Преображение года: как изменилась работа отдела закупок

Происходящее сейчас в экономике и политике прямо сказывается на ведении бизнеса, в частности на работе отдела закупок, но как бы не было сложно, можно найти и позитивные моменты в происходящем. Наступило уникальное время, когда отдел закупок в поиске товара (сырья, расходных материалов, полуфабрикатов) вынужден идти на встречу своим поставщикам, искать их, общаться с ними. Ломаются сложившиеся стереотипы мышления и привычки отдела закупок. Ниже я приведу пример, уверен в нем многие бизнесы увидят себя, а если увидят, очень надеюсь, сделают правильные выводы.

Было: спасибо, у нас все есть

В настоящее время я занят развитием продаж и всего коммерческого блока в компании, которая осуществляет производство и поставки расходных материалов для полиграфии. Отрасль, надо отметить, крайне консервативная, в которой много лет было все стабильно и предсказуемо, что отражалось в нежелании технологов и полиграфистов клиентов, а это типографии различного формата, что-либо менять в перечне используемых расходных материалов. Это и понятно, поскольку процесс печати достаточно сложный, материалы технологичны, их перечень обширен, а цена ошибки – испорченный тираж, который стоит больших денег.

До весны 2022 года нам тяжело давались новые клиенты, закупщики не хотели нас слушать, секретари не пропускали ни к технологу, ни к закупщику. Эта картина свойственна, в принципе, большинству компаний, которые давно работают на b2b-рынке, у них уже все сложилось и необходимости в изменениях практически нет. Отдел закупок, как правило, выполняет набор технических функций по поддержанию товарного запаса и взаимодействию с известными поставщиками. Последние определены, а те компании, которым удалось достучаться до закупщика и донести свои коммерческие предложения, встали в «очередь» на их рассмотрение.

Закупщик переполнен предложениями, но ему мало что надо, а если надо – то у него уже есть вариант и не один, сложились дружеские, партнерские отношения. Поиск поставщиков заменен тендерами разного формата, в котором закупщику отведена техническая роль выбора оптимального варианта из предложенных.

Сотрудники отдела продаж, на этом фоне, изобретают все новые и новые маркетинговые ходы и уловки для донесения своего предложения до закупщика, что-то получается, а что-то нет. За 15, а то и 20 лет изобилия выбора у закупщиков сложилась культура организации работы, выработались привычки, определенный менталитет, которые не подразумевали активного поиска материалов, компонентов и товаров.

Стало: срочно надо, поставщик подвел

Весной 2022 года все изменилось, это произошло крайне быстро. Возник резкий дисбаланс спроса и предложения. Для понимания, в полиграфии 90% расходных материалов – это европейские материалы и поставщики. Всем понятно, что произошло, а закупщики остались прежними. Привычки быстро не меняются.

Весной, летом, осенью уже реже, можно было услышать – «…у нашего поставщика все есть в наличии и/или на подходе…», а спустя некоторое время «….нужно срочно, поставщик нас подвел...».

Негибкими оказались крупные и мелкие заказчики. До некоторых и сейчас не доходит, что нужно пробовать, тестировать, распределять объемы закупок между несколькими поставщиками, одним словом, искать и пробовать. Каждый день поступают запросы с пометкой срочно, очень надо, нас подвел поставщик от клиентов, которые вчера были уверены, что у них все есть и под контролем.

На своем примере могу утверждать, что мы вовремя сделали упор на наращивание клиентской базы, увеличили штат, внедрили CRM, построили мотивацию с упором на набор клиентов, и получили результат в большом числе новых клиентов.

Мы убеждаем закупщиков, технологов, директоров, что нужно пробовать материалы, делить объемы по поставщикам, страховать риски. Мы чувствуем, как меняются закупщики, как им тяжело это дается.

Изменения отражаются и на условиях договоров, привычные штрафные санкции, ценовые условия, жесткие требования к номенклатуре исключаются из договоров. Многие клиенты переведены на предоплату. По части материалов, которые имеют длительный срок поставки, заключаются договора на предоплату части материалов.

Выводы и советы

  1. Посмотрите на свой отдел закупок, он может гораздо больше, но ему мешают прежние привычки и психология закупщика, которая меняется очень сложно и долго. Ранее возможность общение с представителями новых поставщиков просто отвергалась. Смотрите на то, как активно ведутся переговоры с новыми поставщиками, как активно идет их поиск, как активно ведутся испытания новых материалов, как активно ведется поиск аналогов. На все материалы должно быть два-три поставщика и с ними должен вестись постоянный диалог.
  2. Посмотрите на свой отдел продаж, сейчас самое подходящее время для набора клиентской базы, расширяйте ее, автоматизируйте, делайте упор на работу с потенциальной (холодной) базой. Сейчас, как никогда, закупщики готовы общаться и рассматривать предложения. Такая возможность по набору клиентов по-настоящему уникальна.

Вспомните начало нулевых, когда мы переходили от дефицита всего и вся к изобилию предложения, новым брендам, новым поставщикам, и как на фоне этого менялся отдел закупок. Что-то похожее происходит и сейчас.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Директор по продажам, Санкт-Петербург

Выводы: Посмотрите на свой отдел продаж, сейчас самое подходящее время и, Посмотрите на свой отдел закупок, он может гораздо больше. Да, с этими выводами не поспоришь. 

Директор по развитию, Санкт-Петербург

Спасибо за комментарий.

Аналитик, Нижний Новгород

Андрей, Вы очень точно описали сложившуюся практику работы с поставщиками. Мы пытались её сломать на ряде крупных предприятий. Получали неизменно высокий результат. Но через пару тройку лет всё возвращалось к привычным методам управления закупками. И дело здесь не столько в костности или привычках. Есть несколько объективных причин почему закупщики не стремятся повысить качество своей работы.

Во-первых это надо напрягаться, проявлять инициативу не только закупщиков, но и эксплуатационщиков (менеджеров основного производственного процесса). Не факт, что усилия будут оценены. Вдобавок складываются близкие человеческие связи между закупщиками и поставщиками при решении срочных и сложных задач, когда поставщик "помогает" закупщику их решить. Это обычные мотивы отказа от поиска лучшего.

Во-вторых, через закупщиков проходят громадные суммы. Стремление поставщиков закрепить сложившиеся связи заставляют их предлагать что-то сверх обычной "бескорыстной" помощи в трудных ситуациях. Внутрикорпоративная коррупция в той или иной мере присуща всем крупным предприятиям. И здась вы должны посмотреть на собственную работу. Если вам предложат заключить выгодный контракт и, в знак благодарности, "позолотить ручку", Вы согласитесь в 99,9% случаев. Таков рынок.

Справедливости ради следует отметить, что первая причина превалирует. Чтобы решить ваши проблемы, необходимо применять системы контроля закупок на предприятиях разработанные мной. Для вас становится всё жёстче в том плане, что придётся быть лучшим, если хотите получить контракт. Ну или почти лучшим, так как разумно поставки делить на нескольких лучших для обеспечения лучшего качества поставок.

Мы заметили, что введение систем контроля с использованием внешнего независимого Агента становится интересно и заказчику и поставщикам. Первые получают значительно более низкую цену в основном за счёт отсутствия откатов или средств на откаты. Вы же поставщики всегда закладываете около 10% на такие дела. И если даже никому платить не надо, 10% остаются. Мы их оставляет на предприятии. Мы убираем рентабельность выше рыночных показателей.

Оказалось, что наши процедуры отбора претендентов на заключение договоров интересны и поставщикам. Крупные поставки всегда на заключительной стадии включают очные процедуры отбора, где конкурентные предложения рассматриваются со всех точек зрения. Обычно не хватает одной встречи. Каскад предварительных совещаний позволяет уточнить преимущества каждой компании. Каждый поставщик получает полную информацию о своих преимуществах и недостатках, что позволет ему корректировать меркетинговую политику. 

В полиграфии очень много нюансов, критериев позволяющих не снижая стоимости поставок оставаться привлекательным для заказчика. Например, один поставщик упаковки для лекарств предложил заказчику аналитику поставки довольно дорогой упаковки с хорошей полиграфией, но точно в срок с высокой надёжностью поставок без необходимости содержания заказчиком промежуточных складов с возможность быстрой поставки упаковки при изменении номенклатуры у заказчика.

Довести аналитику до заказчика без независимого агента практически невозможно, так как контакт осуществляется с менеджерами отдела закупок не заинтересованных в изменении контрагентов. Работы больше. А вот Агент всегда нацелен на максимальный эффект. Он обязательно найдёт достойного конкурента и проверит вас на способность соответствовать нужному уровню.

 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
За год стереотипов в отношении женщин на рынке труда стало меньше

В 81% компаний сообщили, что семейное положение женщины не влияет на решение о ее работе.

Сервис аренды самокатов Whoosh выйдет на IPO

Ожидается, что это произойдет 14 декабря 2022 года.

«МегаФон» продал долю в «Связном»

Оператор «МегаФон» владел 25% акций сети магазинов «Связной».

Россияне назвали размер пенсии мечты

Среди жителей мегаполисов наиболее высокий уровень запросов в Москве и Санкт-Петербурге.