8 шагов к интранету без боли и потери денег

Разработка внутреннего портала — всегда тандем заказчика и исполнителя. С первого — отличное понимание своего бизнеса, проблем, которые должен решить портал, задач внедрения и цели. Со второго — профессиональная квалификация, заинтересованность проектом, грамотный менеджмент, готовность подсказать, прозрачность работы.

Но кто живет в идеальном мире? Разработчики часто слышат от клиента: «Вы же профессионалы, внедрите портал, чтобы работал и было красиво. А мы разве что-то должны делать? Ну, вот посмотрите, как мы работаем. Бизнес-процессы? Ну да, договора подписываем, вы сделаете, а мы потом использовать будем».

Без точных задач и понимания результата хорошего продукта не бывает. Digital-агентства корректируют бизнес-процессы в момент автоматизации, подсказывают удобное решение, но не систематизируют их.

15 лет опыта помогли нам сформировать несколько рекомендаций успешного внедрения корпоративного портала для заказчиков и подрядчиков.

1. Четко сформулируйте цели и задачи

Скорость и результативность достижения цели прямо пропорциональны ее точности и проработанности.

Как надо ставить задачи (какие задачи надо принимать в разработку): «Автоматизировать процесс оценки сотрудников 360 градусов. Сейчас он реализован на бумаге силами отдела кадров. Прилагается регламент бизнес-процесса».

Как не надо ставить задачи (какие задачи не надо принимать в разработку): «Автоматизировать подачу заявки на командировку».

Почему так не надо? К примеру, платформа внедрения имеет стандартный процесс подачи заявки на командировку. Он рабочий и не требует дополнительных финансовых и ресурсных вложений. Подрядчик, не узнав, то ли от неопытности, то ли от нежелания или по незнанию, что и в каком виде нужно клиенту, индивидуальные особенности процесса, воспользуется инструментом из коробки. Пройдет время и клиент поймет, что инструмент не отрабатывает нужную цепочку согласований, доработка дорогостоящая. В адрес агентства посыплется один негатив.

2. Выберите оптимальный путь внедрения

1. Система формирует работу

Первый подход характерен для молодых компаний, которые только вышли на рынок и осваивают компетенцию создания корпоративных порталов. Во главе угла инструменты стандартного пакета платформы. Агентство рассказывает обо всех возможных, клиент выбирает необходимые. Подрядчик отгружает лицензию, настраивает компоненты.

Плюсы:

  • Быстро.
  • Бюджетно.
  • Простое обновление, так как система практически не меняется.

Минусы:

  • Решение может быть неудобным. Система стандартная, а значит, одинакова и для молочного производства и для страхового агентства. Особенности бизнеса, его рост не заложены в портал.
  • Портал забрасывают из-за практического неудобства.

Такой путь подходит для небольшого бизнеса с несложным внутрикорпоративным общением, который пока не нуждается в уникализации интранета. Вопросы учета времени, постановки задачи, общения решаются стандартными инструментами.

2. Бизнес формирует систему

Система строится на основе потребностей бизнеса. Агентство погружается в задачу вместе с клиентом, продумывает разработку новых инструментов, изменение стандартных.

Плюсы:

  • Практико-ориентированное решение. Система отталкивается от потребностей клиента, а не наоборот.
  • Индивидуальный инструмент будет востребован и полезен.

Минусы:

  • Долго. Изучение задачи, согласование, реализация, правки, возможное расширение функционала.
  • Дорого.
  • Обновление системы. Сложность или простота обновления в будущем зависит от квалификации разработчика.

500 сотрудников с необходимостью постоянного доступа в 1С, многоступенчатого согласования документов, работы в CRM не смогут эффективно выполнять задачи в рамках стандартного портала. Кастомизация интранета практически всегда обязательна в крупных компаниях.

Первый или второй путь – решает клиент. Мы можем лишь на основе опыта подсказать и направить. Но нужно понимать, что второй подход невозможен без четкой цели, понимания проблематики и полного погружения клиента или доверенного лица клиента в процесс разработки.

3. Проявляйте заинтересованность

Контактное лицо со стороны клиента должно гореть порталом. Предлагать доработки, втягивать коллег, быть евангелистом интранета и получать поддержку от руководства. Если внедрение сводится к взаимному подпиныванию, о качественном портале можно забыть. Если вы потенциальный, настоящий заказчик, помните: агентство-разработчик не сделает бизнес рентабельнее без вашей помощи.

4. Определите принципы и приоритеты работы

Компания как живой организм развивается, растет, налаживает новые процессы. Появляются новые задачи для разработки. Важно двигаться поступательно, определить приоритетные направления.

Можно двигаться тремя путями:

  • Сразу же завязать на портале ключевой для бизнеса процесс и отталкиваться от него. Например, «Управление проектами», «Оценка 360» или «Согласование договоров». Важно не стремиться к одновременному внедрению нескольких больших процессов – определите очередность их создания.
  • Адаптировать стандартные мелкие процессы. Заявки на такси, графики отсутствий, модуль wiki и так далее.
  • Сочетать пути и работать в два потока, что мы обычно и рекомендуем своим клиентам.

Мелкие модификации не требуют много времени и позволяют пользователям постепенно привыкать к новому инструменту. Большой же модуль находится под приоритетным контролем стейкхолдера. Небольшие задачи удобно решать в режиме технического сопровождения проекта, большие — в рамках полноценного цикла разработки.

5. Обозначьте зоны ответственности

Как правило, подрядчик ответственен за техническую составляющую внедрения. Без консалтинга, маркетинга, разработки стратегии, отстройки бизнес-процессов. Только кодинг, дизайн, сборка, верстка. На первых этапах сотрудничества агентству лучше обезопасить себя и рассказать заказчику о своем видении зон ответственности.

Если не обсудить вопросы ответственности, может выйти две крайности:

  • Клиент делегирует всю ответственность за разработку на агентство. Что-то пошло не так в любой части проекта — виноват только подрядчик.
  • Клиент учит, как лучше. Рассказывает, какой модуль подходит для решения задачи, как правильно выгрузить данные. Техническое исполнение – ответственность только подрядчика. Выбор digital-агентства сделан, клиент осведомлен о компетенциях специалистов, их численности, опыте, технической грамотности. Не ищите подвоха, а если ищете – меняйте подрядчика.

6. Внедряйте постепенно

Закономерное продолжение пункта о принципах и приоритетах работы. Изначально на портале ничего не должно быть. Инструмент наращивает свои функции постепенно. Новая функция — новое время для изучения и обучения. Сотрудники не готовы к полностью наполненному порталу. Запутаются в структуре, не поймут, как правильно использовать автоматизированные процессы — время и деньги, потраченные на проект, будут потеряны, портал не станет эффективным инструментом. Как правило, первопроходцами системы становятся HR и IT-специалисты, им привычно адаптироваться к новым инструментам.

Постепенное внедрение способствует и более качественному расширению возможностей портала. Есть время на выявление неудобных моментов, их устранение и совершенствование функций.

7. Не бойтесь здорового принуждения

Появление интранета в компании — это не залог его успешного использования. Портал необходимо сделать безальтернативным инструментом выполнения задач.

Принцип внедрения портала следующий: «Все, что можно сделать на портале (не обделив другие системы, без фанатизма), нужно делать на портале». Например, если раньше заявку на пропуск оформляли и согласовывали через почту, то нужно организовать реестр и автоматизировать бизнес-процесс. Если раньше важные объявления рассылались по почте и непонятно, кто прочитал, а кто нет, то на портале можно сделать важные объявления с кнопкой «ознакомлен».

Удачно: компания практикует отправку файлов за границы своей структуры. Облачные сервисы или почта – недостаточно защищенные каналы передачи. А портал дает возможность установить ограничения прав доступа, пароль или ограничение времени действия ссылки.

Неудачно: сотрудники обмениваются файлами только между собой. Самый простой и удобный способ — отправить путь к файлу на сетевом диске. Обязать обмениваться файлами только через портал невозможно. Неэффективным способом будут пренебрегать.

8. Оценивайте результаты

Критерий качественного и успешного внедрения — это не только наличие вкладки «Портал» в браузере каждого сотрудника компании. Мы измеряем успех внедрения следующими группами параметров:

  1. Решенные задачи. То, что возможно протестировать, исправить, переделать, усовершенствовать. Автоматизация оценки KPI, подача заявки на пропуск, интеграция с 1C и так далее. Эти задачи и результат их решения прописаны в техническом задании. Мерилом для бизнеса в этой группе будет исправно функционирующий интранет, грамотно отрабатывающий все бизнес-процессы в IT-сфере.
  2. Достигнутое внедрение. А полезен ли портал для компании? Сотрудники оформляют пропуски на портале или охранник по старинке вписывает гостей в тетрадь? Интранет успешно внедрен, когда он становится удобным, понятным, авторитетным инструментом коммуникации, решения задач, поиска информации, знакомства с новостями. Главным параметром оценки становится удобность и добровольное использование всех функций интранета сотрудниками.
Расскажите коллегам:
Комментарии
Участники дискуссии: Сергей Алейников, Павел Мелдажис
Адм. директор, Санкт-Петербург

Статья практика - это видно. В нашей компании портал (ссылка удалена модератором) внедрялся поначалу по "подходу 2", поначалу висел без дела как "экспериментальный", потом был внедрён насильно как обязательный и единственный инструмент документооборота, и более года дорабатывался "цифровым напильником".

При этом я считаю достаточно мудрым решение компании о том, что отдельные документы могут быть быстро оформлены "в ручном режиме" без соблюдения строгих цепочек, а потом уже в готовом виде - загружены в портал...

Полезен ли портал? Безусловно - полезен, как многие из инструментов автоматизации стандартных или строго регламентируемых процессов. Ещё одно полезное свойство корпоративного портала - если он ИНФОРМАТИВЕН и позволяет в пределах предоставленных доступов проверять прохождение документов/решений/оплат, не отвлекая для получения информации других сотрудников...

Дорабатывался портал за эти годы уже ДВАЖДЫ, причины этого - близкие к описываемым Автором.

Также важен процесс СОПРОВОЖДЕНИЯ портала, автор обошёл стороной эту тему...


Ссылка удалена модератором. Нарушение Декларации Сообщества:

"7.1. В профайлах, дискуссиях, вебинарах Executive.ru разрешены ссылки на публикации в других медиа как на источники информации; на словари и энциклопедии, на результаты аналитических исследований; на обучающие видео"

Адм. директор, Санкт-Петербург
Сергей Алейников пишет:
В нашей компании портал (ссылка удалена модератором

Портал в интранете - какая же это ссылка? У сотен компаний в интранете эта ссылка выглядит так же!

Менеджер, Москва

Сергей, спасибо за комментарий! Рад, что мысли сходятся. Тема сопровождения портала уже запланирована к следующей публикации.

Адм. директор, Санкт-Петербург
Павел Мелдажис пишет:
Тема сопровождения портала уже запланирована к следующей публикации.

Спасибо, а вот это мне как пользователю "инструмента" - ещё интереснее будет почитать! Особенно - по оснащению портала новым дополнительным функционалом

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Спрос на специалистов по анализу данных вырос в 30 раз за 10 лет

Самыми быстрорастущими направлениеми стали инфраструктура данных и DevOps, анализ данных, инженерия данных, BigData и ML. 

Названы сферы, где проще всего трудоустроиться пенсионерам

Треть опрошенных отметили, что работодатели стали охотнее приглашать на собеседования кандидатов пенсионного возраста.

SuperJob ввел аукционную модель найма сотрудников

Теперь работодатели смогут открыто торговаться за соискателя.

82% российских компаний увеличат расходы на соцпакет в 2025 году

Среди приоритетных элементов – обучение сотрудников, психологическая поддержка и консультации, ДМС и программы питания.