Плюсы чек-листа:

  • Ничего лишнего в голове
  • Все видят, чем вы заняты и что сделали
  • Легко добавлять и убирать задачи
  • Задание и отчет в одном бланке
  • Легко контролировать и анализировать
  • Очень дисциплинирует
  • Подходит даже для детей.

Вам не нужно помнить 10-20 задач. Вам нужно помнить одну – посмотреть в чек-лист. И даже ее помнить не нужно, если повесить его на видное место.

Минусы чек-листа:

  • Требуется время на составление и редактирование
  • Подходит только для алгоритмических задач. Для творческих задач чек-лист не подойдет
  • Где-то нужно хранить.

Как составить чек-лист?

Вначале следует определить, для чего он нужен: для работы или для личной жизни? В работе чек-листы используются в качестве мини-инструкций, как средство контроля, как способ обеспечить безошибочные действия при форс-мажорах, четкую подготовку и проведение мероприятия (от написания заметки на сайт до запуска ракеты). Атул Гаванде делит рабочие чек-листы на «прочитай-сделай» и «сделай-подтверди». Сохраним эту терминологию.

В личной жизни чек-листы полезны для закрепления положительных привычек, выполнения ежедневных задач, подготовки и проведения мероприятий (от сборов ребенка в школу до переезда в другой город).

Сделаю небольшую ремарку. В практике личного тайм-менеджмента чек-лист и лист ежедневных задач – два разных инструмента. Первый нужен, чтобы не забыть что-то в спешке, например, собираясь в командировку, не забыть билеты. Второй нужен, чтобы не забыть одну из повторяющихся ежедневных задач. Например, сделать утреннюю зарядку. На мой взгляд, это две разновидности одного инструмента – как крестовая и шлицевая отвертки. Основная задача обоих инструментов – разгрузить мозг, но при этом выполнить все необходимое.

Чек-лист «прочитай-сделай»

Например: выдерни шнур, выдави стекло. Да, это тоже чек-лист.

Чек-листы «прочитай-сделай» нужны для обучения и при форс-мажорах, а также при особо важных работах. К нештатным ситуациям всегда нужно быть готовым, но когда такое случается, любой может растеряться. В каком направлении вы побежите, когда объявят воздушную тревогу? Что возьмете с собой? А теплую одежду не забудете? А паспорт?

В чек-листе «прочитай-сделай» важна последовательность операций. Для этого следует заполнить два столбца. В первом указать название задачи, во втором поставить отметку о выполнении. Иногда такой отметки может и не быть. Атул Гаванде предлагает следующие принципы составления чек-листов:

  • Добиваться точности и краткости
  • Включать пять-девять пунктов
  • Указывать дату составления
  • Содержание умещать на одном листе
  • Использовать меньше цветов
  • Выделять самое важное прописными буквами
  • Постоянно улучшать.

Если в момент составления чек-листа присутствует несколько человек, то его содержание зачитывается вслух.

Чек-листы типа «прочитай-сделай» можно использовать и в личных целях. Скажем, можно составить чек-лист на случай ядерной войны, хотя вряд ли кто-то этим будет всерьез заниматься. Этот же тип чек-листа следует использовать, если вы поручаете кому-то работу, в которой важна последовательность действий.

Чек-лист «сделай-подтверди»

Нужен, чтобы проконтролировать и потом проанализировать чьи-либо действия (в том числе, свои). В данном чек-листе последовательность операций не принципиальна. Действия подтверждаются отметкой в чек-листе и подписью. Такие чек-листы применяется повсеместно. Примеры: график уборки в общественных местах, в кафе и торговых центрах, графики работ на производстве.

Чек-листы «сделай-подтверди» можно разделить на два вида. Первый вид – для одной постоянно повторяющейся операции – тот же график уборки. Этот документ составляется следующим образом: в заголовке – операция, а основная часть чек-листа выглядит, как таблица, где указываются время и отметки о выполнении работы в отдельные дни или недели.

Второй вид – для серии операций в течение одной проверки или одного дня – к примеру, наведение порядка на рабочих местах. Это аналог чек-листа «прочитай-сделай». Если чек-лист составляется для проверки, и его заполняет не сам работник, а проверяющий, то в таком документе размещаются две колонки для отчета: OK и NOK.

Принципы составления чек-листов «сделай-подтверди» аналогичны принципам, которые приняты для чек-листов «прочитай-сделай». Разница в том, что операций может быть больше. И требования к этой разновидности чек-листов не настолько жесткие. Чек-лист «сделай-подтверди» также можно использовать в личных целях: переезд, сборы в командировку, составление заметки в блог, и так далее.

Очень интересный пример чек-листа описан в книге Марианны Лукашенко «Тайм-менеджмент для детей». Его даже чек-листом назвать нельзя, но выполняет он именно эту функцию. Утренние задачи ребенка нарисованы на карточках: заправить постель – карточка с кроватью, почистить зубы – карточка с зубной щеткой и т.д. Утром мама высыпает карточки из коробки на стол, а ребенок после выполнения очередной задачи кладет карточку в коробку. Когда все карточки сложены, можно идти в детский сад или школу.

Лист ежедневных задач

Главное предназначение такого чек-листа — подтвердить выполнение ежедневных ритуалов (утренняя гимнастика, английский, чтение) и напомнить о периодических задачах (полить цветы, оплатить счета, позвонить маме). Лист ежедневных задач может использоваться и на работе, поскольку там тоже есть ежедневные ритуалы и периодические задачи. Выглядеть он может как угодно, потому что составляется для себя, но чаще всего это таблица. Первый столбец – тип задачи: ежедневная, еженедельная, ежемесячная. Второй столбец – название задачи, последующие столбцы — дни месяца. Дни выполнения еженедельных и ежемесячных задач окрашены в другие цвета (рисунок 1).

Так выглядит лист ежедневных рабочих задач

Рисунок 1

Если составляется чек-лист, прививающий положительные привычки, то в него следует добавить графу «Оценка дня». В ней указывается количество пунктов, выполненных за день, или его субъективная оценка, например, по пятибалльной шкале.

Принципы составления листа ежедневных задач:

  • Лучше использовать бумажный вариант
  • Содержание умещать на одном листе
  • Постоянно улучшать под себя
  • Если есть две одинаковые задачи, выполняемые утром и вечером, записывать их в две строки.
  • Анализировать, почему не выполняются задачи и когда они не выполняются
  • Ограничивать 15-20 пунктами.

Как вести чек-лист?

Это зависит от особенностей инструмента. Чек-лист «прочитай-сделай» вести следует по схеме: читаем первый пункт – выполняем, читаем второй пункт – выполняем, ставим плюс или галочку напротив выполненного пункта. Невыполненных пунктов быть не должно. Действия, указанные в чек-листе «сделай-подтверди», выполняем по памяти, подглядывая при необходимости. Ставим галочки или плюсики напротив сделанного. Выполняем то, что пропустили. Оцениваем заполнение чек-листа за день. Через определенный промежуток времени проводим анализ заполнения. Делаем выводы и редактируем чек-лист при необходимости.

В листе ежедневных задач после выполнения каждого действия ставим плюс. Если действие не выполнено, ставим минус, если задача по каким-то причинам отменилась, ставим крестик. В этом чек-листе допускается ставить минусы, хотя и нежелательно. Заполнив чек-лист до конца, анализируем сделанное и делаем выводы о добавлении, удалении или изменении пунктов.

Комментарии
Директор по работе с клиентами, Москва

чек-лист...а еще есть степлер, канцелярские ножницы и точилка для карандашей. Важные инструменты для любого офисного работника, позволяют организовать и упорядочить работу с большим объемом информации на бумажных носителях...давайте про них тоже статьи напишем?

Генеральный директор, Санкт-Петербург

ну это вы по моему слегка погорячились. Сама по себе это методика довольно универсальная и много где может применяться. Очень эффективна с точки зрения тиражирования бизнеса и контроля над соблюдением стандартов.

Она настолько не помпезная, настолько эффективная.

Директор по работе с клиентами, Москва
Николай Сибирев пишет:
ну это вы по моему слегка погорячились. Сама по себе это методика довольно универсальная и много где может применяться. Очень эффективна с точки зрения тиражирования бизнеса и контроля над соблюдением стандартов.
Она настолько не помпезная, настолько эффективная.

Согласен, что чек-лист очень полезный и эффективный инструмент. Я сам его часто использовал. Механики постоянно используют для проверки оборудования. Но это же очевидно. Зачем целая статья об этом, вот что непонятно. Мало кому придёт в голову объяснять как полезны для работы персональные компьютеры, например.

Хотя, вариант с карточками для ребёнка мне понравился. В таком виде я чек-лист как то и не рассматривал.

Генеральный директор, Санкт-Петербург

Я уже давно понял, что совершенно очевидно мне - это не значит, что очевидно всем. Возможно это просто для кого то будет полезным и практичным. Скажем... для большинства материалов коэффициент практичности или полезности стремится к ... Будет корректно, что бы это сам каждый для себе сам определял.

Другое дело, что для использования чек листа при всей его простоте, нужно много чего сделать, для того того что бы его использовать.

По меньшей мере в случае сервесных вещей, по меньшей мере, нужно разработать стандарты сервиса и их внедрить. Ну это и так понятно по умолчанию.

Директор по производству, Украина

Статья полезная. Рисунок 1 мне понравился.

Думаю, многие пользуются «списками-напоминателями», но не знают, что называются они «чек-лист».

В интернете я встречал список дел, которые следует сделать в процедуре открытия супермаркета. Список – впечатляющий! Его фрагменты являются заданием для соответствующих служб. С одной стороны – это обычный план работ, которые надо сделать как в порядке подготовки к открытию, так и в день открытия. С другой – это список-стандарт, который желательно иметь в архиве и применять как заготовку для планирования выполнения очередной такой процедуры.

Пример такого списка, в бытовом плане – это список вещей для отпуска «поездка к морю, дикарём». Если кто будет собираться с утра-пораньше, в день отъезда, то ему гарантированы: цейтнот; «нервы»; и забытые дома вещи.

Опишу технику применения списка-напоминалки (из второго примера).

Отпуск мы продумываем-планируем заблаговременно. Помня о «гарантиях» сбора вещей «в последний момент», заблаговременно достаём-обновляем список прошлого сбора и держим его при себе. Если кто не применял такой список, может поверить на слово: количество строк в нём – не менее полусотни. Вспоминая о будущем отпуске, вносим в этот список новые пункты-пожелания. Перед началом процедуры «сбор вещей», список-напоминалка оформляется в виде следующей таблицы (приведен только её заголовок):

№ п/п

Наименование вещи

+ / –

Что сделать с вещью

+

Прим.

1

2

3

4

5

6

Начальное состояние списка – заполнены только первые 2 столбца. Сбор начинаем за несколько дней. Вещи, указанные в списке сбрасываем в угол комнаты. Для каждой вещи делаем отметку в столбцах 3 и 4. Наличие вещи в углу комнаты отмечаем «плюсом» (в столбце 3); и в столбце 4 указываем что с ней сделать (при необходимости). При отсутствии вещи в углу комнаты, ставим «минус» в столбце 3; и в столбце 4 указываем что надо с ней сделать (найти дома, купить, …). Выполнение дел, указанных в столбце 4, отмечается «плюсами» в столбце 6. За пару дней до выезда столбец 5 должен быть заполнен «плюсами». Упаковку-укладку вещей лучше сделать за один-два дня до выезда. Наверняка обнаружится, что нужно докупить что-то для упаковки-укладки вещей. В последний вечер перед выездом вещи должны быть полностью упакованы-уложены в дорожные сумки. Если что-то пока не уложено в дорожные сумки (например, находится в холодильнике), об этом должна быть отметка в столбце 6. Если отъезд намечен утром-рано, в примечании к списку должна быть строчка «установить будильник». Она «плюсуется» после установки будильника.

Вот и всё. Как будто – примитивно и мелко. Но, зато – весьма эффективно. Только (в свете нынешних дней) надо бы назвать его – «список-напоминалку» – каким-нибудь возвышенным термином на «импортном наречии». (А то, звучание термина «чек-лист» – не впечатляет). :)

Генеральный директор, Москва
Максим Клемешов пишет:
Зачем целая статья об этом, вот что непонятно. Мало кому придёт в голову объяснять как полезны для работы персональные компьютеры, например.

Люди об этом книги пишут. Например: « Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям». Автор: Атул Гаванде. Книга полезная. Рекомендую! Вообще работают простые и надежные инструменты. И чек-лист, один из них. обратите внимание на своих сотрудников. Думаю, что среди них есть неорганизованные люди. И главное – у них есть компьютер! Но он не помогает им организоваться. А чек-лист поможет! Как-то так.

Генеральный директор, Москва

Насколько я понял статья именно по книге Атула Гаванде и написана, терминология та же чек лист "прочитай-сделай" , "сделай-подтверди" оба были описаны в контексте применения пилотами гражданской авиации.

Инструмент не только не очевидный, но даже люди и организации, которым он строго-настрого "прописан" ( любым компаниями с распределенной сетью офисов, магазинов, сервисных точек) его не используют. Хотя в сети и вебинары проводятся и онлайн инструменты автоматизирующие чек-листы и упрощающие с ними работу есть.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии