Как облегчить жизнь бухгалтеру? Автоматизировать проводки!

Статья «Как заменить бухгалтера на цифрового сотрудника» вызвала дискуссию в отношении невозможности применения автоматизации с полной заменой сотрудников. Моя позиция остается неизменной: экспертиза, методология и другие интеллектуальные задачи останутся вместе с бухгалтерами, а большинство рутинных ежедневных процессов, будут полностью автоматизированы.

Нравится ли нам это или нет, принимаем ли мы такое будущие или нет, прогресс нельзя остановить. Остается идти с ним в ногу, трансформировать свое сознание, переучиваться и принимать новые технологии. Многие компании, внедряя автоматизацию, не только увеличивают эффективность бизнес-процессов, но развивают и переучивают персонал, улучшая компетенции и экспертизу команды.

В качестве примера оптимизации, которая смогла сократить большую часть рутинной работы бухгалтерии, можно привести автоматизацию проведения проводок бухгалтерского учета.  

Любой первичный документ рождает бухгалтерскую проводку. Вопрос как облегчить жизнь бухгалтеру, и автоматизировать проводки обсуждается давно. Эволюция автоматизации проводок началась с внедрения информационных систем, которые предлагали бухгалтерам заполнять определенные поля при заведении первичных документов, выбирать счета и формировать проводки.

В дальнейшем, информационные системы дополнили такие технологии, как OCR - оптическое распознавание символов при сканировании первичных документов.  И несомненным прорывом в области автоматизации считается обмен электронными юридически значимыми документами, которые заменяют бумагу.

Одним из преимуществ распознавания первичных бухгалтерских документов при сканировании является автоматическое формирование проводки в системе учета и автоматическое формирование электронного архива. Причем интеграция систем распознавания возможна с любой учетной системой, будь то SAP или 1С. 

Так как первичные бухгалтерские документы унифицированы, то распознавание их является достаточно легкой задачей. На моей практике, процент корректного распознавания данных машиной в документе доходил до 100. Качество распознавания данных зависит от шрифта в первичных бухгалтерских документах, и от разрешения сканирования.

Предпосылками внедрения автоматизации проводок являются: 

  • С ростом бизнеса, идет увеличение количества транзакций.  
  • Необходима команда сотрудников для ручного проведения проводок в бухгалтерском учете. 
  • Качество данных введенных вручную достаточно низкое, ошибочно выбранные счета бухгалтерского учета.  
  • Высокая ротация штата, у руководителя постоянная головная боль в части поиска замены ушедших сотрудников. 
  • Постоянное расширение офиса на дополнительные рабочие места, увеличение количества оборудования для новых сотрудников. 

Покрытие автоматизацией проведения бухгалтерских транзакций зависит от размера компании и от подхода компании к ведению управленческого учета. Автоматизировать возможно все операции, но крупные компании, которые используют кост-центры для управленческого учета, часто сталкиваются с проблемами автоматизации проводок в части выбора кост-центров при создании транзакции. В данном случае необходима дополнительная доработка.

Для более быстрого получения эффекта можно использовать IT-компании по предоставлению сервиса по распознаванию данных бухгалтерских документов. Опыт работы с партнером по сервису распознавания данных оказался для нашей компании не очень успешным, но смог закрыть проблемные на тот момент вопросы.

Преимущества иметь сканирование и распознавание внутри компании, в своих руках, с возможностью влиять на события и процессы, были для нас очевидны.  

Говоря о возврате инвестиций на покупку оборудования и системы, то обычно возможен возврат в течение года. Что касается затрат на персонал, то в моей практике произошло снижение персонала на 80% через пять месяцев после внедрения системы при условии, что количество транзакций не уменьшилось, а даже продолжало расти. Также у нас была возможность влиять на качество распознавания, продумывать и осуществлять мероприятия по минимизации ошибок. 

С легализацией электронных документов, автоматизация бухгалтерских проводок стала намного дешевле. Нет необходимости закупать дополнительное программное обеспечение и оборудование, электронный документ имеет форму структурированного файла, который может автоматически передаваться от контрагента через оператора юридически значимого документооборота (ЮЗДО), и создавать проводку в вашей учетной системе без участия бухгалтера. Запустить обмен электронными документами на сегодняшний день очень просто. Сами операторы ЮЗДО и компании-консультанты оказывают качественную поддержку.  

Что необходимо сделать перед стартом проекта:

  1. Провести работу с контрагентами и подписать с ними Соглашение об использовании ЮЗДО. 
  2. Бизнес-процессы компании также подлежат изменениям при использовании ЮЗДО. 
  3. Огромное значение имеет создание интеграционного решения учетных систем и операторов ЮЗДО для автоматического создания проводок.  
  4. Определить подписантов документов квалифицированной электронной подписью (КЭП), купить КЭП, выстроить бизнес-процесс массового подписания электронных документов. 
  5. Продумать, кто и каким образом будет осуществлять проверку корректности реквизитов первичных документов.  
  6. Сформировать стратегию подключения контрагентов к использованию ЮЗДО. 

Барьеры:

  • Не все контрагенты будут технически и морально готовы перейти на ЮЗДО. 
  • При отсутствии интеграции с учетными системами автоматизация проводок невозможна.

Подводя итоги, хочется отметить, что совмещение двух технологий – распознавание документов при сканировании и обмен электронными документами – самое удачное решение в переходный период от бумажных к электронным документам, когда компании присматриваются к опыту более прогрессивных и бесстрашных партнеров, когда только нарабатывается экспертиза и судебная практика.

Для успешности проекта по использованию двух технологий необходима гибкость бизнес-процессов, возможность достаточно быстро их менять и не бояться экспериментировать. При выборе любой описанной выше технологии произойдет достаточно быстрый возврат инвестиций. Автоматизация даст возможность снижения нагрузки на бухгалтерию, позволит при текущем составе штата проводить большее количество транзакций и минимизировать ошибки.

Читайте также:

Комментарии
Руководитель, Москва

Моя позиция остается неизменной: экспертиза, методология и другие интеллектуальные задачи останутся вместе с бухгалтерами, а большинство рутинных ежедневных процессов, будут полностью автоматизированы.

С учетом, что руководитель Правительства у нас СамиЗнаетеКто, основные вектора развития будут:
1. Перевод всего юридически значимого в облако и госсервисы.
2. Соотвественно, рутинные вещи будут уходить туда же
3. Налоговый учет уйдет туда же
4. Управленческий будет основываться на данных IoT и облаков
5. Если таки будет большое желание убрать монополию государства, то многие субъекты экономических отношений будут использовать транзакиции на основе нефиатных валют и распределенного реестра. 

 

Директор по экономике и финансам, Москва

Полностью согласен с автором!

Однако, боюсь, что автор пытается создать инструмент, который через несколько лет станет не нужен - потому как компании передут на ЭДО. 

И нечего будет сканировать и распознавать.....

Руководитель, Москва
Игорь Семенов пишет:

Полностью согласен с автором!

Однако, боюсь, что автор пытается создать инструмент, который через несколько лет станет не нужен - потому как компании передут на ЭДО. 

И нечего будет сканировать и распознавать.....

Игорь,  добрый день.

Согласна,  инструмент хорош для переходного периода,  но принимая во внимание, что в России электронными упд/с.ф. законодательно разрешили обмениваться в 2012 году, на сегодня в среднем примерно 40% контрагентов не готовы использовать электронные документы.  Помимо бухгалтерских и налоговых документов существуют ряд иных документов,  которыми обмениваются компании. Мало кто использует их обмен в электронном  виде, в своей практике сталкивалась с тем, что после подписания договора КЭП,  контрагент принёс бумагу для подписания:))).

Директор по экономике и финансам, Москва

Добрый день, Юлия!

Если Вы, специалист в данном вопросе, считаете, что инструмент можно использовать в переходном периоде и этот период будет достаточно длительным - то, как говориться, Вам виднее.

Но позволю себе   "но"

С 1 июля этого года для прослеживаемых товаров счет-фактуры выставляются только в электронном виде. То есть государство просто переводит часть документооборота в ЭДО в приказном порядке, может перевести весь бизнес на ОСН в ЭДО со временем.

Руководитель, Москва
Игорь Семенов пишет:

Добрый день, Юлия!

Если Вы, специалист в данном вопросе, считаете, что инструмент можно использовать в переходном периоде и этот период будет достаточно длительным - то, как говориться, Вам виднее.

Но позволю себе   "но"

С 1 июля этого года для прослеживаемых товаров счет-фактуры выставляются только в электронном виде. То есть государство просто переводит часть документооборота в ЭДО в приказном порядке, может перевести весь бизнес на ОСН в ЭДО со временем.

Игорь, спасибо за комментарий. 

Предстоящее изменение касается реализации импортных товаров. Пока исключение составляют услуги, товары , произведённые в РФ, расчёты с физ.лицами и сам перечень прослежиаемых товаров достаточно узок. Несомненно,  правительство стимулирует увеличение процента электронных документов:))) и ужесточает контроль за деятельностью компанией. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Каждый третий россиянин готов дополнительно учиться ради повышения зарплаты

А 12% работающих россиян полагают, что самый надежный вариант повысить уровень своего ежемесячного дохода – вести с начальством переговоры о зарплате.

38% российских компаний сократили бюджеты на обучение сотрудников

При этом большинство компаний перевели часть обучения в дистанционный формат.

Спрос на фрилансеров в период майских праздников вырос в 2 раза

Наиболее востребованными на бирже в этот период оказались фрилансеры с digital-навыками.

Что раздражает россиян при поиске работы: исследование Kelly Services

Самыми раздражающими факторами для большинства работников стали молчание работодателя после отклика на вакансию и отсутствие обратной связи.