6 веских причин отправить сотрудников изучать Excel

Часто руководители обращаются ко мне с вопросами, есть ли универсальный инструмент, который поможет эффективно организовать и оптимизировать работу с данными, чтобы быстрее получать отчетность, и наглядно видеть результаты работы в графиках и диаграммах. Я рекомендую использовать Excel, как универсальное программное средство из пакета MS Office, с которым работаю уже много лет.

Если вам нужно увеличить прибыль, оптимизировать издержки, держать под контролем затраты, то без Excel не обойтись. Excel позволяет быстро и эффективно анализировать данные, визуально представлять свою работу, создавать отчеты, на их основе оптимизировать затраты и увеличивать прибыль. Таким образом, время и ресурсы, потраченные на изучение Excel, могут стать самым ценным вложением в сотрудников компании.  

Давайте рассмотрим, что может дать уверенное использование программы Excel.

1. Экономите средства

Держать руку на пульсе, анализировать бизнес безусловно необходимо, и рынок предлагает нам множество программ для автоматизации бизнес-процессов. Но для их использования нужно потратить ресурсы — денежные и временные:

  • предпроектная подготовка;
  • покупка ПО;
  • внедрение;
  • техническая поддержка;
  • обновление релизов.

А результат возможно будет не совсем таким, как вы себе представляете.

Excel, в первую очередь, широко распространенная программа, она входит в состав пакета Microsoft Office, и все что нужно – это научится эффективно ее использовать.

Я проводила анализ затрат, необходимых для внедрения автоматизации управленческого учета, и стоимость комплекса услуг по нашему запросу варьировалась от 900 тыс. рублей до 2,5 млн рублей (без учета стоимости ПО). Обучение сотрудников Excel выйдет намного экономичнее, и применять полученные знания они начнут быстрее, чем была бы внедрена автоматизация.

2. Применяете одну программу во многих бизнес-процессах

Excel — универсальный продукт. Программа подходит администраторам баз данных, бухгалтерам, экономистам и финансовым работникам, банковским служащим, менеджерам по продажам/закупкам, маркетологам, логистам, руководителям. Можно создавать и быстро заполнять базы данных; проводить сложные расчеты с применением встроенных функций; проводить анализ данных любой сложности: ABC и XYZ, факторный и дисперсионный анализ, анализ чувствительности инвестиционных проектов; таблицы Excel часто используются в качестве CRM для ведения клиентской базы или базы поставщиков.

  • Бухгалтерам советую использовать в своей работе сводные таблицы, тем более, что используя возможности Excel в комплексе с 1C, можно получить более весомый результат, сократить время на обработку бухгалтерской информации для ввода ее программу, а также при последующем ее анализе.
  • Для экономистов и управленческого учета Excel вообще незаменим: любые виды анализа финансовых аспектов деятельности и подсчет прибыли и расходов с учетом процентных ставок и инфляции возможны в Excel.
  • Менеджеры по продажам могут создавать и хранить в Excel свои клиентские базы со всеми контактными данными и историей покупок, для них также незаменимым инструментом станут сводные таблицы.
  • Логистам Excel пригодится благодаря возможности быстро систематизировать погрузку/выгрузку, объемы поставок, затраты и другие важные аспекты работы.

Маркетинг неразрывно связан с планированием бюджета, отслеживанием контент-стратегий, анализом конверсий и контролем задач, с чем великолепно справляется Excel.

Поэтому я считаю, что обучение программе нельзя недооценивать.

3. Принимаете решения быстрее

Изображения обрабатываются человеческим мозгом в 60 000 раз быстрее, чем текстовый материал.

Изучив возможности Excel, ваши сотрудники научатся наглядно представлять результаты своей работы по поставленным перед ними задачам, а наглядное представление информации существенно увеличивает скорость ее понимания и усвоения. Как известно, деньги заработать можно всегда, а потраченное неэффективно время невосполнимо, и вернуть его невозможно. Визуализация сразу фиксирует внимание на главном, и благодаря своей наглядности может быстро донести основные мысли и идеи.

Умение использовать графики и диаграммы позволяет дополнять аналитические таблицы Excel, отслеживать динамику изменений, оценивать факторы отклонений и значения важных показателей. Выбор типа диаграммы или графика, различные приемы, используемые в Excel для подготовки диаграмм, навыки создания нестандартных диаграмм и интерактивных диаграмм – все это больше не будет проблемой для ваших сотрудников, а результаты работы предприятия перестанут быть просто безликими столбиками цифр.

4. Помогаете сотрудникам работать эффективнее

Стандартно у каждого человека, работающего в Excel, есть множество вопросов и «набитых шишек»: то формула съедет из нужной ячейки, а то появляются различные ошибки, например, #Н/Д, #ДЕЛ/0, то приходится прокручивать большие массивы данных, пока не найдется нужная информация, а данные обрабатываются и вводятся вручную.

Обычно в таких ситуациях оптимальное решение остается для человека неизвестным, потому что он даже не предполагает, что в Excel существуют инструменты решения его проблемы. Удивительно, но часто на занятиях Excel, ученики удивляются, что есть волшебная клавиша F4, которая закрепляет ссылки на ячейки, и решает сразу много проблем с укрощением формул. И ведь это только самое начало, изучение Excel вместе со специалистом, поможет быстро и точечно залечить «набитые шишки».

Сотрудник, обученный эффективной работе в Excel, больше не будет отвлекаться в процессе работы на рутинные задачи, а также на поиск решения своих проблем, не будет отвлекать более подготовленных коллег, а направит всю свою энергию на рабочий процесс. Перед ним можно будет ставить более сложные и амбициозные задачи в работе.

5. Получаете конкурентное преимущество

Высокая отдача от квалифицированных сотрудников организации безусловно даст вам конкурентное преимущество, ведь сократится время на рутинную работу. То, что раньше делали в течение нескольких часов, а то и дней, можно будет сделать практически за пару кликов мыши. Новые направления деятельности и задачи не будут вызывать у ваших сотрудников страха и затруднения, ведь эффективная работа в среде программы Excel может успешно решать множество задач, возникающих в бизнес-процессах компаний.

Обучение сотрудников —  это и возможность позитивно влиять на формирование внутреннего микроклимата и комфорта работы. Всегда нужно учитывать, что успешная деятельность компании основывается прежде всего на эффективной работе на всех уровнях компании.

Таким образом, обучение сотрудников Excel позволит вашей организации не только более успешно решать текущие задачи, но и поможет в решении задач, связанных с новыми направлениями деятельности и поддержании необходимого уровня конкурентоспособности.

6. Развиваете свой бизнес

Бизнес не стоит на месте и, конечно же, вы планируете расти и развиваться. Тогда скорее всего, вам захочется чего-то большего, чем Excel. Вы уже более решительно и серьезно станете рассматривать внедрение автоматизации на своем предприятии. И, в этом случае, вы также сможете опереться на данные, подготовленные в Excel. Правильно настроенные отчеты станут отличной базой для внедрения проекта автоматизации любого бизнес-процесса, а это поможет снизить затраты на предпроектную подготовку, у вас фактически будет все готово.

Вы будете знать, что конкретно вам нужно получить в результате автоматизации, так как уже существует работающая модель в Excel. И с большей вероятностью вы получите от автоматизации то, что хотите.

Фото: Pixabay.com

Комментарии
Аналитик, Москва
Максим Часовиков пишет:

ну.. НА самом деле и Вордом тоже не умеют пользоваться.. Если для формирования небольших документов это не критично, то для документов с несколькими деятсками страниц и формируемыми разными сотрудниками - это критично..

Кстати, у ворда гораздо больше залипух. Особеннно со списками, с иерархией, со ссылками.

Руководитель, Москва
Сергей Беглов пишет:
Статья рекламного характера - легко бьется по ключам (ИМХО). Автор рекламирует или Excel, или себя. 

ну.. Как и на любом ресурсе в интернете - авто контента рекламирует себя.. 

Руководитель, Москва
Анатолий Курочкин пишет:
Кстати, у ворда гораздо больше залипух. Особеннно со списками, с иерархией, со ссылками.

Я и говорю, что традиционные "гибкие" средства работы - еще далеко не исчерпаны.. Особенно сейчас инетерсно использовать возможности коллективной одновременной работы онлайн с документами.. 

Реально помогает... 

Директор по продажам, Тольятти
Владимир Зонзов пишет:
Всё, что указано в пунктах 1-11, проходится за полчаса-час.

Уважаемый Владимир,

мы с такого уровня же начинали. Замглавбуха, которую я лично научил работать в электронной таблице "Мастер" (про excel тогда еще разговора не было), за два дня сосчитала зарплату и принесла мне коробку конфет в подарок, так как обычно у неё на это уходило две недели и обязательно один выходной (чтобы никто не мешал).

Но как только пошло массовое внедрение компов в администрации города, где я тогда работал, (порядка 10 в месяц, для разных служб), от обучения на месте силами моего подразделения по АСУ (в те поры порядка 12 человек на общий штат числом около 200 сотрудников) пришлось отказаться.

Потому что "сапоги должен тачать сапожник, а пироги печи пирожник".

И потому что 90% сотрудников аппарата никогда не работали с пишущей машинкой, отчего отдельный час в том самом обучении был посвящен изучению клавиатуры, расположению клавиш, переключению режимов и пр.

Но все равно, курьезов от пользователей нахватались за первые три года автоматизации - по самое "не могу".

 

Аналитик, Москва
Максим Часовиков пишет:
Анатолий Курочкин пишет:
Кстати, у ворда гораздо больше залипух. Особеннно со списками, с иерархией, со ссылками.

Я и говорю, что традиционные "гибкие" средства работы - еще далеко не исчерпаны.. Особенно сейчас инетерсно использовать возможности коллективной одновременной работы онлайн с документами.. 

Реально помогает... 

"Залипухами" я назвал баги.

Директор по продажам, Новосибирск

Эксель - это зло, которое позволяет работодателю не признавать провал в автоматизации компании. 

IT-консультант, Украина
Юлия Прокофьева пишет:
Андрей Роговский пишет:

Лучше уже тогда MS Access

Андрей, но MS Access тоже нужно изучать, и на практике чаще используют Excel.

Не, не нужно - там готовые формы и отчеты

 

Директор по продажам, Новосибирск

Особенно раздражает применение Экселя в качестве универсального продукта... Вы, пардон, один комплект нижнего белья по тому жу принципу носите? На все случаи жизни? Каждый день? 

От такой универсальности вспомнился советский "бородатый" анекдот про арбуз: съешь его, и наешься и напьешься...

Главный инженер, Калининград
Денис Гагарин пишет:

Эксель - это зло, которое позволяет работодателю не признавать провал в автоматизации компании. 

Но тем не менее результат на гора выдавать приходится. И если MES отсутствует, АСУ и ЕРП не дружат,  то вся оперативка возможна только с Excel + VBA

Партнер, Кипр

Всем доброго времени суток. Давно не заходил, соскучился))) 

Понимаю, что меня сейчас загнобят, но... 

Рискну предложить темку "Как умение читать, писать и считать помогает нам выжить в современном мире"

А что? Ну ведь не менее актуально, чем про Exel )))

1 2 4
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
280 тысяч человек зарегистрировались как самозанятые в 2019 году

Подключиться к новому налоговому режиму можно в мобильном приложении «Мой налог».

Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.