В статье речь пойдет об универсальной технологии проведения сложных закупочных операций. Предложенный бизнес-процесс позволит легко решать самые сложные задачи от строительства производственных мощностей, до выделения отдельных процессов на аутсорсинг, в условиях недостатка информации, отсутствия нужных компетенций у участников процесса закупок.
Все закупочные операции можно разделить на три этапа. Первый этап, определяющий потенциальную эффективность – исследование предмета закупок. Этот этап закупки наиболее ответственный. Именно он определяет потенциальную (нереализованную) эффективность предмета закупки. Мы можем обеспечить наилучшее отношение цена-качество предмета закупки, можем добиться полного соответствия поставок по качеству, срокам, стоимости и первоначальным условиям, но если мы закупаем предмет закупки не соответствующий нуждам производства, то закупка может оказаться совершенно бесполезной.
Если, покупая канцелярские товары, мы еще можем не обращать внимания на некоторые потери, то закупка оборудования имеющего значение для выполнения стратегических планов развития, несоответствующего технологическим процессам, будет прямым убытком. Например, на одном из заводов, проводя аудит затрат на модернизацию литейного цеха малых форм, мы заметили несоответствие печи предварительного разогрева опок (форм для литья) технологическим задачам. Печь предварительного разогрева имела значительный объем 2 х 2 м. Тогда как опоки, проходящие через печь, имели размеры 450 х 300 х 600 мм. Сама печь имела электрические нагревательные элементы, несмотря на возможность установки газовых горелок. Большая печь требовала и большей транспортной системы. Ни транспортная система, ни сама печь не соответствовали пропускной способности основного оборудования, которое состояла из трех индукционных печей небольшого размера. Добавьте сюда мощную приточно-вытяжную систему вентиляции и помещение значительных размеров. Эффективность такого производственного комплекса была снижена в момент определения необходимого технологического оборудования.
По сути, процесс выбора оборудования исходя из решаемых технологических задач и есть процесс исследования свойств предмета закупки, относительно осуществления целей закупочных операций. Цели, как правило, ориентированы на повышение стоимости основных средств предприятия, которая, в свою очередь, зависит от экономической эффективности и инвестиционной привлекательности предприятия.
Закупки, ориентированные на стоимость, отвечают базовому условию закупочных операций – «снижение стоимости владения», или снижению доли текущих и эксплуатационных расходов по отношению к валовому продукту. Современное понимание закупочных операций довольно примитивно не только потому, что практически не рассматриваются сложные закупки. Нет четко сформулированных таких понятий, как простые и сложные закупки, состав и значение этапов закупочных операций.
Технологически закупка авторучек для бухгалтерии и закупка услуг и работ по строительству завода, должны сильно отличаться. В ФЗ 44 мы этого не наблюдаем. Да и процедуры, организованные по ФЗ 223, не решают подобных задач. Определяющим свойством предмета закупки должна быть максимальная эффективность, соответствие предмета закупки назначению объекта закупки.
Например, если мы производим работы по ремонту кровли (предмет закупки), то этот ремонт должен соответствовать решению задач, связанных с эксплуатацией здания (объект закупки). С учетом технологической сложности такой системы как эксплуатация здания или сооружения можно по-разному оценивать необходимый уровень ремонта, набор технологических решений, заложенных в предмет закупки. Это зависит от множества факторов: доступности используемого оборудования и материалов, наличие или отсутствие высококвалифицированных поставщиков, уровень профессионализма участвующих со стороны заказчика специалистов. Но бесспорно одно: предмет закупки должен отвечать условию снижения стоимости владения объекта закупки.
Определение свойств предмета закупки, отвечающих условию снижения стоимости владения объекта закупки, и есть суть первого этапа осуществления операции закупки. Даже в отношении простых закупок, операции закупок не могут обходиться без исследования свойств предмета закупок. В отношении повторяющихся закупок, необходимо подтверждать свойства предмета закупок, так как объекты закупок находятся в различных действующих технологических системах.
Сам объект закупок меняется, меняются и доступные свойства предметов закупок. Применительно к тому же ремонту кровли здания, можно утверждать, что меняется само здание. Оно стареет, приходят в негодность некоторые конструктивные элементы. С другой стороны, появляются новые материалы и технологии. На старых производственных зданиях может оказаться приемлемым ремонт кровли методом спекания, например.
Реализация процесса исследования свойств предмета закупки происходит через работу над технико-экономическим обоснованием, сметными расчетами, калькуляциями затрат, испытаниями образцов предметов закупок в производственных процессах. Учитывая, что согласно стандартному процессу организации процедуры закупки по системе, исследование свойств предмета закупок может многократно повторяться при корректировке свойств необходимого предмета закупки, производимые первичные расчеты имеют статус форвардных.
Определение первичных расчетов как форвардных подчеркивает необходимость корректировки технологических и стоимостных характеристик, на всех этапах осуществления операции закупки. Чаще всего необходимость в корректировке свойств предмета закупки возникает в процессе контактов с поставщиками, принимающими участие в конкурсном отборе. Высокий уровень профессионализма персонала поставщика позволяют без дополнительных затрат создать информационный поток в процессе исследований свойств предмета закупки сопоставимого по качеству и объему.
Наиболее целесообразно учесть полезную информацию, способную повлиять на свойства предмета закупки, в серии консультаций предшествующих процедуре отбора поставщика. Но не стоит стесняться приостанавливать процедуру отбора при возникновении необходимости уточнения свойств предмета закупки. Например, в процессе конкурса одним из участников процедуры отбора поставщика будут предложены технологические решения или материалы более полно отвечающие свойствам предмета закупки. В таком случае возможна переторжка в сроки, позволяющие участникам учесть изменения свойств предмета закупки в своих предложениях.
Некоторые виды товарно-материальных ценностей, имеющие стабильные свойства, гарантированные государственными, отраслевыми, международными и прочими стандартами, могут проходить испытания в условиях реальных производств, технологических процессов. Например, при производстве автомобильного стекла используются перчатки с различными свойствами: с эластичным покрытием, синтетические, хлопчатобумажные, с использованием ткани на две, три, четыре нити. Различные производители предлагают различное качество и различные цены.
Испытания в течение длительного времени позволяют оценить такие сложно определимые понятия как удобство, долговечность на определенных операциях, стойкость при соприкосновении с горячими поверхностями. Сопоставление свойств перчаток и их стоимости позволяет наиболее оптимально управлять затратами. Реально проведенные испытания на производстве автомобильного стекла позволили получить экономию только на перчатках в рамках одного цеха на сумму около 200 тыс. рублей в год. При этом затраты на организацию испытаний составили порядка 40% от полученной экономии.
Независимый поставщик решений может использовать результаты испытаний и при закупках на других предприятиях, снижая единовременные затраты. Опыт использования систем закупок показывает, что целесообразно вообще использовать синхронные закупки на различные товары, сокращая расходы поставщика решений по исследованию свойств предметов закупки и сокращая операционные расходы предприятий, связанные с использованием материалов, инструмента, инвентаря с лучшим соотношением цены и качества. Объединения закупок нескольких предприятий снижают и затраты на поставках товаров, зависящих от объемов поставок.
Выполнение этих работ невозможно или нецелесообразно силами самого предприятия. До настоящего времени наиболее распространенной практикой исследования свойств предмета закупок на предприятиях была передача этих функций наиболее высокопрофессиональным поставщикам. Например, выбор технологии, материалов, подсчет объемов предлагается выполнить подрядчику пользующемуся наибольшим доверием со стороны персонала заказчика. Часто использование поставщика мотивировано не коррупционными интересами, а невозможностью выполнить работу лучше, чем это может сделать поставщик.
Консультации поставщика, работа по определению свойств предмета закупки заставляют персонал заказчика чувствовать себя обязанными по отношению к поставщику. Но такая ситуация ведет не только к неоправданным потерям, но и к получению поставок больше отвечающих интересам поставщика, а не заказчика. Именно заказчик, инициировавший закупку, должен выбрать необходимую технологию с необходимыми материалами, размерами, объемами, прочими параметрами. Независимый поставщик решений позволяет заказчику, не обращаясь за помощью к поставщику, точно определиться со свойствами предмета закупки.
Исследование свойств предмета закупок – наиболее сложный и трудоемкий процесс, требующий привлечения специалистов из различных областей знаний. На предприятиях часто отсутствуют специалисты, способные провести всесторонние исследования свойств предмета закупок. Так, например, у довольно крупных предприятий нет специалистов по гидродинамике, теплотехнике, автоматике – уровня, соответствующего решаемым проблемам.
Даже если мы найдем специалистов соответствующего профиля, их профессионализм будет значительно уступать профессионализму специалистов тех предприятий, где они заняты на основных производственных процессах. Специалисты строительных специальностей на каком-нибудь машиностроительном заводе будут в целом уступать специалистам подрядной организации. Специалисты уровня главного энергетика в вопросах, например, ремонта и модернизации систем отопления, будут уступать в целом специалистам инжиниринговой компании, специализирующейся на подобных работах.
Что дает система закупок на первом этапе реализации? Сложно предположить, что у независимого поставщика решений есть все специалисты, которые могли бы пригодиться при различных закупках. Здесь поставщик решений по закупкам выступает как оператор рынка отдельных специалистов и экспертных организаций, используя понятные, постоянные принципы оплаты своих услуг. Самостоятельно службы, осуществляющие закупки на предприятиях, не всегда могут обеспечить эффективность закупочных операций по объективным причинам:
- слабая мотивация;
- незащищенность интересов служащих;
- политизация решений;
- ограниченность ресурсов;
- функциональная ограниченность.
Использование независимого поставщика решений на первом этапе выгодно еще и по той причине, что оно может быть очень длительным, в отличие от участия поставщика в определении свойств предмета закупок. Оплата поставщика решений постоянна и не несет никаких скрытых угроз. Возможность длительного использования поставщика решений, становящегося партнером заказчика на долгое время, позволяет учесть в процессе исследования свойств закупок глубокие знания о технологических процессах, объектах модернизации, концепций развития предприятий и отдельных подразделений.
Например, знание истории предшествующих исследований инженерных коммуникаций позволяет снизить неоправданные потери при реализации закупок по модернизации сетей с учетом перспектив развития предприятия, прогноза изменения объектов потребления ресурсов. Любая организация, имеющая высококлассных специалистов, но незнакомая с концепцией предприятия и уже произведенными ранее исследованиями, будет менее эффективна, чем постоянный поставщик решений по закупкам.
Константин, а Вы точно экономист? Уж больно подробно на производственные темы. И не сказать, что чего-то не понимаете.
Конечно, я мог бы указать на некоторые нестыковки. Например, чтопечь разогрева может иметь и меньший объём при той же производительности, что размер опок не может меняться из-за особенностей плавильных печей и т.д. Но Ваш ответ не выглядит непрофессиональным. Только пример приводился не для определения оптимальных параметров оборудования, а как иллюстрация относительной сложности свойств предмета закупок. Раз сложный, значит изучению свойств должно быть уделено максимальное внимание, значит информация требует участия ряда очень узких высокопрофессиональных специалистов, а не консультантов там каких-то.
В данном случае большое значение имеет организация сбора, обработки и передачи информации. Как правильно заметил Денис Перевезнов, от качества информации на входе, зависит качество решения. И главное это, а не наши с Вами предложения по оптимизации.
Жаль, Константин, что Вы относитесь к материалу как к рекламе. На самом деле, я предлагаю не услуги, а использование универсальной Системы контроля ресурсов. Если захотите, Вы сможете получить бесплатно бизнес-процесс и консультации. Причём, я гарантирую, что работать будет и без моего участия. Данная статья является продолжением предыдущей. Будут и последующие. Осмыслить, что из себя представляет Система контроля можно будет только сложив их вместе.
Уважаемы Михаил! Подскажите пожалуйста, а чем Ваша СИСТЕМА отличается от обычного консалтинга закупок?
Пока же создается впечатление, что Вы просто воспользовались заветом незабвенного Рона Хаббарда: Хочешь разбогатеть - придумай свою религию
А Вы видели чтобы консалтинг решал задачи оптимизации затрат на обеспечивающих процессах предприятий? Это те процессы которые являются центрами затрат при инвестициях в развитие производств, например. Ни концепция "Бережливое производство" со всеми инструментами, ни какая другая не ориентированы на эти процессы. Если речь идёт о закупках, то о простых, на "конвейер".
Наиболее близкой темой можно считать контроллинг. Но когда возникла идея эффективного контроля затрат на конкретных предприятиях, я ещё не знал о существовании контроллинга и не мог ориентироваться на уже готовые решения. В чём я совершенно уверен,так это в необходимости осторожного отношения к любым идеям, так же как и в необходимости уважительного отношения к участникам дискуссий.
Давайте договоримся. Вы, если конечно интересно, можете перепроверить любые мои высказывания и получить исчерпывающий ответ на любой вопрос касающийся поднятой темы, а сравнивать меня с проходимцами станете только имея на то серьёзное основание. Разница между мной и Хаббардом совершенно очевидная. Хаббард предлагал ему поверить. Мне верить не надо. Обычно я получаю результат независимо от того, верите Вы мне или нет. Но на этом ресурсе я не предлагаю свои услуги. Мои возможности крайне ограничены и всем я лично помочь не в состоянии. А вот поделиться опытом построения Систем контроля, Систем принятия решений, могу.
А для чего еще нужен консалтинг? Видимо у Вас свое, особое понимание консалтинга...
Михаил, очень много примеров, когда вспомогательные функции, после аудита и предоставленных экономических выкладок передавались на аутсорсинг.
Есть другая сфера бизнеса "производственный инжиниринг" -" технические консультационные услуги, связанные с разработкой и подготовкой производственного процесса и обеспечением нормального хода процесса производства и реализации продукции." (с) Википедия.
Для области инжиниринга, необходимы компетенции в конкретной области, например:
- Ваша компания проектирует литейные линии в комплексе, сотрудничая с десятками производителей из разных стран и с разной ценовой группой. Под задачи/бюджет клиента Вы на основе опыта, связей, данных... можете предложить клиенту оптимальное решение "под ключ".
Но при этом Вы не можете, предложить оптимальное решение для "создания тепличного хозяйства".
А у Вас получается, что при помощи "системы сложных закупок" Вы решаете абсолютно все вопросы, вне зависимости от специализации, бюджета и т.д.
Для чего нужен консалтинг, это не ко мне. Особого понимания консалтинга у меня нет. Но я хорошо знаком с консалтинговой компанией основным направлением которой является развитие концепции "Бережливое производство" и менеджмент качества. Достаточно посмотреть в каких процессах внедряются инструменты Бережливого производства и на что ориентирован менеджмент качества. Практически все инструменты эффективного управления относятся к основному производственному процессу. Если Вы приведёте примеры подтверждающие другое, сниму шляпу. Если нет, то и у Вас будет "особое понимание".
Цитата: "Михаил, очень много примеров, когда вспомогательные функции, после аудита и предоставленных экономических выкладок передавались на аутсорсинг."
Но аутсорсинг не консалтинг. Если бы Вы рассказали об инструментах повышения эффективности за счёт передачи неосновных процессов на аутсорсинг, я бы заинтересовался. Системно такую задачу консалтинг не решает. Такие задачи ставит обычно руководство предприятий. И это тоже не консалтинг.
Цитата: "Есть другая сфера бизнеса "производственный инжиниринг" -" технические консультационные услуги, связанные с разработкой и подготовкой производственного процесса и обеспечением нормального хода процесса производства и реализации продукции."
Инжиниринговые компании не решают задач эффективности затрат на предприятии. Они консультируют только по техническим вопросам. Задача эффективности затрат на предприятии к их компетенции не относится.
Цитата: "А у Вас получается, что при помощи "системы сложных закупок" Вы решаете абсолютно все вопросы, вне зависимости от специализации, бюджета и т.д.".
Именно об этом я и пытаюсь сказать. Найденное нами решение оказалось универсальным. Нас буквально заставили использовать Систему вне рамок строительно-монтажных работ. С нашей стороны были опасения не справиться с решением задачи оптимизации затрат находящихся вне компетенции наших сотрудников. Сомнения прошли после получения опыта в управлении затратами. ПР всего лишь оператор выполняющий неизменный алгоритм действий. В процессе функционал ПР был уточнён. Оператором он стал спустя время. Выделены функции модератора и секретаря. Эти функции в зависимости от степени готовности Заказчика передавались работникам Заказчика минимизируя влияние ПР на принятие решений. Главная задача ПР - поставки высококачественной информации на входе в процесс принятия решений. Чаще всего источник информации не ПР, а привлечённый.
Набравшись наглости, я попытался сделать алгоритмы ещё более универсальными - для принятия любых решений. Система получила название Система принятия взвешенных решений. Вот эту Систему я ещё не имел возможности применить. Но свойства остались прежними - саморазвитие и саморегулирование. Запустив такой процесс с соблюдением обязательных условий, мы получим динамично развивающуюся Систему управления требующую минимальных усилий по поддержанию её работоспособности.
Что-то мы, с Вами совсем запутались...
Предлагаю сделать паузу.
В волшебную пилюлю, как и в философский камень, я не верю.
Но как говорится, - это мои проблемы, а Вам успехов в поиске!