Как приживить бережливый офис в России

Все больше руководителей российских предприятий признают инструменты бережливого офиса практически бесполезными. Их внедрение никак не влияет на издержки и прибыль компании. Между тем, резкое повышение производительности труда офисных сотрудников за счет внедрения инструментов бережливого офиса более чем возможно. Просто, мы заходили не с того конца.

Почему нет эффекта от внедрения бережливого офиса

Отношение руководителей российских компаний к инструментам Kaizen все чаще оказывается негативным. Да, некоторые предприятия благодаря внедрению системы бережливого производства сумели достичь замечательных результатов, добившись роста производительности труда до уровня своих зарубежных конкурентов, а иногда и превзойдя их.

Однако большинство проектов по внедрению бережливости закончились провалом: реальный экономический эффект составил лишь десятые доли процента выручки, не превышая статистической погрешности. Чаще всего, причина неудач – формальное или имитационное освоение Kaizen, когда вместо использования сложных управленческих инструментов на стенах развешиваются агитационные стенды, а на полах наносится разметка, указывающая пути движения людей и грузов.

Когда же заходит речь о внедрении системы «Бережливый офис», все обычно сводится к системе 5С: 

  • Сортировка на полезное и бесполезное; 
  • Соблюдение порядка;
  • Содержание рабочего места в чистоте;
  • Стандартизация;
  • Совершенствование. 

Для более быстрого поиска электронных документов на компьютерах стандартизируются названия папок. На рабочих столах выделяются оперативная и отложенная зоны. Стеллажи с документами нумеруются, папки для входящей и исходящей документации типа закупаются разного цвета.

Особо «продвинутые» консультанты рекомендуют визуально отметить на столах места для блокнота, ежедневника, кружки и нещадно штрафовать сотрудников за малейшие отступления от установленного порядка. 

Зачастую новые порядки, действительно, выглядят разумно – при их соблюдении офисный сотрудник тратит меньше времени на выполнение того или иного действия. Но при этом не очень понятно, как достигнутый эффект сказывается на экономике предприятия? У компании снизились издержки? Возросла скорость принятия решений? Уменьшились расходы на фонд оплаты труда?

Обычно такого, влияющего на финансовые показатели компании, эффекта нет. А зачастую он и не предполагался. Тогда зачем все это?

Бережливый офис, 5С

Под понятием «Бережливый офис» у нас нередко подразумеваются весьма нехитрые действия (изображение с сайта Федерального центра компетенций Производительность.рф)

В чем главная причина потерь

Чтобы достичь какой-то цели, эту цель сначала нужно поставить. А главная цель любого бизнеса – это увеличение прибыли. Все остальное косвенно. Для получения реальной прибыли (а не игры в бережливое производство) необходимо четко понимать ее источники, потенциал и способы увеличения.

Большинство офисных подразделений выполняют вспомогательные и обслуживающие функции. Они не являются источником прибыли, значит, целью внедрения бережливых технологий может быть снижение расходов. А расходы компании не снизятся, если офисные сотрудники станут чуть быстрее выполнять ненужную работу.

Какая офисная работа действительно нужна компании?

Чтобы выяснить это, нужно проанализировать все действия сотрудников, ответив на вопросы:

  • Зачем они это делают?
  • Какая цель решается благодаря этому конкретному действию?
  • Является ли это действие действительно необходимым?

Увы, чаще всего такие вопросы не задаются. А вместо ответов на них сотрудники и руководители предприятий чаще всего говорят: «Мы всегда так делали. Так исторически сложилось».

Менеджер отдела продаж делает запрос в бухгалтерию по накладным. От него требуют заполнить заявку с несколькими полями: номер накладной, ИНН и КПП поставщика и т.д. Он открывает 1С и копирует запрошенные данные в бланк. Затем бухгалтер открывает 1С с теми же данными. С какой целью вы перегружаете сотрудника лишней работой? 

«Мы всегда так делали. Так исторически сложилось».

Сотрудники отдела кадров еженедельно пишут отчеты о проделанной работе, которые суммируются в общем отчете подразделения. Зачем нужен этот отчет? Кто и зачем его читает? Что делается в компании, если цифры в этом отчете отличаются от ожидаемых? Чем вас не устраивает выгрузка ее из программы?

«Мы всегда так делали. Так исторически сложилось».

Договор по выполнению заказа на производство продукции согласуют сотрудники 15 служб. Да, согласования нужны. Но каждое согласующее лицо должно отвечать за какую-то часть договора, гарантируя его исполнение.

Юристы отвечают за корректность заполнения формы, директор по производству – за наличие производственных мощностей, руководитель отдела снабжения – за то, что необходимые материалы и комплектующие будут закуплены в срок, финансовый директор – за то, что необходимые для его исполнения средства заложены в бюджет... Зачем нужны остальные согласующие? Какова цель их согласования? Кто будет отвечать, если что-то пойдет не так?

«Мы всегда так делали. Так исторически сложилось».

В отделе продаж сломался принтер. Руководитель отдела обратился в службу IT и выяснил, что оборудование ремонту не подлежит. В службе снабжения сообщили, что принтеров на складе нет, необходимо покупать новый. В Службе закупок выдали специальный бланк и потребовали согласовать приобретение оборудования со службой IT и службой снабжения. Затем начальник отдела продаж выбрал принтер в розничном магазине, выписал счет в бухгалтерии и самостоятельно осуществил закупку. С какой целью приобретение малоценного оборудования согласуется пять раз? Почему начальник отдела продаж вместо того, чтобы руководить продавцами, закупает принтер?

«Мы всегда так делали. Так исторически сложилось».

Из-за большого количества подобных непродуманных бизнес-процессов у компаний возникают огромные потери – финансовые, временные, мотивационные…Можно ли их компенсировать с помощью системы 5С? Как повлияет на сокращение этих потерь правильное расположение кружки и ежедневника на столе сотрудника?

С каких вопросов начинается бережливость

В примере со сломанным принтером процесс должен выглядеть так: начальник отдела продаж сообщил о неисправности – принтер отремонтирован или заменен в кратчайшие сроки. Каким образом это сделано, руководителя отдела продаж касаться не должно – он отвечает только за продажи. За принтеры и прочее оборудование отвечает кто-то другой. 

И этот кто-то должен быть кровно заинтересован в том, чтобы все оборудование работало, ремонтировалось или менялось в кратчайшие сроки. Этот кто-то должен задавать вопросы вроде: «Нужно ли для закупки малоценного оборудования согласование дополнительных служб или в пределах такой-то суммы можно обойтись одним закупщиком? Как оптимизировать запасы малоценного оборудования, чтобы необходимость в закупках возникала реже? Сколько согласующих действительно необходимо и в какую сумму обходится их привлечение компании?»

Бережливый офис – это не 5С, а постоянное совершенствование и улучшение бизнес-процессов. Но для того, чтобы начать их совершенствовать и улучшать, эти бизнес-процессы нужно описать и проанализировать, ответив на вопросы:

  • Что, как и зачем делают сотрудники для решения каждой конкретной задачи?
  • Кто и как контролирует бизнес-процессы?
  • Каковы трудовые и финансовые затраты на их осуществление?
  • Кто заинтересован в их ускорении, упрощении и автоматизации? Насколько снизятся затраты в случае совершенствования процесса? 

Подробнее о том, как описать бизнес-процессы, читайте в статье на Executive.ru «Как эффективно контролировать и координировать работу бэк-офиса»

Автоматизация процесса

Оптимизация и автоматизация не только ускоряет процессы в офисе, но и снижает их себестоимость

Как быстро получить аналитику и информацию о бизнес-процессах

Получить ответы на эти и подобные вопросы в максимально удобной форме и в режиме онлайн позволяет IT-система управления офисом Gandiva. В ней содержится каталог бизнес-процессов всех бэк-офисных подразделений компании. У любого процесса обязательно существует ответственный, и при правильной мотивации этот ответственный заинтересован в его ускорении и упрощении. «Гандива» фиксирует, кто и когда принял или не принял решение, известно, на какой стадии оно находится и кто ответственен за эту стадию. Поэтому вину нерадивого сотрудника нельзя ни на кого переложить.

Означает ли это, что приобретение Gandiva автоматически сделает офис компании бережливым? Нет. «Гандива» – это только инструмент, используя который можно работать с бизнес-процессами в удобной форме. Она лишь даст максимум объективной информации и аналитику, чтобы определить, где появляются искажения и потери, а совершенствование процессов – это задача человека. 

Если вспомнить пример с заменой принтера именно человек должен задуматься, почему в приобретении этого оборудования не заинтересован никто, кроме начальника отдела продаж? Почему сроки выполнения этого процесса вышли за границы нормальности? Почему начальник отдела продаж явно занят не своим делом, и сколько теряет из-за этого компания? Именно человек должен предложить так усовершенствовать данный процесс, чтобы после настройки двух-трех фильтров закупка малоценного оборудования осуществлялась у заранее определенного поставщика через 1С автоматически.

Трудность заключается в том, люди, долго проработавшие в данной организации, не видят проблем. Они привыкли к тому, что «мы всегда так делали» и не понимают, зачем что-то менять. Чаще всего они и не заинтересованы в снижении издержек предприятия, и не знают, как их снижать, особенно в офисе.

Зато в снижении себестоимости и повышении прибыли компании заинтересованы ее собственники и генеральный директор. А потому ответственность за настоящее, а не формальное внедрение на предприятии систем бережливого производства лежит, прежде всего, на них. Они должны найти «агентов перемен» для всех подразделений компании либо среди действующих сотрудников предприятия, либо привлечь новых. Помимо того, этих будущих «агентов перемен» нужно обучить анализировать и совершенствовать бизнес-процессы и замотивировать, в том числе, и материально.

Благо, «Гандива» позволяет рассчитать экономический эффект от каждого изменения бизнес-процессов – а это хорошая основа для разработки KPI отвечающих за внедрение бережливости сотрудников. О том, как построить такую систему мотивации читайте в статье на Executive.ru «Как сократить затраты на сотрудников офиса».

Организация работы по открытию нового дилерского центра в системе GANDIVA

Организация работы по открытию нового дилерского центра в системе Gandiva

Не стоит ожидать, что бережливым производством на предприятии займутся все и забесплатно. В России так не бывает. В нашей стране на многих действительно успешных предприятиях большинство сотрудников даже и не знают, что в их компании внедрена система бережливости. И тем не менее издержки здесь постоянно снижаются, производительность труда растет. И самое главное, эти предприятия постоянно увеличивают прибыль.

Познакомиться с опытом внедрения Gandiva в российских компаниях можно здесь.

А заказать демонстрацию системы Gandiva – здесь.

Партнерский материал

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Аналитик, Нижний Новгород

Антон, не тот ли это "Протон-НН" который мне известен? Электромонтажные работы?

Цитата: "Да, некоторые предприятия благодаря внедрению системы бережливого производства сумели достичь замечательных результатов, добившись роста производительности труда до уровня своих зарубежных конкурентов, а иногда и превзойдя их."

Очень сомнительно. Рост производительности труда не достигается ни Кайдзен, ни Канбан, ни какими ещё инструментами Бережливого производства, которые автор не упоминает. Бережливое производство не решает напрямую задачу повышения производительности труда. Это инструментарий снижения издержек. Использоваться при решении подобной задачи, может.

Цитата: "Трудность заключается в том, люди, долго проработавшие в данной организации, не видят проблем. Они привыкли к тому, что «мы всегда так делали» и не понимают, зачем что-то менять."

Нельзя не согласиться. Но каковы выводы?

Цитата: "Они должны найти «агентов перемен» для всех подразделений компании либо среди действующих сотрудников предприятия, либо привлечь новых."

Ценнейшая мысль. Только одно "но" (может больше, одно точно есть). Предлагая верную, на мой взгляд, идею, привречь "Агентов перемен", нужно предложить и бизнес-процесс по которому он будет работать. Иначе этот Агент упрётся в систему принятия решений никак не учитывающую его усилия. Плодить Агентов в каждом отделе тоже не получится. Если это не начальник отдела, то его активность может привести к дезорганизации управления. А если начальник, то тоже не очень хорошо. Заниматься аналитикой время от времени не получится. Или выполняй прямые функциональные обязанности, или занимайся аналитикой.

Цитата: "Помимо того, этих будущих «агентов перемен» нужно обучить анализировать и совершенствовать бизнес-процессы и замотивировать, в том числе, и материально."

Кстати, тоже бизнес-процесс. Порлучается нужно уже два процесса или алгоритма:

- принятие решений учитывающий участие Аналитика; 

- поиска информации для принятия оптимальных решений.

Цитата: "Не стоит ожидать, что бережливым производством на предприятии займутся все и забесплатно. В России так не бывает."

Как там сказал Лукашин в эпизоде всеми любимого фильма: "на меня на-а-мекаете?" А если серьёзно, можете совершенно бесплатно использовать мои алгоритмы, как основу для реализации предложенной Вами идеи. Очень полезно будет знакомство с работой - "Концепция контроллинга - Horvart & Partners". В ней можно найти конкретные методики сбора и использования аналитической информации под разные задачи.

Одно должно быть неизменно - расходы на поиск решений не должен быть дороже экономического эффекта от решений. А посему, важнейшая составляющая работы по оптимизации затрат - аудит эффективности с персональной ответственностью.

Руководитель группы, Москва

Бережливость к бережливо сбереженному может свести с ума. "Берегите себя прежде всего" - защитный механизм всех таких сбережений в умах тех, кто по указке должен все беречь.

Аналитик, Нижний Новгород
Сергей Смиронов пишет:
Бережливость к бережливо сбереженному может свести с ума. "Берегите себя прежде всего" - защитный механизм всех таких сбережений в умах тех, кто по указке должен все беречь.

Проза? Проба пера?

Руководитель группы, Москва
Михаил Трофименко пишет:

Проза? Проба пера?

 

Михаил, если только a la "экономика должна быть экономной". Суть "бережливого офиса"  - найти крайнего. Точка.

 

Руководитель группы, Москва
Михаил Трофименко пишет:

Проза? Проба пера?

 

Михаил, если только a la "экономика должна быть экономной". Суть "бережливого офиса"  - найти крайнего. Точка.

 

Руководитель группы, Москва
Михаил Трофименко пишет:

Проза? Проба пера?

 

Михаил, если только a la "экономика должна быть экономной". Суть "бережливого офиса"  - найти крайнего. Точка.

 

Генеральный директор, Москва

Чтобы достичь какой-то цели, эту цель сначала нужно поставить. А главная цель любого бизнеса – это увеличение прибыли. Все остальное косвенно.

Зачем так себя ограничивать?

Аналитик, Нижний Новгород
Сергей Смиронов пишет:
Суть "бережливого офиса"  - найти крайнего. Точка.

Сергей, "найти крайнего" не про бережливость. Это относится к сложившимся у нас общественным и производственным отношениям. У нас ищут крайнего вместо того, чтобы найти причину. И не важно в каком вопросе. Так же построена и юриспруденция и отношения на производстве. Я бы рассказал почему так происходит, но формат не позволяет. Здесь как в Твиттере, чем меньше скажешь, тем скорее обратят внимание. 

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

С одной стороны конечно реклама - а с другой здравые мысли

Генеральный директор, Нижний Новгород
Михаил Трофименко пишет:

Рост производительности труда не достигается ни Кайдзен, ни Канбан, ни какими ещё инструментами Бережливого производства, которые автор не упоминает. Бережливое производство не решает напрямую задачу повышения производительности труда.

Инструменты бережливого производства позволяют устранить различные потери, в том числе, операции, не создающие добавленной стоимости. В высвободившееся время сотрудники создают какую-то дополнительную стоимость. Поэтому за то же время теми же силами производится больше продукции или услуг. Это и есть повышение производительности труда.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть россиян планируют сменить работу в 2022 году

Около 3 млн людей в 2021 году устроились на новую работу. По прогнозам экспертов, этот тренд сохранится и в 2022 году

Блогеры из TikTok заработали за год больше, чем главы корпораций

За 2021 год доход TikTok-блогеров с миллионной аудиторией вырос на 200%.

Apple начала выполнять закон о «приземлении»

Компания зарегистрировала личный кабинет на сайте Роскомнадзора.

Россияне назвали критерии работы мечты

Для многих предпочтительны варианты с полной или частичной удаленной занятостью.