Интранет – панацея от всех бед, или Зачем юридической фирме частная сеть

Рассуждая над темой, вынесенной в заголовок поста, я могла бы начать со штампов – написать что-то вроде «информированность и оперативность являются ключевыми факторами успеха» или «невозможно представить систему эффективного управления бизнесом без налаженной системы информационного обеспечения, объективно отражающей ситуацию на рынке и внутренние процессы предприятия». Но эти красивые длинные фразы и без того часто произносятся, из-за чего уже успели набить оскомину руководителям мало-мальски состоятельных юридических фирм.

Все проще: есть компания, у нее есть клиенты, подрядчики и сотрудники. Нужно, чтобы все это работало без сбоев, задачи – решались, однажды сделанное – не терялось, силы – не распылялись. Кто первым придумает, как этого добиться, становится первым и на рынке. На какое-то время. Есть множество концепций, разработанных, чтобы заставлять весь этот инертный механизм предприятия вращаться быстрее. Но на практике ни одна из них не подойдет на 100%: есть условности, традиции, скрытые противоречия и тайное «я делаю это так, потому что только так будет работать» каждого сотрудника. Максимально формализовать и нивелировать эти факторы позволяют: налаженная коммуникация внутри офиса, чувство сплоченности и вовлеченности каждого сотрудника, прозрачность структур управления и методов принятия решений.

Что стоит за этими словами? У любой компании всегда есть много разрозненных данных – массив развивающих материалов, проектных документов, познавательных ресурсов. Они обычно хранятся в сетевых ресурсах или папках. Есть еще огромный массив ценной информации, который хранится в головах сотрудников или в виде записок в ежедневниках, на клейких бумажках на мониторе и так далее. Эти информационные массивы зачастую никак не связаны между собой. А поиск по ним затруднителен. Но для успешного ведения дел необходимо использовать весь накопленный опыт, поэтому с двухтысячных годов идет активный процесс создания корпоративных систем управления знаниями.

К сожалению, многие российские компании отстают от западных коллег. Но, тем не менее, определенные наработки в этом направлении есть, и технические новинки не обходят стороной и российский бизнес.

Обычно есть некая система, которая работает довольно эффективно и стабильно, и большая часть руководителей и сотрудников удовлетворена ей. Основная сложность состоит в том, что по мере развития бизнеса, увеличения штата сотрудников, расширения спектра задач становится заметна ее некоторая ограниченность. В нашем случае (я тогда работала в крупной российской юридической фирме) все более очевидной становилась нерешенность следующих проблем: происходило дублирование работ и данных, производимых сотрудниками отделов, не была налажена система отслеживания внешнего и внутреннего информационных полей, деятельность подразделений была непрозрачна для сотрудников. Из-за этого наша компания регулярно сталкивалась с задержками при осуществлении внутренней и внешней коммуникации и при выполнении работ по проектам.

В итоге мы пришли к мнению, что правильная система управления накапливаемой информации позволила бы нашей компании:

  • Снизить административные накладные расходы
  • Повысить производительность труда
  • Рационализировать ведение дел
  • Снизить затраты на аппаратные средства

Существовали определенные причины, по которым наша система внутренних коммуникаций работала не так, как хотелось:

  • Не было утвержденного плана развития единого центра данных, каждый отдел формировал удобную ему структуру директорий, публикация же результатов труда отдела в общую директорию (сетевой диск) оставалась на усмотрение руководителя отделом
  • В силу конфиденциальности работ, производимых по клиентским проектам, администрирование сети происходило по принципу «все закрыть» даже внутри отделов и подразделений
  • Не производилась разъяснительная работа среди сотрудников о структуре банка данных, не существовало описания этой структуры, не существовало инструкций по сохранению наиболее часто встречающихся типов данных
  • Система хранения данных фактически являлась децентрализованной, что затрудняло работу по поиску данных, терялась ценная информация.

Естественно, требовалось изменить ситуацию. Стали рассматриваться различные способы улучшения внутренних взаимодействий, вводились новые процедуры и мероприятия. Но они были немыслимы без системы сохранения и доступа к уже накопленному багажу знаний. Именно поэтому нам было крайне важно создать эффективно работающий интранет и организовать на его основе логичную структуру доступа к данным.

В итоге мы сформулировали для себя основные задачи, которые решила бы новая система:

  • Сохранение знаний организации
  • Распространение корпоративной культуры и вовлечение сотрудников
  • Повышение прозрачности работы
  • Упрощение совместной работы для проектных команд и групп
  • Создание общего справочника: телефоны, личные данные сотрудников, инструкции и регламенты
  • Автоматизация рутинных операций, например: заказ визиток, согласование отпуска, предоставление бухгалтерии отчета по командировкам.

В конце концов, исходя из поставленных задач, мы пришли к выводу, что оптимальной платформой для нас стала бы та, которая:

  • Является полной альтернативой доступа к сетевым папкам через «Проводник». Доступ ко всем сетевым папкам через интранет позволит осуществить единый поиск по всему массиву багажа знаний
  • Содержит наборы модулей, основанные на базовых функциях коллективной работы (обсуждения, опросы, блоги, вики, совместно редактируемые документы и процедуры документооборота)
  • Позволяет создавать отдельные узлы для рабочих групп (со своими бизнес-процессами, почтовыми рассылками, простым доступом к информации и возможностью поиска по архивам, задачами, календарями, вики)
  • Базируется на технологиях социальных сетей, чтобы сотрудники могли сами создавать контент, делиться мыслями и идеями, вступать в дискуссии и «лайкать» удачные заметки своих коллег
  • Интегрирует в себе возможности других систем или хотя бы не дублирует их функции
  • Имеет возможность гибкой настройки прав доступа к отдельным разделам и документам портала
  • Корректно работает в разных браузерах
  • Связывает все элементы интранета между собой.

В общем, система должна быть такой, чтобы при возникновении потребности в информации у сотрудника первая реакция была: «надо посмотреть в интранете», а при сбое интранета он сразу бы звонил в IT-отдел. 

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Константин Серёдкин
Менеджер, Украина

Все эти СУЗы шмузы и т.д. не более чем попытка, по сути, приручить тараканов в голове, от среднего до высшего уровня офисного планктона. Но это всегда было и есть невыполнимой задачей. Проституирование невинности и внедренние целомудрия в публичный дом в одном стакане. ((( Другими словами Британский ученизм.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть профессионалов не доверяют своему руководству

Специалисты меньше, чем руководители и директора, склонны к доверию.

Зарплатные ожидания IT-специалистов превышают возможности работодателей в 1,5-2 раза

Общий рост зарплат в IT-сфере за первые 9 месяцев 2023 года составил 15-20%.

Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.