Приоритет: еженедельный или ежедневный отчет?

Ежедневный отчет - это работа ради работы! специально его составлять не стоит. ДЛя этого есть CRM система или на худой конец программа регестрирующая товародвижение которое инициировал сотрудник, у него в свою очередь есть свой ID

Еженедельный краткий отчет - вполне приемлемая форма взаимодействия в отделе продаж.

Я неправильно выразился. Отчет дает программа (типа 1С), но именно приоритет в работе супервайзера в работе с агентами, как мне кажется, должен быть на недельном уровне. А день - так, для подстраховки, контроля выхода на маршрут, без углубления.
Да, но это мое мнение, я ищу поддержки на уровне авторитетов или практики коллег.
С уважением В.Петриченко

Здравствуйте, Вадим. На мой взгляд ежедневный отчет необходим, но лучше будет, если бы он вносился операторами. Я так понимаю есть серия показателей, думаю к каждому показателю должна быть шкала типа 1-5 или 1 - 10. Если есть шаблон в 1С-ке оператору внести не составит большого труда и не отнимет у него много времени, а агенту точно будет лень, и я его понимаю после маршрута писать отчет ("такую ерунду!!!") Еще лучше, если закачать шаблон каждому в мобильник - вообще красота))
По-поводу статей или материалов - к сожалению в последнее время не попадалось.

Александра Уланова пишет: На мой взгляд ежедневный отчет необходим,

Это называется в данном случае "маршрутный лист". Формируется вручную (нет КПК). И там главное: число точек и результат, т.е. заявки, оперативная информация. А после того, как оператор наберет эти заявки, на следующий день с утра уже доступен отчет о продажах или вывозе товара. А уж в пятницу видна неделя. И сравнив недели, можно уйти от мелких отклонений, которые могут быть в результатах отдельных дней.

Тогда непонятно о каком еще отчете ведется речь? О ежедневной вечерней рефлексии на тему: "как я провел день"?
Именно из показателей, зафиксированных в маршрутном листе, формируется еженедельная статистика. Для того чтобы недельная статистика отображала все необходимые руководству показатели, нужно всего лишь правильно разработать форму "маршрутного листа".

Александра, я говорю об отчете не как о бумаге с принтера, а как о процедуре. Разговоре агента с супервайзером. На базе, конечно же, показателей, зафиксированных на бумаге. А приоритет можно расшифровать и по-другому. Что нужно поставить в первую очередь в новом подразделении? Что нужно проанализировать сначала в подразделении, где дела идут не очень хорошо? Что нужно делать обязательно и всегда, при этом формируя некий протокол, фиксируя решения супервайзера да еще и для всех агентов поголовно. А что можно как-то обойти, спустить на тормозах, сделать не для всех агентов, пожертвовать в какой-то момент.
Вот в чем заковыка.
Но адресуясь к опыту известных Вам подразделений - эффективных и не очень - каков баланс внимания?
С уважением В.Петриченко

Вадим Владимирович, и я не о бумаге с принтера. Я о выделении ключевых показателей. Если рассматривать мой опыт - так получалось, что у меня всегда было не менее 4-5 подразделений, с совершенно различными критериями оценки эффективности и различной мотивацией. Отчеты сдавались и вносились ежедневно. На основании этих отчетов формировались более общие отчеты с динамикой, индексами, прогнозами.
В секторе FMCG я не работала, поэтому и могу говорить только "навскидку", предполагая.

Ок, Александре спасибо, подождем, может, подтянутся люди от майонезно-водочно-конфетного сегмента.

Согласен с Александр Байкалов. Помнится, когда я был студентом, подрабатывал лаборантом на кафедре физкультуры (потому как сам спортсменом был). Так вот издает наш завкаф распоряжение о ежедневном отчете. На следующий день отменяет. Мотивировка: один из старожилов кафедры написал "Сегодня я занимался тем, что заполнял этот отчет"...
А на самом деле, если вы очень уж сильно видите аналитическую обоснованность в ежедневных отчетах, то, несомненно, стоит идти своим путем. Но возможно достаточно пятиминутки-летучки в устной форме.
Удачи, Господа!

Работаю в сфере FMCG. Использую три типа отчетов - ежедневный (маршрутный лист на сегодня и отчет за посещения прошлого дня), еженедельный (план/факт, ДЗ, ход трейдмаркетинговых мероприятий) и ежемесячный (оценка того что удалось/неудалось сделать представителю за месяц в разрезе клиент/бренды/ объемы продаж/SCU). Без ежедневного отчета в нашем нелегком деле не получится - у каждого представителя пришедшего с маршрута есть вопросы, которые требуют оперативного решения, их как раз можно задать в ходе утренней планерки. Ну и контроль опять же никто не отменял. Недельный отчет - больше аналитика, сверка плана с фактом, оценка динамики продаж по представителям/клиентам/брендам. Ну и месяц - есть задачи которые можно оценить по итогам месяца - как то расширение полочного пространства у клиентов, продажу новой линейки, выполнение спецзадач. Так что все три горизонта думаю надо использовать в работе.

Алексей Стародубцев пишет: А на самом деле, если вы очень уж сильно видите аналитическую обоснованность в ежедневных отчетах,

У нас иногда выходит наоборот: супервайзер углубляется в отчет по маршрутному листу, лезет в данные о планах, развернутых по дням (!) - и это по каждому агенту... Никакой сопоставимости, малая дистанция для оценки динамики, совершенно приблизительная разверстка по дням и неучет целого ряда факторов мелкого характера, работающих на уровне дня - короче, нерациональность сплошная.

Константин Дугин пишет: Так что все три горизонта думаю надо использовать в работе.

Совершенно верно - и я так думаю, да и все остальные, тут выбора нет. Но вот приоритет, а отсюда отведенное время на этот самый анализ - тут у нас единства нет. Различные точки зрения. Но в общем, Константин, Ваша схема мне очень импонирует, спасибо. С уважением В.Петриченко

Вадим Петриченко пишет: нерациональность сплошная.

Попробуйте в приказном порядке разделить тематику ежедневных/еженедельных/месячных отчетов (как это делает Константин): каждый день - отклонения/срочные вопросы/форс-мажор неделя - план-факт/динамика/ключевые клиенты месяц - план-факт/цели/достижения/новации. Для этого надо внедрить две формы отчетов (неделя и месяц). Ежедневный отчет - только устный. Ежедневный доклад представителя с текстом "все по плану, отклонений нет" - лучший отчет, к которому надо стремиться.

Вадим Петриченко пишет: У нас иногда выходит наоборот: супервайзер углубляется в отчет по маршрутному листу, лезет в данные о планах, развернутых по дням (!) - и это по каждому агенту.

Эта проблема с супервайзером решается просто - супер из пяти дней рабочей недели четыре дня обязан проводить в полях вместе с торговыми, и анализ маршрутов и посещений проводить не в офисе за чашкой кофе, а в поле непосредственно у полки, тогда многие вопросы и проблемы решаются сами собой, в том числе и детальный анализ в ежедневной разбивке. Да и взаимопонимания со своей командой добавится.

Юрий Полозов пишет: Попробуйте в приказном порядке...

Да, я именно в таком направлении и пошел. Только не в приказном, просто пытаюсь сформулировать баланс всего того, о чем речь шла в нашем разговоре. Когда сложится окончательно - продолжим, я надеюсь, уже более конкретно, по пунктам.