Как фрагментация бизнес-общения тормозит совместную работу

Несколько месяцев назад наша компания провела опрос 1400 офисных сотрудников по всему миру, включая менеджеров, специалистов по маркетингу, продажам, IT. Мы хотели узнать, какие проблемы в организации работы чаще всего становятся причиной стрессов. 52% респондента отметили нехватку информации для решения рабочих задач.

С этим, действительно, сталкиваются многие, но иногда считают такую ситуацию нормой. Например, куда-то задевалась презентация продукта, которую нужно было показать новому партнеру. Или кто-то, кажется, уже присылал отчет по продажам в Новосибирской области в прошлом году, но в почте нет ничего похожего. Коллега просит вас помочь с решением задачи, но вы не помните, где именно он ее описал. В общем, многим это знакомо, хотя не все осознают это как проблему.

Причины стресса в работе

Есть и другие исследования. Так, еще четыре года назад в McKinsey обнаружили, что сотрудники тратят 19% рабочего времени на поиск и сбор данных. А опрос менеджеров среднего звена, проведенный Accenture, показал, что 57% отмечают среди сложностей на работе необходимость собирать воедино информацию из разных источников.

То есть нужная для работы информация не исчезает из компании. Она по-прежнему надежно хранится на наших серверах и в наших аккаунтах, вот только нельзя просто взять и получить к ней доступ как только захочется. Один из основных источников проблемы — многообразие каналов, которые мы используем для совместной работы и обмена информацией. Мы добавляем тексты и оставляем комментарии в Google Docs или Office 365, обмениваемся файлами в облачных хранилищах, таких как Dropbox. Добавим к этому «коммуникационный слой» электронной почты, а также Skype, Telegram и другие мессенджеры – и станет понятно, что рабочее общение становится все более фрагментарным, что делает доступ к информации все сложнее.

Незаметный ущерб

Помимо стрессов, что само по себе не радует, это огромные издержки для бизнеса. Наш мозг не умеет мгновенно переключаться между задачами. У него может занять до 25 минут, чтобы сосредоточиться на новой теме. Получается, что если сотрудник делает паузу в работе, чтобы раз в час найти нужную информацию, он потратит примерно треть дня, пытаясь вновь сфокусироваться на основной задаче.

В компаниях, где работают десятки и сотни сотрудников, фрагментация рабочих коммуникаций становится тихим киллером для бизнеса, способным похоронить продуктивность самых талантливых профессионалов. И повседневная незаметность этого явления не отменяет ущерба, с которым можно и нужно бороться.

Стандартизируй это

Самым простым решением было бы пересадить максимум сотрудников на единый сервис для совместной работы, сведя набор используемых приложений к минимуму. Например, наш сервис предлагает хранение файлов, позволяет вести обсуждения прямо в задачах, планировать проекты и интегрируется с почтой. С точки зрения функциональности такой сервис может стать единой базой данных рабочих проектов, документации и обсуждений. Найти нужного человека, файл или переписку по интересующему проекту, сделав один запрос в поисковой строке, будет гораздо проще, чем перелопачивать архивы в пяти-десяти приложениях. Однако это решение еще должно пройти проверку реальной жизнью.

Реальность же такова, что в любой компании, даже небольшой, разные отделы и команды часто стихийно формируют собственные наборы повседневных инструментов, причем не только для специфических задач (например, CRM для продаж, email-автоматизация для маркетинга), но и вполне общих. Команда поддержки общается в Skype, маркетологи предпочитают Slack, а финансисты признают только электронную почту. Такое же разнообразие может касаться сервисов хранения документов, планирования задач и т.д. С этим разработчик сервиса для совместной работы бессилен что-либо сделать, но зато вполне может справиться руководитель компании или ее IT-директор: ввести упорядоченную политику по использованию сервисов и приложений в команде.

Практически любой сотрудник в компании может опробовать десятки сервисов и найти наиболее эффективный инструмент для себя и коллег. В таких условиях классическая монополия IT-отдела на выбор софта для всей компании кажется не только фиктивной, но вредной. В конце концов, если какое-то приложение прижилось в компании, оно явно отвечает потребностям, как минимум, значительного числа сотрудников, покрывая проблемы повседневной работы, о которых вы могли и не задумываться.

Поэтому начать можно с изучения инструментов, которые уже используют для совместной работы сотрудники. Стоит обсудить с ними, чем тот или иной сервис полезен, почему прижился именно он. Возможно, обнаружится, что какой-то отдел в компании уже успешно опробовал и протестировал на практике идеальное решение, которое можно масштабировать на других сотрудников и все рабочие процессы.

Сила убеждения

Если вы сделали ставку на сервис, который использует одна часть команды, стоит использовать ее аргументы и убедить другую часть в преимуществах этого решения. Нужно грамотно рекламировать понравившийся продукт, а не навязывать его людям в директивном порядке.

Например, наша компания в своей рассылке для новых клиентов дает руководителям простой совет: покажите сотрудникам, как все это работает, объясните, чем это лучше существующего подхода, как единое рабочее пространство упростит жизнь для каждого в команде. Важную роль здесь играют те неформальные лидеры в компании, которые уже опробовали продукт в деле. Они могут стать гораздо более убедительными евангелистами, чем IT- или даже генеральный директор.

Интеграция

Впрочем, тотально ликвидировать всю сложившуюся на местах инфраструктуру сервисов в пользу одного-единственного решения для совместной работы не всегда возможно и оправданно. Поэтому также важна интеграция с другими приложениями.

Например, если копирайтер привык писать пресс-релизы в Google Docs, необязательно убеждать, а тем более требовать делать это с помощью другого сервиса. Еще на этапе выбора новой системы стоит проверить, а можно ли синхронизировать документы из популярных текстовых редакторов с задачами в сервисе совместной работы. Если это так, то ничто не помешает автору работать с привычным инструментом. А менеджер, который будет проверять и комментировать текст, просто добавит задачу с приложенным документом в папку с остальными задачами по запуску нового продукта. Так удастся сохранить единый и прозрачный канал доступа ко всему контексту рабочего процесса.

Еще чаще возникают сложности с переводом на общекорпоративный стандарт сотрудников, которые привыкли проводить практически весь рабочий день в специализированных инструментах. Например, дизайнеры с Abobe Photoshop или Illustrator. Им совершенно не улыбается идея постоянно переключаться между приложениями, просто чтобы загрузить новую версию макета в задачу в другом сервисе. Наличие плагина системы управления проектами прямо в Adobe Creative Cloud сделало бы вовлечение креативной команды в общую схему рабочих коммуникаций гораздо легче.

Осознание проблемы

Наши специалисты, продающие решения для совместной работы, отмечают, что при выборе сервиса, клиенты все чаще упоминают в качестве ключевого критерия возможность интеграции с Office 365, Dropbox, электронной почтой и другими популярными инструментами. Это радует. Стало быть, главный шаг к исправлению ситуации с фрагментированными коммуникациями — осознание проблемы и ее критичности для бизнеса — уже сделан.

В этих случаях люди не просто пополняют свой парк сервисов еще одним, усугубляя ситуацию новым каналом общения, но и четко понимают, чего хотят добиться с помощью нового инструмента: сокращения неявных, но существенных издержек от непрозрачного информационного обмена.

Может быть, бизнес просто постепенно учится считать этот ущерб. Когда мы предлагаем своим клиентам рассказать об эффекте перехода на сервис совместной работы, то просим быть конкретнее. И теперь они называют не просто сокращение числа совещаний на 50% или увеличения числа одновременно реализуемых проектов, но и вполне ощутимые суммы. Например, директор Санкт-Петербургской школы телевидения рассказывал, что эффективно поставленные коммуникации только в процессе разработки нового сайта позволили его организации сэкономить 250 тыс. рублей.

Мы уже привыкли считать убытки от неправильно выбранного поставщика, отсутствия доставки или испорченной продукции. Возможно, пути для сокращения расходов найдутся и в общении сотрудников, если взглянуть на рабочие процессы в компании свежим взглядом.

Расскажите коллегам:
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть профессионалов не доверяют своему руководству

Специалисты меньше, чем руководители и директора, склонны к доверию.

Зарплатные ожидания IT-специалистов превышают возможности работодателей в 1,5-2 раза

Общий рост зарплат в IT-сфере за первые 9 месяцев 2023 года составил 15-20%.

Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.