7 способов сократить издержки и повысить эффективность бизнеса

Не бывает лишних денег, бывает их неэффективное использование. Повышая эффективность задействованных ресурсов, вы освобождаете финансы для инвестиций, которые будут работать на вас.

Материал не о том, как повысить доходность путем снижения себестоимости или экономии на подряде. Опытный бизнесмен знает, что это ловушки, ведь такие изменения всегда отражаются на качестве продукта или услуг. А вот оптимизировать определенные процессы, сократив действительно лишние статьи расходов – отличная возможность улучшить показатели к концу года.

1. Оптимизируйте документооборот

Переход на систему электронного документооборота – современный тренд. Большинство ведущих компаний мира следуют именно по этому пути из экономических и экологических соображений. Электронный документооборот значительно снижает издержки на печать. Один сотрудник в год способен потратить до 25 000 рублей на печатные материалы, а оптимизация инфраструктуры печати позволит сократить до 30% расходов.

Особенно высоких результатов при этом достигнут организации, которые работают в разных регионах и городах, и нуждаются в постоянном обмене документацией. Конечно, полностью от печати отказаться не представляется возможным, но свести к минимуму – легко.

Если вы решили оптимизировать расходы на печать, начните с внедрения полноценной системы управления документооборотом (Managed Document Services, MDS). Этот подход предполагает всесторонний анализ печатной техники по различным параметрам: размер компании, плановые задачи сотрудников, классификатор информации необходимой в печатной виде, оценка ее объемов и прогнозирование, текущее состояние: кто, что и сколько печатает и т. д. В результате оптимизации документооборота затраты сократятся, а функциональность, доступность и качество сервиса печати останутся на должном уровне.

2. Сократите расходы на ДМС

В России начинает приобретать популярность корпоративное медицинское обслуживание по формату селф-фандинг, который может стать полноценной альтернативой ДМС. Основное отличие от традиционного ДМС в том, что, работая по модели селф-фандинг, работодатель оплачивает только те услуги, которыми воспользовались сотрудники. Это позволяет исключить нецелевые расходы и существенно сократить общий бюджет, не теряя в качестве обслуживания.

По данным американского Центра контроля и профилактики заболеваний (CDC), плохое здоровье одного сотрудника стоит работодателю до $1,7 тыс. в год, что включает снижение производительности, простои в работе из-за болезни и дополнительные расходы на здравоохранение. Именно поэтому модель селф-фандинга занимает в США более 60% рынка корпоративной медицины.

По данным Best Doctor, корпоративное медицинское обслуживание в России по модели селф-фандинг позволяет сократить расходы на медицину в среднем на 32%.

3. Оптимизируйте расходы на электроэнергию

Умное освещение способно подстраиваться под естественное освещение и автоматически включаться в присутствии человека. Еще одна полезная энергоэффективная функция – регулирование температуры света в зависимости от времени суток. Таким образом, можно сократить расходы на электроэнергию в 2 раза.

Согласно данным компании КРОК, внедрив систему умного освещения, им удалось сэкономить 40% затрат на электричество. По информации компании, энергоэффективные здания экономят владельцам от 30% до 70% средств на эксплуатацию.

4. Платите меньше за аренду

Аренда помещения – весомая статья постоянных расходов, однако позволить себе покупку недвижимости может лишь средний или крупный бизнес, и в любом случае это существенно ударит по карману компании. Для малого бизнеса рациональным вариантом может стать привлечение сотрудников на аутсорсинге и работа в виртуальном офисе.

Виртуальный офис представляет собой удаленные рабочие места, пользователи которых получают доступ к необходимым приложениям для бизнеса. Весь софт установлен на общем виртуальном сервере компании-провайдера: почтовые программы, пакеты для документов, ведения календаря, браузеры, архиваторы, программы для работы с различными изображениями и т. д.

Согласно данным PinAll, работа в виртуальном офисе позволяет почти в 5 раз сократить расходы на аренду помещения. Как отмечают специалисты, организовать эффективное взаимодействие сотрудников можно, не тратясь при этом на аренду, ремонт и закупку оборудования. Так, по оценкам компании, сотрудник физического офиса стоит работодателю 207 тысяч рублей в год, виртуального – 42 тысячи рублей. Экономия в год составит 4,44 млн.

5. Тратьте меньше денег на привлечение клиентов

Типичная проблема – вы тратите деньги на рекламу, а вместо клиентов получаете большие счета и дыры в бюджете. Как сделать рекламный бюджет эффективнее?

На рынке существуют решения, которые анализируют ваши активности и показывают, какие из них приносят больший результат — среди них коллтрекинг и сквозная аналитика.

Коллтрекинг – это сервис, который анализирует, благодаря каким рекламным каналам и источникам вы получаете входящие звонки. Благодаря этой системе, дистрибьютору КОМЕК удалось увеличить конверсию до 95% и снизить стоимость целевого звонка в 39 раз.

Внедрите систему сквозной аналитики, которая подключится ко всем рекламным каналам компании и проанализирует продажи с каждой из них. Система позволит вам сэкономить время на сбор и обработку данных по источникам трафика, количеству посещений, просмотрам и их глубине, показателям отказов и т. д. В результате вы получите развернутый отчет по всем рекламным активностям, который поможет скорректировать рекламную стратегию. Благодаря сквозной аналитике можно значительно уменьшить стоимость лида и определить, какие каналы не стоят потраченных денег.

6. Получайте больше от команды

У всех руководителей в работе формируется индивидуальный стиль управления. Что лучше работает – кнут, пряник или что-то третье –как правило, еще зависит от команды и философии компании. Работая в KYOCERA Document Solutions Russia, я отметил для себя, что эффективнее сотрудники работают, когда они занимают роли творцов, а не исполнителей. Вы можете сколько угодно раз повторить, что, как и в каком порядке нужно что-то сделать, но такая работа немедленно превратитсяв рутину, а ей занимаются нехотя, долго и по принуждению.

Я предпочитаю ставить команде цель, а дальше сотрудники работают как слаженный механизм, поделив задачи и обязанности. Каждый из членов команды – руководитель в своей зоне ответственности. Такой подход расширяет границы компетенций сотрудников и дает им возможность не только увидеть личный результат, но и поделиться им с командой.

7. Требуйте больше от себя

Эффективный руководитель вызывает авторитет и мотивирует коллектив работать с большей отдачей, поэтому показывайте личный пример и вдохновляйте на подвиги.

Есть такой бич у руководителей – они следят за KPI сотрудников, но в своем глазу бревна не замечают. Следите за личной эффективностью, анализируйте и устраняйте дистракторы, которые съедают время. Ведите учет, сколько времени вы тратите на достижение целей, а сколько съедает рутина. Возможно, вам следует делегировать больше рядовых задач сотрудникам или оптимизировать процессы в компании.