Контроль рабочего графика: проблемы и способы преодоления

Методы повышения продуктивности на производственных предприятиях широко известны (то же бережливое производство, например), а что делать с компаниями, которые производят продукт умственного труда? Офисные процессы скрывают немало «убийц продуктивности», но отработанных схем по выявлению и уничтожению их пока не создано. Первым шагом многим руководителям – и это совершенно справедливо – видится введение и контроль дисциплины в организации.

Суворов называл дисциплину матерью победы, несомненно, в ней заключен ключ к эффективности. С чего начать контроль дисциплины в компании? Часто он начинается с учета рабочего графика сотрудников компании. Это действительно большой шаг, который дает старт важной для эффективности работе по борьбе с потерями времени.

Есть немало способов контроля рабочего графика сотрудников. Большая их часть совмещена с системами регистрации и контролем допуска в офис посторонних. Сложно отследить время появления первых автоматических систем контроля рабочего графика, но известно, что уже в 1970-х годах в Америке системы карточных пропусков приобрели огромную популярность. И в то время они использовались именно для регистрации времени прихода и ухода. В наши дни автоматические системы не устают совершенствоваться, появились биометрические системы, которые сканируют сетчатку глаза и отпечатки пальцев. Они постепенно вытесняют журналы и табели прихода-ухода. Это не удивительно – высокотехнологичные системы во многом и удобнее, и проще. Они экономят ресурсы предприятия, ведь благодаря им нет необходимости нанимать отдельного сотрудника или назначать ответственных, которые полученную информацию будут обрабатывать.

Но и новые, и дедовские методы учета рабочего времени имеют общий и существенный минус. Несмотря на то что они успешно защищают организацию от опозданий и ранних уходов сотрудников, по факту они не так уж и эффективны в борьбе с потерями времени.

Мы провели небольшое исследование в компаниях, которые используют нашу систему «Дисциплина» и в которых есть строгое время начала и окончания рабочего дня. Мониторинг системы раскрыл то, о чем мы все и так знали и догадывались: сотрудники самых разных компаний склонны искусственно уменьшать продолжительность рабочего дня.

С этим, наверное, не раз сталкивался каждый. Автор Forbes Саша Гэлбрейт высказалась об этом явлении так: «Я всегда вспоминаю коллегу, с которым мне довелось работать несколько лет назад. Приходя на работу, он вешал пиджак на спинку стула, чтобы показать, что он «присутствует», хотя на самом деле он не был нигде поблизости».

И наша статистика только подтверждает ее слова. Мы заметили интересную закономерность: оказывается, люди не любят сразу приступать к работе. Между моментом, когда человек входит в здание, и включением компьютера иногда проходит более 20 минут. Да и усевшись, наконец, за компьютер сотрудник первым делом спешит проверить социальные сети и личную почту. Последние 30–40 минут рабочего дня тоже чаще всего уходят не на работу: люди сидят на развлекательных сайтах или вовсе не подходят к компьютеру.

Конечно, даже машины не могут работать совсем без отдыха. Но если сложить все перерывы и перекуры в течение дня, от самого рабочего процесса может остаться не так уж и много.

И если отсутствие человека за рабочим столом сложно не заметить, то понять, что с таким увлечением читает сотрудник на своем компьютере – отчет или статью в журнале, можно только заглянув ему через плечо. А использованием корпоративного интернета в личных целях грешат сотрудники самых разных организаций.

Кажется, что хорошим выходом здесь служит отключение интернета. Нет источника развлечений – нет проблем. Но наш опыт показывает, что эта мера не спасает. Люди приносят из дома и устанавливают фильмы и игры. Можно, конечно, запретить подключение сторонних внешних дисков к рабочим компьютерам, но и это не гарантирует успеха. В нашей практике был случай, когда человек умудрялся 80% рабочего дня тратить на игры «Косынка» и «Сапер» на протяжении месяца. И это выяснилось только после нашего мониторинга. Кто может сказать, сколько лет он «работал» в таком режиме?

Блокировка отдельных страниц в интернете тоже не всегда помогает. Наш мониторинг выявил, что люди, которым приходится для доступа к закрытым сайтам использовать обходные маневры (например, зеркала) тратят на них в среднем больше времени, чем те, у кого есть доступ ко всему интернету.

Научить сотрудников приходить и уходить вовремя можно, но для повышения эффективности предприятия этого оказывается недостаточно. Какой выход здесь можно придумать? Мы советуем попробовать систему контроля рабочего времени и оценки продуктивности «Дисциплина». Система не только контролирует время начала и окончания работы сотрудника и фиксирует нарушения графика, она еще и регистрирует деятельность человека за компьютером.

Механизм работы «Дисциплины» несложный: программа устанавливается на компьютеры работников и с этого момента начинает фиксировать все действия, производимые хозяином техники: время начала и окончания активной работы на компьютере (что фиксирует фактическое начало и конец рабочего дня), количество и продолжительность перерывов в работе, программы и сайты, в которых происходит работа. Вся деятельность сотрудников подразделяется на три группы – полезная, вредная и нейтральная. Притом для разных сотрудников состав этих групп может меняться. На основе этих данных система может делать выводы о продуктивности работы как одного работника, так и целого отдела или всей компании. Эти выводы выражаются в показателе продуктивности, который быстро выявляет лентяев и лидеров.

disciplina.jpg

«Дисциплина» может вести мониторинг как в открытом, так и в скрытом режимах. Но в обоих случаях личная информация людей остается в безопасности: система не вскрывает переписку, не запоминает пароли, не ведет наблюдение через веб-камеру. Главная цель системы – помощь руководителю в повышении эффективности предприятия. Используя данные системы, вы можете принять аргументированные решения о расширении штата, увольнениях, продвижении сотрудников по карьерной лестнице. Отчеты «Дисциплины» помогают грамотно распределить нагрузку среди сотрудников и отделов. Опыт наших клиентов показывает, что один факт внедрения системы в организации может повысить производительность сотрудников на 20%.

Некоторые компании ограничивают контроль рабочего графика системой «Дисциплина». Но для ключевых клиентов мы также предоставляем возможность интеграции нашей системы со СКУД (системами контроля и управления доступом). Это позволяет найти и обезвредить тех самых любителей «повесить пиджак».

По всем вопросам обращайтесь по тел. +7 (843) 200-99-80 или e-mail: info@disciplina.ru.

На правах рекламы

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Руководитель, Красноярск
Булат, а как давно вы на рынке? [COLOR=gray=gray]***сообщение было отредактировано модератором***[/COLOR] Есть намерение более полно понять. [COLOR=gray=gray]***Сообщение было отредактировано модератором. Нарушение пункта 12 Декларации Сообщества: ''12. Участники Сообщества ценят свое время и время других участников Сообщества, стремятся сберечь его для наиболее важных целей. В связи с этим участники Сообщества: - Общаясь в форумах, сообщают важную для большинства возможных участников информацию, стараясь избегать при этом перехода в режим чата или личной переписки. ''***[/COLOR]
Редактор, Казань

Алексей, позвольте ответить Вам за Булата. Я сотрудник компании ''Дисциплина''. Компания была образована в 2011 году, а продукт был запущен в начале 2013.

Консультант, Украина

В принципе, интересно наверное, узнать сколько времени уходит у сотрудника на работу, а сколько на развлечение. Но если сотрудник не работает, а развлекается какое-то время, что это означает?

- нет мотивации на результат работы

- возможно устал, голова не соображает.

Если можно определить результат работы и по нему оценить вклад сотрудника, то зачем следить за его распорядком дня? Может он после работы наверстывает...

Для почасовой оплаты, наверное, хорошая штука... Для сдельной формы оплаты - ненужная, т.к. просто требует лишних расходов

Редактор, Казань

Николай, да, система может помочь выявить немотивированный сотрудников, и, как показывает опыт, сама является прекрасным инструментом мотивации.Но в некоторых случаях сотрудники перегибают палку (как в нашем примере с человеком, который по 6 часов в день играл в игры), из-за них организация теряет деньги. Тут напрашивается вывод - нужен ли такой сотрудник? В больших компаниях выявить таких работников без специального наблюдения практически невозможно.

Сверхурочную работу ''Дисциплина'' тоже фиксирует. Это помогает избежать возможных двойственных ситуаций, когда сотрудник просит оплачивать сверхурочные часы отдельно (на что имеет полное право), хотя сам весь день бездельничает.

Относительно сдельной работы. Тут нужно уточнить, что мы понимаем под сдельной работой - когда оплачивается только результат (и затраченное время не имеет значения) или когда все-таки оплачивается время, но только то, что было затрачено на задание. Во втором случае сотрудник может говорить, что задание требует больше времени, чем он тратит на самом деле. А ''Дисциплина'' может это контролировать (в том числе и вне офиса).

В первом случае система действительно не нужна:)

Консультант, Украина
Светлана Лукьянова пишет: Тут нужно уточнить, что мы понимаем под сдельной работой - когда оплачивается только результат (и затраченное время не имеет значения) или когда все-таки оплачивается время, но только то, что было затрачено на задание.
Сдельная работа: оплачивается ''сделанная работа'', т.е. результат. Время не считают. За 5 болтов платят по 1 руб, например. Повременная оплата: оплачивается время, затраченное на выполнение работы. Например, за 1 час работы вахтер (дежурный) получает 100 руб.
Редактор, Казань

Спасибо за разъяснение, Николай!
Действительно, в случае сдельной работы наша система бесполезна:)

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Светлана, а почему Вы так легко согласились с доводом Николая?
Он же говорил только об оплате труда. А эффект от эксплуатации оборудования? Если оплдата труда сдельная, но оборудование работодателя, то работник с низкой производительность получает низкую оплату, но компенсирует счастьем юзанья, например. А ведь можно заставить его эксплуатировать оборудование на 100 %. Для работодателя - реальный эффект. Или нет?

Консультант, Украина

Работодатель может оценить низкую производительность труда по самим результатам.

Зачем еще следить за самим процессом? Информация о том, что сотрудник работает плохо, и так есть.

Что еще нужно знать?

Вот почему он работает плохо? Если, например, за каждый болт он получает 10 руб, но предпочитает вместо работы по изготовлению болтов использовать вверенное оборудование для левака, тогда получается, что контроль нужен.

Так как левак выгоднее основной работы. Может что-то с оплатой не так, а может действительно контроль за работником нужен.

Теоретически сотрудник может использовать рабочее место для собственных нужд и при этом не платить за аренду.

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Николай Лотох пишет: Работодатель может оценить низкую производительность труда по самим результатам.
Я так же считаю, что контроль должен быть по результату. Остальное - избыточность.
Консультант, Украина

В некоторых случаях контроль нужен также на входе и в процессе.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Новогодние подарки коллегам будут дарить вдвое реже, чем в прошлом году

Экономическая ситуация, вызванная пандемией COVID-19, сказалась на потребительском поведении россиян: в этом году новогодних подарков будет меньше.

Названы регионы с самой высокой и самой низкой безработицей

Наиболее благополучная ситуация в автономных округах Сибири, на Камчатке и в столицах.

39% россиян планируют работать после выхода на пенсию

Меньше всего работать на пенсии стремятся IT-специалисты.

Женщины чаще готовы к зарплате ниже рынка, чем мужчины

Исключение составили лишь две профессии.