6 веских причин отправить сотрудников изучать Excel

Часто руководители обращаются ко мне с вопросами, есть ли универсальный инструмент, который поможет эффективно организовать и оптимизировать работу с данными, чтобы быстрее получать отчетность, и наглядно видеть результаты работы в графиках и диаграммах. Я рекомендую использовать Excel, как универсальное программное средство из пакета MS Office, с которым работаю уже много лет.

Если вам нужно увеличить прибыль, оптимизировать издержки, держать под контролем затраты, то без Excel не обойтись. Excel позволяет быстро и эффективно анализировать данные, визуально представлять свою работу, создавать отчеты, на их основе оптимизировать затраты и увеличивать прибыль. Таким образом, время и ресурсы, потраченные на изучение Excel, могут стать самым ценным вложением в сотрудников компании.  

Давайте рассмотрим, что может дать уверенное использование программы Excel.

1. Экономите средства

Держать руку на пульсе, анализировать бизнес безусловно необходимо, и рынок предлагает нам множество программ для автоматизации бизнес-процессов. Но для их использования нужно потратить ресурсы — денежные и временные:

  • предпроектная подготовка;
  • покупка ПО;
  • внедрение;
  • техническая поддержка;
  • обновление релизов.

А результат возможно будет не совсем таким, как вы себе представляете.

Excel, в первую очередь, широко распространенная программа, она входит в состав пакета Microsoft Office, и все что нужно – это научится эффективно ее использовать.

Я проводила анализ затрат, необходимых для внедрения автоматизации управленческого учета, и стоимость комплекса услуг по нашему запросу варьировалась от 900 тыс. рублей до 2,5 млн рублей (без учета стоимости ПО). Обучение сотрудников Excel выйдет намного экономичнее, и применять полученные знания они начнут быстрее, чем была бы внедрена автоматизация.

2. Применяете одну программу во многих бизнес-процессах

Excel — универсальный продукт. Программа подходит администраторам баз данных, бухгалтерам, экономистам и финансовым работникам, банковским служащим, менеджерам по продажам/закупкам, маркетологам, логистам, руководителям. Можно создавать и быстро заполнять базы данных; проводить сложные расчеты с применением встроенных функций; проводить анализ данных любой сложности: ABC и XYZ, факторный и дисперсионный анализ, анализ чувствительности инвестиционных проектов; таблицы Excel часто используются в качестве CRM для ведения клиентской базы или базы поставщиков.

  • Бухгалтерам советую использовать в своей работе сводные таблицы, тем более, что используя возможности Excel в комплексе с 1C, можно получить более весомый результат, сократить время на обработку бухгалтерской информации для ввода ее программу, а также при последующем ее анализе.
  • Для экономистов и управленческого учета Excel вообще незаменим: любые виды анализа финансовых аспектов деятельности и подсчет прибыли и расходов с учетом процентных ставок и инфляции возможны в Excel.
  • Менеджеры по продажам могут создавать и хранить в Excel свои клиентские базы со всеми контактными данными и историей покупок, для них также незаменимым инструментом станут сводные таблицы.
  • Логистам Excel пригодится благодаря возможности быстро систематизировать погрузку/выгрузку, объемы поставок, затраты и другие важные аспекты работы.

Маркетинг неразрывно связан с планированием бюджета, отслеживанием контент-стратегий, анализом конверсий и контролем задач, с чем великолепно справляется Excel.

Поэтому я считаю, что обучение программе нельзя недооценивать.

3. Принимаете решения быстрее

Изображения обрабатываются человеческим мозгом в 60 000 раз быстрее, чем текстовый материал.

Изучив возможности Excel, ваши сотрудники научатся наглядно представлять результаты своей работы по поставленным перед ними задачам, а наглядное представление информации существенно увеличивает скорость ее понимания и усвоения. Как известно, деньги заработать можно всегда, а потраченное неэффективно время невосполнимо, и вернуть его невозможно. Визуализация сразу фиксирует внимание на главном, и благодаря своей наглядности может быстро донести основные мысли и идеи.

Умение использовать графики и диаграммы позволяет дополнять аналитические таблицы Excel, отслеживать динамику изменений, оценивать факторы отклонений и значения важных показателей. Выбор типа диаграммы или графика, различные приемы, используемые в Excel для подготовки диаграмм, навыки создания нестандартных диаграмм и интерактивных диаграмм – все это больше не будет проблемой для ваших сотрудников, а результаты работы предприятия перестанут быть просто безликими столбиками цифр.

4. Помогаете сотрудникам работать эффективнее

Стандартно у каждого человека, работающего в Excel, есть множество вопросов и «набитых шишек»: то формула съедет из нужной ячейки, а то появляются различные ошибки, например, #Н/Д, #ДЕЛ/0, то приходится прокручивать большие массивы данных, пока не найдется нужная информация, а данные обрабатываются и вводятся вручную.

Обычно в таких ситуациях оптимальное решение остается для человека неизвестным, потому что он даже не предполагает, что в Excel существуют инструменты решения его проблемы. Удивительно, но часто на занятиях Excel, ученики удивляются, что есть волшебная клавиша F4, которая закрепляет ссылки на ячейки, и решает сразу много проблем с укрощением формул. И ведь это только самое начало, изучение Excel вместе со специалистом, поможет быстро и точечно залечить «набитые шишки».

Сотрудник, обученный эффективной работе в Excel, больше не будет отвлекаться в процессе работы на рутинные задачи, а также на поиск решения своих проблем, не будет отвлекать более подготовленных коллег, а направит всю свою энергию на рабочий процесс. Перед ним можно будет ставить более сложные и амбициозные задачи в работе.

5. Получаете конкурентное преимущество

Высокая отдача от квалифицированных сотрудников организации безусловно даст вам конкурентное преимущество, ведь сократится время на рутинную работу. То, что раньше делали в течение нескольких часов, а то и дней, можно будет сделать практически за пару кликов мыши. Новые направления деятельности и задачи не будут вызывать у ваших сотрудников страха и затруднения, ведь эффективная работа в среде программы Excel может успешно решать множество задач, возникающих в бизнес-процессах компаний.

Обучение сотрудников —  это и возможность позитивно влиять на формирование внутреннего микроклимата и комфорта работы. Всегда нужно учитывать, что успешная деятельность компании основывается прежде всего на эффективной работе на всех уровнях компании.

Таким образом, обучение сотрудников Excel позволит вашей организации не только более успешно решать текущие задачи, но и поможет в решении задач, связанных с новыми направлениями деятельности и поддержании необходимого уровня конкурентоспособности.

6. Развиваете свой бизнес

Бизнес не стоит на месте и, конечно же, вы планируете расти и развиваться. Тогда скорее всего, вам захочется чего-то большего, чем Excel. Вы уже более решительно и серьезно станете рассматривать внедрение автоматизации на своем предприятии. И, в этом случае, вы также сможете опереться на данные, подготовленные в Excel. Правильно настроенные отчеты станут отличной базой для внедрения проекта автоматизации любого бизнес-процесса, а это поможет снизить затраты на предпроектную подготовку, у вас фактически будет все готово.

Вы будете знать, что конкретно вам нужно получить в результате автоматизации, так как уже существует работающая модель в Excel. И с большей вероятностью вы получите от автоматизации то, что хотите.

Фото: Pixabay.com

Комментарии
Адм. директор, Санкт-Петербург
Андрей Панахов пишет:
Вы часто видели, чтобы айтишники обучали каких-нибудь экономистов работать в экселе?

Да и не так много айтишников вообще-то и сами знают особенности работы прикладных офисных пакетов лучше сотрудников других департаментов! У них в общем-то и основные задачи обычно другие -они чаще работают "по ту сторону" границы прав, закрытых для юзеров, и учить пользователей обычно не их задача... 

Вообще любая учёба - это благо, как правили - узнаёшь что-то полезное или вспоминаешь давно забытое старое! Использовать прикладные возможности Excel полезно ещё и потому, что умеющим это делать потом проще поставить задачу по тому, что нужно перенести в среду MS Access и на каком этапе будет полезным устройством, а не дорогими "понтами" SQL-сервер...

 

 

Экономист, Краснодар

Несмотря на то, что требования к знанию MS Excel в вакансиях очень серьёзные (сложные составные формулы, написание макросов и т.д.), в подавляющем большинстве мелких и средних фирм реально применяется лишь какой-то незначительный процент этих знаний - ограничивается элементарными формулами и базовыми знаниями сводных таблиц. Безусловно, углублять собственные знания очень важно, но использоваться в работе будет лишь небольшой процент. Типичная торговая фирма (из них состоит вся "экономика" России) не нуждается ни в макросах, ни в сложных составных формулах. 

Управляющий директор, Москва

Очень вредная статья. Попытка пропиарить свою дисциплину или показать, что вокруг одни неучи.

Если вам нужно увеличить прибыль, оптимизировать издержки, держать под контролем затраты, то без Excel не обойтись. Excel позволяет быстро и эффективно анализировать данные, визуально представлять свою работу, создавать отчеты, на их основе оптимизировать затраты и увеличивать прибыль. Таким образом, время и ресурсы, потраченные на изучение Excel, могут стать самым ценным вложением в сотрудников компании.

Охинея!!!

Для перечисленных целей достаточно листочка в клеточку. И вспомнить школьный курс алгебры.

Есть неплохой табличный редактор в опен-офис. Специально название программы пишу по-русски, чтобы не рекламировать. Есть и другие, более внятные, средства анализа.

Цифровая экономика - взгляд от коуча. Уже сейчас надо получать ДИПЛОМ пользователя 1С, а лучше со свидетельством об освоении надстройки от битрикса или вдгб. Покупать лицензионную программу от майкрософта (сша) и оплачивать курсы по ее изучению - интересный способ заработка. И чем менее понятна программа, тем активней продвигают ее платное изучение.

Директор по продажам, Тольятти
Сергей Алейников пишет:
Да и не так много айтишников вообще-то и сами знают особенности работы прикладных офисных пакетов лучше сотрудников других департаментов!

Уважаемый Сергей,

полностью согласен. Идея о том, что любой айтишник должен "знать и уметь" любую часть офисного пакета и имеет навыки обучения сему умению любого произвольного человека, отчего-то проникла в практику управления некоторых российских компаний. К сожалению она не имеет ничего общего с реальностью.

Во времена оны мы направляли специалистов, которым ставили на рабочие места ПЭВМ, на краткосрочные курсы операторов в специализированный учебный центр, там им пытались за 40 учебных часов дать рабочий минимум умений работы с офисным пакетом (файловый менеджер+текстовый процессор+табличный процессор). Тем не менее, сии "ученицы" затем постоянно проверяли Excel на калькуляторе.

 

Консультант по корп. финансам
Александр Воротовов пишет:

Есть неплохой табличный редактор в опен-офис.

Есть и другие, более внятные, средства анализа.

Покупать лицензионную программу от майкрософта (сша) и оплачивать курсы по ее изучению 

Excel - сейчас используется как имя нарицательное для любых таблиц (openoffice, libre, google docs и т.д.)

Поэтому то, что написано в статье, актуально не только для конкретно MS Excel, а вообще для офисного софта.

Адм. директор, Санкт-Петербург
Александр Воротовов пишет:
Цифровая экономика - взгляд от коуча. Уже сейчас надо получать ДИПЛОМ пользователя 1С, а лучше со свидетельством об освоении надстройки от битрикса или вдгб

Александр, а диплом пользователя 1С - подразумевает умения пользоваться продуктами бренда 1С, или умения программировать на этом языке?

Директор по производству, Украина
>>> ... 40 учебных часов ...

 .

В 1990-е годы настольный компьютер был мало кому привычен. Таких, при необходимости, я обучал в контексте работы, которую они выполняли. Так что, внимание "обучающихся" было занято тем ЧТО надо сделать; и КАК это ЧТО делается в Экселе.

Обучающим предоставлялся компьютер и предлагалось сделать следующее:

  1. Понять, что им надо делать с данными, если бы они пользовались ручкой, бумагой в клетку и калькулятором.
  2. Посмотреть на клавиатуру. Заметить её сходство с клавиатурой пишущей машинки.
  3. Женщинам поиграть в пасьянс с помощью мышки.
  4. Запустить программу Эксел и посмотреть на её экран как на лист бумаги в клетку; заметить как клетки определяются координатами.
  5. Занести в клетки данные. Скопировать данные из одной клетки в другую-другие. Заметить, что компьютер выполнит желаемое действие только после после щелчка мышкой по "птице" (или после нажатия клавиши "Enter").
  6. Занести в клетку формулу обработки данных, содержащихся в других клетках. Заметить, что в формулу входят координаты клеток, содержащих обрабатываемые данные.
  7. Сделать копирование формулы из одной клетки в другую. Заметить, как меняются координаты клеток-данных и как (при необходимости) "закрепить" координаты (исключить их изменение). Заметить, как копируется формула путём её "протяжки" по столбцам или по строкам.
  8. Выполнить составление таблицы обработки данных. Распечатать данные. Сохранить таблицу.
  9. Вызвать ранее составленную таблицу.
  10. Посмотреть на строку-меню, на пункты ниспадающих подменю. Услышать, что сразу всё запоминать не надо. То, что нужно, запомнится по ходу применения.
  11. Посмотреть на строку пиктограмм. Посмотреть на контекстные подсказки к пиктограммам. Услышать, что сразу всё запоминать не надо. То, что нужно, запомнится по ходу применения.

Всё, что указано в пунктах 1-11, проходится за полчаса-час. На этом и заканчивается обучение с "учителем".

Дальше -- выполнять следующие задания по работе. А дальнейшее обучение -- в режиме "вопрос-ответ"; когда спрашивающий знает, ЧТО делать с данными, затрудняется сам найти по экрану (по пиктограммам), КАК это что делать в программе Эксел.

 .================================.

Кстати, для программы Word (в режиме "обучение с "учителем"), список, аналогичный п.п.1-11 -- значительно короче; и проходится минут за 10.

Управляющий директор, Москва
Сергей Алейников пишет:

Александр, а диплом пользователя 1С - подразумевает умения пользоваться продуктами бренда 1С, или умения программировать на этом языке?

Как ни странно - именно пользователь программы. И даже на работных сайтах встречаются требования к бухгалтерам и операторам баз данных - наличие диплома.

Программисты, особенно в тех.поддержку вдгб требуются, но как оценивается их квалификация не скажу.

Сейчас актуальны специалисты по настройке 1С. Хорошая зарплата.

Технолог, Иваново

Excel восхитительно хорош своей глубиной, в зависимости от ваших требований он может считать столбиком и быть автоматической системой управления процессом. И все с одинаковым, интуитивно понятным отображением данных. В некоторых успешных компаниях excel используется абсолютно для всего, от списка задач до технических рассчетов, и, исходя из практики вполне успешно.

С чем пришлось столкнуться, так это с отсутствием хорошего стандарта использования: формулы и диапазоны вместо сводной таблицы и т.д.. В целом эе excel лучшее изобретение компании MS и перефразируя известное выражение, IBM сделали персональный компьютер, а MS сделал его полезным для всех.

Руководитель, Москва

Эксель (под этим русским словом я понимаю - электронную таблицу) - инструмент, как и любой инструмент его использование может быть эффективным, а может им не быть.

Эксель простой и универсальный, соотвественно, для простых задач это достоинство, для требующих больших вычислений недостаток..

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
После самоизоляции 24% компаний отказались от дресс-кода

Почти опрошенных профессионалов считают, что изменения дресс-кода положительно повлияли на общую атмосферу в компании.

Кто чаще всего становится самозанятым

Большинство самозанятых – это те, кто решил легализовать так называемую подработку.

Соцсети для поиска работы стали использовать чаще

За год количество пользователей, которые ищут работу в соцсетях, выросло почти в два раза.

«Макдоналдс» и «Яндекс.Еда» компенсируют обеды курьерам

Так партнеры стремятся, с одной стороны, сделать работу курьеров комфортнее, а с другой — повысить качество и скорость доставки.