Построение системы управления знаниями

Невозможно представить по-настоящему эффективную организацию, не занимающуюся в той или иной мере управлением знаниями. Успешный опыт в этой области демонстрируют совершенно разные компании: Microsoft, Газпром, РАО ЕЭС, British Petroleum, Северсталь, McKinsey & Company и многие другие.

Управление знаниями не ограничивается их накоплением внутри компании - оно направлено на распространение знаний среди сотрудников и постоянное их использование. Как заметил Франческо Петрарка: «Что пользы в том, что ты многое знал, раз ты не умел применять твои знания к твоим нуждам».

В этой статье я хочу рассмотреть основные аспекты этого процесса: принципиальные отличия знаний от других ресурсов, типы знаний и существующие направления в управлении знаниями.

1. Отличия знаний от других ресурсов

Сначала рассмотрим принципиальные различия, которые не дают применять к знаниями подходы, успешно используемые для управления физическими, материальными и финансовыми ресурсами:

  • Человек, передающий знание, остается его владельцем - одно знание может передаваться неограниченное количество раз, и при передаче знания у него становится на одного владельца больше.
  • Знание не изнашивается, скорее, наоборот - при постоянном использовании оно развивается и становится более ценным.
  • Знание существует виртуально и может быть как формализованным (явным), так и персонализированным (скрытым); другие ресурсы существуют объективно.

Таким образом, мы приходим к необходимости формирования нового управленческого подхода, который будет учитывать эти отличия.

2. Управление знаниями

Управление знаниями – это непрерывный процесс, направленный на создание, накопление и применение знаний в компании. Критерием его эффективности является возможность сотрудника компании своевременно получить требуемое знание.

Вариативность подходов к управлению знаниями является следствием различий между формализованными и персонализированными знаниями. На этих различиях базируются 2 основных подхода:

 

 

Управление формализованными знаниями

Управление персонализированными знаниями

1

Концептуальная схема

 

 

2

Генерация знаний

Знание генерируется человеком и впоследствии кодифицируется, либо создается информационной системой на основании уже имеющихся знаний

Знание генерируется человеком, который и становится его владельцем

3

Хранение знаний

Физические носители информации

Головы людей

4

Распространение знаний

Посредством информационной системы и/или имеющихся материалов

Системы наставничества, корпоративные университеты

5

Основной акцент в управлении

Информационная система, упрощающая формализацию, хранение, распространения и использование знания

Создание социальной сети, ориентированной на распространение знаний внутри компании

6

Плюсы

Разовые инвестиции в формализацию знания и неограниченное дальнейшее его использование

Постоянный обмен знаниями стимулирует их генерацию и развитие

7

Минусы

Носители знаний не заинтересованы в его формализации

 

Далеко не все знания формализуемы (например, плавание или езда на велосипеде)

Постоянные инвестиции в сотрудников, обладающих знанием

 

Знание покидает компанию вместе с сотрудником

Рассмотрим схему, отражающую связи между блоками знаний внутри компании. Очевидно, что для управления используемыми знаниями требуется комбинация рассмотренных подходов.

3. Тройственная модель управления знаниями

На практике существует ряд моделей управления знаниями, одна из которых приводится ниже. Модель основывается на 3-х основных элементах:

  • Сотрудники используют и транслируют имеющиеся знания; управление знаниями в контексте людей позволяет создавать эффективную социальную сеть внутри компании и за ее пределами
  • Технологии используются для упрощения коммуникации, накопления и распространения знаний.
  • Процесс выстраивает всю деятельность по управлению знаниями в единую систему.

Говоря о практическом применении этой модели, приведем методику построения системы управления знаниями. Методика состоит в выявлении точек использования знаний, связей между ними и определении подходящих источников знаний и инструментов управления.

Основные шаги:

  • Выявление точек использования знаний – на основании модели деятельности Компании мы можем выделить точки принятия решений, алгоритмы взаимодействия, типовые задачи.
  • Для каждой из выявленных точек мы можем описать используемые знания; например, для прогнозирования длительности проекта я бы использовал знания о потенциальных рисках, статистике реализации подобных проектов и используемых инструментах
  • Определение источников знаний (используя информацию об IT-системе, компетенциях сотрудников и т.д.).
  • Построение путей движения знаний внутри Компании – мы получили карту, отражающую движение знаний от источников к точкам их использования.
  • Выявление ключевых сотрудников (носителей и потребителей знаний) в построенной модели.
  • Выбор инструментария обмена, накопления, хранения, распространения знаний.
  • Постепенное внедрение разработанной модели и коррекция процесса управления знаниями.

Таким образом, мы исходим из потребности в знаниях, а не стремления объять необъятное.

Знания – это такой же актив как финансы, отношения с клиентами или бренд. Очевидно, что знания есть в каждой компании, и каждая компания ими управляет. Различие в том, насколько это управление осознанно. Едва ли возможно найти компанию, которая бы пустила на самотек управление финансами. Знаниями можно и нужно управлять, иначе компания рискует быть вытесненной новыми игроками, которые более внимательно относятся к своим активам.

Фото: pixabay.com

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Knowledge manager, Пермь

С греческой фразой согласен. Продолжу её другим популярным сравнением ''сколько не говори халва - во рту от этого слаще не станет''. То есть на мой взгляд только сам жизненный опыт и как частное достижение конкретных цели в бизнесе являются теми знаниями которые нужны людям. И снова соглашусь с Вами - вслед за этим прошедшим опытом становится интересным достичь новых целей(получить новый опыт). Различие между нами пока в том, что у Вас наблюдатель получает знания, а у меня действующее лицо, так как только действующее лицо может получить и ощутить реальные чувства, связанные со всем процессом, а не только результатом процесса. То есть знания - это не только информация, но и чувства связанные с описываемыми информацией событиями. К тому же в Вашей лекции есть метафора про ум, честь и совесть, которые отражают не только информацию, но и чувства человека.
С уважением, Борис.

Партнер, Москва
Борис Кондрабаев, Ваши вопросы позволяют более глубоко раскрывать тему. Благодарю.
... с уточнением того, что новый опыт лучше получать с удовольствием, а не по принуждению – эффективность может быть выше.
Увы новый опыт приобретается через разбитый лоб :) и никак по другому. Сначала неработающий в данной среде мемплекс обязательно лоб разбивает, затем человек изучает как бы по другому это делать. Чем сильнее удар тем быстрее перестройка системы знаний. А в комфортной среде никто ничему не учится. Про эффективность это отдельный вопрос. Все дело в скорости поиска того за кем будем наблюдать и у кого учиться. Чем лучше это выполнено тем выше эффективность процесса познания.
И возникает вопрос – если система «копит, анализирует и представляет» только старый опыт, то как она сможет работать с новым?
Пассионариев по Гумилеву или креатеров по Маслоу только 2-3% остальные скопируют уже созданное после того как оно себя зарекомендует хорошо. Так и разум до конца пытается удерживаться в своей целостности.
И стоит доверять своим чувствам(интуиции) или полагаться на выбор «машины» в выборе нового опыта – ведь окружающая среда постоянно изменяется?
И меняется она все быстрее и все меньше людей реально влияют на жизнь других людей и способны перестраивать мир. А интуиция это спрессованная аналитика. Рекомендую книгу Элхонона Голдберга ''Парадоксы мудрости''. Именно интуиция часто тормоз развития :) Интуиция отлично работает в среде в которой она сформирована и дает максимальные сбои в сильно изменившейся среде. Повезло тому кто родился и рос в меняющемся мире и в его интуицию попали и спрессовались знания о необходимости постоянной подстройки под среду. Такой человек постоянно сомневается в своей адекватности и ищет новые знания.
Различие между нами пока в том, что у Вас наблюдатель получает знания, а у меня действующее лицо, так как только действующее лицо может получить и ощутить реальные чувства, связанные со всем процессом, а не только результатом процесса. То есть знания - это не только информация, но и чувства связанные с описываемыми информацией событиями. К тому же в Вашей лекции есть метафора про ум, честь и совесть, которые отражают не только информацию, но и чувства человека.
Наблюдатель получает знания за счет работы зеркальных нейронов. Разница между наблюдением и выполнением есть, но при наблюдении в мозге наблюдателя срабатывают те же нейронные ансамбли, что и у исполнителя. Научно доказанный феномен. Книга Крис Фрит ''Мозг и душа''. Но я согласен что после наблюдения обязательно пробовать. Не знаю как вы но я ингода замечаю что в моем поведении появляются нотки реакций подсмотренные у других людей. Тех, с кем часто общаюсь. И, если эффект положительный, то появляется знание, что это можно использовать для достижения своих целей. Весь бихевиаризм в психологии на этом построен и работает именно на этом когнитивном феномене. О чувствах в когнитивной неврологии так же много написано :) Эмоции это реакции на планфактное отколнение. Получаемые реальные сигналы не соответствуют запланированным в шаблоне. Мозг всегда знает, что он хочет получить в виде потока сигналов. Это я о секреторной функции - о внутренних эмоциях. Выделяется множество всяких специфичных веществ типа адреналина для мобилизации организма. Но есть еще внешне проявляемые эмоции - например крик или истерика или молчание... Это уже модельная реакция - знания как воздействовать на визави. И конечно эта реакция по принципам бихевиаризма рождает и соовествующий гормональный фон с соотвествующими внутренними эмоциями. И истерику действительно биологически плохо, хотя, на самом деле, все началось с неправильного знания - из-за желания что то получить и применить именно этот шаблон воздействия. С уважением
Knowledge manager, Пермь

Сергей Трушкин! Полностью с Вами согласен. Несмотря на сложные термины мне нравится ход Ваших мыслей!
Несмотря на мой выбор жить по интуиции иногда лучше узнать какие то истории-примеры других людей или компаний и воплотить их в жизнь. А иногда просто хочется участвовать с кем то в каких то событиях ''за компанию''. Если Вам удастся создать действительно ''богатую'' событиями базу, то это облегчит жизнь многих людей в выборе предпочтений. Если еще система позволит искать еденомышленников(партнеров) или другие ресурсы для выполнения каких то конкретных задач, то это может быть еще одним бонусом.
С уважением, Борис.

Вице-президент, зам. гендиректора, Москва

Коллеги,

Термин ''управление знаниями'' однобок, поскольку не описывает того, как формируется новое знание, и, более того, часто сводится к архивированию информации, а еще более точно, к ее ''захоронению''.

Новое знание может быть сформировано только человеком, и передаваться другому человеку только в процессе совместной деятельности при условии общих целей и соответствующей корпоративной культуры.

Профессор Нонака в упомянутой книге ''Компания - создатель знания'' говорит о том, что формализованное ''знание'', т.е. информация, изложенная в виде документов, расчетов, чертежей и т.д. - составляет лишь 20%, а 80% процентов это неформализованное и неформализуемое знание, т.е. личный опыт, пропущенный через внутренний мир и эмоциональные переживания индивида, и именно поэтому его невозможно формализовать. А как же это знание распространять.

В своей второй книге ''Enabling Knowledge Creation'', т.е. ''Взращивание/культивирование знания'', которая на русский язык так и не переведена, он подробно излагает различия между управлением знанием и созданием нового знания, а главное - как в компании создавать условия для создания и распространения знания. Не информации, не данных, а неформализованного знания.

К слову, профессор Нонака, или mr. Knowledge, как его называют в мире, является самым значимым авторитетом в области создания знания, а за свою теорию создания организационного знания, внесен в список 50 ключевых фигур в менеджменте за всю историю человечества.

Аналитик, Москва
Андрей Матусевич пишет: Новое знание может быть сформировано только человеком, и передаваться другому человеку только в процессе совместной деятельности при условии общих целей и соответствующей корпоративной культуры.
Есть ма-а-а-ленькое замечание касательно ''ТОЛЬКО''. Знание - есть продукт интеллекта, поэтому я заменю ''управление знаниями'' на ''интеллектуальное управление'', что несколько сдвинуть смыслы и немного съехать с наезженной колеи. Интеллектуальное управление как побочный продукт обучения или эффект появления искусственного интеллекта? Что важно в корпоративном обучении, так это не просто обучение, а ЦЕЛЕНАПРАВЛЕННОЕ обучение. И самообучение тоже. Экономической потенциал организации создают УНИКАЛЬНЫЕ знанию плюс их правильное применение. То есть мы можем выдвинуть такую формулу ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ПОТЕНЦИАЛ = УНИКАЛЬНЫЕ ЗНАНИЯ + ПРАВИЛЬНОЕ ПРИМЕНЕНИЕ УНИКАЛЬНЫХ ЗНАНИЙ. Знания может создавать только интеллект. Он же, интеллект, может использовать знания для управления. В связи с этим возникает искушение определить интеллектуальное управление, как управление на основе использования УНИКАЛЬНЫХ знаний. Наверное, в отличие от управления на основе интуиции, или на основе опыта, или на основе чужого опыта, или на основе чужих технологий. Изъянов в определении интеллектуального управления много, но предикат «УНИКАЛЬНОЕ» знание я думаю устраняет большинство изъянов. Далее можно вспомнить концепцию кибернетического предприятия и задуматься над характеризацией интеллекта. С естественным интеллектом все понятно. Но есть уже понятие искусственного интеллекта. Будет ли управление на основе искусственного интеллекта тоже интеллектуальным? Вопрос этот пока всецело верит в то, верите ли Вы в возможность искусственного интеллекта. Если верите, то у искусственного интеллекта должны быть уникальные знания. А если есть уникальные знания, то и ухаживать за искусственным интеллектом нужно по иному, нежели за оборудованием. Кто же будет ухаживать за искусственным интеллектом, кормить его (сенсорно, конечно), что будет его хвалить? Кто-то вероятно будет. И открывается новая грань интеллектуального предприятия. Предприятия, на котором есть стратегически важный отдел по ухаживанию за искусственным интеллектом. Тут же должны «нарисоваться» юристы! Как мы знаем, естественный интеллект является субъектом права. А искусственный интеллект – нет. А будет ли? Если такое направление в юридической науке ''нарисуется'', то тут же на поверхность «вылезет» огромное многообразие трактовок термина «знание». Многообразие, порожденное бесконечными возможностями проявления интеллекта. К месту будет вспомнить и Кевина Уорвика из университета Реденга, написавшего Всемирную декларацию об ограничении памяти машин, чтобы не допустить создания искусственного интеллекта! Британский кибернетик проф Кевин Уорвик из унив Рединга предлагает подписать Всемирную декларацию об огр памяти машин, мотивируя это тем, что ''кто даст гарантию, что машина, воспринимающая мир в 1000 раз разнообразнее, чем человек, с равным ему уровнем развития, готовая к самоообучению, не придумает как перехитрить хозяина''. Это опасность серьезнее опасности ядерной войны. На эту же тему можно почитать ''Мегабитовую бомбу'' С.Лема. Одна из статей посвящена искусственному интеллекту, а также о том, что если искусственный интеллект возникнет в сети, то он займется цензурой и будет нещадно удалять контент, который по его искусственному разумению ''не подобающий сети''. Есть еще правда ''Гиперион'' Симмонса, но эта эпопея показалась мне очень примитивной.
Аналитик, Москва
Андрей Матусевич пишет: К слову, профессор Нонака, или mr. Knowledge, как его называют в мире, является самым значимым авторитетом в области создания знания, а за свою теорию создания организационного знания, внесен в список 50 ключевых фигур в менеджменте за всю историю человечества.
Создание знания - это конечно хорошо. Особенно для Академии наук, академических институтов, отраслевых институтов, лабораторий и НИОКР. Но есть еще аспект - ''ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЗНАНИЙ''. В длинной заметке на этом же форуме в системе управления знаниями я упоминал УИЗ - управление использование знанием. Но одним предложением. Заполню это пробел столь же пространными рассуждениями на эту тему. Хотя Сергей Трушкин на примере уже описывал использование знаний (пример с письмом, вдруг поступившим к секретарю), мне все равно что-то хочется высказаться, за что прошу прощения, но тем не менее...
«Если бы делать было так же легко, как знать, что делать, то часовни стали бы храмами, а бедные хижины – царскими дворцами». У. Шекспир, «Венецианский купец»
Предлагаю рассмотреть аксиому
''Знания не конвертируются автоматически в деньги''
К сожалению. Для того, чтобы знания претворялись в жизнь с пользой - нужно много тренироваться и вырабатывать навык. А потом действовать. Об этом обычно забывают. Приведу два примера на пропущенное звено ''навык''. 1. Вы берете самоучитель по боксу, все изучаете в нем, все удары, защиты, стратегии, тактику, а также все бои (вам вручают гигабайты видео лекций), потом сдаете тесты, очень успешно. Пишите и решаете кейсы, потом делаете и защищаете диплом. А потом выходите на ринг... Надеюсь понятен результат? 2. Лежит парализованный человек. Ему вручают самоучитель по боксу и он выполняет все, что описано в пункте 1. Ну и что? === Иногда говорят, знаний мало, нужно мышление соответствующее (экономическое, духовное, религиозное, дисциплинированное, логическое и прочее, прочее, прочее). Мышление против знаний рассматривать, если придерживать принятой в психологии и философии понятийной базы, это то же самое, что рассматривать мед против горшка. Мышление - это форма психологического отражения. (То есть горшок) Знание - это специальный вид данных, часто принимающий вид ''если ... то ....'' (То есть мед) Если у меня много меда, мне конечно понадобиться мышление. Но если у меня меда нет, то ГОРШОК нужен ли? Или про запас - вдруг ночью приспичит... === Критикуя, тем не менее предлагаю. Польза от знаний - это условный случайный процесс, зависящий еще от ряда переменных и функций. Я их обозначаю следующей сложной функцией Польза = ФУНКЦИЯ_ПОЛЕЗНОСТИ (Результат, Время_когда_результат_нужен) Следует помнить, что ''дорога ложка к обеду''. Теперь результат Результат = УДАЧА (СВОЕВРЕМЕННОСТЬ ( Знания, Умения, Действия) ) УДАЧА - это функция, вероятностная. СВОЕВРЕМЕННОСТЬ - это функция, представляющая как бы холмик, склоны которого приходят к нулю. Аналогия в пословице - ''после драки кулаками не машут'' - относиться к ''заднему'' склону холмика, а аналогия - ''он опередил свое время'' - к переднему склону. Итак, чтобы знания принесли пользу, нужно чтобы они были подкреплены умениями, приводили к действиям, эти действия происходили своевременно, а далее все зависит от благоприятного стечения обстоятельств, то есть от фортуны. Задача для выбора надлежащего руководителя здесь - что бы был он любимчиком богов! Еще встретилось такое:
Интеллект человека определяется не объёмом того, что он знает, а качеством того, что он делает.
Неужели правда?
Researcher, Москва
Николай Лумпов пишет: Знание - есть продукт интеллекта
Во многом я согласен с Вами кроме ЭТОЙ Вашей цитаты. ''Знание'' мы не можем ассоциировать с ''продуктом'' т.к. ''знания'' не обладают ДОЛЖНЫМ набором характеристик присущих продукту. Позволю повторить: Я утверждаю, что «Знания» (и «информация») это «нечто», присуще ТОЛЬКО человеку и которое мы НЕ можем ЯВНО наблюдать, измерять и специфицировать. Мы можем ТОЛЬКО измерять/наблюдать РЕЗУЛЬТАТ, полученный от функционирования пары «человек+знания». Именно «ПО РЕЗУЛЬТАТУ» наблюдатель может говорить/рассуждать имеет ли КОНКРЕТНЫЙ человек «знания» или нет.
Researcher, Москва
Николай Лумпов пишет: Знания может создавать только интеллект
Вы вводите еще один очень плохо специфицируемый термин - ''интеллект''. Но если уж ввели то дайте ему определение. По каким признакам Вы можете отличить ''знания'' от ''интеллекта''??
Генеральный директор, Москва
Сергей Трушкин пишет: Добрый день. Разберу Ваш пример с своей позиции 1. Секретарь приносит на подпись письма по внешние организации (сырые данные) Письмо это документ содержащий данные. Чьи то ''знания'' или ''не знания''. Это первое или второе станет понятно позже. Если письмо сработает и приведет к требуемым результатам то там содержались знания. Если не сработает, то составитель письма чего то не знал. Сам термин ''знание'' или ''не знание'' мы применяем к информации в этом письме. Информацией в данном случае будут смысловые единицы: предложение, целевая аудитория, продукт, формат обращения и многое другое.
Хочу поблагодарить Сергея Трушкина за ответ и конкретный разбор цепочки генерации знаний DIKW (англ. data, information, knowledge, wisdom — данные, информация, знания, мудрость). И насколько я понял, Сергей Трушкин подтверждает возможность производства и управления знаниями на приведенном простом примере работы канцелярии предприятия. Т.е., не только данные и информация, но знания и даже мудрость возможны и там, на низах, при исполнении элементарных бизнес - процессов. Что и подтверждается творчеством например, Эйнштейна, который, будучи клерком статбюро, разработал теорию относительности. Занимаясь рутиной, произвел новые знания. Т.е., не место красит человека... Творить можно везде, создавая новые и уникальные знания. И тут возникает проблема уникальности знаний.
Николай Лумпов пишет: Экономической потенциал организации создают УНИКАЛЬНЫЕ знанию плюс их правильное применение....
Очевидно, что работа с документами в канцелярии давно регламентирована и никаких уникальных знаний не производит. Тем не менее, к примеру, конкретные и систематизированные знания о своей клиентской базе из хорошо поставленных процессов документального управления на предприятии, получить, безусловно, возможно. И мой вопрос состоит в том, насколько необходимым является ''уникальность'' в производстве знаний, имея в виду повседневную деятельность конкретного предприятия. Т.е., если знания не ''уникальные'', то они и не являются знаниями? Или здесь необходимо другое толкование?
Аналитик, Москва
Валерий Овсий пишет: ''Знание'' мы не можем ассоциировать с ''продуктом''
А если я уточню, что ''знание есть ненаблюдаемый непосредственно артефакт интеллекта''? Мысль это продукт мозга? В моей цитате ''продукт'' конечно не в смысле ''макароны''. Ближе подходит ''программный продукт''. Типа: последовательность инструкций, предназначенная для исполнения устройством управления человеком (устройством выполнения вычислительной машины или робота). По схеме ''если ... то ...'', или как у Павлова ''стимул - реакция''. Но это я имел ввиду, а так я согласен - только по результату можно судить о знаниях. О чем я обнаружил только что - я то же написал, но так выпукло, как у Вас.
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Названы самые привлекательные работодатели России: исследование «Талантист»

В рамках исследования был сформирован рейтинг самых привлекательных брендов работодателей, который складывался из оценок узнаваемости и привлекательности.

Объявлены победители бизнес-премии WOW!HR Россия 2024

Победителей в каждой из девяти номинаций определило HR-сообщество путем открытого голосования по итогам защиты 58 реализованных кейсов.

Сотрудники не готовы отказаться от гибрида даже за повышение зарплаты

При этом 47% работодателей все еще считают такой формат работы привилегией, а не данностью.

Спрос на операторов call-центра в продажах вырос в 3,5 раза

В целом за первый квартал 2024 года по России количество вакансий в продажах выросло на 26% за год.