Интранет – панацея от всех бед, или Зачем юридической фирме частная сеть

Рассуждая над темой, вынесенной в заголовок поста, я могла бы начать со штампов – написать что-то вроде «информированность и оперативность являются ключевыми факторами успеха» или «невозможно представить систему эффективного управления бизнесом без налаженной системы информационного обеспечения, объективно отражающей ситуацию на рынке и внутренние процессы предприятия». Но эти красивые длинные фразы и без того часто произносятся, из-за чего уже успели набить оскомину руководителям мало-мальски состоятельных юридических фирм.

Все проще: есть компания, у нее есть клиенты, подрядчики и сотрудники. Нужно, чтобы все это работало без сбоев, задачи – решались, однажды сделанное – не терялось, силы – не распылялись. Кто первым придумает, как этого добиться, становится первым и на рынке. На какое-то время. Есть множество концепций, разработанных, чтобы заставлять весь этот инертный механизм предприятия вращаться быстрее. Но на практике ни одна из них не подойдет на 100%: есть условности, традиции, скрытые противоречия и тайное «я делаю это так, потому что только так будет работать» каждого сотрудника. Максимально формализовать и нивелировать эти факторы позволяют: налаженная коммуникация внутри офиса, чувство сплоченности и вовлеченности каждого сотрудника, прозрачность структур управления и методов принятия решений.

Что стоит за этими словами? У любой компании всегда есть много разрозненных данных – массив развивающих материалов, проектных документов, познавательных ресурсов. Они обычно хранятся в сетевых ресурсах или папках. Есть еще огромный массив ценной информации, который хранится в головах сотрудников или в виде записок в ежедневниках, на клейких бумажках на мониторе и так далее. Эти информационные массивы зачастую никак не связаны между собой. А поиск по ним затруднителен. Но для успешного ведения дел необходимо использовать весь накопленный опыт, поэтому с двухтысячных годов идет активный процесс создания корпоративных систем управления знаниями.

К сожалению, многие российские компании отстают от западных коллег. Но, тем не менее, определенные наработки в этом направлении есть, и технические новинки не обходят стороной и российский бизнес.

Обычно есть некая система, которая работает довольно эффективно и стабильно, и большая часть руководителей и сотрудников удовлетворена ей. Основная сложность состоит в том, что по мере развития бизнеса, увеличения штата сотрудников, расширения спектра задач становится заметна ее некоторая ограниченность. В нашем случае (я тогда работала в крупной российской юридической фирме) все более очевидной становилась нерешенность следующих проблем: происходило дублирование работ и данных, производимых сотрудниками отделов, не была налажена система отслеживания внешнего и внутреннего информационных полей, деятельность подразделений была непрозрачна для сотрудников. Из-за этого наша компания регулярно сталкивалась с задержками при осуществлении внутренней и внешней коммуникации и при выполнении работ по проектам.

В итоге мы пришли к мнению, что правильная система управления накапливаемой информации позволила бы нашей компании:

  • Снизить административные накладные расходы
  • Повысить производительность труда
  • Рационализировать ведение дел
  • Снизить затраты на аппаратные средства

Существовали определенные причины, по которым наша система внутренних коммуникаций работала не так, как хотелось:

  • Не было утвержденного плана развития единого центра данных, каждый отдел формировал удобную ему структуру директорий, публикация же результатов труда отдела в общую директорию (сетевой диск) оставалась на усмотрение руководителя отделом
  • В силу конфиденциальности работ, производимых по клиентским проектам, администрирование сети происходило по принципу «все закрыть» даже внутри отделов и подразделений
  • Не производилась разъяснительная работа среди сотрудников о структуре банка данных, не существовало описания этой структуры, не существовало инструкций по сохранению наиболее часто встречающихся типов данных
  • Система хранения данных фактически являлась децентрализованной, что затрудняло работу по поиску данных, терялась ценная информация.

Естественно, требовалось изменить ситуацию. Стали рассматриваться различные способы улучшения внутренних взаимодействий, вводились новые процедуры и мероприятия. Но они были немыслимы без системы сохранения и доступа к уже накопленному багажу знаний. Именно поэтому нам было крайне важно создать эффективно работающий интранет и организовать на его основе логичную структуру доступа к данным.

В итоге мы сформулировали для себя основные задачи, которые решила бы новая система:

  • Сохранение знаний организации
  • Распространение корпоративной культуры и вовлечение сотрудников
  • Повышение прозрачности работы
  • Упрощение совместной работы для проектных команд и групп
  • Создание общего справочника: телефоны, личные данные сотрудников, инструкции и регламенты
  • Автоматизация рутинных операций, например: заказ визиток, согласование отпуска, предоставление бухгалтерии отчета по командировкам.

В конце концов, исходя из поставленных задач, мы пришли к выводу, что оптимальной платформой для нас стала бы та, которая:

  • Является полной альтернативой доступа к сетевым папкам через «Проводник». Доступ ко всем сетевым папкам через интранет позволит осуществить единый поиск по всему массиву багажа знаний
  • Содержит наборы модулей, основанные на базовых функциях коллективной работы (обсуждения, опросы, блоги, вики, совместно редактируемые документы и процедуры документооборота)
  • Позволяет создавать отдельные узлы для рабочих групп (со своими бизнес-процессами, почтовыми рассылками, простым доступом к информации и возможностью поиска по архивам, задачами, календарями, вики)
  • Базируется на технологиях социальных сетей, чтобы сотрудники могли сами создавать контент, делиться мыслями и идеями, вступать в дискуссии и «лайкать» удачные заметки своих коллег
  • Интегрирует в себе возможности других систем или хотя бы не дублирует их функции
  • Имеет возможность гибкой настройки прав доступа к отдельным разделам и документам портала
  • Корректно работает в разных браузерах
  • Связывает все элементы интранета между собой.

В общем, система должна быть такой, чтобы при возникновении потребности в информации у сотрудника первая реакция была: «надо посмотреть в интранете», а при сбое интранета он сразу бы звонил в IT-отдел. 

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Константин Серёдкин
Менеджер, Украина

Все эти СУЗы шмузы и т.д. не более чем попытка, по сути, приручить тараканов в голове, от среднего до высшего уровня офисного планктона. Но это всегда было и есть невыполнимой задачей. Проституирование невинности и внедренние целомудрия в публичный дом в одном стакане. ((( Другими словами Британский ученизм.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Собрать школьника к учебному году стало дороже в среднем на 11,4%

Основа «продуктовой корзины» школьника на маркетплейсах подорожала за год.

Как профессии влияют на состояние здоровья россиян

Чаще всего влияние профессии на здоровье отмечают HR-ы, юристы и IT-специалисты.

Половина родителей школьников берут отпуск в августе, чтобы собрать ребенка в школу

Затраты на расходы для подготовки к школе в этом году начинаются от 15 тыс. руб.

Сеть «Вкусно — и точка» приняла на работу более 10 тыс. новых сотрудников

Количество поданных заявок на трудоустройство превысило 68 тыс. за два месяца.