Екатерина Логвинова: Корпоративный портал. Несколько советов тем, кто задумался о его приобретении

Екатерина Логвинова

Попробуем понять, когда корпортал излишество, а когда без него не обойтись.

Вот, скажем, есть некий абстрактный начальник Иксов. Компания у него маленькая, занимается, ну, скажем, подбором персонала, оборот имеет небольшой, но он всегда держит руку на пульсе IT-новостей, живо интересуется всем новым, и, услышав об интранете, немедленно решает, что без него никуда. Иксов – человек дела, сказал будет, значит будет. И вот находится подрядчик, создается ТЗ, разрабатывается корпоративный портал и…

А что и? Ничего не и. Сотрудники в интранет почти не заходят, темп работы остался прежним, а немалые деньги, затраченные на проект, ушли навеки вечные, на прощание пошатнув бюджет. Голод, нищета, инфляция, а его секретарша уже стоит на улице с табличкой «работаю офис-менеджером за еду».

А в это же время живет себе на свете абстрактный начальник Игриков, хозяин большой строительной компании в несколько офисов по разным городам. Восходить по карьерной лестнице он начал еще в те приснопамятные времена, когда компьютер занимал половину комнаты, а потому с подозрением относится ко всем этим новомодным наворотам. Нет, корпоративный сайт у него, конечно же, есть, куда уж без него, но про корпоративный портал он и знать не хочет. Зачем тратить деньги на собственных сотрудников? Зарплатами обойдутся.

Только вот проблема: из-за размеров компании внутренняя коммуникация развита плохо. Отделы ничего не знают о работе друг друга, а потому благодушно делают одну и ту же работу по несколько раз, не делятся информацией, что приводит к недоразумениям. Иногда дорогостоящим. Кадровое делопроизводство отлажено плохо: попробуй, уследи за каждым из нескольких сотен человек, когда они по разным городам и все как один не могут без подсказки написать даже заявление на отпуск. Темп работы снижается, из-за постоянных несостыковок между офисами теряется единый корпоративный стиль, падает престиж фирмы, а главное, она несет убытки.

И вот итог: оборот уменьшается, кадровик лежит с тяжелым нервным срывом, а бывшая секретарша Иксова, наконец-то обустроившаяся на новом месте, вспоминает, что не так уж дурно ей работалось за еду и возвращается на улицу.

Одним словом, задумавшись о приобретение корпоративного портала нужно сначала серьезно взвесить все плюсы и минусы.

Приведем простенько и кратенько основные плюсы и минусы корпоративных порталов.

Плюсы:

1. Возможность структурирования как вертикальных, так и горизонтальных бизнес-процессов. Крайне полезная вещь при большом штабе. Любой участник процесса видит, что по нему было сделано и что надо сделать сейчас.

2. Улучшение внутренних коммуникаций, официальных и неофициальных. Кроме полного актуального списка сотрудников с контактной информацией и фотографиями (палочка-выручалочка для новых сотрудников с плохой зрительной памятью), в интранет обычно включают блоги, форумы и другие средства, позволяющие наладить контакт с окружающими.

3. Электронная библиотека. На корпоративном портале можно разместить необходимые в жизни компании документы (от договоров до заявлений). Это крайне полезная функция, так как сотрудник, даже если он заболел и вынужден работать из дома, может продолжать участвовать в рабочем процессе.

4. Четкая иерархия доступа. Позволяет показывать конфиденциальную информацию только тем, кто имеет на нее право.

Минусы:

1. Возможность утечки информации. Вот важные документы с грифом «после прочтения съесть» на корпоративном портале, а вот они уже на столе у конкурента. Конечно, система доступов и пароли, отличные от «12345», помогают избежать подобных ситуаций, но от них никто не застрахован.

2. Главный минус, который может свести на ноль все плюсы – это стоимость. Корпортал мало просто разработать, его надо еще и поддерживать в актуальном состоянии, а то путаницы будет еще больше, чем если бы интранета вообще не было. Вообще. В природе.

Итак, подведем итог. Прежде чем решится на покупку, необходимо подсчитать коэффициент полезного действия корпортала и понять, нужен ли он вам. Утрируя, можно резюмировать, что если компания:

- Имеет большие обороты,

- Имеет большой штат сотрудников,

- Занимается проектными работами,

- Активно взаимодействует с удаленными сотрудниками, которым нужно быть в курсе того, что происходит,

- Нуждается в отлаженной системе бизнес-процессов,

- Не блещет развитыми внутренними коммуникациями,

- Имеет несколько офисов,

Корпортал станет незаменимым помощникам и кадровикам, и менеджерам, и рядовым пользователям. В противном случае интранет может оказаться бессмысленной обузой для бюджета. 

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Александр Абрамов +935 Александр Абрамов Управляющий директор, Самара

В постановке ''когда портал излишество, а когда без него не обойтись'', имею оспорить:
---------------------------
''Возможность утечки информации. Вот важные документы с грифом «после прочтения съесть» на корпоративном портале, а вот они уже на столе у конкурента. Конечно, система доступов и пароли, отличные от «12345», помогают избежать подобных ситуаций, но от них никто не застрахован''.
---------------------------

Это не минус портала как такового; если информация будет даже лежать в папках на файловом сервере, то вероятность утечки - ровно такая же. Вопрос решается средствами защиты информации, содержащейся в файлах; мы практикуем зашифрованные контейнеры. После помещения в контейнер файл можно выкладывать в любое место, в т.ч. на портал. Кому надо - прочтет.

---------------------------
''2. Главный минус, который может свести на ноль все плюсы – это стоимость. Корпортал мало просто разработать, его надо еще и поддерживать в актуальном состоянии, а то путаницы будет еще больше, чем если бы интранета вообще не было. Вообще. В природе.''
---------------------------

Вообще нет такого минуса. Современные, весьма насыщенные функциями, порталы - начинаются от стоимости что-то около 30 тыс. руб. для небольшой фирмы. В таком портале содержатся прекрасные инструменты для работы коллектива из 20 человек (например общие календари); ценность портала раскрывается уже при такой численности персонала.

Даже в операционной деятельности портал весьма полезен, не говоря уже о проектной.

Далее, автор пишет, если компания...

''- Имеет большие обороты'' - это какие?
''- Имеет большой штат сотрудников'' - это какой?
''- Нуждается в отлаженной системе бизнес-процессов'' - а какая не нуждается?
''- Не блещет развитыми внутренними коммуникациями'' - наверное, даже если блещет, то может быть, можно улучшить? как?

Сейчас коробочные портальные решения настолько всеобъемлющи, настолько разнообразны по стоимости, платформам и формам предоставления, что вопрос результативности внедрения полностью перетекает на сторону предприятия.
Кто будет наполнять портал? с какой периодичностью? по каким поводам? как будет выстроена система контроля? оповещений? отчетности? какие проблемы могут возникнуть? Хотелось бы раскрытия именно этих вопросов; тогда как треть текста у автора посвящена какой-то придуманной истории.

Директор по PR, Москва
Александр, здравствуйте. В целом, согласна с Вами по многим пунктам. Но ведь все относительно. 1. Этот минус подразумевал как раз то, что культура работы с подобными системами не везде достаточно высока. Соблюдение всеми сотрудниками, имеющими доступ к корпорталу простых правил безопасности, может практически исключить опасность утечки информации. Но не стоит забывать и о возможных преднамеренных действиях недобросовестных сотрудников, работающих на удалении. Для некоторых компаний, особенно «выросших из сапогов», вопросы безопасности важны настолько, что компы сотрудников не оснащены даже дисководами и юсбишками. Я знаю парочку контор, где даже копию ЛЮБОГО документа делает специально обученный человек, регистрируя в специальном журнале: для кого, что и когда именно он откопировал. Надо ли говорить, что в подобных компаниях у СБ скулы сводит об одной мысли о корпортале? Тем более с доступом для территориально удаленных сотрудников… 2. Про стоимость. Конечно, не стоит отрицать сейчас существует несколько достойных коробочных продуктов. Дополнительная разработка нужна не всегда. Тот же Bitrix весьма популярен в этом плане. Но давайте не будем исходить из того, что, например, 30000 рублей для компании в Москве, и, скажем, в Ульяновске (Простите, не была в Самаре ни разу, не знаю как там дела))) – это одинаковые издержки. К тому же, чтобы понять рентабельность интранета, очень часто приходится очень хорошо подумать – а сможем ли мы заинтересовать их на работу с внутренним ресурсом? Вопреки расхожему мнению, это бывает не так легко. Многие люди по своей природе весьма консервативны. Их сложно заставить пользоваться или заниматься чем то новым. А что, если в компании этот корпортал в итоге будут юзать только 2-3 сотрудника? Примерно полгода назад я наблюдала подобную ситуацию, в компании со штатом в 35-40 сотрудников. Правда, большинство из них пересекли 50-летний возрастной рубеж и Инернет в целом, мягко скажем, не долюбливали. 3. Что касается Ваших замечаний по поводу: ''- Имеет большие обороты'' - это какие? ''- Имеет большой штат сотрудников'' - это какой? ''- Нуждается в отлаженной системе бизнес-процессов'' - а какая не нуждается? ''- Не блещет развитыми внутренними коммуникациями'' - наверное, даже если блещет, то может быть, можно улучшить? как? Тут тоже все условно. Большие обороты для разных регионов и отраслей деятельности существенно отличаются. Это же касается и количества сотрудников и объема документооборота и многого другого. Уверена что Александр, как IT-руководитель, прекрасно разбирается в данном вопросе и имеет свое мнение по этому поводу. Было бы приятно пообсуждать это в дальнейшем. Ну а для всех тех, кому нужны подробности по данном теме мне не сложно будет в дальнейшем написать подробней и про налаживание бизнес-процессов посредством интранета и про системы постановки задач и проектной работы.и многое другое. 
Региональный менеджер, Москва

Статья хороша для тех, кто только начинает исследовать вопрос.

Она дает идеи для размышления и определяют направление вашего дальнейшего исследования.

Коротко и по существу.

Статья также дает хорошие аргументы для разговора с руководителем о необходимости создания портала.

Юрий Меньшиков Юрий Меньшиков Руководитель, Санкт-Петербург
Вот, скажем, есть некий абстрактный начальник Иксов. Компания у него маленькая, занимается, ну, скажем, подбором персонала, оборот имеет небольшой, но он всегда держит руку на пульсе IT-новостей, живо интересуется всем новым, и, услышав об интранете, немедленно решает, что без него никуда. Иксов – человек дела, сказал будет, значит будет. И вот находится подрядчик, создается ТЗ, разрабатывается корпоративный портал и… Фигней всякой маются, обыкновенно конторы у которых денег больше чем могут потратить :) . Например - Государство Рассейское. И чем меньше контора, тем жестче у нее эффект от неправильных шагов.Опять попытка смешать бизнес и хобби.
Александр Абрамов +935 Александр Абрамов Управляющий директор, Самара

У нас в компании прямо сейчас внедряется своими силами портальное решение (ЦО + филиалы), довольно разветвленная структура и большая численность.
К сожалению, сегодня отбываю в отпуск и не смогу поддерживать эту крайне актуальную для меня тему.
Поэтому, если Екатерина располагает временем написать статью о практических аспектах внедрения :), то я по прибытии обязуюсь осветить свой практический опыт, в следующих разрезах:

1) календарное планирование сотрудников в работе над проектом;
2) интеграция системы личного управления временем (MS Outlook), в частности, системы задач, с системами ''портальной'' автоматизации бизнес-процессов;

Директор по PR, Москва

Согласна с Юрием. Слишком часто можно в разговоре некоторых наемных управленцев услышать фразу ''освоить бюджет''. Когда я ее слышу, я понимаю, что скорей всего, освоен он будет не самым эффективным способом.
Внедрение корпорталов тоже частенько бывает лишь поводом отдать под козырек. Для того, чтобы принять решение об их покупке или разработке нужно, прежде всего, понимать, какие именно бизнес-задачи он должен будет решить.

Александр, продуктивно Вам отдохнуть. :)

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Mini dsc 0050 3 sq 2
Сергей Средний
Забейте тогда.А я научился, понял и оценил концепцию. И просто кайфую от качества ресурса и возм...
Все дискуссии
HR-новости
Самые странные корпоративные правила: итоги опроса россиян

Общий поход на обед отделом, пение корпоративного гимна и кормление животных в офисе – попали в топ странных офисных правил и традиций.

Россияне назвали самые престижные и доходные профессии

В лидерах – работники сферы IT и государственные служащие. 

Владелец «Л’Этуаль» полностью выкупил сеть магазинов косметики «Подружка»

В России работает 287 магазинов сети «Подружка».

Стать предпринимателем пробовал каждый третий в мире

Доля заинтересованных в развитии своего бизнеса выше в странах Латинской Америки и в Индии, ниже — в Японии, Нидерландах, Бельгии, Швеции.