Как конкуренция между закупщиками, снизила затраты в логистике

Работая исполнительным директором крупной компании, лидере рынка в своем сегменте, я управляю в том числе департаментом логистики. Департамент логистики включает в себя транспортный отдел, который взаимодействует со сторонними перевозчиками, так как собственного транспорта у нас нет. Ежедневно мы заказываем несколько десятков крупнотоннажных грузовых автомобилей для доставки сырья и готовой продукции. При этом 80% автомобилей заказывается с оплатой перевозки по принципу «полурейса». То есть за доставку своего груза из точки «А» в точку «Б» платим мы, а обратный рейс из точки «Б» в точку «А» оплачивает другой грузоотправитель. Остальные 20% заказов (как правило, с доставкой на короткие расстояния) – это «кругорейсы».

До настоящего времени работа в транспортном отделе была построена следующим образом. Его бизнес-процесс состоял из нескольких подпроцессов. В том числе:

  • Обработка заявок на перевозку, поступивших от наших заводов, филиалов и дистрибуторов.
  • Формирование рейсов (распределение грузов, обозначенных в нескольких заявках, по отдельным 20-тонным автомобилям или рефрижераторам).
  • Составление маршрута и согласование времени доставки с грузополучателем.
  • Поиск и наем автотранспорта.
  • Постановка транспорта под загрузку и контроль доставки грузов.
  • Документальное сопровождение рейса и проведение оплат.

Все работало, можно сказать, как часы. Но подпроцесс «Поиск и наем автотранспорта» меня не устраивал. По трем причинам:

  • Я не понимал, по лучшей ли на рынке цене (следует понимать – по минимальной) осуществляются грузоперевозки.
  • Данный подпроцесс порождал коррупционную связь «менеджер – грузоперевозчик», и такую связь при «умелом» менеджере по транспорту найти и доказать крайне трудно.
  • Работу менеджера по транспорту было необходимо постоянно контролировать, то есть система не была саморегулирующейся.

Для решения первой проблемы я периодически брал у сторонних компаний-грузоотправителей, с руководителями которых хорошие отношения, информацию о фрахте транспорта для фактически осуществленных перевозок. И сравнивал условия найма транспорта внутри своей компании с данными фрахтами. Но применение данных, которые позволяют получать такой анализ, затруднено тем, что цена на рынке «полурейсов» всегда разная: она зависит от дефицита или избытка предложений автомобилей, готовых выехать по необходимому маршруту в конкретный промежуток времени. То есть оценить стоимость фрахта можно только «здесь и сейчас».

Тогда я решил внести существенные изменения в процесс поиска и найма транспорта, пойдя на дополнительные расходы и некоторый риск, убрав зону комфорта в работе транспортного отдела. А именно: создал еще один отдел, который назвал «альтернативная диспетчерская». Его задачей стал параллельный поиск автотранспорта для тех же рейсов, которые формирует транспортный отдел. Изначально это был всего один человек, а впоследствии появился полноценный отдел.

На начальном этапе для безболезненного старта работы двух отделов я разделил между ними существующих грузоперевозчиков и информационные ресурсы (сайты, на которых размещается информация о поиске заказов на перевозку или поиске грузоперевозчиков). В дальнейшем разделение грузоперевозчиков происходило по принципу: какой менеджер привел перевозчика, того и перевозчик.

Одной из основных задач изначально существовавшего транспортного отдела стало обязательство поставить машины на все сформированные рейсы, а основной задачей альтернативной диспетчерской стало снижение стоимости на сформированные рейсы путем поиска перевозчика по цене, которая была бы ниже, чем у менеджера из транспортного отдела. Механизм определения, чей автомобиль будет выполнять рейс, прост – торги. Да, так и есть: ежедневно, в строго обозначенное время собираются менеджеры двух отделов и под руководством директора по логистике начинаются торги. Торги ведутся по каждому рейсу по принципу редукциона. Менеджер по транспортной логистике первым называет цену на рейс, затем менеджер альтернативной диспетчерской называет цену своего грузоперевозчика. При этом в ходе тендера любой из менеджеров звонит своем перевозчику и старается снизить цену. Побеждает тот, у кого минимальная цена перевозки.

И, конечно же, все бы это не заработало, если бы не была изменена система мотивации сотрудников. Заработная плата в обоих отделах была установлена выше рыночной примерно на 15-20%. Я преднамеренно переплачиваю людям, занимающим эти должности, так как их самоотдача и результаты труда кратно перекрывают эти расходы. И нет текучести персонала.

Новая мотивация менеджера транспортного отдела включает следующие составляющие:

  • Условно постоянная часть, примерно 50%, за своевременную доставку грузов, правильное оформление и сдачу документации в бухгалтерию, подписание актов с грузоперевозчиками и т. д. Были расписаны KPI и сумма за выполнение каждого из показателей.
  • Переменная части, примерно 40%, представляющая собой фиксированный бонус за каждый поставленный автомобиль, который выполнил рейс по минимальной стоимости. То есть 50 автомобилей выполнило рейсы – получил 50 х бонус. Выполнило рейсы 100 автомобилей – получил 100 х бонус. Ограничений оплаты по данному показателю нет. Работаешь отлично – зарабатываешь больше.
  • Командный бонус, примерно 10%, за выполнения показателя по своевременности закрытия торгов и выполнения рейсов в результате работы всего отдела.

Новая мотивация менеджера альтернативной диспетчерской включает следующие составляющие:

  • Условно постоянная часть, примерно 50%, за своевременную доставку грузов, правильное оформление и сдачу документации в бухгалтерию, подписание актов с грузоперевозчиками...
  • Переменная части, примерно 50%, представляющая собой фиксированный бонус за каждый поставленный автомобиль, который выполнил рейс по минимальной стоимости. Ограничений оплаты по данному показателю тоже нет.

Началась работа. В начале реализации проекта возникли определенные трудности. Основные из них были связаны с персоналом:

  • Для сотрудников первое время процесс торгов был непривычным, персонал нервничал, были производственные конфликты, стрессы. Со временем бизнес-процесс оттачивался, работать становилось легче. Многие к такому режиму работы постепенно привыкли. Но часть менеджеров транспортного отдела, так и не сумев или не захотев перестроиться, уволилась. Как вариант смягчения данной ситуации – можно провести командообразующий тренинг, но в любом случае переход к системе внутренних торгов происходит болезненно.
  • Были сложности с подбором персонала в альтернативную диспетчерскую и транспортный отдел. Когда кандидаты слышали о торгах по транспорту, 80% отказывались от рассмотрения данной вакансии. Менеджеры привыкли просто закрывать рейсы, не особо заботясь о стоимости грузоперевозки. С частью вновь набранных сотрудников также пришлось расстаться: не смогли торговаться и работать в состоянии искусственного производственного конфликта.

Но результат себя оправдал. Экономия от внедрения данного проекта составила 7,4%, а дополнительные расходы – примерно 1% от всей суммы транспортных затрат. То есть мы в итоге фактически получили прибыль в размере 6,4% от суммы транспортных затрат! За год количество грузоперевозчиков, с которыми мы работаем, увеличилось в четыре раза.

По моему мнению, это хороший результат. Плюс: искоренение угрозы коррумпированности в отделах. Плюс: система стала саморегулирующаяся. Если понравилась идея и появился интерес – внедряйте!

Комментарии
Консультант по корп. финансам, Новосибирск

Отличная идея! В моей практике опробована не только на транспортных расходах, но и на департаменте закупок в целом, а также частично на производственных подразделениях.

Управляющий директор, Москва

Как редакция, пропускает лишние запятые в заголовках?

Если по сути - идея отличная, но ежедневные торги по каждому автомобилю смахивают на паранойю. В конце концов, график рейсов известен заранее на 80% точно, можно достичь пакетного соглашения о предоставлении транспорта с одним-двумя крупными перевозчиками на "условно стабильную" часть перевозок заранее, это, по идее, должно привести к большим скидкам с их стороны, они очень заинтересованы в таких постоянных клиентах, а небольшую "экстренную" часть перевозок докупать на текущем рынке по описанному методу.

При этом у компании клиента есть неоценимый инструмент в переговорах с перевозчиками - таблица фактических цен исполнения перевозок на рынке, возникшая просто в результате примененного метода работы. Если окажется, что предлагаемая крупным перевозчиком цена рейса существенно отличается от того, что фактически достижимо - переговоры прекращаются по очевидной исполнителю причине "извините, ребята, с вами дороже". По сути, крупная фирма вынуждена будет торговаться с десятками мелких и крохотных перевозчиков, только заочно :).

Еще один момент - мелкие перевозчики постепенно будут выдавливаться с рынка, это приведет к тому, что система торгов на все станет менее эффективной с точки зрения экономии средств, просто количество альтернативных предложений уменьшится.

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Не уверен, что работающая в 100% идея. Можно набрать кучу мусорных машин за пять копеек, потом решать проблемы с их качеством. Например поломка старого разбитого грузовика в рейсе, потеря груза или неадекватный водитель могут "съесть" всю экономию на тарифе. Из моего опыта работающая схема - четкое планирование объемов на среднесрочную перспективу, договоры с крупными автовладельцами, а не посредниками, обеспечение минимальных простоев при загрузке, обеспечение перевозчикам обратной загрузки, быстрая оплата (или предоплата), электронный документооборот и снижение издержек на администрирование заказов на транспорт со стороны всех участников. Ну и участие среднего менеджмента в переговорах с самим автовладельцем.

Генеральный директор, Санкт-Петербург

Экономия в 7,4% на мой взгляд говорит о том, что ваш отдел логистики работал хорошо, а рынок перевозок на ваших плечах очень плотно заполнен конкурирующими компаниями.
Выиграл ли ваш коллектив, выросла ли их вовлечённость в процесс, стали ли они больше вам доверять - вам решать. Почему-то мне кажется, что в долгую вы скорее проиграли, чем выиграли.
Далее возможны варианты:
Увеличение перевозчиков в 4 раза означает, что какого-то из перевозчиков вы перестали быть приоритетным (или важным) клиентом. Все перевозчики знают, что вы жестко торгуетесь по цене, и при наличии альтернативы с вами будут работать лучшие из худших, и вы сами собственноручно эту планку понижаете.
Уменьшение цены заставляет перевозчиков либо давать вам транспорт похуже (следовательно возрастают риски), либо уменьшать сопутствующие услуги (например, отправлять груз без страховки). Поверьте, в долгую вы ничего не выиграете.
Возможен еще вариант, при котором сотрудники, поняв правила игры, умело вас разводят. В этом смысле интересно было бы посмотреть на тех, кто ушел из компании, что это были за люди, какие у них были приоритеты при выборе перевозчиков.
Согласен с Максимом. Если у вас все работало как часы, у вас планируемые объемы, то надо искать партнеров среди перевозчиков, кто даст вам прогнозируемый и прозрачный результат за передачу им максимального объема перевозок. Как вариант, можно вообще рассмотреть аутсорсинг этой услуги.
Это высвободит вам кучу времени, которую можно потратить на управление предприятием, а не на контроль цен перевозчиков.

Экономист, Москва
Автор пишет:
Но результат себя оправдал. Экономия от внедрения данного проекта составила 7,4%, а дополнительные расходы – примерно 1% от всей суммы транспортных затрат.

А как это было посчитано? Интересна сама методика. Просто Вы значительно увеличили штат и ФОТ. Сомневаюсь, что это все окупилось.

Автор пишет:
Плюс: искоренение угрозы коррумпированности в отделах.

За счет чего? Наоборот, теперь диспетчеры заинтересованы, так сказать, договориться и поделить рынок (заказы) между собой, чтобы гарантировать себе премиальную часть зарплаты. Никто не мешает диспетчерам сообща лоббировать определенный уровень цен. Никто им также не мешает войти в сговор с менеджерами транспортного отдела и, тем самым, поднять общую планку цен. Никто не мешает диспетчерам брать мзду со "своих" грузоперевозчиков за право регулярно попадать в основной пул претендентов на хорошие заказы. И т.д., и т.п. На мой взгляд, возможности для коррупции только увеличились. Кстати, не исключаю, что люди, которые ушли, просто отказались договариваться подобным образом.

Экономист, Москва
В целом, статья мне понравилась. Поставил плюс. Всегда приятно читать авторский контент, описывающий реальный кейс, а не реферативную работу.
Генеральный директор, Москва

Идея конкуренции хороша. Я тоже применяю примерно такие же методы. Но у Вас конечно, все так накручено, что я вынужден согласиться с опасениями прозвучавшими в ответных комментариях.



Директор по продажам, Санкт-Петербург

А зачем внутренняя конкуренция? Внешней не хватает?

Конкуренция, в отличии от сотрудничества, обходится или дорого, или очень дорого.

Консультант, Москва
Максим Амосов пишет:
Например поломка старого разбитого грузовика в рейсе, потеря груза или неадекватный водитель могут "съесть" всю экономию на тарифе.

Действительно, по опыту могу сказать, что ценность изложенной идеи очень сильно зависит от величины ущерба, нанесенного неисполнением рейса. Да, если рейсов много и они недлинные, то предложенная система может работать достаточно стабильно, хоть и крайне некомфортно для участников. А в случае, если количество перевозчиков объективно небольшое,. а маршруты очень длинные с большим количеством пунктов сдачи/погрузки такая система работать не будет. Даже единичный срыв рейса сожрет всю прибыль, украдет время, нанесет и денежный и репутационный ущерб, который тоже стоит будущих денег. В перевозках главное - надежность. И это тем справедливее, чем удаленнее регион от Москвы и Питера. ИМХО, автор идеи порешал задачу исходя из собственных, менеджерских, частных оптимизационных задач. А не с точки зрения глобальной цели предприятия перевозок - удовлетворения клиентов путем повышения надежности.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
США договариваются с хакерами

Тренд дня: Кибернетическое командование США решило договориться с российскими хакерами.

​Санкции против Украины

Факт дня: Под новые санкции, вводимые в отношении Украины, подпадут сотни человек.

Moody's улучшил прогноз по банкам РФ

Прогноз дня: Moody's улучшил прогноз по российской банковской системе.

Сбербанк: ставки по ипотеке растут

Тренд дня: С 22 октября Сбербанк увеличил ставки по ипотечным кредитам.